Primera Objeto del convenio

Este convenio tiene por objeto regular la colaboración entre el Ministerio de Defensa y la Universidad de Alcalá para la realización de un programa de prácticas académicas externas o del Trabajo fin de Grado (en adelante TFG) en el Archivo General Militar de Madrid y los Archivos Generales Militares de Segovia, Guadalajara y Ávila y en la Biblioteca Central Militar del Instituto de Historia y Cultura Militar (IHCM).

Segunda Aportaciones de las partes

1. Por parte del Instituto de Historia y Cultura Militar:

• a) Acogerá a estudiantes de la UAH en número a determinar anualmente por mutuo acuerdo entre las partes, facilitándoles la realización de prácticas académicas externas en el Archivo General Militar de Madrid y los Archivos Generales Militares de Segovia, Guadalajara y Ávila y en la Biblioteca Central Militar del Instituto de Historia y Cultura Militar, de acuerdo con las condiciones establecidas en este convenio.
• b) En tanto que colabora en un programa de formación universitaria, facilitará al estudiante la realización de sus exámenes y, salvo por causa debidamente justificada y comunicada previamente al centro, no cancelará el programa previsto.
• c) De acuerdo con el órgano responsable del grado/máster, nombrará a un tutor que se responsabilizará de la formación de cada estudiante y de la valoración de su estancia, facilitando a la Universidad de Alcalá al responsable de prácticas o TFG del centro en donde esté matriculado el estudiante, el informe de aprovechamiento de las prácticas a su finalización. El informe hará constar, con el visto bueno del IHCM, el tiempo de prácticas realizado, horas totales y su contenido.
• d) Las actividades a desarrollar por los estudiantes en prácticas en la Biblioteca Central Militar, quedan supeditadas a la existencia de personal técnico cualificado en el citado centro. En este caso, el compromiso sólo alcanza a poner a disposición de los estudiantes el material bibliográfico necesario para la ejecución de sus trabajos.

2. Por parte de la Universidad de Alcalá:

• a) Los programas de prácticas contarán con un proyecto formativo, cuyo modelo se incorpora como anexo a este convenio, en el que se hará constar las competencias que debe adquirir el estudiante, la dedicación en créditos ECTS, las actividades formativas que debe desarrollar el estudiante, el calendario y horario, así como el sistema de evaluación. El órgano responsable de la titulación resolverá cuantas dudas pudieran surgir durante el desarrollo de las prácticas.
• b) El órgano responsable de la titulación nombrará un tutor que se responsabilizará de la tutoría de cada uno de los estudiantes participantes en las prácticas y de la supervisión de su realización.
• c) El reconocimiento de la labor desempeñada por los tutores designados por la entidad colaboradora con las condiciones establecidas por la Universidad.
• d) Aquellos componentes del IHCM que participen como responsables en los programas de prácticas, podrán tomar parte en aquellas actividades universitarias que sean de mutuo interés y ayuden a ampliar o perfeccionar sus conocimientos y experiencias.

Tercera Condiciones generales del convenio

1. El Ministerio de Defensa a través del IHCM podrá ofrecer plazas de prácticas con la periodicidad que considere oportuno e indicar la oferta específica para cada tipo de prácticas.

2. El desarrollo de las prácticas y del TFG en el IHCM estará sujeto al régimen que se establece en este convenio. En el caso de las prácticas, los detalles concretos de cada una de ellas se recogerán en los correspondientes anexos del proyecto formativo correspondiente.

