Reglamento Delegado (UE) nº 532/2014 de la Comisión, de 13 de marzo de 2014, que complementa el Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo al Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas

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• INTRODUCCION
• CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
  • Artículo 1 Objeto
• CAPÍTULO II. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL
  • Artículo 2 Datos que habrá que registrar y almacenar informáticamente [Artículo 32, apartado 8, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
  • Artículo 3 Requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría [Artículo 32, apartado 9, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
  • Artículo 4 Utilización de los datos recabados durante las auditorías realizadas por los servicios de la Comisión o por representantes autorizados de la Comisión [Artículo 34, apartado 8, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
  • Artículo 5 Auditorías de las operaciones [Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
  • Artículo 6 Metodología para seleccionar la muestra de operaciones [Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
  • Artículo 7 Auditorías de las cuentas [Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
• CAPÍTULO III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA Y LAS CORRECCIONES FINANCIERAS
  • Artículo 8 Criterios para determinar graves deficiencias en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control [Artículo 55, apartado 4, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
  • Artículo 9 Criterios para aplicar tasas uniformes o correcciones financieras extrapoladas y criterios para determinar el nivel de corrección financiera [Artículo 55, apartado 4, del Reglamento (UE) nº 223/2014]
  • Artículo 10
• ANEXO I.  Lista de datos que habrá que registrar y almacenar en formato digital en el sistema de supervisión (a que hace referencia el artículo 2)
• ANEXO II.  Requisitos clave para los sistemas de gestión y control y su clasificación por lo que se refiere a un funcionamiento eficaz, a los que hace referencia el artículo 9

Artículo 1 Objeto

El presente Reglamento establece las siguientes disposiciones, que complementan el Reglamento (UE) nº 223/2014:

• a) reglas que especifican la información en relación con los datos que deben ser registrados y almacenados en formato digital en el sistema de supervisión establecido por la autoridad de gestión;
• b) requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría en relación con los registros contables que será necesario conservar y los documentos justificativos de que será preciso disponer a nivel de autoridad de certificación, autoridad de gestión, organismos intermediarios y beneficiarios;
• c) ámbito de aplicación y contenido de las auditorías de las operaciones y las auditorías de las cuentas y metodología para seleccionar la muestra de las operaciones;
• d) normas detalladas sobre la utilización de los datos recabados durante las auditorías realizadas por los servicios de la Comisión o por representantes autorizados de la Comisión;
• e) normas pormenorizadas sobre los criterios para determinar graves deficiencias en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control, incluidas las deficiencias graves más importantes, los criterios para establecer el nivel de corrección financiera que cabrá aplicar y los criterios para la aplicación de correcciones financieras extrapoladas o tipos fijos.

Artículo 2 Datos que habrá que registrar y almacenar informáticamente [Artículo 32, apartado 8, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. La información sobre los datos que habrá que registrar y almacenar en formato digital en relación con cada operación dentro del sistema de supervisión establecido de conformidad con el artículo 32, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) nº 223/2014 figura en el anexo I del presente Reglamento.

2. Los datos se registrarán y se almacenarán para cada operación, incluyendo, en el caso de las operaciones con cargo a los PO II, datos sobre los participantes individuales, desglosados por género, si se dispone de dichos datos, con el fin de permitir que se agreguen cuando sea necesario a efectos de supervisión, evaluación, gestión financiera, verificación y auditoría. También permitirá agregar tales datos de manera acumulativa durante todo el período de programación.

Artículo 3 Requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría [Artículo 32, apartado 9, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. Los requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría en relación con los registros contables que se deben mantener, así como los documentos justificativos que se conservarán, serán los siguientes:

• a) la pista de auditoría permitirá verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos en el programa operativo relativo a las ayudas alimentarias y materiales básicas (PO I), o en el marco del comité de seguimiento para los PO II;
• b) en relación con las subvenciones que contempla el artículo 25, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) nº 223/2014, la pista de auditoría permitirá que los importes agregados certificados a la Comisión se concilien con los registros contables detallados y los documentos justificativos de que disponen la autoridad de certificación, la autoridad de gestión, los organismos intermediarios y los beneficiarios en relación con las operaciones cofinanciadas en el marco del programa operativo;
• c) en relación con las subvenciones en virtud del artículo 25, apartado 1, letras b) y c), la pista de auditoría permitirá que los importes agregados certificados a la Comisión se concilien con los datos detallados relacionados con las realizaciones o los resultados y los documentos justificativos de que disponen la autoridad de certificación, la autoridad de gestión, los organismos intermediarios y los beneficiarios, incluidos, si procede, documentos relativos al método para establecer los baremos estándar de los costes unitarios y las cantidades a tanto alzado, en lo relativo a las operaciones cofinanciadas en el marco del programa operativo;
• d) en relación con los costes determinados de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) nº 223/2014, la pista de auditoría demostrará y justificará, en su caso, el método de cálculo y la base sobre la que se han decidido las tasas uniformes y los costes directos subvencionables o los costes declarados en el marco de otras categorías seleccionadas a las que se aplica la tasa uniforme;
• e) en relación con los costes determinados de conformidad con el artículo 26, apartado 2, letras b), c) y e), y el artículo 26, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento (UE) nº 223/2014, la pista de auditoría permitirá justificar los costes directos subvencionables o los costes declarados en el marco de otra categoría de gastos, o los costes a los que se aplica una tasa uniforme;
• f) la pista de auditoría deberá permitir que se verifique el pago de la contribución pública al beneficiario;
• g) para cada operación, en su caso, la pista de auditoría deberá incluir las especificaciones técnicas y el plan de financiación, los documentos relativos a la autorización de la ayuda, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, los informes del beneficiario y los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo;
• h) la pista de auditoría deberá incluir información sobre las auditorías y las verificaciones de la gestión llevadas a cabo en relación con la operación;
• i) la pista de auditoría permitirá conciliar los datos relativos a los indicadores de ejecución para la operación con los datos y los resultados notificados y, en su caso, los objetivos del programa.

Para los gastos contemplados en las letras c) y d), la pista de auditoría deberá permitir que el método de cálculo utilizado por la autoridad de gestión pueda verificarse en lo relativo al cumplimiento del artículo 25, apartado 3, del Reglamento (UE) nº 223/2014.

2. La autoridad de gestión velará por que haya un registro disponible de la identidad y la ubicación de los organismos que conservan todos los documentos justificativos necesarios para garantizar una pista de auditoría adecuada que cumpla con todos los requisitos mínimos establecidos en el apartado 1.

El presente artículo se aplicará a partir del 1 de diciembre de 2014 por lo que se refiere a la información sobre los datos registrados y almacenados a que se hace referencia en el anexo I, según establece el artículo 10. LE0000529718_20140521

Artículo 4 Utilización de los datos recabados durante las auditorías realizadas por los servicios de la Comisión o por representantes autorizados de la Comisión [Artículo 34, apartado 8, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. La Comisión tomará todas las medidas necesarias para evitar la difusión o el acceso no autorizados a los datos recogidos por la Comisión en el curso de sus auditorías.

2. La Comisión utilizará los datos recopilados durante sus auditorías con el único fin de asumir sus responsabilidades en virtud del artículo 36 del Reglamento (UE) nº 223/2014. El Tribunal de Cuentas Europeo y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude tendrán acceso a la información recogida.

3. Los datos recabados no se enviarán, sin el acuerdo expreso del Estado miembro que los facilita, a ninguna persona en los Estados miembros o en las instituciones de la Unión cuyas responsabilidades no requieran tener acceso a tales datos en virtud de los reglamentos aplicables.

Artículo 5 Auditorías de las operaciones [Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. Las auditorías de las operaciones se efectuarán para cada ejercicio contable en relación con una muestra de las operaciones seleccionada según un método establecido o aprobado por la autoridad de auditoría de conformidad con el artículo 6 del presente Reglamento.

2. Las auditorías de las operaciones se llevarán a cabo sobre la base de los documentos justificativos que constituyen la pista de auditoría y verificarán la legalidad y la regularidad del gasto declarado a la Comisión, incluidos los siguientes aspectos:

• a) que la operación se seleccionó de acuerdo con los criterios de selección para el programa operativo, no se completó físicamente ni se ejecutó plenamente antes de que el beneficiario presentara la solicitud de financiación con cargo al programa operativo, se ha ejecutado de conformidad con la decisión aprobatoria y en el momento de la auditoría cumplía todas las condiciones aplicables respecto a su funcionalidad, su uso, y los objetivos que han de alcanzarse;
• b) que el gasto declarado a la Comisión se corresponde con lo que consta en los registros contables y que los documentos justificativos requeridos demuestran una pista de auditoría adecuada según lo dispuesto en el artículo 3 del presente Reglamento;
• c) que para el gasto declarado a la Comisión en virtud del artículo 25, apartado 1, letras b) y c), se han entregado las realizaciones y los resultados que justifican los pagos al beneficiario, los datos de los participantes, en su caso, u otros registros relacionados con las realizaciones y los resultados están en consonancia con la información facilitada a la Comisión y que la documentación justificativa necesaria demuestra una pista de auditoría adecuada según lo dispuesto en el artículo 3 del presente Reglamento.

