Sumario

La Ley 15/2014, de 16 de septiembre, de racionalización del Sector Público y otras medidas de reforma administrativa modifica el régimen jurídico de la Base de Datos Nacional de Subvenciones (BDNS) contenido en el artículo 20 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (LGS) y establece que a partir del 1 de enero de 2016 serán de aplicación las disposiciones que en materia de publicidad se recogen en el apartado 20.8 y las correlativas de los artículos 17.3.b, 18 y 23.2.

Los nuevos requerimientos establecidos en la Ley 15/2014 han motivado el rediseño de la Base de Datos Nacional de Subvenciones lo que obliga a contemplar la participación de nuevos Órganos y nuevos perfiles de Usuarios, circunstancia que se ha aprovechado también para mejorar el modelo y promover soluciones de carácter informático que faciliten su incorporación al sistema.

Las actuaciones previas que los órganos remitentes deben realizar para comenzar a enviar la información así como el control de accesos aparecían regulados hasta la fecha en la Orden EHA/875/2007, de 29 de marzo, por la que se determina el contenido y especificaciones técnicas de la información a suministrar a la Base de Datos Nacional de Subvenciones regulada en el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

El apartado 20.10 de la Ley 38/2003, modificado por la citada Ley 15/2014, señala que la Intervención General de la Administración del Estado dictará las Instrucciones oportunas para concretar los datos y documentos integrantes de la BDNS, los plazos y procedimientos de remisión de la información, incluidos los electrónicos, así como la información que sea objeto de publicación para conocimiento general y el plazo de su publicación.

En su virtud, dispongo:

Primero. Objeto.

La presente Resolución tiene por objeto regular el régimen de participación en la BDNS de las distintas Administraciones, organismos, entidades y órganos así como sus autoridades, funcionarios y demás personal autorizado para suministrar información, administrarla o consultarla, dentro de los límites establecidos en la LGS.

Segundo. Los Órganos en la BDNS.

1. A efectos de la BDNS se denomina Órgano a la administración pública, órgano administrativo, organismo o entidad pública que se dirige a la BDNS en el ejercicio de sus competencias, bien para suministrar información, para administrarla o para consultarla.

2. Para su identificación se empleará el sistema de codificación asignado por el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3), establecido por el artículo 9 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, según los siguientes principios generales:

• a) En la Administración General del Estado los Órganos se identificarán a nivel de Dirección General, equivalente o superior. Cada organismo o entidad vinculado o dependiente de la Administración General del Estado será un Órgano a efectos de la BDNS.
• b) En la Administración Autonómica, el Órgano tendrá rango mínimo de Consejería o equivalente, salvo la Intervención General, que será siempre un Órgano, sea cual sea el rango que ostente en su correspondiente estructura organizativa. Cada organismo o entidad vinculado o dependiente de las administraciones autonómicas será un Órgano a efectos de la BDNS.
• c) En la Administración Local cada entidad local territorial, junto con sus organismos y entidades vinculados o dependientes, serán, a efectos de la BDNS un único Órgano.
• d) Cada órgano constitucional del Estado y de los órganos legislativos y de control autonómicos constituirán un Órgano a efectos de la BDNS.
• e) Cada consorcio, mancomunidad u otra personificación pública creada por varias Administraciones públicas será un Órgano a efectos de la BDNS.

No obstante, atendiendo a la práctica y al volumen de operaciones, se podrán elevar o rebajar los niveles de desagregación indicados anteriormente, a petición del Órgano correspondiente y previa autorización de la IGAE.

Tercero. Tipología de Órganos.

En atención a sus funciones los Órganos adoptarán uno o varios de los siguientes tipos:

• 1. Gestor: Órgano que, de acuerdo con su competencia propia, o por delegación, gestiona subvenciones y demás ayudas, total o parcialmente, a través de las sucesivas fases de tramitación. Los Órganos gestores son los propietarios de los datos existentes en la BDNS y pueden desempeñar sus funciones como:
  • a) Obligado: Órgano gestor cuyas subvenciones o ayudas deben registrarse en la BDNS. Para aquellos casos en que el Órgano que convoque la subvención o ayuda no sea el mismo que la conceda, la BDNS distingue entre:
    • – Órgano convocante.
    • – Órgano concedente.
  • b) Remitente: Órgano que suministra a la BDNS la información de las subvenciones y ayudas que se encuentran dentro de su ámbito de actuación.

