Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 173/2013, de 10 de diciembre, por el que se aprueba la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal

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Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 173/2013, de 10 de diciembre, por el que se aprueba la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal

Ficha:

Órgano DEPARTAMENTO DE PRESIDENCIA
Publicado en BOB núm. 238 de 13 de Diciembre de 2013
Vigencia desde 14 de Diciembre de 2013. Revisión vigente desde 19 de Diciembre de 2015 hasta 18 de Mayo de 2016

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Sumario

Norma afectada por

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS.

La Diputación Foral de Bizkaia, consciente de la necesidad de implantar y desarrollar políticas para la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios para asegurar las exigencias legales respecto a la protección de datos de carácter personal, reguló a través del Decreto Foral 15/2012, de 14 de febrero («BOB» número 38, de jueves, 23 de febrero de 2013) por el que se aprobó la estructura orgánica del Departamento de Presidencia (modificado por el Decreto Foral 120/2013, de 8 de octubre), la atribución de dichas competencias (artículo 47.2.f) a la Dirección General de Administración, Servicios e Innovación Pública, que viene funcionando desde entonces como órgano de coordinación entre los diferentes Departamentos.

En este contexto, partiendo de la previsión contenida en el artículo 105 b) de la Constitución, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que desarrolla en su artículo 37 el derecho de los ciudadanos a acceder a los registros y documentos que se encuentren en los archivos administrativos, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal, la Ley del Parlamento Vasco 2/2004, de 25 de febrero, de ficheros de datos de carácter personal de titularidad pública y creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, y además, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, a la vez que reconoce el derecho de la ciudadanía a relacionarse con la Administración por medios electrónicos, se sitúa en un camino en el que se avanza con esta práctica: la implantación de una cultura de transparencia que impone la modernización de la Administración, la reducción de cargas burocráticas y el empleo de los medios electrónicos para facilitar la participación, la transparencia y el acceso a la información.

Así el impulso, la interlocución permanente entre los distintos Departamentos Forales, la coordinación y supervisión son tareas ineludibles en aras de lograr la aplicación efectiva por parte de los distintos Departamentos Forales de la normativa, planes y buenas prácticas en materia de tratamiento de datos de carácter personal.

Desde esta nueva Dirección de Administración, Servicios e Innovación Pública se ha visto la necesidad de crear estructuras para adecuarse mejor a los nuevos retos y objetivos a conseguir, así como a la puesta en práctica de las medidas tendentes al cumplimiento de la normativa y buenas prácticas en materia de protección de datos personales y con la mejora de la seguridad de los sistemas de información.

Con el fin de integrar el cumplimiento de los diversos aspectos de la Ley de Protección de datos de carácter personal ( LOPD) en todos los ámbitos de toma de decisiones, se crea: una Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal, un Grupo Técnico lnterdepartamental encargado de prestar apoyo y asesoramiento técnico, mediante la elaboración de propuestas, informes y estudios, así como la designación de personas que dependientes de cada Departamento se encarguen de dinamizar e impulsar acciones en esta materia.

En su virtud, a propuesta del diputado foral de Presidencia, y previa deliberación y aprobación por el Consejo de Gobierno en su reunión celebrada el día 10 de diciembre de 2013.

DISPONGO:

Artículo 1 Objeto

Es objeto del presente Decreto la regulación de la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal como órgano de coordinación de las actuaciones de la Diputación Foral de Bizkaia en esta materia, del Grupo Técnico lnterdepartamental encargado de prestar apoyo y asesoramiento técnico, mediante la elaboración de propuestas, informes y estudios, así como la designación de personas que dependientes de cada Departamento se encarguen de dinamizar e impulsar acciones en esta materia.

Artículo 2 Funciones de la Comisión Interdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

La Comisión Interdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal desarrollará las siguientes funciones:

a) Servir de órgano de interlocución permanente entre los distintos Departamentos Forales.
b) Supervisar, impulsar y coordinar la aplicación efectiva por parte de los distintos Departamentos Forales de la normativa y planes vigentes en materia de protección de datos de carácter personal.
c) Coordinar las medidas a adoptar por cada uno de los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia en la aplicación del cumplimiento de la legislación aplicable y buenas prácticas en materia de protección de datos de carácter personal.
d) Dirigir y supervisar el trabajo del Grupo Técnico lnterdepartamental y de las personas designadas por cada Departamento encargadas de dinamizar e impulsar acciones en esta materia.
e) Aprobar el contenido y las modificaciones del Documento de Seguridad de la Diputación Foral de Bizkaia, propuesto por el Grupo Técnico Interdepartamental.
f) Proponer y designar las y los miembros del Grupo Técnico lnterdepartamental.
g) Recibir las comunicaciones del Grupo Técnico lnterdepartamental relacionadas con los cambios de normativa y, en su caso, aprobar las directrices que supongan un cambio significativo del Documento de Seguridad.
h) Recibir asesoramiento del Grupo Técnico lnterdepartamental sobre el correcto ejercicio de sus funciones y siempre con el fin de preservar la seguridad de los datos de carácter personal gestionados o tratados en el ámbito de aplicación de cada Dirección.
i) Recibir las conclusiones de la Auditoría y las propuestas de acciones correctoras, enviadas por el Grupo Técnico lnterdepartamental y dar las directrices necesarias con el objeto de solventar las deficiencias detectadas.
j) Gestionar las auditorías exigidas por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley de Protección de datos de carácter personal.
k) Aprobar el Plan de Formación Continua, propuesto por el Grupo Técnico lnterdepartamental.
l) Cualesquiera otras que le sean asignadas.

