Ref. ECE/ENV/2015//382/ENV/589.

26 de octubre de 2015.

Excmo. Sr. D. Pablo Saavedra Inaraja.

Secretario de Estado de Medio Ambiente.

Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente de España.

Madrid.

«Excelentísimo Señor:

Tengo el honor de referirme a la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre registros de emisiones y transferencias de contaminantes (PRTR), el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa que se celebrará por invitación del Reino de España, en Madrid (España), del 24 al 27 de noviembre de 2015.

Mediante la presente carta, quisiera obtener la aceptación por el Reino de España de los siguientes detalles.

1. La Secretaría del Protocolo sobre PRTR invitará a los participantes en la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre registros de emisiones y transferencias de contaminantes (PRTR), el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa (en lo sucesivo, a menos que se indique otra cosa, las reuniones) de conformidad con el reglamento interno de las Reuniones de las Partes en el Protocolo sobre PRTR, con una participación de alrededor de 150 asistentes, representantes de países pertenecientes y no pertenecientes a la CEPE, agencias especializadas y relacionadas, otras organizaciones intergubernamentales, funcionarios de la Secretaría de las Naciones Unidas y otros participantes del mundo académico, expertos, y el sector privado.

2. El Reino de España proporcionará instalaciones adecuadas para estos actos, incluido el espacio para las reuniones y de oficinas, personal, material y equipos de oficina, como se detalla en el Anexo I. El Reino de España prestará el oportuno servicio médico de primeros auxilios en emergencias, y, para los casos graves, garantizará el inmediato traslado e ingreso en un hospital. El Reino de España proporcionará su total asistencia para hacer las gestiones necesarias en caso de fallecimiento.

3. El Reino de España cubrirá los costes de pasajes y hotel de hasta 3 miembros de la Secretaría de la CEPE-ONU.

4. La Convención de 13 de febrero de 1946 sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, de la que España es Parte, será aplicable, mutatis mutandis, por lo que respecta a las reuniones, excepto el artículo II, sección 3. En especial:

• (a) Los representantes de los Estados disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorga el artículo IV de la Convención;
• (b) Los funcionarios de las Naciones Unidas que participen o ejerzan funciones en relación con la sesión de trabajo disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorgan los artículos V y VII de la Convención;
• (c) Los participantes invitados por las Naciones Unidas disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorga a los expertos en misión para las Naciones Unidas el artículo VI de la Convención;
• (d) Los funcionarios de los organismos especializados que participen en las reuniones disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorgan los artículos VI y VIII de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de los Organismos Especializados.

5. Sin perjuicio de las disposiciones de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, todos los participantes y las personas que ejerzan funciones en relación con las reuniones disfrutarán de los privilegios e inmunidades, facilidades y atenciones que sean necesarias para el ejercicio con independencia de sus funciones mencionadas.

6. El personal facilitado por el Reino de España en aplicación del presente Acuerdo gozará de inmunidad procesal por los actos que realice con carácter oficial, incluidas sus manifestaciones orales o escritas, en relación con las reuniones.

7. Todos los participantes y todas las personas que ejerzan funciones en relación con las reuniones tendrán derecho a entrar y salir sin obstáculos de España. Los visados y permisos de entrada, cuando sean necesarios, se concederán a título gratuito y se emitirán tan pronto como sea posible por las misiones españolas en el extranjero. Ello no excluye la presentación por el Reino de España de objeciones bien fundadas en relación con alguna persona en especial. Dichas objeciones, sin embargo, deben estar relacionadas con asuntos delictivos o de seguridad y no con la condición nacional, religiosa, profesional o política del interesado.

8. El Reino de España será responsable de hacer frente a cualquier acción judicial, reclamación u otra demanda contra las Naciones Unidas que derive de (i) lesiones a las personas o desperfectos materiales en los locales de conferencias u oficinas facilitados para las reuniones; (ii) los transportes facilitados por el Reino de España; y (iii) la contratación de personal para las reuniones facilitado o concertado por el Reino de España; este eximirá de responsabilidad a las Naciones Unidas y a su personal respecto a las mencionadas acciones judiciales, reclamaciones u otras demandas.

9. Las salas, oficinas e instalaciones facilitadas por el Reino de España para las reuniones, serán la zona de conferencias, que constituirán los locales de las Naciones Unidas en el sentido del artículo II, sección 3 de la Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas, de 13 de febrero de 1946, durante el transcurso de las reuniones, incluidas las fases de preparación y cierre.

10. El Reino de España notificará a las autoridades locales la celebración de las reuniones y adoptará las medidas de seguridad pertinentes.