Las auditorías también verificarán que se ha abonado la contribución pública al beneficiario de conformidad con el artículo 42, apartado 2, del Reglamento (UE) nº 223/2014.

3. Las auditorías de las operaciones, en su caso, incluirán la verificación in situ de la ejecución física de la operación.

4. Las auditorías de operaciones verificarán la precisión e integridad del gasto correspondiente registrado por la autoridad de certificación en su sistema contable y la reconciliación de la pista de auditoría a todos los niveles.

5. Si los problemas detectados parecen ser de carácter sistémico y, por tanto, entrañan un riesgo para otras operaciones del programa operativo, la autoridad de auditoría garantizará que se realizan exámenes adicionales, incluidas, cuando sea necesario, nuevas auditorías a fin de determinar el alcance de los problemas, y recomendará las medidas correctoras necesarias.

6. Solo los gastos que entran en el ámbito de una auditoría realizada de conformidad con el apartado 1 se incluirán en el importe de los gastos auditados, a los efectos de informar a la Comisión sobre la cobertura anual. A estos efectos, se utilizará el modelo para el informe de control establecido sobre la base del artículo 34, apartado 6, del Reglamento (UE) nº 223/2014.

Artículo 6 Metodología para seleccionar la muestra de operaciones [Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. La autoridad de auditoría definirá el método para seleccionar la muestra (el «método de muestreo») de conformidad con los requisitos establecidos en el presente artículo, para lo que tendrá en cuenta las normas de auditoría aceptadas a escala internacional, como INTOSAI, la IFAC y el IIA.

2. Además de las explicaciones facilitadas en la estrategia de auditoría, la autoridad de auditoría llevará un registro de la documentación y los criterios profesionales utilizados para definir los métodos de muestreo, que abarcarán las fases de planificación, selección, pruebas y evaluación, a fin de demostrar que el método establecido es adecuado.

3. La muestra será representativa de la población de la que se selecciona y permitirá a la autoridad de auditoría elaborar un dictamen de auditoría válido de conformidad con el artículo 34, apartado 5, letra a), del Reglamento (UE) nº 223/2014. Esa población incluirá los gastos de un programa operativo incluido en las solicitudes de pago presentadas a la Comisión de conformidad con el Artículo 41 del Reglamento (UE) nº 223/2014 para un ejercicio contable determinado. La muestra podrá seleccionarse durante el ejercicio contable o después del mismo.

4. A los efectos de aplicación del artículo 34, apartado 1, del Reglamento (UE) nº 223/2014, un método de muestreo es estadístico cuando asegura:

• i) una selección aleatoria de los elementos de la muestra,
• ii) el uso de la teoría de la probabilidad para evaluar resultados de la muestra, incluyendo la medición y el control del riesgo de muestreo y de la precisión planificada y lograda.

5. El método de muestreo garantizará una selección aleatoria de cada unidad de muestra de la población, para lo que se utilizan números al azar generados para cada unidad de población a fin de seleccionar las unidades que constituirán la muestra o mediante una selección sistemática con la utilización de una referencia aleatoria para después aplicar una regla sistemática a fin de seleccionar más elementos adicionales.

6. La autoridad de auditoría determinará la unidad de muestreo sobre la base de un criterio profesional. La unidad de muestreo podrá ser una operación o un proyecto dentro de una operación o una reclamación de pago de un beneficiario. La información sobre el tipo de unidad de muestra determinada y el criterio profesional utilizado para ese fin se incluirán en el informe de control.

7. Si el gasto total relativo a la unidad de muestreo para el ejercicio contable es un importe negativo, se excluirá de la población a que hace referencia el anterior apartado 3 y se auditará por separado. La autoridad de auditoría también podrá extraer una muestra de esta población independiente.

8. Cuando las condiciones para el control proporcional previsto en el artículo 58, apartado 1, del Reglamento (UE) nº 223/2014 sean aplicables, la autoridad de auditoría podrá excluir los elementos contemplados en el citado artículo de la población que constituirá la muestra. Si la operación de que se trate ya se ha seleccionado en la muestra, la autoridad de auditoría la reemplazará con la utilización de la selección aleatoria apropiada.

9. Todo el gasto declarado a la Comisión en la muestra estará sujeto a auditoría.

Cuando las unidades de muestreo seleccionadas incluyan una gran cantidad de solicitudes de pago o facturas subyacentes, la autoridad de auditoría podrá auditarlas mediante submuestreo, para lo que deberá seleccionar las solicitudes de pago o las facturas subyacentes mediante la aplicación de los mismos parámetros de muestreo utilizados para seleccionar las unidades de muestreo de la muestra principal.