Artículo 3 Composición de la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

La comisión estará integrada por las y los siguientes miembros:

a) Presidencia: El diputado foral del Departamento que ostente la competencia de implantación de medidas organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal. Letra a) del artículo 3 redactada por el artículo único del D Foral [BIZKAIA] 187/2015, 15 diciembre, por el que se modifica el D Foral 173/2013, 10 diciembre, por el que se aprueba la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal («B.O.B.» 18 diciembre).Vigencia: 19 diciembre 2015
b) Vicepresidencia: El director general que ostente la competencia de implantación de medidas organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal. Letra b) del artículo 3 redactada por el artículo único del D Foral [BIZKAIA] 187/2015, 15 diciembre, por el que se modifica el D Foral 173/2013, 10 diciembre, por el que se aprueba la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal («B.O.B.» 18 diciembre).Vigencia: 19 diciembre 2015
c) Vocales: Una persona, con rango de director o directora, designada por cada uno de los Departamentos.
Asimismo, y con el objetivo de dar continuidad a las tareas bajo la responsabilidad de esta Comisión, se debe de nombrar a los y las suplentes que tendrán igualmente el cargo de director o directora o subdirector o subdirectora.
d) Secretaría: La persona designada al efecto por la Comisión Interdepartamental.
e) Cualesquiera otras que la Comisión autorice entre personas expertas en materia de protección de datos de carácter personal para que asistan a las reuniones de la Comisión.

Articulo 4 Funciones de la Presidencia de la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

La Presidencia de la Comisión tiene las siguientes funciones:

a) Ostentar la representación del órgano.
b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias y la fijación del orden del día, teniendo en cuenta, en su caso, las peticiones de los demás miembros formuladas con la suficiente antelación.
c) Presidir las sesiones de la Comisión, moderar el desarrollo de los debates y suspenderlos por causas justificadas.
d) Dirigir las deliberaciones y, en general, ejercitar las facultades precisas para el adecuado desarrollo de las sesiones.
e) Dirimir con su voto los empates, a efectos de adoptar acuerdos.
f) Asegurar el cumplimiento de la legislación aplicable.
g) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Presidente del órgano.

Artículo 5 Funciones de la Vicepresidencia de la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

La Vicepresidencia de la Comisión tiene las siguientes funciones:

a) Convocar las sesiones de la Comisión y fijar el orden del día, a propuesta de la Presidencia.
b) Sustituir al Presidente en caso de ausencia, vacante o enfermedad.
c) Visar las actas y certificaciones de los acuerdos de la Comisión.
d) Cuantas le sean delegadas por la Presidencia.

Artículo 6 Funciones de las personas Vocales de la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

Las y los vocales de la Comisión tienen las siguientes funciones:

a) Asistir a las sesiones y participar en los debates.
b) Presentar a la Comisión las propuestas que estimen oportunas.
c) Emitir su voto, expresando el sentido del mismo, así como formular voto particular discrepante con el parecer de la mayoría.
d) Proponer la constitución de grupos técnicos de trabajo.

Artículo 7 Funciones de la Secretaría de la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

Corresponde a la Secretaría:

a) Preparar las sesiones.
b) Levantar las actas de las sesiones de la Comisión.
c) Expedir certificaciones de los Acuerdos de la Comisión.
d) Archivar y custodiar los documentos en que consten las actuaciones desarrolladas por la Comisión.
e) Realizar cuantos actos de gestión y coordinación le sean encomendados por la Presidencia, sean propios del cargo o el ordenamiento jurídico vigente le atribuya.