    De acuerdo con lo establecido en el artículo 20.4 de la Ley General de Subvenciones, serán remitentes en las Comunidades Autónomas la Intervención General de la Comunidad Autónoma u órgano que designa la propia Comunidad Autónoma y, en las Entidades Locales, la Intervención u órgano que designe la propia Entidad Local.

    Según la previsión recogida en el apartado 20.5 de la Ley, la BDNS suministrará la información a los Órganos Gestores de la forma que mejor contribuya a la planificación de las políticas públicas, la mejora de la gestión y la colaboración en la lucha contra el fraude de subvenciones y ayudas públicas.

• 2. Administrador: De acuerdo con lo establecido en el artículo 20.3 de la Ley General de Subvenciones y en el artículo 11 del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, la Intervención General de la Administración del Estado, ejerce las funciones de administración y custodia de la BDNS. Además, en aplicación de los principios recogidos en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, la Intervención General de la Administración del Estado publicará en su página web la información contemplada en el apartado 8 del artículo 20 de la Ley General de Subvenciones.
• 3. Cesionario: Órgano con acceso directo a la BDNS al que se cede la información contenida en la Base de Datos Nacional de Subvenciones para el cumplimiento de sus funciones de gestión o para alguno de los objetos previstos en el artículo 20.5 de la Ley General de Subvenciones.

  Las demás Administraciones, organismos, entidades o instituciones en general que, en virtud de lo establecido en el apartado 20.5 de la Ley deseen acceder de forma esporádica a algún contenido de la BDNS y no tengan habilitado el acceso directo, podrán dirigirse al Administrador solicitando la información requerida. La cesión se efectuará para los fines y cumpliendo el procedimiento previsto en el citado precepto.

Cuarto. Los Usuarios en la BDNS.

A efectos de la BDNS se definen como Usuarios las autoridades o empleados públicos que tienen acceso a la BDNS para efectuar las distintas tareas de registro, consulta de datos y administración.

Los Usuarios poseerán los perfiles de acceso adecuados a sus funciones.

No se consideran Usuarios a los efectos de esta Resolución los ciudadanos que pueden acceder libremente a los contenidos públicos puestos a su disposición en el Portal del Sistema Nacional de Publicidad de Subvenciones.

Quinto. Tipología de Usuarios.

Los Usuarios de la BDNS podrán actuar de acuerdo con una o varias de las siguientes funciones:

• 1. Administrador Institucional: es el empleado público perteneciente a la estructura del Órgano que, por nombramiento explícito del titular del Órgano, ejerce las siguientes funciones:
  • a) Administrar las autorizaciones de acceso de los Usuarios en su ámbito de actuación, gestionando sus altas, bajas y modificaciones.
  • b) Comunicar al Administrador de la BDNS, preferentemente por vía electrónica, cualquier problema técnico o funcional que se produzca en los accesos a la BDNS en su ámbito de actuación.
  • c) Aplicar en su ámbito las directrices de seguridad y auditoría de accesos establecidas en la Resolución de 27 de febrero de 2009, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se regula la política de seguridad de los sistemas de información de la Secretaría General de Presupuestos y Gastos y de la Intervención General de la Administración del Estado, o en su caso la que le sustituya.
  • d) Velar por que todos los Usuarios de su ámbito mantengan la máxima diligencia profesional respecto al carácter reservado de la información contenida en la BDNS.
  • e) Efectuar las operaciones necesarias de sucesión en sus funciones.
• 2. Editor: es la persona o personas pertenecientes a la estructura del Órgano que por autorización explícita del Administrador Institucional, ejercen las siguientes funciones:
  • a) Registrar en la BDNS entidades de información cuyos datos son propiedad del Órgano, a través de una aplicación web o a través de servicios web.
  • b) Modificar o anular entidades de información registradas por él o por otros editores de su Órgano.
  • c) Consultar datos, de manera individual o agregada, sobre cualquiera de las entidades de información registradas en la BDNS.
• 3. Cesionario: es la persona o personas pertenecientes a la estructura del Órgano que, por autorización explícita del Administrador Institucional, ejercen funciones de consulta de datos, de manera individual o agregada, sobre las entidades de información registradas en la BDNS, en el desempeño de las funciones atribuidas por el apartado 20.5 de la Ley General de Subvenciones.
• 4. Administrador de la BDNS: es el funcionario o funcionarios integrados en la Oficina Nacional de Auditoría de la IGAE que, según la Resolución de 27 de febrero de 2009, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se regula la política de seguridad de los sistemas de información de la Secretaría General de Presupuestos y Gastos y de la Intervención General de la Administración del Estado, o en su caso la que le sustituya, desempeñan las siguientes funciones de gestión:
  • a) Administrar las autorizaciones de acceso de los Usuarios de la IGAE, gestionando sus altas, bajas y modificaciones.
  • b) Administrar el registro de Órganos y de Administradores Institucionales.
  • c) Aplicar a la BDNS las directrices de seguridad y auditoría de accesos.
  • d) Requerir a los Administradores Institucionales, la ejecución de auditorías de accesos dentro de sus Órganos de competencia, especialmente en lo referido en la disposición Octava de esta Resolución.
  • e) Realizar cualquier otra función o tarea que pueda ser atribuida por el Interventor General de la Administración del Estado.