11. Las Partes se esforzarán en solucionar de forma amistosa y de buena fe toda controversia que surja de la interpretación y aplicación del presente Acuerdo. En el supuesto de no alcanzarse un arreglo amistoso, se iniciará un arbitraje de conformidad con las reglas aplicables vigentes del CNUDMI.»

Tengo el honor de proponer que la presente carta y su confirmación por escrito de lo anterior constituyan un Acuerdo entre las Naciones Unidas y el Reino de España sobre la acogida y organización de la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre PRTR, el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa (Madrid (España), del 24 al 27 de noviembre de 2015). El Acuerdo entrará en vigor en la fecha en que se reciba la notificación, por parte del Reino de España, de que se han completado las formalidades internas necesarias a tal fin.

No obstante lo anterior, el Acuerdo surtirá efecto provisionalmente desde la fecha de su respuesta y permanecerá en vigor durante el transcurso de las reuniones y el periodo adicional que sea necesario para la preparación y clausura, sin que la duración total del mismo sea superior a un año.

Le ruego acepte, Excelentísimo Señor, el testimonio de mi más alta consideración.–Christian Friis Bach.

Adjunto: Anexo I.

ANEXO I

Instalaciones y personal necesario para la organización de la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre PRTR, el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa que se celebrará en Madrid (España), del 24 al 27 de noviembre de 2015

A. Instalaciones para las reuniones y espacio de oficinas

1. Participación.

1.1 La participación en las respectivas reuniones incluirá a delegados de las Partes en el Protocolo sobre PRTR, y, de conformidad con la regla 6 del reglamento interno de las reuniones de las Partes en el Protocolo (RoPP), incluirá también a firmantes y a otros Estados, organizaciones de integración económica regional, las Naciones Unidas, sus organismos especializados y el Organismo Internacional de la Energía Atómica, y las organizaciones intergubernamentales y no gubernamentales pertinentes. El personal de la secretaría de la CEPE-ONU encargado del Protocolo sobre PRTR (en lo sucesivo secretaría de la CEPE-ONU) prestará servicios en las reuniones.

1.2 De conformidad con las reglas 7 y 23 del RoPP, las reuniones serán públicas. El Reino de España colaborará con la secretaría de la CEPE-ONU para organizar los procedimientos de registro apropiados, con el fin de facilitar el acceso al público, garantizando a la vez la seguridad adecuada.http://aimed.at/

2. Instalaciones para la sede de las reuniones.

2.1 La Mesa Redonda Mundial sobre PRTR se desarrollará del 24 (p.m.) al 25 de noviembre de 2015, la cuarta reunión del Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR del 26 al 27 (a.m.) de noviembre de 2015, y la octava reunión de la Mesa del Protocolo sobre PRTR tendrá lugar el 27 (p.m.) de noviembre de 2015.

2.2 La sede de los actos, incluidas todas las salas de reuniones y la oficina de la secretaría, deben estar disponibles para el montaje con antelación suficiente para la apertura del registro en la tarde del 24 de noviembre de 2015.

2.3 Las instalaciones de la sede incluirán lo siguiente:

• 2.3.1 La primera sala de reuniones, para la Mesa Redonda Mundial sobre PRTR y la cuarta reunión del Grupo de trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR, con asientos para alrededor de 150 delegados, incluido suficiente espacio en la mesa para cada delegación (incluidas las delegaciones observadoras con arreglo a la regla 6 del RoPP), preparadas para interpretación simultánea en inglés, francés y ruso. El equipamiento para la interpretación será de un nivel similar al del Palacio de las Naciones de Ginebra, con un número suficiente de micrófonos y auriculares que permita que todas las delegaciones puedan participar en los debates desde sus asientos. Las cabinas de interpretación estarán debidamente aisladas;
• 2.3.2 La segunda sala de reunión para la reunión de la Mesa para alrededor de 15 personas, para el 27 (a.m.) de noviembre de 2015;
• 2.3.3 Una sala para la oficina de la secretaría de la CEPE, del 23 al 27 de noviembre de 2015, con acceso fuera de la jornada laboral;
• 2.3.4 Mostrador (o mostradores) de información y registro cerca de la entrada a los locales;
• 2.3.5 Controles de seguridad (ver el apartado 8 sobre necesidades especiales de seguridad);
• 2.3.6 Instalaciones bancarias en los locales o próximas a la sede (preparadas para hacer efectivos cheques de viaje).

