Orden HAC/240/2004, de 26 de enero, por la que se modifican: la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del estado, aprobada por Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, y las Órdenes Ministeriales de 1 de febrero de 1996, por las que se aprueban la Instrucción de Operatoria Contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado; los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado; y la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado.

Sumario:

• Primero.
• Segundo.
• Tercero.
• Cuarto.


• DISPOSICIÓN ADICIONAL ÚNICA. Copias de otros documentos del expediente de gastos a través de medios informáticos o electrónicos.
• DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA.

ANEXO I.

ANEXO II. Estado de liquidación del presupuesto. Ejercicio .........

Mediante el Real Decreto 324/1986, de 10 de febrero, se implantó por primera vez en la Administración General del Estado un Sistema de Información Contable con soporte informático, haciendo uso de los avances tecnológicos disponibles en aquellas fechas.

La normativa que desarrollaba dicho Real Decreto fue modificada en 1996 como consecuencia de la aprobación del nuevo Plan General de Contabilidad Pública y de la implantación de una nueva versión del Sistema de Información Contable, dando lugar dicha revisión a la aprobación de las siguientes Órdenes Ministeriales:

• Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado.

• Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueba la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado.

• Orden de 27 de diciembre de 1995 sobre procedimientos para el pago de obligaciones de la Administración General del Estado.

• Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.

El Real Decreto 578/2001, de 1 de junio, por el que se regulan los principios generales del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado, derogó el mencionado Real Decreto 324/1986, incluyendo entre sus principios la orientación hacia un modelo contable centralizado de acuerdo con los criterios establecidos en el Plan General de Contabilidad

Pública y la simplificación de los procedimientos contable-administrativos a través del tratamiento de los datos y el archivo y conservación de la información por medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

La derogación del Real Decreto 324/1986 planteó la necesidad de modificar su normativa de desarrollo, para adecuar su contenido a los nuevos principios contenidos en el Real Decreto 578/2001.

Actualmente, una vez realizada dicha modificación, la normativa contable de la Administración General del Estado queda regulada, además de por el citado Real Decreto 578/2001, por las siguientes Órdenes Ministeriales:

• Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado.

• Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueba la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado.

Esta Orden ha sido modificada posteriormente por las Órdenes Ministeriales de 26 de diciembre de 1997, de 4 de noviembre de 1999, por la que se regulan las operaciones de cierre del ejercicio 1999 relativos a la contabilidad de gastos públicos, y por la Orden HAC/1299/2002, de 23 de mayo, por la que se modifica la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado y la Orden Ministerial que aprueba los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.

• Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.

Esta Orden ha sido modificada posteriormente por la Orden HAC/1299/2002, de 23 de mayo, antes referida.

• Orden PRE/1576/2002, de 19 de junio, por la que se regula el procedimiento para el pago de las obligaciones de la Administración General del Estado.

La presente Orden Ministerial introduce modificaciones en tres de estas normas: en la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, en la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado y en la Orden Ministerial que aprueba los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.

Dichas modificaciones obedecen, por una parte, a cambios realizados en la legislación presupuestaria y, por otra, a la conveniencia de continuar avanzando en la utilización de soportes electrónicos, informáticos o telemáticos en el ámbito de la Administración General del Estado y, por tanto, en la aplicación de uno de los principios que el Real Decreto 578/2001 asigna al Sistema de Información Contable: la simplificación de los procedimientos contable-administrativos a través del tratamiento de los datos y el archivo y conservación de la información por medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

La creación del Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria por el artículo 15 de la Ley 18/2001, de 12 de diciembre, General de Estabilidad Presupuestaria, ha supuesto la necesidad de regular en la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado el procedimiento contable relativo al registro de las modificaciones presupuestarias que se financien mediante el recurso a dicho Fondo o mediante minoraciones del crédito de otras aplicaciones presupuestarias, a cuyo fin se introducen en dicha Instrucción dos nuevas reglas, la 5.bis y la 14.bis. Asimismo ha sido necesario modificar la Orden Ministerial que aprueba los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado, para regular la utilización del documento contable RC en la tramitación de dichas modificaciones presupuestarias, así como el anexo I de la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, para incluir en los ficheros informáticos comprensivos de las cuentas anuales una nueva posición para los créditos retenidos para bajas por anulación y otras minoraciones.

Por otra parte, el artículo 66.Uno de la Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, ha modificado el artículo 49 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, estableciendo que el ejercicio presupuestario coincidirá con el año natural y a él se imputarán los derechos liquidados durante el mismo y las obligaciones reconocidas hasta fin del mes de diciembre.

