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21/06/2017 11:37:32 | REDACCIÓN | GESTIÓN DE DESPACHOS

¿Cómo afrontar la transformación digital de tu despacho? Las tecnologías que debes tener en cuenta

Auspiciado por Microsoft y Wolters Kluwer, el evento "Seis preguntas claves para afrontar la transformación digital de tu despacho" reunió a reputados expertos en nuevas tecnologías y seguridad. Por orden de intervención: Alejandro Sánchez del Campo Redonet, abogado especializado en nuevas tecnologías e innovación y copresidente de la sección de gestión de despachos e innovación del Colegio de Abogados de Madrid; Carmen Pérez Andújar, abogada y Secretaria General y Diputada del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid, además de Vicesecretaria de Medios Materiales y Tecnológicos del Consejo General de la Abogacía Española; Helena Pons-Charlet, Head of legal, Digital Crimes Unit-Corporate External and Legal Affairs de Microsoft EMEA; Francesc Muñoz Molina, Chief Information Officer de Cuatrecasas e Ingeniero de Telecomunicaciones. MBA por ESADE; y Gabriel López, Government Affairs director, Corporate External and Legal Affairs de Microsoft Ibérica.

Conducido por Rosalina Díaz Valcárcel, Presidenta Wolters Kluwer España, las ponencias se centraron en diversos temas relacionados con las nuevas tecnologías, la inteligencia artificial y la ciberseguridad aplicada al día a día de los despachos de abogados.

El abogado debe tener una #actitudhacker e innovar

En una primera intervención, Alejandro Sánchez del Campo, director del blog replicante legal, introdujo diversas cuestiones generales sobre retos legales y éticos que debemos afrontar en un mundo en continua evolución y desarrollo que innova constantemente en tecnología y que utiliza la Inteligencia Artificial para obtener modelos predictivos y máquinas que son capaces de desarrollar una labor que en principio correspondería a los humanos.

Software que reconoce emociones, un informe del Parlamento Europeo que se cuestiona sobre la posibilidad de otorgar personalidad jurídica a determinados robots, el desarrollo de humanos mejorados con tecnología, la futura colonia en Marte ¿qué leyes aplicará para convivir?; y, centrándonos en el mundo jurídico: si la IA puede predecir hasta el 79% de los fallos judiciales ¿sería posible que unos "jueces-robots" dirimieran ciertas clases de conflictos?.

Lo cierto es que, como expuso Alejandro Sánchez, la innovación es imparable y en vez de percibirla como una amenaza, se debe afrontar con una actitud abierta (#actitudhacker) pues realmente el legaltech ofrece nuevas oportunidades. No se trata de que los abogados aprendan a programar, o no todos al menos, pero sí que entiendan que la labor de transformar digitalmente su despacho les corresponde a ellos, y que con ello obtendrán mejoras en productividad y ahorro de tiempo que favorecerá el acceso a mercados de clientes y el desarrollo de su labor experta en cuestiones que marcan la diferencia.

RedAbogacía: reto digital superado

Carmen Pérez Andújar, abogada procesalista y Vicesecretaria de Medios Materiales y Tecnológicos del Consejo General de la Abogacía Española, centró su ponencia en las herramientas tecnológicas que desde RedAbogacía se ha puesto a disposición de los distintos Colegios de Abogados y de los colegiados.

Como explicó, RedAbogacía es la infraestructura tecnológica de la Abogacía Española. Su andadura comenzó en el año 2004 como un portal de servicios telemáticos, y desde entonces ha afrontado diversos retos para facilitar a los abogados la digitalización de muchas de sus tareas y actuaciones.

El punto de inflexión fue en 2015 cuando la Abogacía tuvo que preparase para la implantación de LexNet, y la obligatoriedad de comunicarse de manera electrónica con la Administración de Justicia desde el uno de enero de 2016. El Consejo General de la Abogacía creó una plataforma ad hoc: LexNet Abogacía, que en marzo de 2017 cerró, lo que supuso la transición desde el servicio de Lexnet Abogacía hacia la plataforma del Ministerio de Justicia. Se llegó a este acuerdo después de constatar la dificultad para mantener totalmente actualizada la plataforma, que era un espejo de la del Ministerio.