B. Equipos y material de oficina

3.1 La sede de las reuniones deberá disponer de una red inalámbrica con acceso seguro a Internet que proporcione direcciones IP suficientes para los participantes en las reuniones y capacidad para mantener conexiones simultáneas de los usuarios con varios dispositivos, siendo lo óptimo que el acceso quede restringido a los participantes.

3. Preparación de las salas de reuniones

3.2 En la primera sala de reunión para 150 participantes (24 a 26 de noviembre de 2015):

• 3.2.1 Un PC/ordenador portátil conectado a un proyector de datos para presentaciones electrónico (p. ej., Powerpoint, presentaciones en directo por Internet); dos pantallas en el estrado para la presidencia y la secretaría para proyectar borradores de textos;
• 3.2.3 puntos en el estrado para conectar 2 ordenadores portátiles para la secretaría;
• 3.2.4 placas con el nombre (letras de 3.8 cm como mínimo) y soportes (de 30,5 por 10,75 cm, como mínimo) para las delegaciones y funcionarios, para las mesas de la sala de reuniones (proporcionadas por el Reino de España conforme a la información facilitada por la CEPE-ONU);
• 3.2.5 la bandera nacional (de tamaño no mayor al de la bandera de la ONU) y astas para ambas (Naciones Unidas proporcionará una bandera para uso en interiores, de un tamaño a especificar por la secretaría de la CEPE-ONU);
• 3.2.6 estrado con espacio para los asientos del presidente, el secretario y los oradores (un mínimo de ocho personas en total).

3.3 Para la segunda sala para 15 participantes (27 (a.m.) de noviembre de 2015):

• 3.3.1 Equipada con sillas, mesas; micrófonos y auriculares;
• 3.3.2 acceso a Internet de alta velocidad; un PC/ordenador portátil conectado a un proyector de datos y una pantalla; suficiente número de cargadores de ordenadores portátiles y direcciones IP para los participantes;
• 3.3.3 placas con el nombre, y soportes para las mismas, para las delegaciones y funcionarios (proporcionadas por el Reino de España conforme a la información facilitada por la CEPE-ONU).

4. Preparación de la oficina de la secretaría.

4.1 La oficina de la secretaría dispondrá del siguiente equipo:

• 4.1.1 Acceso a Internet de alta velocidad (cable y/o inalámbrico) e impresora de red;
• 4.1.2 una fotocopiadora eficiente, con funciones de clasificación y grapado, y papel, con un contrato de asistencia técnica en caso de avería;
• 4.1.3 material básico de oficina (papel, bolígrafos, grapas, corrector fluido, etc.);
• 4.1.4 tres mesas, sillas, suficiente número de cargadores de ordenadores portátiles.

5. Necesidades de interpretación y traducción

5.1 El Reino de España proporcionará interpretación simultánea de alta calidad en las tres lenguas oficiales de la CEPE-ONU, esto es, inglés, francés y ruso, para:

• – la Mesa Redonda Mundial sobre PRTR (24 a 25 de noviembre de 2015);
• – la cuarta reunión del Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR (26 de noviembre de 2015);

ello requiere no sólo los equipos de intérpretes, sino también instalaciones de interpretación en las respectivas salas de reuniones.

5.2 El país de acogida podrá optar por proporcionar interpretación simultánea en su propia lengua nacional (asunto que queda a la decisión del Reino de España).

5.3 El nivel de calidad de la interpretación y traducción debe ser similar a los niveles de los servicios oficiales de interpretación y traducción de la ONU.

6. Otros preparativos.

6.1 Organizar la disponibilidad de hoteles con suficiente número de habitaciones de buena calidad y con fácil acceso a la sede de la reunión. Será posible reservar estas habitaciones con varios meses de antelación a la reunión;

6.2 Crear una página web con información sobre las cuestiones logísticas;

6.3 Garantizar el acceso de las personas con discapacidad a las instalaciones de la sede;

6.4 Organizar la disponibilidad de servicios de café, té y refrescos para los descansos en la proximidad de las salas de reuniones (gratuitos o de pago, según decida el anfitrión);

6.5 Organizar la disponibilidad de servicios de almuerzos durante las reuniones en la proximidad de la sede de las mismas (gratuitos o de pago, según decida el anfitrión);

6.6 Facilitar transporte local al personal de la secretaría entre la sede de las reuniones y el hotel, si se encuentran alejados (proporcionado por el Reino de España).