Mediante dicha modificación se ha eliminado el llamado período de ampliación para el reconocimiento de obligaciones y, en consecuencia, ha sido necesario modificar las reglas 31 y 35 de la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, así como las reglas 52, 54 y 55 de la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado.

Las restantes modificaciones que se introducen en la normativa contable de la Administración General del Estado tienen como finalidad regular la captura directa por el Servicio Gestor y por la Oficina Presupuestaria en el Sistema de Información Contable de documentos RC de retención de crédito de ejercicio corriente y de ejercicios posteriores, así como la utilización de soportes electrónicos, informáticos o telemáticos en el envío de los documentos contables desde el Centro Gestor a la Oficina de Contabilidad y en el archivo y conservación de los justificantes y los documentos contables. Para ello ha sido necesario modificar la regla 23 de la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado y las reglas 2, 14, 15, 19 y 64 de la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado.

Por último, además de las modificaciones que se realizan en la normativa contable de la Administración General del Estado, expuestas en los párrafos anteriores, la presente Orden introduce también diversas modificaciones en la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado que obedecen, por una parte, a la citada modificación del artículo 49 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria y, por otra, a la conveniencia de incluir información en la Memoria que ponga de manifiesto la variación de resultados presupuestarios de ejercicios anteriores.

En su virtud, a propuesta de la Intervención General de la Administración del Estado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 125 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, y en uso de las facultades que a este Ministerio otorga el artículo 124 de dicho Texto Refundido, vengo a disponer:

Primero.

Se aprueban las siguientes modificaciones en la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, aprobada por la Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo:

1. La regla 23, Archivo y conservación de los justificantes de las operaciones y de los soportes de las anotaciones contables, queda con la siguiente redacción:

1. Los justificantes de las operaciones, a los que se refiere el Capítulo I del presente Título, deberán conservarse debidamente ordenados, junto con los respectivos documentos contables, incluidos los formalizados en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, por los Servicios gestores o Unidades administrativas responsables de la aprobación de las respectivas operaciones.

Previamente a la remisión de los justificantes y los documentos contables relativos a las operaciones de ejecución del Presupuesto de gastos a los órganos que deban archivarlos, las oficinas de contabilidad encargadas de la incorporación al SIC de los datos de las operaciones obtendrán copias de dichos justificantes y documentos contables a través de medios informáticos o electrónicos, excepto en el caso de las operaciones registradas de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 4 de la regla 11, en la regla 12, en el apartado 2 de la regla 14, en el apartado 2 de la regla 14.bis, en el apartado 2 de la regla 15 y en el apartado 2 de la regla 19 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996.

Las copias de los justificantes y de los documentos contables, a las que se refiere el párrafo anterior, quedarán en poder de las oficinas de contabilidad debidamente archivadas, debiéndose remitir un duplicado de las mismas en soporte informático al Tribunal de Cuentas a través de la Intervención General de la Administración del Estado.

2. En todo caso, el archivo y conservación de los justificantes y documentos contables permitirá que éstos estén a disposición del Tribunal de Cuentas y de la Intervención General de la Administración del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad previstas en el Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria. Igualmente estarán a disposición de las Instituciones de control comunitarias cuando se trate de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios.

3. A los efectos de la acreditación de las operaciones registradas en el Sistema de Información Contable, los justificantes y sus respectivos documentos contables deberán conservarse durante el plazo de seis años, contados desde la fecha de remisión al Tribunal de Cuentas de las cuentas anuales donde se pongan de manifiesto las respectivas operaciones, salvo que se establezcan otros plazos por norma de rango suficiente o se hubiera interrumpido el plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable de acuerdo con lo que se establece en la disposición adicional tercera de la Ley 7/1988, de 5 de abril, de funcionamiento del Tribunal de Cuentas.

Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, la documentación justificativa de las valoraciones asignadas a activos y pasivos deberá conservarse al menos durante el período en que los bienes, derechos y obligaciones a los que se refiera continúen en vigor o en el correspondiente inventario.

2. Se modifica el punto 2 de la regla 31, Estado de liquidación del Presupuesto, que queda redactado como sigue:

2. Liquidación del Presupuesto de gastos.

Para el Presupuesto de gastos del ejercicio que se cierra, y con el nivel de desagregación del Presupuesto inicialmente aprobado y las posteriores modificaciones al mismo, detallará:

• Créditos presupuestarios iniciales.

• Modificaciones de los créditos presupuestarios.