Una vez superado el reto con éxito, el Plan Estratégico de la Abogacía 2017-2020, presentado por su presidenta Victoria Ortega, incluye entre sus ejes fundamentales el denominado "Una abogacía innovadora y tecnológicamente avanzada", con cinco objetivos fundamentales: I + D + i; servicio e infraestructura tecnológica excelente; protección y gestión del conflicto en la sociedad digital; defensa de la economía colaborativa y de mercado y abogacía basada en datos.

Carmen enfatizó que en el desarrollo y mejora de las aplicaciones y herramientas de RedAbogacía se tuvo en cuenta la experiencia y opinión del usuario, porque precisamente están diseñadas para el ejercicio de la profesión, para hacer más eficiente el trabajo diario y ahorrar costes y tiempo.

Entre las aplicaciones y herramientas de RedAbogacía pone a disposición de los abogados Carmen destacó:

  • Servicio telemático de tramitación de nacionalidad por residencia
  • Servicios con certificación ACA (Autoridad de Certificación de la Abogacía). Los certificados digitales emitidos por ACA son certificados reconocidos según la Ley 59/2003 y además de identificar al titular garantizan su condición de Abogado, lo cual permite ejercer profesionalmente a través de Internet con plena validez jurídica. El modelo de certificación de firmas digitales ACA se ha exportado a Escocia, cuyos abogados disponen de carnés con esta tecnología.
  • Servicio SIGA (Sistema Integra de Gestión de la Abogacía9, un programa de gestión que utilizan 52 de los 83 Colegios de Abogados.
  • Servicio de Gestión de letrados de turnos de oficio (acreditaciones, …). Este año se va a sacar a concurso su renovación.
  • REGTEL, Servicio de RedAbogacía para Colegios profesionales que permite digitalizar el registro de entrada y salida documental a través de un proceso de sellado y firma electrónica. Facilita la gestión y localización de los documentos que se presentan en el registro del Colegio.
  • Centralita de Guardias: nuevo servicio que, a través de llamadas de teléfono automatizadas permite gestionar al Colegio el ciclo completo de asignación de un abogado a una asistencia. , consiguiendo un control y economía de la actividad.
  • Servicio CENSO: Censo móvil de letrados, permite localizar a cualquier abogado en España.
  • Ventanilla única: conforme a las obligaciones que impone las nuevas Leyes 39/2015 y 40/2015, nace para facilitar trámites a abogado y ciudadanos. Permite al ciudadano formalizar sus quejas de manera sencilla, y también, por ejemplo, la solicitud del Certificado de Penales, habilitada desde 2012, de forma que facilita de modo centralizado toda la tramitación del alta colegial.
  • Expediente Electrónico de Justicia Gratuita, conecta a 80 Colegios y supone transparencia en la gestión, minimizar los errores del expediente administrativo, y reducir el coste económico y los plazos de tramitación.
  • Pases a prisión: A través del carné ACA el abogado puede tramitar un pase a prisión de manera más rápida.
  • Correo electrónico: Que tienen implantado en 74 Colegios, y que ha evolucionado pasando de ser un simple correo a un despacho en la nube. Para ello se licitó en concurso público el desarrollo, que finalmente recayó en Telefónica. Actualmente la cuenta profesional dispone de nuevas funcionalidades (office 365), dispone de alta capacidad y permite colaboración en la nube. El éxito se traduce en 51.300 cuentas migradas y otras 4.074 nuevas tras el cambio.
  • Agenda de Conformidades con Fiscalía, una práctica aplicación informática para agilizar las agendas de fiscales y abogados y alcanzar la conformidad que evitará la celebración del juicio. A través de dicha aplicación (disponible para web y para dispositivos móviles Apple y Android) los abogados y los fiscales pueden solicitar una cita de conformidad y estar en permanente comunicación para facilitar la cita de conformidad, que si al final se produce podrá evitar el señalamiento de un juicio y todo lo que implica con grandes ventajas para la administración de justicia y sin merma en ningún momento del derecho de defensa.