7. Comunicación con la prensa.

7.1 Ponerse en contacto con los medios de comunicación locales y nacionales para informarlos acerca del acontecimiento.

8. Necesidades especiales de seguridad.

8.1 El Reino de España proporcionará seguridad adecuada a todos los participantes en las reuniones y al personal de apoyo. El Reino de España facilitará la protección policial suficiente para garantizar el eficaz funcionamiento de las reuniones en una atmósfera de seguridad y de tranquilidad, libre de toda interferencia. Aunque dicha protección policial estará bajo la directa supervisión y control de un alto funcionario designado por el Reino de España, éste trabajará en estrecha cooperación con un alto funcionario designado por las Naciones Unidas.

8.2 Además, antes de las reuniones, se consultarán con la secretaría de la CEPE-ONU los siguientes aspectos, garantizándose lo siguiente:

• 8.2.1 Se aplicará normas eficaces en cuanto a tarjetas de acreditación(de diferentes tipos para el personal, secretarías, delegados oficiales, etc.; de conformidad con las instrucciones facilitadas por la secretaría);
• 8.2.2 La secretaría del país de acogida será responsable de la fabricación de las tarjetas, así como de su registro y distribución;
• 8.2.3 Acceso ilimitado del personal de la secretaría de la CEPE-ONU en el interior de los locales de reuniones (sujeto al control de identidad).

8.3 Capacidad suficiente del personal y equipamiento de seguridad para evitar retrasos en la entrada de los delegados en la sede de la reunión.

C. Personal

9. Personal de la ONU.

9.1 Hasta tres miembros de la secretaría de la CEPE-ONU se desplazarán desde Ginebra para prestar servicios en las reuniones. El país de acogida les facilitará billetes de avión prepagados y abonará directamente la oportuna factura de hotel. Las fechas de los viajes serán confirmadas por la secretaría de la CEPE-ONU.

10. Personal proporcionado por el Reino de España.

10.1 Un funcionario de enlace que se ocupará de la logística (viajes, visados, envíos, otras cuestiones) durante el periodo preparatorio y en la reunión.

10.2 Al menos una persona en el mostrador de registro y dos personas para asistir en la sala de reuniones, hacer fotocopias, distribuir documentos, manejar las presentaciones de PowerPoint y asumir todas las tareas administrativas; con capacidad de comunicarse en inglés.

10.3 Personal técnico responsable del funcionamiento del equipamiento, incluidos técnicos de PC, impresoras, fotocopiadoras, vídeo, audio, comunicación, sonido e iluminación.

11. Responsabilidad.

11.1 El Reino de España prestará apoyo logístico para el proceso preparatorio, las reuniones y cualquier actividad inmediata de seguimiento (al menos durante un mes después de las reuniones) como se describe anteriormente.

11.2 El Reino de España mantendrá una página web con información sobre las cuestiones logísticas, incluidas, entre otras cosas, información turística acerca del país, la sede de las reuniones y los hoteles. La página tendrá un enlace a la página web de la secretaría de la CEPE-ONU.

11.3 La secretaría de la CEPE-ONU proporcionará apoyo sustantivo y asesoramiento sobre los arreglos prácticos relacionados con el proceso preparatorio, las reuniones y su seguimiento y:

• 11.3.1 enviará las invitaciones a las reuniones;
• 11.3.2 preparará una hoja de inscripción y llevará a cabo el procedimiento de registro, en cooperación con la secretaría del país de acogida;
• 11.3.3 prestará activamente sus servicios en las reuniones;
• 11.3.4 traducirá los documentos oficiales elaborados antes de las reuniones, según sea necesario y facilitará a la secretaría del país de acogida copias electrónicas previamente a las reuniones; distribuirá a las delegaciones todos los documentos oficiales previamente a las reuniones; garantizará el apoyo financiero para cubrir los gastos de viajes y dietas a los participantes idóneos (directamente o a través de un contratista);
• 11.3.5 preparará los documentos de las sesiones durante las reuniones;
• 11.3.6 preparará, traducirá y publicará el informe de las reuniones y todos los documentos oficiales posteriores;
• 11.3.7 mantendrá páginas web con documentación, información sobre todas las reuniones relacionadas e información sobre participación e inscripción. Las páginas web tendrán un enlace a la página web de la secretaría del país de acogida.

Madrid, 13 de noviembre de 2015.

Excmo. Sr. Christian Friis Bach.

Secretario Ejecutivo de la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas.

Excelentísimo Señor:

Me complace referirme a su carta de fecha 26 de octubre cuyo contenido es el siguiente:

«Excelentísimo Señor:

Tengo el honor de referirme a la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre registros de emisiones y transferencias de contaminantes (PRTR), el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa que se celebrará por invitación del Reino de España, en Madrid (España), del 24 al 27 de noviembre de 2015.

