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El encargo de tratamiento de datos personales en materia laboral | |
De: Roberto L. Ferrer Serrano
Fecha: Octubre 2006
Origen: Noticias Jurídicas
Si bien el encargo de tratamiento de datos personales ha tomado carta de naturaleza propia en la misma Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre, de Protección de datos, donde se regula en su artículo 12, es posiblemente en la materia laboral donde su aplicación a las pequeñas y medianas empresas tiene una mayor relevancia al menos desde el punto de vista cuantitativo.
Se da la circunstancia de que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas en nuestro país utiliza para la gestión de sus obligaciones derivadas de la materia de personal una asesoría que es la que dispone de los medios informáticos necesarios para cumplimentar las mismas, así como de los conocimientos legales precisos para aplicar la cambiante y específica normativa fiscal, laboral y de Seguridad Social que deriva de la existencia de un contrato de trabajo.
Es criterio de la Agencia Española de Protección de Datos y expresamente de su Director1 que todas las empresas que cuentan con un trabajador han de inscribir un fichero de personal siempre que la asesoría que efectúe las gestiones en materia laboral y Seguridad Social lo haga por medios informáticos. Esto supone la existencia incluso a los niveles más reducidos de un Responsable del Fichero (la empresa) y un Encargado del Tratamiento (la asesoría) que pasan a encontrarse incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre, de Protección de datos incluso en los supuestos en que la PYME carezca de medios informáticos y no tenga en su poder datos personales de sus trabajadores.
Por ello el contrato de externalización u "outsourcing", si tomamos la conocida acepción anglosajona, tiene en materia de gestión de personal naturaleza y características propias.
Se trata de un contrato entre partes que, por su propia naturaleza, no tienen condición de consumidores y por tanto su relación jurídica supone una relación "inter pares".
El fin de este contrato es, como mínimo, el cumplimiento por las partes de las obligaciones legales que vienen derivadas del hecho de la contratación laboral efectuada por el Responsable del Fichero (empresa).
Dicha relación jurídica no exime al Responsable del Fichero de las obligaciones que le importe la normativa de Protección de Datos
Generalmente el Encargado del Tratamiento, tendrá la condición de profesional titulado y colegiado.
Se trata de una relación jurídica accesoria. Es decir, el encargo de tratamiento de datos personales solamente tendrá lugar en tanto en cuanto coincida la posición de encargado de tratamiento con la de asesor de la empresa en materia laboral y por tanto encargado de las gestiones de la empresa derivadas de la existencia de contratación laboral por la misma.
Se trata de un tratamiento de datos que por su propia naturaleza tienen un nivel de seguridad ALTO en función de lo establecido en el RD 994/1999 de 11 de Junio por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.
Lo expuesto reviste una evidente relevancia ya que de ello derivan algunas consecuencias jurídicas como son, entre otras, que se ha de tener en cuenta que la Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre, de Protección de datos de carácter personal, establece en su artículo 12:
2. La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
Sin embargo la Ley no establece de quien es la responsabilidad de instar la celebración del contrato. Esta cuestión no resulta baladí por cuanto resulta esencial para establecer quien es el responsable en caso de incumplimiento de la obligación a la hora de que la Agencia de Protección de Datos pueda imponer una sanción.
Para Ecija Bernal2 la responsabilidad recae en el responsable del fichero en base a que la Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre, de Protección de datos le otorga una posición de garante respecto de la seguridad de los datos personales que el fichero contiene.
Sin embargo por nuestra parte entendemos que dicha responsabilidad no puede limitarse al responsable del fichero, sino que también debe entenderse extendida al encargado del tratamiento ya que de la propia literalidad del artículo 12,2 de la Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre, de Protección de datos y la tipificación de la infracción se desprende que la conducta típica la realizan ambas partes ya que la obligación legal se extiende a los todos los sujetos de la relación jurídica.
Otro error que suele cometerse con cierta asiduidad es confundir al encargado del tratamiento con los empleados del responsable del fichero. Estos nunca pueden ser considerados encargados del tratamiento al estar vinculados con el responsable del fichero mediante una relación laboral que implica dependencia del mismo y encontrarse incluido dentro de su ámbito de organización y dirección. Por tanto la actuación del trabajador no sale del ámbito del responsable del fichero y sus acciones se encuentran comprendidas dentro de la esfera de actuación de este, que será el único responsable de las mismas.
Roberto L. Ferrer Serrano.
Abogado
rlferrer@aralegis.es
1 El Director de la Agencia de Protección de Datos D. José L. Piñar Mañas, en una Jornada celebrada en la Cámara de Comercio de Zaragoza, se pronunció expresamente de forma afirmativa sobre la obligación de las empresas de inscribir en la Agencia de Protección de Datos un fichero de personal, desde el momento en que contaran con un solo trabajador, y aunque no dispusieran de medios informáticos de clase alguna, siempre que la Asesoría que tramitase sus obligaciones laborales, efectuase dicha tramitación por medios informáticos.
2 Ecija y otros "Contratos de Internet" Aranzadi 2002
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