Sexto. Registro de Órganos.

1. El registro de un Órgano en la BDNS se efectuará a petición de su titular. En la petición, figurará:

• a) El tipo de Órgano (convocante, concedente, cesionario, etc.).
• b) El código que tenga asignado en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3).
• c) En su caso, el órgano y código DIR3 del órgano de quien dependa.
• d) La identificación de la persona adscrita al Órgano que ejercerá el papel de Administrador Institucional.

2. La Intervención General de la Administración del Estado mantendrá, tanto en su portal de internet como en la propia BDNS, la información necesaria para realizar estas actuaciones.

3. Si además el Órgano va a utilizar servicios web para su comunicación con la BDNS deberá seguir el procedimiento descrito en el documento «Procedimiento de solicitud de acceso de entidades externas a los servicios web corporativos de Informática presupuestaria«, que se puede obtener en http://run.gob.es/uixieb.

Séptimo. Registro, autorización y revocación de Usuarios.

1. El titular del Órgano acordará el nombramiento y la autorización al Administrador Institucional cuando solicite el registro del Órgano.

El titular del Órgano podrá en cualquier momento, mediante comunicación al Administrador de la BDNS, revocar el nombramiento de Administrador Institucional y efectuar el nombramiento de uno nuevo. En ningún caso el puesto de Administrador Institucional podrá permanecer vacante.

En el caso de que una misma persona ejerza como Administrador Institucional en dos o más Órganos distintos, será necesario formalizar la petición tantas veces como Órganos gestione.

Para el ejercicio de la función de sucesión, el Administrador Institucional transferirá sus responsabilidades a otro Usuario de ese Órgano previamente registrado. Al hacer esto el Administrador Institucional transferente perderá sus funciones en favor del transferido.

2. Las autorizaciones y revocaciones de acceso de Usuarios se efectuarán por cada Administrador Institucional dentro de su ámbito respectivo y se tramitarán a través de la aplicación común de gestión de accesos establecida por los Servicios de Informática Presupuestaria de la Intervención General de la Administración del Estado. Las autenticaciones de Usuarios se efectuarán de acuerdo con la política general de identificación y autenticación establecida por la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos.

Octavo. Cláusula de confidencialidad y responsabilidad de los Órganos cesionarios de información.

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal y en la Resolución de 27 de febrero de 2009, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se regula la política de seguridad de los sistemas de información de la Secretaría General de Presupuestos y Gastos y de la Intervención General de la Administración del Estado, o en su caso la que le sustituya, las autoridades y los empleados que accedan a la BDNS están obligados a guardar confidencialidad, sigilo riguroso y observar secreto de las informaciones que conozcan en el desempeño de sus funciones.

2. Cada Órgano será responsable de la autenticación, autorización y trazabilidad de los accesos de sus Usuarios cuando accedan a la BNDS a través de los servicios web previstos.

Noveno. Aplicación a otros Órganos.

En aquellas entidades, organismos y demás órganos que deban suministrar datos a la BDNS o tengan acceso a su contenido, y cuya estructura organizativa no se adecue a lo establecido en los artículos anteriores, se procurará aplicar la solución más adecuada y compatible con el esquema de funcionamiento de la BDNS.