Mediante la presente carta, quisiera obtener la aceptación por el Reino de España de los siguientes detalles.

1. La Secretaría del Protocolo sobre PRTR invitará a los participantes en la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre registros de emisiones y transferencias de contaminantes (PRTR), el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa (en lo sucesivo, a menos que se indique otra cosa, las reuniones) de conformidad con el reglamento interno de las Reuniones de las Partes en el Protocolo sobre PRTR, con una participación de alrededor de 150 asistentes, representantes de países pertenecientes y no pertenecientes a la CEPE, agencias especializadas y relacionadas, otras organizaciones intergubernamentales, funcionarios de la Secretaría de las Naciones Unidas y otros participantes del mundo académico, expertos, y el sector privado.

2. El Reino de España proporcionará instalaciones adecuadas para estos actos, incluido el espacio para las reuniones y de oficinas, personal, material y equipos de oficina, como se detalla en el Anexo I. El Reino de España prestará el oportuno servicio médico de primeros auxilios en emergencias, y, para los casos graves, garantizará el inmediato traslado e ingreso en un hospital. El Reino de España proporcionará su total asistencia para hacer las gestiones necesarias en caso de fallecimiento.

3. El Reino de España cubrirá los costes de pasajes y hotel de hasta 3 miembros de la Secretaría de la CEPE-ONU.

4. La Convención de 13 de febrero de 1946 sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, de la que España es Parte, será aplicable, mutatis mutandis, por lo que respecta a las reuniones, excepto el artículo II, sección 3. En especial:

• (e) Los representantes de los Estados disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorga el artículo IV de la Convención;
• (f) Los funcionarios de las Naciones Unidas que participen o ejerzan funciones en relación con la sesión de trabajo disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorgan los artículos V y VII de la Convención;
• (g) Los participantes invitados por las Naciones Unidas disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorga a los expertos en misión para las Naciones Unidas el artículo VI de la Convención;
• (h) Los funcionarios de los organismos especializados que participen en las reuniones disfrutarán de los privilegios e inmunidades que otorgan los artículos VI y VIII de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de los Organismos Especializados.

5. Sin perjuicio de las disposiciones de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, todos los participantes y las personas que ejerzan funciones en relación con las reuniones disfrutarán de los privilegios e inmunidades, facilidades y atenciones que sean necesarias para el ejercicio con independencia de sus funciones mencionadas.

6. El personal facilitado por el Reino de España en aplicación del presente Acuerdo gozará de inmunidad procesal por los actos que realice con carácter oficial, incluidas sus manifestaciones orales o escritas, en relación con las reuniones.

7. Todos los participantes y todas las personas que ejerzan funciones en relación con las reuniones tendrán derecho a entrar y salir sin obstáculos de España. Los visados y permisos de entrada, cuando sean necesarios, se concederán a título gratuito y se emitirán tan pronto como sea posible por las misiones españolas en el extranjero. Ello no excluye la presentación por el Reino de España de objeciones bien fundadas en relación con alguna persona en especial. Dichas objeciones, sin embargo, deben estar relacionadas con asuntos delictivos o de seguridad y no con la condición nacional, religiosa, profesional o política del interesado.

8. El Reino de España será responsable de hacer frente a cualquier acción judicial, reclamación u otra demanda contra las Naciones Unidas que derive de (i) lesiones a las personas o desperfectos materiales en los locales de conferencias u oficinas facilitados para las reuniones; (ii) los transportes facilitados por el Reino de España; y (iii) la contratación de personal para las reuniones facilitado o concertado por el Reino de España; éste eximirá de responsabilidad a las Naciones Unidas y a su personal respecto a las mencionadas acciones judiciales, reclamaciones u otras demandas.

9. Las salas, oficinas e instalaciones facilitadas por el Reino de España para las reuniones, serán la zona de conferencias, que constituirán los locales de las Naciones Unidas en el sentido del artículo II, sección 3 de la Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas, de 13 de febrero de 1946, durante el transcurso de las reuniones, incluidas las fases de preparación y cierre.

10. El Reino de España notificará a las autoridades locales la celebración de las reuniones y adoptará las medidas de seguridad pertinentes.

11. Las Partes se esforzarán en solucionar de forma amistosa y de buena fe toda controversia que surja de la interpretación y aplicación del presente Acuerdo. En el supuesto de no alcanzarse un arreglo amistoso, se iniciará un arbitraje de conformidad con las reglas aplicables vigentes del CNUDMI.»