• Créditos presupuestarios definitivos.

• Gastos comprometidos.

• Obligaciones reconocidas netas.

• Remanentes de crédito.

• Pagos realizados.

• Obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre.

3. Se modifica el punto c de la regla 35, Situación del saldo de créditos, que queda redactado como sigue:

Con el mismo nivel de desagregación que presente el estado de liquidación del presupuesto de gastos corriente se mostrará la situación que en fin de ejercicio presente el saldo de crédito de cada una de las aplicaciones presupuestarias, indicando su composición de acuerdo con el siguiente detalle:

• Saldo de crédito total.

• Crédito disponible.

• Crédito retenido para gastos.

• Crédito retenido para transferencias.

• Crédito retenido para bajas por anulación y otras minoraciones.

• Crédito no disponible.

4. Se modifica el punto d de la regla 35, Información sobre la ejecución de los gastos públicos, que queda redactado como sigue:

4. Clasificación funcional del gasto.

   Para cada uno de los distintos programas que integran la clasificación funcional del Presupuesto de gastos del ejercicio que se cierra, se indicarán:

• Créditos presupuestarios iniciales.

• Modificaciones de los créditos presupuestarios.

• Créditos presupuestarios definitivos.

• Gastos comprometidos.

• Obligaciones reconocidas netas.

• Remanentes de crédito.

• Pagos realizados.

• Obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre.

5. Se modifica el punto k de la regla 35, Información sobre la ejecución de los gastos públicos, que queda redactado como sigue:

11. Obligaciones de presupuestos cerrados.

    Para cada una de las aplicaciones de presupuestos cerrados en las que al inicio del ejercicio existiesen obligaciones pendientes de pago, se indicará:

• Importe de las obligaciones pendientes de pago a 1 de enero.

• Rectificaciones del saldo entrante y anulaciones.

• Total de obligaciones.

• Prescripciones.

• Pagos realizados.

• Obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre.

Esta información se presentará desagregada a nivel de artículo, agrupándose según los ejercicios de procedencia.

6. Se introducen los siguientes tipos de información, a partir del A36, en la tabla de tipos de información que aparece en el Grupo-3 del apartado Segundo, Nombre de los ficheros, del anexo I, Ficheros informáticos comprensivos de la cuenta de la Administración General del Estado:

Tipo de información	Descripción
A37	Cuentas del P.G.C.P. (antes de asientos de ajustes y de regularización).
H15	Presupuesto de ingresos. Ejercicio corriente (concepto presupuestario).
H16	Presupuesto de ingresos. Ejercicios cerrados (concepto presupuestario).
H17	Derechos presupuestarios pendientes de cobro según su grado de exigibilidad. Ejercicio corriente (concepto presupuestario).
H18	Derechos presupuestarios pendientes de cobro según su grado de exigibilidad. Ejercicios cerrados (concepto presupuestario).
H28	Cuentas del PGCP. Ejercicio anterior (antes asientos de regularización).
H29	Cuentas del PGCP. Ejercicio anterior (antes del asiento de cierre).




7. Se introduce la siguiente modificación en el apartado Sexto, Formato de los registros/líneas de detalle, del anexo I, Ficheros informáticos comprensivos de la cuenta de la Administración General del Estado:

Dentro del Grupo-3, tipo de información A01 Presupuesto de Gastos. Ejercicio corriente, se introduce una nueva posición 492 Importe de retenciones de crédito para bajas por anulación y otras minoraciones.

8. Se introduce en el Grupo-3 del apartado Sexto, Formato de los registros/líneas de detalle, del anexo I, Ficheros informáticos comprensivos de la cuenta de la Administración General del Estado, a partir de la descripción correspondiente al fichero A36, la descripción de los ficheros que se detallan en el anexo I de esta Orden.

Segundo.

Se aprueban las siguientes modificaciones en la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 1 de febrero de 1996:

1. Se añade a la regla 2, Documentos contables, un nuevo punto 4 con el siguiente contenido:

4. Se faculta a la Intervención General de la Administración del Estado para regular la remisión, junto con los documentos contables, de la información y datos contenidos en dichos documentos en soporte electrónico, informático y telemático, con la finalidad de facilitar el registro de los mismos por las oficinas de contabilidad.

En este caso, previamente a la carga en el SIC de dichos soportes, las oficinas de contabilidad comprobarán que sus datos se corresponden con los de los documentos contables a registrar, de acuerdo con el procedimiento que determine la Intervención General de la Administración del Estado.