En ese caso, se calcularán tamaños de muestra apropiados dentro de cada unidad de muestreo que se vaya a auditar y, en cualquier caso, no constituirán menos de 30 solicitudes de pago o facturas subyacentes para cada unidad de muestra.

10. La autoridad de auditoría podrá estratificar una población dividiéndola en subpoblaciones, cada una de las cuales constituirá un grupo de unidades de muestreo con características similares, en particular en términos de riesgo o de tasa de error prevista, o cuando la población incluya operaciones constituidas por contribuciones financieras de un programa operativo a ítems de valor elevado.

11. La autoridad de auditoría evaluará la fiabilidad del sistema como alta, media o baja, para lo que se basará en los resultados de las auditorías de sistemas a fin de determinar los parámetros técnicos de muestro, de forma que el nivel combinado de garantías obtenidas de las auditorías de sistemas y de las auditorías de las operaciones sea alto. En el caso de un sistema cuya evaluación resulte en un nivel alto de fiabilidad, el nivel de confianza utilizado en las operaciones de muestreo no debe ser inferior al 60%. En el caso de un sistema cuya evaluación resulte en un nivel bajo de fiabilidad, el nivel de confianza utilizado en las operaciones de muestreo no debe ser inferior al 90%. El nivel de tolerancia máximo será del 2% de los gastos contemplados en el apartado 3.

12. Allí donde se hayan detectado irregularidades o un riesgo de irregularidades, la autoridad de auditoría decidirá sobre la base de un criterio profesional, si es necesario auditar una muestra complementaria de operaciones adicionales o partes de operaciones que no fueron objeto de auditoría en la muestra aleatoria con el fin de tener en cuenta los factores de riesgo específicos identificados.

13. La autoridad de auditoría analizará los resultados de las auditorías de la muestra complementaria por separado, extraerá conclusiones sobre la base de esos resultados y los comunicará a la Comisión en el informe de control anual. Las irregularidades detectadas en la muestra complementaria no se incluirán en el cálculo del error aleatorio previsto de la muestra aleatoria.

14. Conforme a los resultados de las auditorías de las operaciones para el dictamen de auditoría y el informe de control que contempla el artículo 34, apartado 5, letras a) y b), del Reglamento (UE) nº 223/2014, la autoridad de auditoría calculará una tasa de error total, que equivaldrá a la suma de los errores aleatorios previstos y, si procede, los errores sistémicos y los errores anómalos sin corregir, dividida entre la población.

Artículo 7 Auditorías de las cuentas [Artículo 34, apartado 7, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. La autoridad de auditoría realizará las auditorías de las cuentas a las que se hace referencia en el artículo 49, apartado 1, del Reglamento (UE) nº 223/2014 para cada ejercicio contable.

2. La auditoría de las cuentas ofrecerá garantías razonables de la integridad, precisión y veracidad de los importes declarados en las cuentas.

3. A efectos de los apartados 1 y 2, la autoridad de auditoría tendrá en cuenta, en particular, los resultados de las auditorías del sistema realizadas a la autoridad de certificación y los resultados de las auditorías sobre las operaciones.

4. La auditoría del sistema incluirá la verificación de la fiabilidad del sistema contable de la autoridad de certificación y, por medio de una muestra, de la precisión del gasto, de los importes retirados y los importes recuperados registrados en el sistema contable de la autoridad de certificación.

5. A los efectos del dictamen de auditoría, con el fin de concluir que las cuentas son verídicas y justas, la autoridad de auditoría deberá verificar que todos los elementos exigidos por el artículo 49 del Reglamento (UE) nº 223/2014 están correctamente incluidos en las cuentas y corresponden a los registros contables de apoyo mantenidos por todas las autoridades u organismos pertinentes y todos los beneficiarios durante el trabajo de auditoría realizado por la autoridad de auditoría. En particular, sobre la base de las cuentas que se le proporcionen antes de la autoridad de certificación, comprobará que:

• a) la cantidad total del gasto público subvencionable declarado en virtud del artículo 49, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) nº 223/2014 es conforme al gasto y a la contribución pública correspondiente que se incluyen en las solicitudes de pago presentadas a la Comisión para el ejercicio contable pertinente y, en caso de encontrar discrepancias, se han facilitado explicaciones adecuadas en las cuentas de conciliación;
• b) los importes retirados y recuperados durante el ejercicio contable, los importes que tendrán que recuperarse al final del año fiscal y los importes irrecuperables presentados en las cuentas se corresponden con los importes introducidos en los sistemas contables de la autoridad de certificación y se basan en decisiones de la autoridad de gestión o la autoridad de certificación responsable;
• c) el gasto se ha excluido de las cuentas de conformidad con el artículo 49, apartado 2, del Reglamento (UE) nº 223/2014, en su caso, y todas las correcciones necesarias se reflejan en las cuentas correspondientes al ejercicio contable de que se trate.

