1 Normativa reguladora

Las partes se obligan a respetar las disposiciones y las exigencias establecidas en la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal: la Ley orgánica 15/1999; el Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999; la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y deberes en materia de información y documentación clínica y los criterios al respecto previstos por la legislación autonómica: Ley 8/2008, de 10 de julio, de salud de Galicia; la Ley 3/2001, de 28 de marzo, reguladora del consentimiento informado y de la historia clínica de los pacientes, modificada por la Ley 3/2005, de 7 de marzo; el Decreto 29/2009, de 5 de febrero, por el que se regula el uso y acceso a la historia clínica electrónica, modificado por el Decreto 164/2013, de 24 de octubre; y por el resto de la normativa de desarrollo.

2 Finalidad

2.1 La finalidad de este convenio es articular la cesión de datos de carácter personal y el acceso al sistema Ianus para cumplir las funciones encomendadas al Instituto Social de la Marina relativas a los reconocimientos médicos de embarque marítimo, permitiendo el acceso a los datos personales relativos a antecedentes sanitarios necesarios para obtener unos resultados más eficaces en materia de salud laboral y de protección de la salud de loa trabajadores que van a desarrollar su actividad laboral embarcados.

2.2 El Instituto Social de la Marina se obliga, por el solo hecho de la cesión, a la observancia de las disposiciones de la LOPD y del Real decreto 1720/2007, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 11.5 de la citada LOPD.

2.3 El Instituto Social de la Marina podrá tener acceso y tratar los datos de carácter personal contenidos en el sistema Ianus, siempre que ello resulte imprescindible para la ejecución de los trabajos, actividades y/o de las obligaciones contraídas en virtud del presente convenio, y en todo caso limitándose a la información de carácter sanitario de los candidatos que deseen ejercer una actividad profesional a bordo de un buque de bandera española.

2.4 El Instituto Social de la Marina y las personas que se encarguen del tratamiento pueden tener acceso a datos de carácter personal reales y no sometidos a ningún tipo de disociación. En particular, será necesario acceder a datos relativos a la salud de los ciudadanos, que son datos protegidos especialmente –de conformidad con los artículos 7 y 8 de la Ley orgánica 15/1999. En este sentido, las medidas de seguridad exigibles a los ficheros y tratamientos son las correspondientes al nivel alto, de conformidad con el Real decreto 1720/2007.

3 Instrucciones para acceder a los datos de carácter personal

Cuando las personas que, por cuenta del Instituto Social de la Marina, accedan a datos de carácter personal, deben hacerlo de la manera siguiente y con estas condiciones:

• 1. El acceso debe entenderse siempre subsumido dentro de la categoría de cesión de datos conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la LOPD, y no como un acceso a los datos por cuenta de terceros. Por tanto, el Instituto Social de la Marina mantiene en cualquier caso la condición de destinatario o cesionario con relación a los datos en cuestión.
• 2. A los efectos del acceso y del tratamiento, el Instituto Social de la Marina queda obligado con carácter general por el deber de confidencialidad y seguridad de los datos de carácter personal.
• 3. Con carácter específico, en todas las previsiones de las actividades que forman parte del ejercicio de sus funciones el Instituto Social de la Marina está sujeto a las disposiciones siguientes, que concretan –de conformidad con el artículo 9 de la Ley orgánica 15/1999– los requisitos y las condiciones que deben cumplir los sistemas y las personas que participen en el tratamiento de los datos:
  • a) Deben utilizarse los datos de carácter personal única y exclusivamente para las finalidades determinadas en este convenio, para aquellos aspectos relacionados con sus competencias.
  • b) Es necesario obtener el consentimiento de las personas afectadas para la cesión de los datos con la finalidad indicada siguiendo el modelo de consentimiento que se anexa a este convenio. Además, es preciso tener al tanto de dicho consentimiento a la Consellería de Sanidade. Para lo cual:
    • i. En cada acceso que se realice, el usuario que acceda indicará expresamente que se ha recabado dicho consentimiento del paciente como parte de la justificación del acceso que el sistema Ianus requiere.
    • ii. El Instituto Social de la Marina pondrá a disposición de los responsables de seguridad y de los organismos de inspección de la Consellería de Sanidade dichos documentos, cuando así se le requiera.

    En caso de que la Consellería de Sanidade ponga en marcha el consentimiento del paciente por vía electrónica mediante la firma con DNI electrónico, bastará con la habilitación de este mecanismo en el sistema Ianus para que se considere un método válido y alternativo al modelo de consentimiento antes citado.

