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ORDEN CTE/1986/2002, de 16 de julio, reguladora de los ficheros de datos de carácter personal de la Oficina Española de Patentes y Marcas (Vigente hasta el 29 de Octubre de 2003).
- Órgano MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA
- Publicado en BOE núm. 184 de 02 de Agosto de 2002
- Vigencia desde 03 de Agosto de 2002. Esta revisión vigente desde 03 de Agosto de 2002 hasta 29 de Octubre de 2003
Sumario
- Expandir / Contraer índice sistemático
- INTRODUCCION
- Primero. Objeto: Creación y modificación de ficheros de la Oficina Española de Patentes y Marcas.-
- Segundo. Uso de los datos de carácter personal.-
- Tercero. Derechos de acceso, rectificación y cancelación de datos.-
- Cuarto. Uso de los datos cedidos o comunicados.-
- Quinto. Entrada en vigor.-
- ANEXO I
-
ANEXO II
- Número 3. Fichero de bases de datos de situación administrativa y registral
- Número 4. Fichero de bases de datos de información tecnológica
- Número 5. Fichero de colaboradores
- Número 6. Fichero de gestión de personal
- Número 7. Fichero de Agentes de la Propiedad Industrial
- Número 8. Fichero de accesos a la Oficina Española de Patentes y Marcas
- Número 9. Fichero de bases de datos para las actividades de difusión y promoción de la OEPM
- Número 10. Fichero de consulta y control de empresas contratistas
- Número 11. Fichero de bases de datos de pago por Caja fija y a justificar
La disposición adicional primera de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que los ficheros y tratamientos automatizados inscritos o no en el Registro General de Protección de Datos deberán adecuarse a la Ley citada dentro del plazo de tres años, a contar desde su entrada en vigor. En dicho plazo, las Administraciones Públicas, responsables de ficheros de titularidad pública, deberán aprobar la pertinente disposición de regulación del fichero o adaptar la existente.
Por otro lado, el artículo 20 del mismo cuerpo legal establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.
La Orden de 26 de julio de 1994 regula los ficheros automatizados de datos personales del Ministerio de Industria y Energía, conteniendo en el anexo IV, en su versión definitiva, publicada en el «Boletín Oficial del Estado» de 12 de noviembre de 1994, la relación y descripción de los ficheros de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
En la presente Orden se tienen en cuenta las novedades introducidas en la Ley Orgánica 15/1999, entre las que se encuentran la necesaria adopción de las medidas de seguridad de nivel básico, medio o alto y la necesaria adecuación de ficheros, así como la creación de ficheros nuevos que no quedan ya amparados por la exención que se contemplaba en el artículo 2, apartado segundo, de la derogada Ley Orgánica 5/1992, que excluía del ámbito de la aplicación de la Ley los ficheros de información tecnológica o comercial que reproduzcan datos ya publicados en boletines, diarios o repertorios oficiales.
En su virtud, dispongo:
Primero. Objeto: Creación y modificación de ficheros de la Oficina Española de Patentes y Marcas.-
Los ficheros de la Oficina Española de Patentes y Marcas serán los que se relacionan en los anexos de esta Orden. Conforme a lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, se modifican los ficheros creados por la Orden de 26 de julio de 1994, según se relaciona en el anexo I y se procede a la creación de los ficheros que se relacionan en el anexo II.
Segundo. Uso de los datos de carácter personal.-
El órgano responsable de los ficheros que se indican en el apartado anterior adoptará las medidas necesarias para asegurar que los datos de carácter personal existentes se usan para las finalidades para las que fueron recogidos, que son las que se concretan en esta Orden.
Tercero. Derechos de acceso, rectificación y cancelación de datos.-
Los afectados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero se concreta en esta resolución.
Cuarto. Uso de los datos cedidos o comunicados.-
La Oficina Española de Patentes y Marcas advertirá expresamente a la persona a quien se realice la cesión o comunicación de datos de carácter personal, de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden o comunican, de conformidad con el artículo 11.5 en relación con el artículo 4.2 de la Ley Orgánica 15/1999.
Quinto. Entrada en vigor.-
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
ANEXO I
Número 1. Fichero de gestión de retribuciones
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: La finalidad del fichero es la obtención de la nómina de los empleados. Contiene la información necesaria para la generación de la nómina y de las retribuciones de los empleados.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Trabajadores de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: A través de la información anual de retribuciones publicada en el «Boletín Oficial del Estado» por la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos.
