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Organización, planificación y gestión del tiempo | |
De: Iolanda Guiu
Fecha: Abril 2008
Origen: Marketing Jurídico
“Y ante este caos, ¿cómo me puedes decir que me organice? “. Esta es la típica pregunta que me espeta un cliente desesperado cuando entro en su despacho y le hablo de organización. Ante todo los colores. ¿Colores?
Si usted tiene hijos se habrá dado cuenta de que clasifican sus trabajos escolares en carpetas de colores según las materias. Utilizan también etiquetas de colores y formas para clasificar. ¿Por qué no hacer lo mismo? Identifique a cada cliente con un color y cada materia con una forma. Combine ambos métodos. ¿Una perogrullada? Hágalo y comprobará cuanto tiempo ahorra buscando el expediente x que siempre se pierde.
¿No le gustan los colores, cree que es poco serio? Pues elija etiquetas de distintas formas, juegue con las tipografías de los nombres de los expedientes… Hay mil maneras de poner en orden los papeles. No se olvide de hacer una lista en la cual se correspondan los nombres con las formas, colores o lo que usted elija para recordar su sistema de clasificación. Extienda el método a sus colaboradores y unifique criterios en el despacho.
Si quiere dar un paso más, invierta en tecnología. Actualmente, existen magníficas herramientas para la gestión de la documentación, de manejo sencillo y asequibles. Adquiera a su vez un escáner y digitalice la información. Una vez terminado un expediente, podrá prescindir del papel y la información del caso estará guardada y no ocupará espacio. Guarde una copia de seguridad de los archivos en otro lugar. Esto le ayudará en caso de que sus instalaciones sufran algún accidente (incendios, robos, etc.)
La organización del espacio donde se trabaja es fundamental para el rendimiento profesional. ¿Quién no se desespera cuando entra en su despacho un lunes y encuentra su mesa llena de papeles?
Otra apreciación: cuando recibe a un cliente en su despacho, lleno de documentación, ¿Qué cree que piensa el cliente?
Algunos profesionales dicen: “pensará que soy muy bueno pues tengo mucho trabajo”. No, el cliente piensa justo lo contrario: “¿cómo se va a ocupar bien de mi caso si tiene tanto trabajo?” Recuerde que las percepciones transforman la realidad.
Muchas veces nos empeñamos en adoptar métodos complejos para resolver problemas relativamente sencillos pero que nos quitan mucho tiempo y nos dan quebraderos de cabeza. Ponga orden en su lugar de trabajo y empezará a ser más eficiente. Se lo garantizo.
“No tengo tiempo”. ¿Cuántas veces repite al día esta frase?
Si algo es inamovible es el tiempo. Es una magnitud que no podemos alargar o encoger. Una hora es una hora, aquí y en el resto del mundo. Así pues ¿por qué hay personas, profesionales en este caso, a los que el tiempo da para mucho y a otros para muy poco? La diferencia no está en la magnitud, obviamente, sino en la utilización de ella que cada uno de nosotros hacemos.
Una vez más, la organización y la planificación tienen un peso muy importante en la gestión del tiempo. Quien no se organiza no puede dominar el tiempo. El reloj le domina a él.
En los tiempos en que vivimos la palabra urgente se ha convertido en una palabra demasiado común. “Todo es para ayer”, me dice un cliente. Pero no. Lo de ayer era para ayer, lo de hoy para hoy y lo de mañana para mañana. En realidad, hay muy pocas cosas urgentes y bien ordenadas todas tienen cabida en “nuestro tiempo”.
La óptima gestión del tiempo es la piedra angular de la eficacia.
Pero, ¿cómo controlar el tiempo? La respuesta es obvia: con un reloj y un calendario, lo cual en el mundo laboral se traduce a la utilización de una agenda. Este instrumento es primordial. En papel o en versión digital, lo anotaremos todo en ella y seguiremos escrupulosamente el orden establecido.
Al principio de la semana, echaremos una ojeada a la agenda. Una vez más, los colores (subrayadores de colores, p.e., o las negritas) nos serán útiles para señalar aquello que es prioritario. Le aconsejo orden, tanto al anotar como al ejecutar.
Cuando se quieren abordar distintas tareas al mismo tiempo, la mente se dispersa y ninguna de ellas es realizada correctamente. En cambio, si seguimos un orden, comprobaremos que al final de la jornada hemos podido, por lo menos, con lo imprescindible de ella.