Tengo el honor de proponer que la presente carta y su confirmación por escrito de lo anterior constituyan un Acuerdo entre las Naciones Unidas y el Reino de España sobre la acogida y organización de la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre PRTR, el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa (Madrid (España), del 24 al 27 de noviembre de 2015). El Acuerdo entrará en vigor en la fecha en que se reciba la notificación, por parte del Reino de España, de que se han completado las formalidades internas necesarias a tal fin.

No obstante lo anterior, el Acuerdo surtirá efecto provisionalmente desde la fecha de su respuesta y permanecerá en vigor durante el transcurso de las reuniones y el periodo adicional que sea necesario para la preparación y clausura, sin que la duración total del mismo sea superior a un año.

Le ruego acepte, Excelentísimo Señor, el testimonio de mi más alta consideración.–Christian Friis Bach.

Adjunto: Anexo I.

ANEXO I

Instalaciones y personal necesario para la organización de la Mesa Redonda Mundial CEPE-OCDE sobre PRTR, el Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR y su Mesa que se celebrará en Madrid (España), del 24 al 27 de noviembre de 2015

D. Instalaciones para las reuniones y espacio de oficinas

1. Participación.

1.1 La participación en las respectivas reuniones incluirá a delegados de las Partes en el Protocolo sobre PRTR, y, de conformidad con la regla 6 del reglamento interno de las reuniones de las Partes en el Protocolo (RoPP), incluirá también a firmantes y a otros Estados, organizaciones de integración económica regional, las Naciones Unidas, sus organismos especializados y el Organismo Internacional de la Energía Atómica, y las organizaciones intergubernamentales y no gubernamentales pertinentes. El personal de la secretaría de la CEPE-ONU encargado del Protocolo sobre PRTR (en lo sucesivo secretaría de la CEPE-ONU) prestará servicios en las reuniones.

1.2 De conformidad con las reglas 7 y 23 del RoPP, las reuniones serán públicas. El Reino de España colaborará con la secretaría de la CEPE-ONU para organizar los procedimientos de registro apropiados, con el fin de facilitar el acceso al público, garantizando a la vez la seguridad adecuada.http://aimed.at/

2. Instalaciones para la sede de las reuniones.

2.1 La Mesa Redonda Mundial sobre PRTR se desarrollará del 24 (p.m.) al 25 de noviembre de 2015, la cuarta reunión del Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR del 26 al 27 (a.m.) de noviembre de 2015, y la octava reunión de la Mesa del Protocolo sobre PRTR tendrá lugar el 27 (p.m.) de noviembre de 2015.

2.2 La sede de los actos, incluidas todas las salas de reuniones y la oficina de la secretaría, deben estar disponibles para el montaje con antelación suficiente para la apertura del registro en la tarde del 24 de noviembre de 2015.

2.3 Las instalaciones de la sede incluirán lo siguiente:

• 2.3.1 La primera sala de reuniones, para la Mesa Redonda Mundial sobre PRTR y la cuarta reunión del Grupo de trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR, con asientos para alrededor de 150 delegados, incluido suficiente espacio en la mesa para cada delegación (incluidas las delegaciones observadoras con arreglo a la regla 6 del RoPP), preparadas para interpretación simultánea en inglés, francés y ruso. El equipamiento para la interpretación será de un nivel similar al del Palacio de las Naciones de Ginebra, con un número suficiente de micrófonos y auriculares que permita que todas las delegaciones puedan participar en los debates desde sus asientos. Las cabinas de interpretación estarán debidamente aisladas;
• 2.3.2 La segunda sala de reunión para la reunión de la Mesa para alrededor de 15 personas, para el 27 (a.m.) de noviembre de 2015;
• 2.3.3 Una sala para la oficina de la secretaría de la CEPE, del 23 al 27 de noviembre de 2015, con acceso fuera de la jornada laboral;
• 2.3.4 Mostrador (o mostradores) de información y registro cerca de la entrada a los locales;
• 2.3.5 Controles de seguridad (ver el apartado 8 sobre necesidades especiales de seguridad);
• 2.3.6 Instalaciones bancarias en los locales o próximas a la sede (preparadas para hacer efectivos cheques de viaje).

E. Equipos y material de oficina

3.1 La sede de las reuniones deberá disponer de una red inalámbrica con acceso seguro a Internet que proporcione direcciones IP suficientes para los participantes en las reuniones y capacidad para mantener conexiones simultáneas de los usuarios con varios dispositivos, siendo lo óptimo que el acceso quede restringido a los participantes.