2. Se crea la regla 5.bis, Modificaciones de crédito financiadas con cargo al Fondo de contingencia o mediante la minoración de otra aplicación, que tendrá el siguiente contenido:

Cuando la modificación de crédito se financie mediante el recurso al Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria previsto en el artículo 15 de la Ley 18/2001, de 12 de diciembre, General de Estabilidad Presupuestaria, o mediante la minoración del crédito de otra aplicación presupuestaria, previamente a la tramitación del expediente de modificación de crédito, se deberá retener su importe en las aplicaciones presupuestarias cuyos créditos vayan a ser minorados.

La aprobación de modificaciones de crédito financiadas mediante el recurso al Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria o con cargo a otra aplicación del presupuesto de gastos implicará la expedición de dos documentos MC: Uno con signo positivo para las aplicaciones presupuestarias en las que se produce el incremento de crédito y otro negativo que afectará a la aplicación presupuestaria del Fondo de contingencia de ejecución presupuestaria o, en su caso, a la aplicación presupuestaria en la que se efectúe la baja por anulación o minoración del crédito.

En el documento MC negativo, referente a la baja por anulación o minoración de crédito, se consignará el número de registro contable correspondiente a la retención de crédito efectuada con anterioridad.

3. Se modifica la regla 14, Retención de créditos para gastar, que queda con la siguiente redacción:

1. Al inicio de la tramitación de un expediente de gasto, el Servicio Gestor competente solicitará que se certifique la existencia de crédito disponible para su realización. En aquellos casos contemplados en el Capítulo III de esta Instrucción, en que tal solicitud no sea obligatoria, el Servicio Gestor valorará la conveniencia de formular tal solicitud.

Para la solicitud del certificado a que se refiere el párrafo anterior, el Servicio Gestor expedirá un documento RC, de retención de créditos para gastar, que remitirá a la oficina de contabilidad.

Una vez efectuado su registro, y por el importe solicitado mediante el documento RC, el crédito quedará retenido para su posterior utilización en el gasto de que se trate, obteniéndose del sistema un certificado de existencia de crédito que será remitido al Servicio Gestor para su incorporación al respectivo expediente.

2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, al Servicio Gestor acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por el propio Servicio Gestor. Seguidamente, el Servicio Gestor incorporará al expediente de gasto el certificado que acredite la existencia de crédito que obtendrá del Sistema de Información Contable.

Cuando los documentos RC indicados en el párrafo anterior se refieran a operaciones vinculadas a proyectos de gasto, previamente al registro de dichos documentos RC, el Servicio Gestor registrará en el Sistema de Información Contable las altas de los expedientes de gasto que vayan a ser objeto de tramitación, a través de los oportunos documentos de gestión de expedientes.

3. Las posibles anulaciones de las retenciones de crédito a que se refieren los puntos anteriores de esta regla se tramitarán de acuerdo con el procedimiento establecido en la regla 18.

4. Cuando una norma así lo establezca, el documento RC podrá ser expedido de oficio por la oficina de contabilidad.

4. Se crea la regla 14.bis, Retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones, que tendrá el siguiente contenido:

1. Al iniciarse un expediente de bajas por anulación u otro tipo de minoraciones de crédito, se solicitará certificación de que existe saldo disponible en la aplicación presupuestaria que se ha de minorar.

Para ello, la Oficina Presupuestaria del Departamento Ministerial o, en su caso, la Dirección General de Presupuestos expedirá un documento RC, de retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones, que remitirá a la Oficina de Contabilidad.

Una vez registrado el documento RC, y por el importe consignado en el mismo, el crédito quedará retenido para ser utilizado en la realización de la baja por anulación u otra minoración, obteniéndose del Sistema un certificado que será remitido al órgano solicitante para su incorporación al expediente de bajas de crédito de que se trate.

2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, a la Oficina Presupuestaria acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC de retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por la propia Oficina Presupuestaria. Seguidamente, la Oficina Presupuestaria incorporará al expediente de modificación presupuestaria el certificado de existencia de crédito que obtendrá del Sistema de Información Contable.

Cuando los documentos RC de retención de créditos para bajas por anulación y otras minoraciones los expida la Dirección General de Presupuestos, las referencias que se realizan en el párrafo anterior a la Oficina Presupuestaria se entenderán realizadas a la Dirección General de Presupuestos.

3. Las posibles anulaciones de las retenciones de crédito a que se refieren los puntos anteriores de esta regla se tramitarán de acuerdo con el procedimiento establecido en la regla 18.