Artículo 8 Funcionamiento de la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

a) La Comisión lnterdepartamental funciona en Pleno correspondiendo a éste el nombramiento de las personas que forman parte de cada una de las estructuras creadas en el presente Decreto.
b) El Pleno, en función de los temas a tratar, puede invitar a participar en sus sesiones, con voz y sin voto, a personas expertas en esta materia.
c) La Comisión queda válidamente constituida con la asistencia de la mayoría absoluta de sus miembros con derecho a voto, entre los que debe encontrarse necesariamente el Presidente/a, o, en caso de ausencia, quien le sustituya, y el Secretario/a.
d) La Comisión adopta sus acuerdos por mayoría simple de las personas asistentes con derecho a voto. En caso de empate decide el voto del Presidente/a o de quien le sustituya.
e) De cada sesión se levanta acta que contendrá la indicación de las personas que hayan intervenido, así como las circunstancias de lugar, tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultados de la votación y el contenido de los acuerdos.
Las actas son firmadas por el Secretario, con el visto bueno del Presidente o quien le sustituya, y se aprobarán en la misma o en la siguiente sesión.
f) Las personas miembros de la Comisión pueden hacer constar en acta sus votos particulares, ya sea a la totalidad del acuerdo, ya sea a cuestiones puntuales del mismo.

Artículo 9 Régimen de Sesiones de la Comisión Interdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal

a) La Comisión celebrará al menos tres sesiones ordinarias al año.
b) Además, puede celebrar sesiones extraordinarias a iniciativa de la Presidencia o quien le sustituya, o a petición de dos tercios de sus integrantes.
c) La solicitud de convocatoria de sesiones extraordinarias a petición de dos tercios de las y los integrantes de la Comisión se realizará por escrito y ha de contener la propuesta motivada de los asuntos a tratar. En este caso, la Presidencia convocará la reunión extraordinaria dentro de los quince días siguientes al de la solicitud y el orden del día incluirá necesariamente los puntos solicitados, pudiendo la Presidencia adicionar otros.

Artículo 10 Grupo Técnico Interdepartamental

1. El Grupo Técnico Interdepartamental tiene como finalidad prestar el apoyo y asesoramiento técnico necesario a las y los miembros de la Comisión Interdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal para el correcto desempeño de sus funciones, y se reunirá al menos tres veces al año. Las funciones de este Grupo son las siguientes:

a) Elaborará estudios, informes y propuestas en materia de protección de datos de carácter personal que afecten a todos o a cada uno de los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia y coordinará sus actuaciones.
b) Servirá de espacio de puesta en común de experiencias y de propuestas al objeto de generar sinergias entre los distintos Departamentos Forales de forma que se optimice la gestión y eficacia de las políticas de protección de datos de carácter personal.
c) Ejecutará la difusión de la normativa de seguridad, elaborará programas de formación sobre la normativa al personal de la Diputación Foral de Bizkaia que maneje datos de carácter personal y podrá proponer un Plan de Formación Continua, para su aprobación por la Comisión Interdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal.
d) Elaborará el Documento de Seguridad, que se aprobará por la Comisión interdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal.
e) Propondrá mecanismos que permitan la mejora continua en lo relativo a la seguridad de los datos de carácter personal.
f) Llevará a cabo los procedimientos de control de forma periódica para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la normativa vigente.
g) Informará a los miembros de la Comisión Interdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal de las disposiciones legales vigentes que afecten a la protección de los datos de carácter personal.
h) Mantendrá actualizado el Inventario de Ficheros y guardará copia de los formularios originales enviados a la Agencia de Protección de Datos, el recibo o prueba del envío efectuado, la contestación de la Agencia del registro del nuevo fichero, de la modificación efectuada o de la supresión realizada y cualquier otra documentación o comunicado que se genere o que se intercambie con la Agencia de Protección de Datos.
i) Definirá y documentará el modelo organizativo implantado en la Diputación Foral de Bizkaia, para la protección de los datos de carácter personal.
j) Propondrá a las personas Responsables de Fichero las modificaciones pertinentes con el objetivo de mantener el Documento de Seguridad lo más actualizado posible y divulgado a todo el personal, a través de su publicación en la intranet corporativa.
k) Evaluará las soluciones técnicas con relación a reclamaciones de interesados ante la Diputación Foral de Bizkaia o la Agencia Vasca de Protección de Datos y asesorará a la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal sobre el correcto ejercicio de sus funciones, y siempre con el fin de preservar la seguridad de los datos de carácter personal gestionados o tratados en el ámbito de aplicación de cada Dirección.
l) Analizará los resultados de las auditorías realizadas y elevará las conclusiones de la auditoría proponiendo acciones correctoras a la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal.
m) Recibirá las comunicaciones de las cesiones determinables que se realicen y asesorará a las personas Responsables de Fichero, en la labor de inscripción, modificación y/o supresión de Ficheros en el Registro de Protección de Datos de la Agencia Vasca de Protección de Datos (AVPD).
n) Asesorará a las personas Responsables de Fichero en la aprobación de las disposiciones generales pertinentes que se publicarán en el «Boletín Oficial de Bizkaia», para la creación, modificación o supresión de ficheros.
o) Revisará el contenido del fichero para decidir si se incluye dentro de un fichero en materia de protección de datos ya inscrito en Registro de Protección de datos de la Agencia Vasca de Protección de Datos (AVPD) o requiere una nueva alta, baja o modificación.
p) Recibirá las comunicaciones de las personas responsables con la necesidad de crear, modificar o eliminar un fichero con datos de carácter personal.
q) Enviará las notificaciones formales a la Agencia Vasca de Protección de Datos (AVPD), con la aprobación del Responsable de Fichero correspondiente.
r) En coordinación con las personas Responsables de Fichero, o, en su caso con las y los Responsables Delegados, identificará tratamientos erróneos de datos de carácter personal, tales como falta de avisos legales, identificación de nuevos tratamientos de datos de carácter personal, cesiones de datos de carácter personal o prestaciones de servicios que accedan a datos de carácter personal.
s) Gestionará las actividades de colaboración necesarias para que la persona Responsable de Fichero resuelva y tramite las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación y oposición que pudieran demandar los afectados en el ejercicio de sus derechos. Así mismo, archivará copia de la notificación junto con el resto de información obtenida en el transcurso de la ejecución del derecho, pudiendo contar para ello con la colaboración de agentes expertos en la materia.
t) Realizará una labor de asesoramiento a las personas Responsables de Fichero y/o Responsables Delegados sobre el correcto ejercicio de sus funciones, y siempre con el fin de preservar la seguridad de los datos de carácter personal.
u) Impulsará que se informe a las personas interesadas en la recogida de sus datos de carácter personal, de la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos, de las y los destinatarios de la información, de la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como de la identidad y Dirección de la Diputación Foral de Bizkaia que es responsable de los datos.
v) Cualesquiera otras que la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal le asigne.