¿Qué hacer con los imprevistos? La mayoría pueden esperar. Los realmente urgentes serán atendidos, teniendo en cuenta que alguna tarea se quedará en el tintero y no por ello debemos sentirnos menos eficientes.
En definitiva, si hace lo verdaderamente importante primero, se sentirá más tranquilo durante el resto de la jornada, lo cual se traduce en la posibilidad de tener mejores ideas.
Existen muchos ladrones del tiempo: el teléfono, el correo electrónico, las visitas imprevistas…
Hablemos del correo. No lo consulte cada cinco minutos. Programe su gestor de correo para que se descargue dos veces por la mañana y dos por la tarde. Hay una ley no escrita en cuanto al correo: los mensajes deberían contestarse durante las 24 horas siguientes a su recepción. Fíjese, 24 horas, no cinco minutos.
¿Quién impone el ritmo usted o los demás? Sea severo en este apartado. Dedique dos períodos de 30 minutos al mediodía y por la tarde para responder los mensajes.
Eduque a sus clientes. Comuníqueles que estará disponible para ellos en un par de franjas diarias para atender sus llamadas. Del mismo modo que sus clientes se acostumbran a otros horarios, se acostumbrarán a los suyos. Explíqueles que aplica esta norma para poder trabajar mejor y más eficientemente para ellos. Lo entenderán. El resto del tiempo concéntrese.
El valor y la percepción del tiempo varían según las situaciones. Cuando estamos inmersos en nuestro trabajo parece (y fíjese que digo parece) que el reloj corre a gran velocidad. En cambio, cuando estamos de vacaciones, el tiempo tiene su justa medida o incluso parece que el reloj va más despacio. Esta percepción hace que muchas veces atribuyamos a esta magnitud problemas que no le son propios sino que son nuestros.
La falta de reflexión, planificación, la dispersión mental, las distracciones, etc. hacen que esta inocente magnitud, la percepción de su falta, nos provoque desazón. Pero el problema está en nuestra mente.
Estamos acostumbrados a creer que nuestra pericia y eficacia como profesionales radica en los conocimientos adquiridos. Si usted es una de esas personas que ha invertido miles de horas en sus estudios de disciplinas estrictamente jurídicas, siento desilusionarle, pero éstas representan sólo un tercio de su background profesional. Los otros dos tercios lo ocupan disciplinas parajurídicas como son: planificación estratégica, atención al cliente, comunicación, gestión del tiempo, gestión de personas, etc. Por ello si invertimos en ellas nuestro éxito se verá potenciado. Necesitamos dotar a nuestra mente de todas estas habilidades para desarrollar nuestra actividad satisfactoriamente. Y necesitamos invertir tiempo.
La inversión temporal en todo lo anteriormente dicho nos reportará grandes beneficios y entre ellos obtendremos no más, pero sí “mejor tiempo”.
Conozco a profesionales brillantes que no saben organizar su día a día. Su talento queda ahogado por sus tareas en lugar de estar puesto en sus objetivos.
Aprenda sobre el tiempo. Destierre de su diccionario mental palabras como urgente, prisa, agobio, que lo único que hacen es bloquear su capacidad. Mientras piensa en la falta de tiempo, en la llamada de ese cliente inoportuno, en las decenas de correos que tiene sin abrir, no piensa en lo que realmente debe ocupar su mente.
Seguramente mientras lee, está pensando que yo no estoy en su lugar y que sé muy poco de usted. Tiene razón. Pero quien le escribe ha padecido también el síndrome del “no tengo tiempo”, hasta que caí en la cuenta de que una palabra mía era más poderosa que cualquier reloj, y esa palabra fue: “¡Basta!”. Y ¿sabe qué? El mundo, mi mundo, se quedó en el mismo lugar donde estaba. No pasó nada.
Ahora, puedo decirle que usted también tiene esa facultad. Pruébelo. Desaprenda una parte de lo aprendido y vuelva empezar con nuevos parámetros.
Hay muchas soluciones a su problema y la primera de ellas radica en usted mismo.
En el momento en que sepa decir ¡basta!, habrá logrado dominar su tiempo. A partir de aquí puede usted a aprender otras habilidades que le ayudarán a ser mejor profesional.
Aprenderá a delegar, a planificar, a dirigir. En definitiva, será usted el profesional que siempre quiso ser.
Iolanda Guiu.
Consultora de Domínguez & Guiu.
Artículo publicado en La Tribuna del Derecho.
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