5. Se modifica la regla 15, Retención de créditos para transferencias, que queda con la siguiente redacción:

1. Al iniciarse un expediente de transferencia de crédito se solicitará certificación de que existe saldo disponible en el crédito presupuestario que se ha de minorar.

Para ello, la Oficina Presupuestaria del Departamento Ministerial o, en su caso, la Dirección General de Presupuestos expedirá un documento RC, de retención de créditos para transferencias, que remitirá a la oficina de contabilidad.

Una vez registrado el documento RC, y por el importe consignado en el mismo, el crédito quedará retenido para ser utilizado en la realización de la transferencia, obteniéndose del sistema un certificado de existencia de crédito que será remitido al órgano solicitante para su incorporación al expediente de modificación presupuestaria.

2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, a la Oficina Presupuestaria acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC de retención de créditos para transferencias. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por la propia Oficina Presupuestaria. Seguidamente, la Oficina Presupuestaria incorporará al expediente de modificación presupuestaria el certificado de existencia de crédito que obtendrá del Sistema de información contable.

Cuando los documentos RC de retención de créditos para transferencias los expida la Dirección General de Presupuestos, las referencias que se realizan en el párrafo anterior a la Oficina Presupuestaria se entenderán realizadas a la Dirección General de Presupuestos.

3. Las posibles anulaciones de las retenciones de crédito a que se refieren los puntos anteriores de esta regla se tramitarán de acuerdo con el procedimiento establecido en la regla 18.

6. Se modifica la regla 19, Retenciones sobre el límite para gastos de ejercicios posteriores, que queda con la siguiente redacción:

1. Al inicio de la tramitación de un expediente de gasto plurianual se solicitará que se certifique que la parte de gasto imputable a ejercicios posteriores no sobrepasa los límites a que se refiere el artículo 61 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, excepto en aquellos casos contemplados en el Capítulo III de esta Instrucción en que tal solicitud no sea obligatoria.

Para ello, el Servicio Gestor competente para la tramitación del gasto expedirá un documento RC de ejercicios posteriores detallando el importe que del gasto en cuestión corresponde a cada uno de los ejercicios posteriores afectados. Este documento, junto con el RC de retención de créditos para gastar que se expida por el gasto imputable a la anualidad en curso, se remitirá a la oficina de contabilidad.

Una vez efectuado su registro contable, y por los importes solicitados mediante el documento RC de ejercicios posteriores, se producirá la minoración de los límites existentes en las aplicaciones presupuestarias afectadas, quedando a partir de este momento reservadas las respectivas cuantías para su posterior utilización en el citado expediente.

Asimismo, del Sistema de Información Contable se obtendrá un certificado de suficiencia de límite de compromisos que será remitido al Servicio Gestor para su incorporación al respectivo expediente.

2. La Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, al Servicio Gestor acceder al Sistema de Información Contable a efectos de capturar los documentos RC de ejercicios posteriores. En este caso, dichos documentos contables no tendrán que ser remitidos a la oficina de contabilidad, procediéndose a su registro por el propio Servicio Gestor. Seguidamente, el Servicio Gestor incorporará al expediente de gasto el certificado que acredite la suficiencia de límite de compromisos que obtendrá del Sistema de Información Contable.

3. Las posibles operaciones complementarias y anulaciones que, en relación con lo previsto en los puntos anteriores de esta regla, sea necesario realizar en la tramitación de gastos de carácter plurianual se efectuarán de acuerdo con el procedimiento establecido en las reglas 17 y 18, respectivamente.

7. Se modifica la regla 52, Operaciones pendientes de aplicar al Presupuesto, que queda redactada como sigue:

Cuando por razones justificadas no se hubiera efectuado dentro de un ejercicio el reconocimiento de obligaciones correspondientes a bienes o servicios efectivamente recibidos en dicho ejercicio, los Centros Gestores de Gasto adoptarán las medidas oportunas para remitir a la Oficina de Contabilidad, antes de que finalice el mes de enero del año siguiente, los documentos necesarios para registrar dichas obligaciones con cargo al presupuesto corriente, una vez constatados todos los requisitos legalmente exigibles y especialmente la existencia de crédito.

Tomando como referencia la fecha de realización del gasto que, según lo dispuesto en el punto 5 de la regla 23, deberá figurar en el documento contable, se registrará en la contabilidad económico patrimonial del ejercicio anterior un acreedor por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto, a través de la cuenta 409 prevista en el Plan General de Contabilidad Pública. Dicha cuenta quedará saldada al registrarse simultáneamente la operación en la contabilidad presupuestaria y patrimonial del ejercicio corriente.