3. Preparación de las salas de reuniones.

3.2 En la primera sala de reunión para 150 participantes (24 a 26 de noviembre de 2015):

• 3.2.1 Un PC/ordenador portátil conectado a un proyector de datos para presentaciones electrónico (p. ej., Powerpoint, presentaciones en directo por Internet); dos pantallas en el estrado para la presidencia y la secretaría para proyectar borradores de textos;
• 3.2.3 puntos en el estrado para conectar 2 ordenadores portátiles para la secretaría;
• 3.2.4 placas con el nombre (letras de 3.8 cm como mínimo) y soportes (de 30,5 por 10,75 cm, como mínimo) para las delegaciones y funcionarios, para las mesas de la sala de reuniones (proporcionadas por el Reino de España conforme a la información facilitada por la CEPE-ONU);
• 3.2.5 la bandera nacional (de tamaño no mayor al de la bandera de la ONU) y astas para ambas (Naciones Unidas proporcionará una bandera para uso en interiores, de un tamaño a especificar por la secretaría de la CEPE-ONU);
• 3.2.6 estrado con espacio para los asientos del presidente, el secretario y los oradores (un mínimo de ocho personas en total).

3.3 Para la segunda sala para 15 participantes [27 (a.m.) de noviembre de 2015]:

• 3.3.1 Equipada con sillas, mesas; micrófonos y auriculares;
• 3.3.2 acceso a Internet de alta velocidad; un PC/ordenador portátil conectado a un proyector de datos y una pantalla; suficiente número de cargadores de ordenadores portátiles y direcciones IP para los participantes;
• 3.3.3 placas con el nombre, y soportes para las mismas, para las delegaciones y funcionarios (proporcionadas por el Reino de España conforme a la información facilitada por la CEPE-ONU).

4. Preparación de la oficina de la secretaría.

4.1 La oficina de la secretaría dispondrá del siguiente equipo:

• 4.1.1 Acceso a Internet de alta velocidad (cable y/o inalámbrico) e impresora de red;
• 4.1.2 una fotocopiadora eficiente, con funciones de clasificación y grapado, y papel, con un contrato de asistencia técnica en caso de avería;
• 4.1.3 material básico de oficina (papel, bolígrafos, grapas, corrector fluido, etc.);
• 4.1.4 tres mesas, sillas, suficiente número de cargadores de ordenadores portátiles.

5. Necesidades de interpretación y traducción.

5.1 El Reino de España proporcionará interpretación simultánea de alta calidad en las tres lenguas oficiales de la CEPE-ONU, esto es, inglés, francés y ruso, para:

• – la Mesa Redonda Mundial sobre PRTR (24 a 25 de noviembre de 2015);
• – la cuarta reunión del Grupo de Trabajo de las Partes en el Protocolo sobre PRTR (26 de noviembre de 2015);

ello requiere no sólo los equipos de intérpretes, sino también instalaciones de interpretación en las respectivas salas de reuniones.

5.2 El país de acogida podrá optar por proporcionar interpretación simultánea en su propia lengua nacional (asunto que queda a la decisión del Reino de España).

5.3 El nivel de calidad de la interpretación y traducción debe ser similar a los niveles de los servicios oficiales de interpretación y traducción de la ONU.

6. Otros preparativos.

6.1 Organizar la disponibilidad de hoteles con suficiente número de habitaciones de buena calidad y con fácil acceso a la sede de la reunión. Será posible reservar estas habitaciones con varios meses de antelación a la reunión;

6.2 Crear una página web con información sobre las cuestiones logísticas;

6.3 Garantizar el acceso de las personas con discapacidad a las instalaciones de la sede;

6.4 Organizar la disponibilidad de servicios de café, té y refrescos para los descansos en la proximidad de las salas de reuniones (gratuitos o de pago, según decida el anfitrión);

6.5 Organizar la disponibilidad de servicios de almuerzos durante las reuniones en la proximidad de la sede de las mismas (gratuitos o de pago, según decida el anfitrión);

6.6 Facilitar transporte local al personal de la secretaría entre la sede de las reuniones y el hotel, si se encuentran alejados (proporcionado por el Reino de España).

7. Comunicación con la prensa.

7.1 Ponerse en contacto con los medios de comunicación locales y nacionales para informarlos acerca del acontecimiento.

8. Necesidades especiales de seguridad.

8.1 El Reino de España proporcionará seguridad adecuada a todos los participantes en las reuniones y al personal de apoyo. El Reino de España facilitará la protección policial suficiente para garantizar el eficaz funcionamiento de las reuniones en una atmósfera de seguridad y de tranquilidad, libre de toda interferencia. Aunque dicha protección policial estará bajo la directa supervisión y control de un alto funcionario designado por el Reino de España, éste trabajará en estrecha cooperación con un alto funcionario designado por las Naciones Unidas.