Será de aplicación lo siguiente:

• a) Los estudiantes de la UAH que realicen prácticas en el IHCM, pertenecerán a titulaciones que desarrollen competencias en materia de Historia, Humanidades, Documentación y Biblioteconomía.
• b) Las actividades a desarrollar por los estudiantes en prácticas en cualquiera de los Archivos Generales Militares del IHCM, serán las siguientes:
  • 1.º Conocimiento general del funcionamiento de los archivos.
  • 2.º Procedimiento para la transferencia, organización y clasificación de documentos.
  • 3.º Limpieza, ordenación y encamisado de documentos.
  • 4.º Ordenación y numeración de expedientes.
  • 5.º Grabación de datos.
• c) Las tareas realizadas por los estudiantes en el desarrollo de este convenio, se atendrán a las normas técnicas dictadas al efecto por el Ministerio de Defensa.
• d) Los horarios de realización de las prácticas se establecerán de acuerdo con las características de las mismas y las disponibilidades del IHCM. En todo caso, serán compatibles con la actividad académica, formativa y de representación y participación desarrollada por el estudiante en la universidad.
• e) Los estudiantes deberán cumplir las normas de régimen interno del IHCM y seguir las instrucciones que reciban de su responsable. El IHCM informará, formará y hará cumplir y respetar al alumnado las medidas de seguridad e higiene establecidas en el centro de trabajo asignado. Deberán aplicarse con diligencia a las tareas que se les encomienden, de las cuales guardarán secreto profesional durante su estancia y una vez finalizada ésta.
• f) En caso de producirse faltas de asistencia de algún estudiante, estos deberán comunicarlo y justificarlo al centro responsable de la Universidad de Alcalá.
• g) Por causas debidamente justificadas cualquiera de las partes podrá rescindir el período de prácticas a cualquier estudiante. Si el IHCM lo considera conveniente, la Universidad gestionará la incorporación de un nuevo estudiante que iniciará su período de formación a la mayor brevedad posible.
• h) Si alguna de las partes firmantes de este convenio o los estudiantes desearan utilizar los resultados parciales o finales de su actividad en el IHCM, en parte o en su totalidad para su publicación como artículo, conferencia, tesis, memoria, etc., deberán solicitar la conformidad de la otra parte por escrito, quien responderá en un plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días, comunicando su autorización, sus reservas o su disconformidad. Transcurrido dicho plazo sin obtener respuesta, se entenderá que el silencio es la tácita autorización para su difusión.
• i) En todo caso, tanto en las publicaciones como en las patentes, se respetará siempre la mención a los autores del trabajo; en estas últimas figurarán en calidad de inventores.
• j) Se establecen al menos dos modalidades de prácticas que pueden ser concurrentes:
  • 1.º Prácticas curriculares, que son las prácticas que tienen su origen en los diversos planes de estudios, y
  • 2.º Prácticas extracurriculares, que son aquellas que los estudiantes realizan con carácter voluntario, durante su período de formación y que, aun teniendo los mismos fines, no están incluidas en los planes de estudios sin perjuicio de su mención posterior en el Suplemento Europeo al Título.

3. La participación del IHCM en el programa de prácticas no supone la adquisición de más compromisos que los estipulados en este convenio y, en ningún caso, se derivarán obligaciones propias de un contrato laboral.

4. Al no ser una relación de carácter laboral la existente entre el estudiante y el IHCM, en el caso de que al término de las prácticas el estudiante se incorpore a la plantilla de la misma, el tiempo de estancia no se computará a efectos de antigüedad.

5. Existirá un seguro escolar y todos los estudiantes de la UAH que participen en las prácticas estarán cubiertos por un seguro de responsabilidad civil.

6. El seguro escolar cubre a los menores de veintiocho (28) años, matriculados en los respectivos centros y al corriente de la cuota correspondiente. El ámbito temporal de cobertura es el año escolar.

7. La UAH dispone de un seguro de suscripción voluntaria para la cobertura de accidentes y que se ofertan en matrícula a los alumnos mayores de veintiocho (28) años, quienes para la realización de estas prácticas deberán necesariamente contratarlo.

8. El seguro escolar protege a los estudiantes incluidos en su ámbito de aplicación, de todas aquellas contingencias expresamente reconocidas, siempre y cuando los gastos sanitarios ocasionados se produzcan dentro del territorio nacional, de acuerdo con el principio de territorialidad recogido en el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre.