Mediante declaraciones o formularios procedentes del propio interesado.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
Datos de carácter identificativo: Nombre, dirección, localidad, distrito postal, provincia, NIF.
Datos de detalles de empleo y carrera administrativa: Cuerpo/Escala, categoría/grado, puestos de trabajo, datos no económicos de nómina, historial del trabajador.
Datos económico-financieros: Datos económicos de nómina, créditos, préstamos, retenciones judiciales. Datos de cuenta bancaria de percepción de haberes.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: A los órganos de la Administración Pública para el desarrollo de las funciones que les encomiendan las Leyes.
A las entidades bancarias en las que el personal tiene domiciliadas la percepción de los haberes, los datos estrictamente necesarios para el abono de la nómina mensual.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel medio.
Número 2. Fichero de control de ingresos y gestión contable
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo:
Generar los pagos de solicitud y mantenimiento de derechos de propiedad industrial, facturación mensual de IVA y notificaciones de cobro de las conexiones en línea a las bases de datos del Organismo.
Llevar la contabilidad de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
Confección de documentos contables.
Reconocimiento de obligaciones y derechos con los terceros.
Confección de un soporte informático para el cobro de recibos domiciliados de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos:
Proveedores del organismo y clientes de nuestras bases de datos, tasas y precios públicos.
Titulares de derechos de propiedad industrial, agentes de la propiedad industrial y clientes de las bases de datos del organismo.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: A través del propio interesado o su representante legal y de fuentes accesibles al público, de las previstas como tales en el artículo 3.j) de la Ley Orgánica 15/1999.
Información suministrada por la Intervención General de la Administración del Estado y la entidad de crédito colaboradora de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
Datos de carácter identificativo: Nombre y apellidos, DNI/NIF, dirección postal.
Datos económico-financieros: Datos bancarios.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros:
A la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en el caso de recibos que hallan de ser cobrados por vía ejecutiva.
Al Tribunal de Cuentas y a la Intervención General de la Administración del Estado, según lo dispuesto en la Ley General Presupuestaria.
A resto de órganos de la Administración pública para el desarrollo de las funciones que le encomienda la normativa con rango de Ley.
A la entidad de depósito que presta el servicio de Caja en las dependencias del organismo.
6. Órgano de la administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel medio.
ANEXO II
Número 3. Fichero de bases de datos de situación administrativa y registral
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Registro de la situación jurídica de todas las modalidades de propiedad industrial. Instrumento de búsqueda de antecedentes registrales sobre los diferentes títulos de propiedad industrial.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Los solicitantes o titulares de derechos de propiedad industrial.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: Nombre, dirección, localidad, distrito postal, provincia, país de nacionalidad, NIF/CIF.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: Acceso a los datos en la página web del organismo con sujeción a lo dispuesto en la disposición adicional undécima de la Ley 17/2001, de 7 de diciembre, de Marcas.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Dirección General, Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel básico.
Número 4. Fichero de bases de datos de información tecnológica
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Registro de solicitantes o titulares de derechos de propiedad industrial y otros datos de información tecnológica o comercial. Usos como instrumento de difusión e información tecnológica y elaboración de estadísticas.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Los solicitantes o titulares de derechos de propiedad industrial.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: Nombre, dirección, localidad, distrito postal, provincia, país de nacionalidad, NIF/CIF.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: Acceso a los datos en la página web del organismo con sujeción a lo dispuesto en la disposición adicional undécima de la Ley 17/2001, de 7 de diciembre, de Marcas.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Dirección General de la Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel básico.
Número 5. Fichero de colaboradores
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Control del personal perteneciente a empresas colaboradoras en la Oficina Española de Patentes y Marcas.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personas que acceden a la Oficina Española de Patentes y Marcas de forma continuada para prestar servicios de empresas colaboradoras sin ser personal de la misma.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Mediante la fotocopia del documento nacional de identidad.
4. Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: Nombre, apellidos y documento nacional de identidad.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: Al área de Seguridad del Ministerio de Ciencia y Tecnología para la expedición, en su caso, de la tarjeta identificativa anual en PVC.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel básico.
Número 6. Fichero de gestión de personal
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión de personal funcionario y laboral destinado en este organismo. Elaboración y obtención de datos y documentos necesarios para la gestión de personal.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Funcionarios y contratados laborales que presten servicios en el organismo.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Datos suministrados por el personal que va a prestar servicios en esta oficina. Documentos oficiales suministrados por otros organismos del Estado sobre la vida administrativa, puesto de trabajo y contenido económico del mismo.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: Nombre, domicilio, teléfono y situación familiar.