Posteriormente, la Oficina de Contabilidad deberá obtener una relación de todas las operaciones registradas de acuerdo con el procedimiento regulado en esta regla, la cual justificará las citadas anotaciones en la contabilidad económico patrimonial del ejercicio anterior.

8. Se modifica la regla 54, Cierre del presupuesto y anulación de remanentes de crédito, que queda redactada como sigue:

Con fecha último día del ejercicio se procederá al cierre del respectivo presupuesto para lo cual se anularán los saldos de compromisos y autorizaciones, poniéndose de manifiesto los remanentes de crédito, que también serán anulados.

Igualmente se anularán los saldos de autorizaciones de ejercicios posteriores pendientes de comprometer y de retenciones de ejercicios posteriores pendientes de autorizar, que pudieran existir en relación con los gastos plurianuales.

Estas operaciones se realizarán por la Oficina de Contabilidad, sin que sea necesaria la expedición de documento contable alguno.

9. Se modifica la regla 55, Aplicación al nuevo presupuesto de compromisos de gasto y otras operaciones, que queda redactada como sigue:

1. Una vez efectuados el cierre del Presupuesto de Gastos del ejercicio y la apertura del Presupuesto de Gastos del ejercicio siguiente, se registrarán con aplicación a este último presupuesto, y atendiendo al siguiente orden:

• Primero, las anualidades que correspondan al ejercicio que se inicia de compromisos plurianuales de gasto contraídos en años anteriores.

• Segundo, todos aquellos compromisos de gasto que en el presupuesto del ejercicio anterior hubieran quedado pendientes del reconocimiento de obligaciones, siempre que dichos compromisos estuviesen efectivamente contraídos con una persona o entidad claramente identificada en el correspondiente expediente y ajena a la Administración General del Estado.

• Tercero, las anualidades que correspondan al ejercicio que se inicia de retenciones de crédito plurianuales efectuadas en años anteriores relativas a expedientes registrados con base en lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 11/1996, de 27 de diciembre, de Medidas de Disciplina Presupuestaria, y en la disposición adicional decimocuarta del Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y en la disposición transitoria sexta de la Ley 50/1998, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, que se encuentren pendientes de comprometer.

• Cuarto, las retenciones de crédito que en el presupuesto del ejercicio anterior hubieran quedado pendientes de comprometer relativas a expedientes registrados con base en lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 11/1996, de 27 de diciembre, de Medidas de Disciplina Presupuestaria, y en la disposición adicional decimocuarta del Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y en la disposición transitoria sexta de la Ley 50/1998, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.

• Quinto, y por este orden, las autorizaciones y las tomas de razón de tramitación anticipada a que se refiere la Sección 5ª de este capítulo.

2. Una vez registradas las operaciones descritas en el punto anterior, la Oficina de Contabilidad obtendrá relaciones justificativas de dichas operaciones en las que se especifiquen uno a uno los expedientes afectados, con indicación de todos los datos relativos a su registro contable, que se remitirán a los correspondientes Servicios gestores.

3. Cuando en el presupuesto del ejercicio en curso no hubiera crédito o éste fuera insuficiente para dar cobertura a las operaciones de gasto a que se refiere el punto 1 anterior, el Sistema de Información Contable proporcionará una relación de aquellas que no se hubiesen podido imputar al presupuesto, indicándose en la misma los distintos expedientes afectados.

La Oficina de Contabilidad remitirá dicha relación al respectivo Servicio Gestor, el cual habrá de determinar las actuaciones que en su caso procedan.

10. Se crea la regla 59.bis, Cuentas para el pago de nóminas y otros pagos en firme, que tendrá el siguiente contenido:

La Dirección General de Tesoro y Política Financiera, en base a la información relativa a la situación a 31 de diciembre del año anterior de las cuentas corrientes de la Administración General del Estado tanto para el pago de nóminas como para otros pagos en firme, remitirá a la Oficina de Contabilidad de dicho Centro Directivo, antes del 1 de febrero de cada año, la información necesaria para proceder a fin de cada ejercicio a actualizar la situación de las cuentas 5761 Cuenta para el pago de nóminas y 5762, Cuenta para otros pagos en firme.

11. Se modifica la regla 64, Del registro y archivo de los documentos contables y sus justificantes, que queda redactada como sigue:

1. Una vez incorporados al Sistema de Información Contable los datos de las distintas operaciones, la Oficina de Contabilidad en donde se efectúe su registro remitirá al responsable de cada servicio presupuestario un certificado en el que se relacionen todas las operaciones contabilizadas en el día con aplicación a los créditos de dicho servicio.