8.2 Además, antes de las reuniones, se consultarán con la secretaría de la CEPE-ONU los siguientes aspectos, garantizándose lo siguiente:

• 8.2.1 Se aplicará normas eficaces en cuanto a tarjetas de acreditación(de diferentes tipos para el personal, secretarías, delegados oficiales, etc.; de conformidad con las instrucciones facilitadas por la secretaría);
• 8.2.2 La secretaría del país de acogida será responsable de la fabricación de las tarjetas, así como de su registro y distribución;
• 8.2.3 Acceso ilimitado del personal de la secretaría de la CEPE-ONU en el interior de los locales de reuniones (sujeto al control de identidad).

8.3 Capacidad suficiente del personal y equipamiento de seguridad para evitar retrasos en la entrada de los delegados en la sede de la reunión.

F. Personal

9. Personal de la ONU.

9.1 Hasta tres miembros de la secretaría de la CEPE-ONU se desplazarán desde Ginebra para prestar servicios en las reuniones. El país de acogida les facilitará billetes de avión prepagados y abonará directamente la oportuna factura de hotel. Las fechas de los viajes serán confirmadas por la secretaría de la CEPE-ONU.

10. Personal proporcionado por el Reino de España.

10.1 Un funcionario de enlace que se ocupará de la logística (viajes, visados, envíos, otras cuestiones) durante el periodo preparatorio y en la reunión.

10.2 Al menos una persona en el mostrador de registro y dos personas para asistir en la sala de reuniones, hacer fotocopias, distribuir documentos, manejar las presentaciones de PowerPoint y asumir todas las tareas administrativas; con capacidad de comunicarse en inglés.

10.3 Personal técnico responsable del funcionamiento del equipamiento, incluidos técnicos de PC, impresoras, fotocopiadoras, vídeo, audio, comunicación, sonido e iluminación.

11. Responsabilidad.

11.1 El Reino de España prestará apoyo logístico para el proceso preparatorio, las reuniones y cualquier actividad inmediata de seguimiento (al menos durante un mes después de las reuniones) como se describe anteriormente.

11.2 El Reino de España mantendrá una página web con información sobre las cuestiones logísticas, incluidas, entre otras cosas, información turística acerca del país, la sede de las reuniones y los hoteles. La página tendrá un enlace a la página web de la secretaría de la CEPE-ONU.

11.3 La secretaría de la CEPE-ONU proporcionará apoyo sustantivo y asesoramiento sobre los arreglos prácticos relacionados con el proceso preparatorio, las reuniones y su seguimiento y:

• 11.3.1 enviará las invitaciones a las reuniones;
• 11.3.2 preparará una hoja de inscripción y llevará a cabo el procedimiento de registro, en cooperación con la secretaría del país de acogida;
• 11.3.3 prestará activamente sus servicios en las reuniones;
• 11.3.4 traducirá los documentos oficiales elaborados antes de las reuniones, según sea necesario y facilitará a la secretaría del país de acogida copias electrónicas previamente a las reuniones; distribuirá a las delegaciones todos los documentos oficiales previamente a las reuniones; garantizará el apoyo financiero para cubrir los gastos de viajes y dietas a los participantes idóneos (directamente o a través de un contratista);
• 11.3.5 preparará los documentos de las sesiones durante las reuniones;
• 11.3.6 preparará, traducirá y publicará el informe de las reuniones y todos los documentos oficiales posteriores;
• 11.3.7 mantendrá páginas web con documentación, información sobre todas las reuniones relacionadas e información sobre participación e inscripción. Las páginas web tendrán un enlace a la página web de la secretaría del país de acogida.»

En respuesta a lo anterior, me complace confirmar que la propuesta descrita anteriormente es aceptable para España y que su carta y ésta de respuesta constituirán un Acuerdo entre el Reino de España y la Comisión Económica para Europa de Naciones Unidas que se aplicará provisionalmente desde la fecha de esta respuesta, permaneciendo en vigor durante el transcurso de las reuniones y el periodo adicional que sea necesario para la preparación y clausura, sin que la duración total del mismo sea superior a un año, y entrará en vigor en la fecha en que se reciba la notificación por parte del Reino de España del cumplimiento de las formalidades internas necesarias a tal fin.

Aprovecho esta ocasión para reiterarle, señor Secretario Ejecutivo, el testimonio de mi más alta consideración.–Sr. D. Pablo Saavedra Inaraja, Secretario de Estado de Medio Ambiente de España.