Artículo 1 Ámbito de aplicación

Las disposiciones contenidas en este Reglamento se aplicarán a todos los servicios comunes de la misma clase que se creen en todo el territorio nacional, a los que se encomienden funciones de registro y reparto, realización de actos de comunicación y de ejecución, y auxilio judicial, así como aquellas otras que por su carácter general se pudieran asignar a los mismos.

Igualmente, este tipo de servicios comunes podrá intervenir en los apoderamientos conferidos por comparencia «apud acta» ante el Secretario Judicial a favor de Procuradores, así como en las presentaciones «apud acta» en materia penal, sin perjuicio de la competencia atribuida al Juzgado de Guardia.

Artículo 2 Concepto y ámbito de actuación

Los servicios comunes procesales son unidades de la Oficina judicial que sin estar integradas en un órgano judicial concreto, asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones procesales, prestando servicio a todos o a alguno de los órganos de la Administración de Justicia de su ámbito territorial, cualquiera que sea el orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de su jurisdicción, o a otros servicios comunes de distinta naturaleza, así como, en su caso, a otras instituciones que cooperan con la Administración de Justicia, tales como la Fiscalía o los Institutos de Medicina Legal, siempre y cuando así lo haya determinado la resolución que cree el servicio común.

En razón de la actividad concreta que realicen, los servicios comunes podrán estructurarse en secciones, que a su vez podrán serlo en equipos si el servicio lo requiere, a cuyo frente se encontrarán otros Secretarios Judiciales o funcionarios al servicio de la Administración de Justicia.

En todo caso, las Administraciones competentes deberán dotar a dichos servicios comunes del correspondiente personal, que deberá ser suficiente y adecuado a las funciones que aquéllos tengan asignado.

Artículo 3 Dependencias orgánica y funcional

La dirección y gestión de los servicios comunes en sus aspectos técnico-procesales, corresponde al Secretario Judicial Director que esté al frente de los mismos.

A este respecto, los Secretarios Coordinadores Provinciales al redactar los Protocolos y los Secretarios de Gobierno al aprobarlos, velarán por el cumplimiento de los criterios de homogeneización aprobados por el Consejo General del Poder Judicial y contenidos en este Reglamento. Igualmente los referidos Protocolos deberán respetar el diseño, organización y funciones asignados por la Administración Pública competente para la creación del servicio común procesal.

Con carácter general, el Secretario Judicial que dirija un servicio común responderá del estricto cumplimiento de cuantas actuaciones le encomienden los Jueces o Tribunales en el ejercicio de sus competencias, así como de aquellas derivadas de otras funciones atribuidas al servicio común conforme a la normativa que las regule.

Artículo 4 Sistemas de seguimiento y de coordinación

Las distintas aplicaciones de gestión procesal instaladas en los servicios comunes contarán con sistemas que permitan al órgano que hubiere encomendado la práctica de alguna diligencia, conocer en todo momento el estado de tramitación de las diligencias interesadas, cuidando en todo momento el Secretario Director del servicio de que la información esté debidamente actualizada y sea completa.

Sin perjuicio de las competencias propias de los Presidentes de Tribunales Superiores de Justicia o de sus Salas, y de Audiencias Provinciales, de los Secretarios de Gobierno o Coordinadores Provinciales, o de cualquier otro órgano de seguimiento que pueda crearse, los Jueces Decanos comunicarán a las respectivas Salas de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, previo requerimiento al Secretario encargado del servicio común de que se trate, las anomalías que puedan surgir en el funcionamiento ordinario de los referidos servicios comunes.

Los Secretarios Judiciales Coordinadores Provinciales deberán poner en conocimiento de las Administraciones Públicas competentes cualquier disfunción que observen en el diseño, puesta en funcionamiento y coordinación de los servicios comunes.

Artículo 5 Tramitación telemática preferente

El servicio común procesal que se constituya conforme a las normas prescritas en este Reglamento, deberá contar con una aplicación o módulo específico que le permita realizar de manera totalmente informatizada cuantas actuaciones relativas a la recepción, registro, reparto y en su caso, tramitación de asuntos, diligencias o escritos tenga encomendadas. Dicha aplicación de gestión informática deberá respetar las normas establecidas en el presente Reglamento para el registro de asuntos, así como las prescripciones del Test de Compatibilidad.

Los Protocolos de Actuación que dicten los Secretarios dentro de su ámbito competencial, deberán contener normas que garanticen el correcto tránsito telemático entre las distintas oficinas judiciales.

En este sentido, los Secretarios encargados de los servicios comunes establecerán los procedimientos a seguir, en su caso, para la documentación en formato papel de las actuaciones practicadas telemáticamente que permitan la integración posterior de las mismas en el expediente judicial del que dimanen.

En el supuesto excepcional de que se constituyera un servicio común que no dispusiera de medios telemáticos, el Secretario Judicial encargado del mismo velará por que se cuente con un sistema de gestión que permita al órgano judicial o servicio común que le remitiere la actuación a practicar, conocer en todo momento el estado de tramitación de las diligencias interesadas, tal y como establece el artículo 4.