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Legal management forum
14/10/2016 17:21:04 | Redacción - NJ | Gestión del conocimiento

Las 10 claves de la Gestión del Conocimiento en los Despachos de Abogados

La transformación de la sociedad, de la industria y los negocios no es ajena a las firmas de abogados, que deben adaptarse a la alta competencia y a los cambios que se avecinan. ¿Que es la gestión del conocimiento? ¿Como se enfoca esta idea en un despacho moderno? Juan Manuel Moral, socio de KPMG Abogados, nos traslada las 10 claves que, según su experiencia, son necesarias para su implantación.

La gestión del conocimiento (GC) es esencial en cualquier despacho colectivo de abogados, y en especial en los más grandes. Ni es una frivolidad ni un lujo, es necesario. Sin ser nada nuevo, sorprende ver cómo excelentes despachos no tienen éxito en su implementación, y otros siguen instalados en una idea que apenas ha evolucionado.

Desde mi experiencia, me gustaría trasladar diez ideas capitales sobre cómo enfocar la GC en un despacho moderno.

1. Es preciso tener un proyecto de GC

Ya que ello asegura que la información fluye entre los abogados, se gestiona adecuadamente, y se transforma en conocimiento disponible que permite trabajar con más calidad y en permanente estado de actualización. Nunca olvidemos que el conocimiento es la materia prima de un despacho de abogados.

2. Tener muy claro lo que es la GC

No puede confundirse con el archivo de documentación y biblioteca. La GC es mucho más que el tratamiento de la información, requiere que documentalistas profesionales identifiquen y difundan las novedades, con la ayuda de proveedores externos, pero también trabajar junto a abogados y gestionar documentos, tecnología, procesos, pero sobre todo personas. No es sólo conocimiento jurídico, sino de mercados, sectores, etc.

3. Hay que instalarse en una cultura del conocimiento

Uno de los peores errores organizacionales es no compartir el conocimiento y las experiencias internamente y permitir atesorarlo individualmente. La GC ha de favorecer una espiral en la que el conocimiento se valore, se cuide, se comparta generosamente y crezca de manera automática. Todos deben asimilar las mejores experiencias con los clientes, y también conocer y aprender de los errores.

4. La GC va de la mano de la práctica profesional

No se trata de una academia o universidad. El objetivo de un moderno centro de GC es desarrollar procesos internos que hagan que el conocimiento sea una palanca de eficiencia a la hora de dar respuesta a las necesidades de los clientes, y anticiparse a sus necesidades. Los equipos de GC han de trabajar día a día con los abogados, quienes son sus clientes, y no permanecer en una burbuja.

5. Requiere una apuesta estratégica decidida

Los proyectos de GC de perfil bajo, que no sean bien concebidos, que no cuenten con la inversión adecuada ni se alineen con la innovación, y que no tengan el apoyo de la dirección, están condenados a apagarse. La GC ha de ser ambiciosa en cuanto a sus metas y exigente en cuanto a sus logros.

6. No olvidar que la GC es un factor multiplicador de competencias

Por un lado, a la hora de asimilar rápidamente el conocimiento de quienes se incorporan a la firma, acelerar la maduración profesional de quienes trabajan en ella en sus diferentes niveles, y retener el conocimiento de quienes salen. Por otro, en firmas de alta especialización, la GC aporta a cualquier abogado un barniz esencial de conocimientos jurídicos generales que le permite identificar las necesidades de los clientes, cualquiera que sea su naturaleza, y dirigirlas a los especialistas.

7. Estructura ligera

Los equipos de GC no pueden ser refugios para los más senior, ni estructuras pesadas. El conocimiento hoy en día está on the job, no lo tienen unos gurús, y las organizaciones deben extraerlo del día a día de sus abogados, con un equipo de GC bien dimensionado de forma acorde al tamaño de la Firma, muy motivado, armónicamente encuadrado en la organización y altamente eficaz.

8. Los Despachos deben conocer lo que saben

Un error muy común es no valorar el conocimiento instalado, que siempre es mayor del que se supone en un Despacho que acumula experiencia y diversidad. Hay que identificar al especialista que cuenta con el conocimiento que requiere cada cliente y cada caso, para potenciarlo e involucrarlo en el trabajo allí donde más puede aportar. Hablamos de mapas de conocimiento internos.

9. Tecnología

Nadie duda de la ayuda de la tecnología a la hora de analizar, gestionar y hacer disponible el conocimiento. Es una tendencia ineludible y además apasionante, si bien el estado actual de la cuestión es incierto y ha de analizarse cualquier inversión teniendo muy claros los fines que se persiguen, porque no es barato.

10. Formación

Finalmente, es muy buena idea conectar la GC con la formación y desarrollo, y con las relaciones con universidades, escuelas de negocios y proveedores de información. Todos los esfuerzos deben coordinarse para que sean eficaces a la hora de rentabilizar las inversiones en estos ámbitos.

Vivimos un entorno de transformación de la industria y la sociedad que no es ajeno a las firmas de abogados, quienes deberán adaptar su forma de trabajar, bajo una altísima competencia y en un mercado muy maduro. Posiblemente la tendencia post-crisis sea prestar un servicio de mucha calidad a menor coste. Ante este reto, la GC es esencial para conseguir un alineamiento con la innovación y extraer todo el beneficio al conocimiento instalado, para no reinventar la rueda a diario, y para dotar a los abogados de la mejor intendencia utilizable en su trabajo, que es el conocimiento de la ciencia jurídica aplicado sobre la realidad de sus clientes. Por eso en KPMG Abogados el equipo es denominado Knowledge Support.

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De estas y otras interesantes cuestiones se hablará en el Legal Management Forum, el próximo 25 de octubre. Una oportunidad inmejorable para la reflexión y el conocimiento de los principales retos y oportunidades en el sector de la abogacía. Ya están las entradas a la venta, que pueden adquirir en este enlace.


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