Carmen Pérez repasó las ventajas de todas estas herramientas, siempre en continua evolución y mejora, y subrayó otro importante servicio, el de soporte técnico, cuyo amplio horario ofrece seguridad a los abogados.

Lo que debe saber un Abogado para trabajar con seguridad en la nube

Entrando en el ámbito concreto del cloud computing, Helena Pons-Charlet, Head of legal, Digital Crimes Unit-Corporate External and Legal Affairs de Microsoft EMEA, puso de relieve la importancia de la ciberseguridad en un mundo en el que la delincuencia informática es cada vez más agresiva y sofisticada.

Además se trata de un tipo de amenazas que son difíciles de detectar, como pone de manifiesto el que el tiempo medio entre que se produce el ataque y se detecta por sus víctimas se sitúa en torno a los 120 días.

Por ello, la estrategia diseñada por Microsoft se orienta a proteger, detectar y responder.

Para asegurar un nivel de protección adecuado en la nube, no es suficiente confiar en los antivirus clásicos. Es más eficiente la aplicación de técnicas predictivas que permiten anticipar todo lo posible el riesgo de sufrir un ataque.

La responsable de la DCU de Microsoft EMEA ha enumerado las seis preguntas clave que un abogado debe hacer a su proveedor de software en la nube para garantizar la seguridad del servicio, que hacen referencia a: su compromiso con el Reglamento Europeo de Protección de Datos, el cumplimiento de los estándares ISO de seguridad en la nube 28000/28017, la localización de sus centros de datos, las personas con acceso a los datos, el procedimiento si un juez desde otro país o un tercero le pide los datos del cliente, la portabilidad de los datos, los acuerdos de nivel de servicio (SLAs), la responsabilidad del proveedor en caso de incumplimiento, y las garantías de uso pacífico, sin litigios en materia de patentes, de la tecnología.

El papel del abogado en materia de ciberseguridad

Helena Pons-Charlet destacó que el Reglamento General de Protección de Datos refuerza la posición del abogado en esta materia. La ciberseguridad ha dejado de ser un tema esencialmente tecnológico para pasar a serlo también jurídico. La elevada cuantía de las sanciones que se pueden llegar a imponer por las autoridades por infracciones en esta materia así lo impone.

Por ello abogados y tecnólogos deben trabajar conjuntamente, no solo en la prevención, sino también en la fase de combate contra las amenazas, pues el informático intentará eliminarla cuanto antes, mientras que el abogado estará interesado en obtener la mayor cantidad y calidad de pruebas posible.

En este sentido cobran especial importancia los planes de implementación del Reglamento y los protocolos de actuación en caso de incidentes y brechas de seguridad que puedan comprometer los datos personales tratados.

Por todas estas razones el abogado es una figura destinada a pilotar el proceso de transformación digital de las empresas.

Un caso de éxito: Cuatrecasas y el aprendizaje tecnológico

Por último, Francesc Muñoz Molina, ingeniero de telecomunicaciones y Chief Information Officer de Cuatrecasas expuso a través de las preguntas de Gabriel López, Government Affairs director, Corporate External and Legal Affairs de Microsoft Ibérica, la experiencia de transformación digital de Cuatrecasas.

Para Francesc el talento y la cultura digital ha de trasladarse a toda la organización, a cada una de las personas de los despachos.

En Cuatrecasas esta formación se ha llevado a cabo a través de píldoras con los llamados "floor walkers" que, sin agenda, trasladan durante no más de treinta minutos, conocimientos tecnológicos concretos a los abogados. Esta experiencia, subrayó Francesc, ha sido muy valorada, obteniendo una puntuación de 4,95 sobre 5 puntos de satisfacción de los abogados.

Además, como explícó, experimentan con otros medios como el "Genius bar" con conversaciones one to one o con redes sociales corporativas utilizando Yammar. Precisamente en esta red social se detectan perfiles de abogados innovadores que son captados para realizar tareas más tecnológicas.

Como dijo Francesc, la tecnología y la Inteligencia Artificial son aliados del despacho, que liberan al abogado de tareas más mecánicas o tediosas, permitiéndole ahorrar tiempo, tiempo muy valioso que dedicar a otras funciones que le permitirán destacar entre sus competidores.


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