Este certificado deberá ir firmado por el jefe de contabilidad con el visto bueno del Interventor.

Cuando un único órgano gestor tramite los documentos contables relativos a varios servicios presupuestarios, los certificados correspondientes a dichos servicios se deberán remitir al citado órgano gestor.

En el caso de que varios órganos gestores tengan competencias sobre créditos de un mismo servicio presupuestario, se remitirá un ejemplar del certificado relativo a dicho servicio a cada uno de esos órganos gestores.

La remisión de los certificados indicados en los párrafos anteriores se podrá efectuar por procedimientos informáticos, de acuerdo con los criterios definidos por la Intervención General de la Administración del Estado.

2. La Oficina de Contabilidad obtendrá una copia a través de medios informáticos o electrónicos de los justificantes y de los documentos contables registrados, excepto en el caso de las operaciones registradas de acuerdo con el procedimiento previsto en el apartado 4 de la regla 11, en la regla 12, en el apartado 2 de la regla 14, en el apartado 2 de la regla 14.bis, en el apartado 2 de la regla 15 y en el apartado 2 de la regla 19 de esta Instrucción. Dicha copia quedará en poder de la Oficina de Contabilidad debidamente archivada.

En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas al pago de retribuciones de personal activo y de prestaciones de clases pasivas, la copia a través de medios informáticos o electrónicos a que se refiere el párrafo anterior se referirá a los resúmenes que acompañan a la nómina y los documentos contables.

En el caso de operaciones de reposición de fondos de anticipos de caja fija y de presentación y aprobación de la cuenta justificativa de pagos a justificar, la copia de los justificantes a obtener a través de medios informáticos o electrónicos se referirá a la cuenta justificativa, sin incluir los justificantes que la acompañan.

En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas a pagos masivos, a que se refiere el punto 1.1 de la Resolución de 28 de febrero de 1997 conjunta de la Dirección General de Tesoro y Política Financiera y la Intervención General de la Administración del Estado, sobre procedimiento para la realización de ciertos pagos a través de agentes mediadores, la copia de los justificantes a obtener a través de medios informáticos o electrónicos se referirá a la relación de perceptores que se regula en el apartado 2.1.1.A de dicha Resolución.

3. Una vez realizada, en su caso, dicha copia, la Oficina de Contabilidad remitirá a los Servicios gestores de procedencia los documentos contables, unidos a la documentación justificativa a que se refieren las reglas anteriores, que permanecerán en los mismos debidamente archivados a disposición del Tribunal de Cuentas, de la Intervención General de la Administración del Estado y de las Instituciones de control comunitarias, en el caso de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios.

Cuando se trate de operaciones de reposición de fondos de anticipos de caja fija, la remisión a los Servicios gestores de la documentación indicada en el párrafo anterior se efectuará una vez efectuado por los servicios fiscales el informe previsto en el artículo 7 del Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de caja fija.

Tercero.

Se aprueban las siguientes modificaciones en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado:

1. Se modifica el punto 1.c del apartado Sexto. Clases de documentos, que queda redactado como sigue:

c. Documento RC de ejercicio corriente:

Se utilizará para solicitar certificado de existencia y retención de crédito en los expedientes de gasto, de transferencias, de desconcentración de créditos y de bajas por anulación y otras minoraciones. Para el registro de los acuerdos de no disponibilidad se utilizará el documento específico RC-102.

2. Se modifica el primer párrafo del punto 2 del apartado Séptimo. Autorización, que queda redactado como sigue:

Los demás documentos contables que se indican en el apartado anterior serán autorizados por el responsable del órgano que tenga encomendada la gestión de los créditos a los que se refieran las respectivas operaciones, excepto en los casos de documentos RC que deban ser expedidos por la oficina presupuestaria o por la Dirección General de Presupuestos, que se autorizarán por los responsables de las mismas; de documentos RC expedidos de oficio, que se autorizarán por el jefe de contabilidad; de documentos TR para tramitación anticipada, que se autorizarán por el jefe de la oficina de contabilidad que expida el documento; y de documentos PR para prescripción de obligaciones, que se autorizarán por el responsable del órgano que haya realizado la aprobación del expediente de prescripción.

3. Se modifica el apartado b de la nota aclaratoria (2), Código, del anexo I, Normas de cumplimentación de los documentos contables, que queda redactado como sigue:

b. Documento RC de ejercicio corriente (Solicitud de retenciones de crédito y registro de no disponibilidad):

• 100 Retención de crédito para gastar.