Datos económico-financieros: Complemento específico y trienios.
Datos académicos y profesionales: Titulaciones oficiales.
Datos de detalles de empleo: Cuerpo/Escala, categoría/grado, puestos de trabajo.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: A los órganos de la Administración pública para el desarrollo de las funciones que les encomienden las Leyes.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel medio.
Número 7. Fichero de Agentes de la Propiedad Industrial
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Registro de todos los agentes de la propiedad industrial acreditados ante la Oficina Española de Patentes y Marcas como fuente de información para su utilización en los procesos informáticos de Oficina Española de Patentes y Marcas.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Agentes de la Propiedad Industrial y sus empleados o agentes autorizados.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Información suministrada por cada Agente de la Propiedad Industrial y según figura en su expediente de inscripción en el Registro Especial de Agentes de la Propiedad Industrial de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
4. Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: Nombre, dirección, localidad, distrito postal, provincia, NIF/CIF.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: Cesiones al Área de Seguridad del Ministerio de Ciencia y Tecnología para la realización de la tarjeta de identificación personal.
Acceso a los datos en la página web del organismo con sujeción a lo dispuesto en la disposición adicional undécima de la Ley 17/2001, de 7 de diciembre, de Marcas.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel medio.
Número 8. Fichero de accesos a la Oficina Española de Patentes y Marcas
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Seguridad y control de accesos a la Oficina Española de Patentes y Marcas.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personas que acceden a la Oficina Española de Patentes y Marcas sin ser personal al servicio de la misma ni pertenecer a empresas colaboradoras autorizadas.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Escaneo del documento nacional de identidad.
4. Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: Nombre apellidos y documento nacional de identidad.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: No se prevén.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel básico.
Número 9. Fichero de bases de datos para las actividades de difusión y promoción de la OEPM
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Registro de solicitantes o titulares de derechos de propiedad industrial y otras entidades, empresas y personas físicas relacionadas con la propiedad industrial y la innovación tecnológica o comercial. Usos como instrumento de difusión de información tecnológica.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal: Los solicitantes o titulares de derechos de propiedad industrial y otras entidades, empresas y personas físicas que figuren en fuentes accesibles al público, relacionadas con la propiedad industrial y la innovación tecnológica o comercial.
3. Procedimiento de recogida de datos: Formularios y de fuentes accesibles al público.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal contenidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: Nombre, dirección, localidad, distrito postal, provincia, país.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: No se prevén.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Área de Difusión e Información de la Unidad de Apoyo, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel Básico.
Número 10. Fichero de consulta y control de empresas contratistas
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Obtención de datos referidos a la situación administrativa de las empresas capacitadas para contratar con la Oficina Española de Patentes y Marcas.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal: Empresas contratistas de obras, de consultoría y asistencia, de servicios y de suministros.
3. Procedimiento de recogida de datos: Documentación que envían las empresas.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal contenidos en el mismo:
Contiene básicamente datos de la empresa en cuanto a su capacidad de contratar con la Administración.
Datos de carácter identificativo: Nombre, apellidos y documento nacional de identidad de los apoderados o representantes.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros: No se prevén.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel básico.
Número 11. Fichero de bases de datos de pago por Caja fija y a justificar
1. Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo: Gestión económica de los pagos por Caja Fija y Pagos a Justificar de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
Los usos que se dan del fichero son los derivados de la gestión y tramitación de los pagos a proveedores, por los sistemas de Caja Fija y Pagos a Justificar y tramitación de los pagos por dietas al personal de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
2. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Proveedores y personal funcionario y laboral de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
3. Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Del propio interesado o su representante legal, de las facturas emitidas por ellos y de las órdenes de viaje.
4. Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:
Datos de carácter identificativo: Nombre, NIF, dirección, teléfono, fax, localidad, provincia, distrito postal.
Datos económico-financieros: Datos bancarios.
5. Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencias de datos que se prevean a países terceros:
A los órganos de la Administración Pública para el desarrollo de las funciones que le encomienda la normativa con rango de ley.
A las entidades bancarias donde está abierta la cuenta desde la que se paga, los datos estrictamente necesarios, para poder proceder al pago de los proveedores.
6. Órgano de la Administración responsable del fichero: Oficina Española de Patentes y Marcas.
7. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Habilitación General de la Oficina Española de Patentes y Marcas, calle Panamá, 1, 28071 Madrid.
8. Medidas de seguridad con indicación del nivel exigible: Nivel medio.