Las verificaciones a que se hace referencia en las letras b) y c) podrán realizarse sobre la base de una muestra.

Artículo 8 Criterios para determinar graves deficiencias en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control [Artículo 55, apartado 4, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. La Comisión basará su evaluación sobre el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control en los resultados de todas las auditorías de sistemas disponibles, incluidas las pruebas de los controles y de las auditorías de las operaciones.

La evaluación cubrirá el entorno de control interno del programa, las actividades de gestión y control de las autoridades de gestión y de certificación, la supervisión por parte de la autoridad gestión y certificación y las actividades de control de la autoridad de auditoría, y se basará en la verificación del cumplimiento de los requisitos clave establecidos en el anexo II, cuadro 1.

El cumplimiento de estos requisitos clave se evaluará sobre la base de las categorías que se recogen en el anexo II, cuadro 2.

2. Los principales tipos de deficiencias graves en el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control estarán constituidos por casos en los que los requisitos clave contemplados en el anexo II, cuadro 1, puntos 2, 4, 5, 13, 15, 16 y 18, o en que dos o más de los otros requisitos clave del anexo II, cuadro 1, se evalúan como pertenecientes a las categorías 3 o 4 del anexo II, cuadro 2.

Artículo 9 Criterios para aplicar tasas uniformes o correcciones financieras extrapoladas y criterios para determinar el nivel de corrección financiera [Artículo 55, apartado 4, del Reglamento (UE) nº 223/2014]

1. Se aplicarán correcciones financieras para un programa operativo o parte de él, cuando la Comisión descubra una o más deficiencias graves en el funcionamiento del sistema de gestión y control.

Sin perjuicio del párrafo primero, se aplicarán correcciones financieras extrapoladas para la totalidad o parte de un programa operativo, cuando la Comisión detecte irregularidades sistémicas en una muestra representativa de las operaciones, lo que permite una cuantificación más precisa del riesgo para el presupuesto de la Unión. En este caso, los resultados del examen de la muestra representativa se extrapolarán al resto de la población de la que se extrajo la muestra para fines de determinación de la corrección financiera.

2. El nivel de corrección a tasa uniforme se fijará teniendo en cuenta los siguientes elementos:

• a) la importancia relativa de la deficiencia grave (o deficiencias graves) en el contexto del sistema de gestión y control en su conjunto;
• b) la frecuencia y el alcance de la deficiencia grave (o deficiencias graves);
• c) el grado de riesgo de pérdida para el presupuesto de la Unión.

3. Teniendo en cuenta estos elementos, el nivel de la corrección financiera se fijará como sigue:

• a) cuando las deficiencias graves en el sistema de gestión y control sean tan fundamentales, frecuentes o generalizadas, que representen un fracaso completo del sistema que pone en riesgo la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate, se aplicará una tasa uniforme del 100%;
• b) cuando las deficiencias graves en el sistema de gestión y control sean tan frecuentes y generalizadas que representen un fracaso muy grave del sistema que pone en riesgo la legalidad y la regularidad de una proporción muy alta de los gastos en cuestión, se aplicará una tasa uniforme del 25%;
• c) cuando las deficiencias graves del sistema de gestión y control se deban a que este no funciona totalmente o funciona tan mal o con demasiada poca frecuencia que plantea un riesgo para la legalidad y la regularidad de una gran parte del gasto de que se trate, se aplicará una tasa uniforme del 10%;
• d) cuando las deficiencias graves en el sistema de gestión y control se deban a que el sistema no funciona coherentemente, de forma que pone en riesgo la legalidad y la regularidad de una proporción significativa de los gastos en cuestión, se aplicará una tasa uniforme del 5%.

4. Cuando la aplicación de un tipo fijo establecido de conformidad con el apartado 3 sea desproporcionada, se podrá reducir el nivel de corrección.

5. Si, debido a que las autoridades responsables no adoptan las medidas correctoras necesarias tras la aplicación de una corrección financiera en un ejercicio contable, se identifican las mismas deficiencias graves en un ejercicio contable posterior, su persistencia justificará el aumento de la tasa de corrección a un nivel que no exceda el de la categoría superior siguiente.

Artículo 10

El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El artículo 3 se aplicará a partir del 1 de diciembre de 2014 por lo que se refiere a la información sobre los datos registrados y almacenados a que se hace referencia en el anexo I.