2. El Grupo Técnico lnterdepartamental no responderá en ningún caso ante consultas individuales del personal de Diputación, y sólo atenderá aquéllas que se realicen en nombre de un servicio determinado, en relación a la operativa de sus ficheros registrados en la Agencia en la actualidad o cuya declaración se esté gestionando.

3. El Grupo Técnico lnterdepartamental está integrado por:

a) Una persona de nivel técnico en representación de los Departamentos de la Diputación Foral designados por la Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal.
b) El técnico o la técnico de la Dirección General que ostente la competencia de implantación de medidas organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal ejercerá las funciones de coordinación del Grupo. Letra b) del número 3 del artículo 10 redactada por el artículo único del D Foral [BIZKAIA] 187/2015, 15 diciembre, por el que se modifica el DForal 173/2013, 10 diciembre, por el que se aprueba la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal («B.O.B.» 18 diciembre).Vigencia: 19 diciembre 2015
c) La Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal puede autorizar que personas expertas en materia de protección de datos de carácter personal asistan a las reuniones del Grupo Técnico lnterdepartamental.

A partir de: 19 mayo 2016

Artículo 10 derogado por la disposición derogatoria de D Foral [BIZKAIA] 86/2016, 10 mayo, por el que se aprueba el reglamento de estructura orgánica del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales («B.O.B.» 19 mayo).

Artículo 11 Responsables Departamentales en materia de protección de datos de carácter personal

a) La Comisión lnterdepartamental de Dirección en materia de protección de datos de carácter personal impulsará la creación en cada Departamento Foral, de responsables encargados del impulso, coordinación y colaboración con las distintas direcciones y servicios del Departamento, para la ejecución de lo dispuesto en el presente Decreto.
b) Sus funciones serán las de información, interlocución, dinamización y coordinación con la Dirección General que ostente la competencia de implantación de medidas organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal a través de la técnico o el técnico de esta Dirección, el cual dará traslado de la información recibida al Grupo Técnico Interdepartamental. Letra b) del artículo 11 redactada por el artículo único del D Foral [BIZKAIA] 187/2015, 15 diciembre, por el que se modifica el D Foral 173/2013, 10 diciembre, por el que se aprueba la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal («B.O.B.» 18 diciembre).Vigencia: 19 diciembre 2015

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Quedan derogadas aquellas disposiciones que se opongan a lo contenido en el presente Decreto.

DISPOSICIONES FINALES.

Primera Autorización para dictar disposiciones de ejecución

Se faculta al diputado foral del Departamento que ostente la competencia de implantación de medidas organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal para dictar cuantas disposiciones resulten necesarias para desarrollo, ejecución y aplicación de lo dispuesto en el presente Decreto.

Disposición final primera redactada por el artículo único del D Foral [BIZKAIA] 187/2015, 15 diciembre, por el que se modifica el DForal 173/2013, 10 diciembre, por el que se aprueba la implantación de medidas de seguridad, organizativas, de infraestructura, aplicaciones y servicios en materia de protección de datos de carácter personal («B.O.B.» 18 diciembre).Vigencia: 19 diciembre 2015

Segunda Entrada en vigor

La presente disposición entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial de Bizkaia».

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