  • c) Para garantizar la privacidad en las comunicaciones, el acceso al sistema Ianus se realizará exclusivamente a través de la Red SARA (Sistemas de Aplicaciones y Redes para las Administraciones), conjunto de infraestructuras de comunicaciones y servicios básicos que conecta las Administraciones públicas españolas e instituciones europeas facilitando el intercambio de información y el acceso a los servicios. El Instituto Social de la Marina y la Consellería de Sanidade realizarán las gestiones necesarias para conseguir habilitar el acceso a través de dicha red.
  • d) La Consellería de Sanidade decidirá el método y protocolos de seguridad a aplicar en el acceso al sistema Ianus.
  • e) En todas las previsiones de las actividades que forman parte del ejercicio de sus funciones, es necesario aplicar las medidas de índole técnica y organizativa que establece el artículo 9 de la Ley orgánica 15/1999 con el fin de garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar la alteración, la pérdida y el tratamiento no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, tanto si provienen de la acción humana como de los medios físico o natural.
  • f) Es imprescindible obligar al secreto profesional con relación a los datos de carácter personal a las personas que intervengan por cuenta del Instituto Social de la Marina en cualquier fase del tratamiento de los datos. Esta obligación subsiste incluso después de que se haya extinguido su relación de colaboración con la Consellería de Sanidade.
  • g) El Instituto Social de la Marina se obliga al cumplimiento de los procedimientos de identificación, autenticación y control de acceso de usuarios establecidos en los sistemas de información de la Consellería de Sanidade, debiendo comunicar las altas y bajas de usuarios que se produzcan en relación con los empleados de su organización, conforme a las instrucciones facilitadas en cada momento por la Consellería de Sanidade.
  • h) Sólo se concederá usuario de acceso al personal licenciado ó diplomado sanitario que tenga encomendadas funciones relacionadas con el objeto de este convenio. Antes de la concesión del usuario de acceso, el personal deberá firmar un acuerdo de confidencialidad que proporcionará la Consellería de Sanidade y el Instituto Social de la Marina se encargará de recabar y remitir. El acceso estará exclusivamente autorizado a la información necesaria y respecto de los trabajadores a los que se realicen los preceptivos reconocimientos médicos de embarque marítimo actividades objeto del presente convenio
  • i) El Instituto Social de la Marina debe comunicar y hacer cumplir a sus empleados que tengan acceso a los datos de carácter personal las obligaciones establecidas en los apartados anteriores, especialmente las relativas al deber de secreto y a las medidas de seguridad.
  • j) La Consellería de Sanidade realizará de forma periódica auditorías de control del acceso a los datos que realizan los usuarios del Instituto Social de la Marina. En caso de detectar usos anómalos o sospechosos procederá a deshabilitar el usuario, sin perjuicio de otras acciones administrativas, penales o de otra índole que puedan ser de aplicación.
  • k) El Instituto Social de la Marina no puede hacer copias, volcados o cualquier otra operación de conservación de datos con finalidades diferentes de las establecidas en este convenio con relación a los datos de carácter personal a los que tenga acceso.
  • l) Respecto a los aspectos relacionados con las competencias de la Subdirección Xeral de Sistemas y Tecnoloxías da Información de la Secretaría Xeral Técnica de la Consellería de Sanidade, el Instituto Social de la Marina debe informarla inmediatamente sobre cualquier incidencia en los sistemas de tratamiento y gestión de la información que haya tenido o pueda tener como consecuencia de la alteración, la pérdida y el acceso a datos de carácter personal y la revelación a terceras personas de información confidencial obtenida mientras el Instituto Social de la Marina cumplía sus funciones y mientras dure la relación de colaboración.
  • m) Tanto para la ejecución de las auditorías contempladas en el Real decreto 1720/2007 como en caso de que la Agencia Española de Protección de Datos haga inspecciones o requerimientos a la Consellería de Sanidade o al Instituto Social de la Marina, ambas partes se comprometen a proporcionar la información requerida para facilitar en todo momento las actuaciones previstas legalmente y a adoptar las medidas que se consideren oportunas derivadas de dichas actuaciones.
  • n) En caso de que el Instituto Social de la Marina destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las obligaciones especificadas o cualquier otra exigible por la normativa, será considerado responsable del tratamiento, por lo que deberá responder de las infracciones en que haya incurrido personalmente, de conformidad con el artículo 11.5 de la Ley orgánica 15/1999. Además, quedará sujeto –en su caso– al régimen sancionador establecido en virtud de los artículos 43-49 de la Ley. Además, el Instituto Social de la Marina está sujeto a las mismas condiciones y obligaciones descritas previamente en este convenio respecto al acceso y al tratamiento de cualquier documento, dato, norma y procedimiento que pertenezcan a la Consellería de Sanidade y a que pueda tener acceso.

4 Propiedad intelectual

4.1 El Instituto Social de la Marina reconoce los derechos derivados de la Ley de la propiedad intelectual a favor de la Consellería de Sanidade, tanto del componente de software utilizado como del conjunto de documentos, diagramas, esquemas y otros elementos previos que lo forman.

4.2 La Consellería de Sanidade cede su componente de software sólo para que lo utilice el Instituto Social de la Marina, lo que exceptúa su reproducción, cesión, distribución y transformación. El Instituto Social de la Marina se compromete a no ceder su uso –parcial o total– de ninguna manera ni a ponerlo a disposición de terceras personas.

5 Duración del convenio

5.1 El presente convenio entra en vigor a partir de la fecha en que se firme y tendrá una vigencia de un año, contado a partir del día de la firma, a cuyo término se entenderá tácitamente prorrogado por periodos de un año, salvo denuncia por cualquiera de las partes con una antelación mínima de un mes a la fecha de su vencimiento.

5.2 Este convenio queda resuelto en los casos siguientes:

• a) Cuando el acceso y el tratamiento de los datos dejen de ser necesarios para la finalidad acordada.
• b) Por acuerdo mutuo y por escrito de las partes, en las condiciones que estipulen.
• c) Cuando se dé la imposibilidad justificada de cumplir el objeto del convenio.

5.3 Al extinguirse este convenio seguirán vigentes para cada parte las cláusulas que se hayan incluido con la intención expresa o implícita de vincularlas después de la extinción de la relación.

6 Financiación

Las actuaciones previstas en el presente contrato no generarán costes ni darán lugar a contraprestaciones financieras entre las partes.

7 Jurisdicción

El presente convenio tiene naturaleza administrativa y la resolución de las cuestiones litigiosas que se susciten sobre el mismo será competencia de la jurisdicción contencioso-administrativa.

Como muestra de conformidad, firmamos este convenio en dos ejemplares.