• 101 Retención de crédito para transferencias.

• 102 No disponibilidad.

• 103 Retención de crédito para desconcentrar.

• 106 Retención de crédito para bajas por anulación y otras minoraciones.

Cuarto.

Se introducen las siguientes modificaciones en la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado, aprobada por Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996:

1. En el apartado 1 de la regla 27, Contenido de las cuentas anuales, se incluye un nuevo punto D.3.3, Variación de Resultados Presupuestarios de ejercicios anteriores.

2. Se modifica el formato del estado Liquidación del Presupuesto de Gastos del Anexo a la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado, siendo su nuevo formato el que figura en anexo II de esta Orden.

3. Se crea un nuevo punto D.3.3, Variación de Resultados Presupuestarios de ejercicios anteriores, en el Anexo a la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado, con el siguiente contenido:

Se informará de las variaciones de obligaciones y derechos a cobrar de presupuestos cerrados, que supongan la alteración de los importes calculados como resultados en ejercicios anteriores.

En relación con las obligaciones de presupuestos cerrados pendientes de pago, se informará de los siguientes importes:

• Rectificaciones del saldo inicial producidas en el ejercicio, distinguiendo importes en aumento e importes en disminución.

• Prescripciones del ejercicio.

En relación con los derechos a cobrar de presupuestos cerrados pendientes de recaudar, se informará de:

• Rectificaciones del saldo inicial producidas en el ejercicio.

• Anulaciones de liquidaciones producidas en el ejercicio.

• Anulaciones de derechos por aplazamiento y fraccionamiento producidas en el ejercicio.

• Cancelaciones por cobros en especie producidas en el ejercicio.

• Cancelaciones por insolvencias producidas en el ejercicio.

• Cancelaciones por prescripción producidas en el ejercicio.

• Cancelaciones por otras causas, producidas en el ejercicio.

4. Se modifica el punto D.4.10, Obligaciones de presupuestos cerrados, del Anexo a la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado, que queda redactado como sigue:

Para cada ejercicio, y desagregada a nivel de artículo, información sobre:

• Obligaciones pendientes de pago a 1 de enero.

• Rectificaciones del saldo entrante y anulaciones.

• Total obligaciones.

• Pagos realizados.

• Obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre.

El nuevo formato del estado Obligaciones de presupuestos cerrados, que se incluye en dicho punto D.4.10, será el que figura en el anexo II de esta Orden.

DISPOSICIÓN ADICIONAL ÚNICA. Copias de otros documentos del expediente de gastos a través de medios informáticos o electrónicos.

DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado con efectos de 1 de enero de 2004, siendo aplicable el apartado Cuarto de la misma a las Cuentas anuales del ejercicio 2004 y siguientes.

No obstante lo anterior, el nuevo procedimiento de archivo y conservación de los justificantes de las operaciones y de los soportes de las anotaciones contables, incorporado mediante esta Orden en la regla 23 de la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, aprobada por la Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, y en la regla 64 de la Instrucción de Operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, entrará en vigor a partir de 1 de enero de 2005, si bien, se podrá anticipar la implantación del nuevo procedimiento en el ejercicio 2004 cuando las unidades afectadas cuenten con los medios adecuados para dar cumplimiento al mismo.

Madrid, 26 de enero de 2004.

Montoro Romero.

Cuentas del PGCP (antes de asientos de ajustes y de regularización).

Presupuesto de ingresos. Ejercicio corriente. Ejecución (concepto presupuestario).

Presupuesto de ingresos. Ejercicios cerrados (concepto presupuestario)

Derechos presupuestarios pendientes de cobro según su grado de exigibilidad. Ejercicio corriente (concepto presupuestario)

Derechos presupuestarios pendientes de cobro según su grado de exigibilidad. Ejercicios cerrados (concepto presupuestario)

Cuentas del P.G.C.P. Ejercicio anterior (antes de asientos de regularización)

Cuentas del P.G.C.P. Ejercicio anterior (antes del asiento de cierre)

C.1. Liquidación del prespuesto de gastos.

Clasificación orgánica ....................................

Clasificación funcional por programas ..................

Obligaciones de presupuestos cerrados

Clasificación orgánica.

Clasificación funcional por programas.

Ejercicio ....................................................

Notas: Disposición ADICIONAL ÚNICA: Derogada por Orden EHA/3067/2011, de 8 de noviembre, por la que se aprueba la Instrucción de contabilidad para la Administración General del Estado.

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