Cuarta Confidencialidad de la información y protección de datos de carácter personal

La información que, en el marco de la ejecución de este convenio, obtenga la UAH del Ministerio de Defensa, con la expresa autorización de éste para su explotación, tendrá la consideración de «uso público» y podrá ser usada públicamente sin restricciones.

Las partes acuerdan que el resto de la información que se revelen mutuamente o a la que puedan acceder durante las actividades amparadas por este convenio tendrá la consideración de «uso oficial»; por lo que se comprometen a guardar la debida reserva sobre dicha información.

El citado deber de reserva permanecerá durante el periodo de vigencia del presente convenio y subsistirá con posterioridad a la extinción de éste. Asimismo, las partes se comprometen a devolverse o destruir la documentación recibida en el momento de extinción del presente convenio sin que sea necesario requerimiento previo para ello.

Queda excluida del presente convenio la Información Clasificada del Ministerio de Defensa, cuya protección se regula por la normativa específica, y que no puede ser cedida a organismos o personas que no cuenten con los acuerdos o habilitaciones de seguridad pertinentes.

Con respecto a los datos de carácter personal a que las partes puedan acceder durante la ejecución del convenio, se comprometen a utilizar dichos datos conforme a lo dispuesto en la legislación vigente de protección de datos de carácter personal y en el resto de normas aplicables a esta materia.

La documentación de cada actividad particular que se realice al amparo del presente convenio incluirá la cláusula correspondiente al tratamiento concreto de protección de datos de carácter personal de las partes, especificando en ella los puntos legalmente requeridos.

La Universidad de Alcalá será la responsable de los tratamientos de datos personales efectuados en el marco de la relación convenida. Los datos personales que se recojan derivados del presente convenio serán incorporados a los sistemas de gestión de la información de los que, en su caso, las partes firmantes serán responsables a los efectos de llevar a buen fin el presente convenio, adoptándose las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal proporcionados, que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, previstas tanto en la normativa vigente a nivel nacional como en el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD).

Ambas partes declaran expresamente que conocen quedar obligadas al cumplimiento de la citada normativa, especialmente a lo indicado en relación con el deber de información a los titulares de los datos personales, el deber de secreto y confidencialidad, las medidas de seguridad y la firma del correspondiente Acuerdo de confidencialidad entre responsable del tratamiento y encargado del mismo, donde se detallarán los aspectos concretos relacionados con el tratamiento de datos efectuado por el encargado del tratamiento.

Cada una de las partes se compromete a no difundir, bajo ningún aspecto, las informaciones a las que haya podido tener acceso durante la vigencia del presente convenio, pudiendo aplicarlas y usarlas solamente para la finalidad prevista como consecuencia del mismo o para la ejecución de éste, de conformidad con lo preceptuado en la vigente normativa de protección de datos personales nacional y comunitaria.

Cada parte será responsable del tratamiento de datos personales que efectúe. Así, las partes firmantes responderán exclusivamente por las infracciones en las que las mismas hubieren incurrido por incumplimiento de las obligaciones asumidas en el presente convenio en materia de protección de datos o en el Acuerdo de confidencialidad suscrito.

Quinta Acceso al interior de la instalación militar

El interior de una instalación militar cuenta con diversas zonas de seguridad. Al jefe de la instalación le corresponde autorizar expresamente a qué zonas puede acceder el personal civil. Dicha autorización deberá seguir lo especificado en la normativa de seguridad de las instalaciones y, en particular, lo detallado en el Plan de Seguridad de la instalación militar. Por otra parte el personal civil deberá seguir cuantas indicaciones le sean requeridas en materia de seguridad.

Sexta Financiación

Las actividades a desarrollar por este convenio no implicarán ningún compromiso financiero para ninguna de las partes.

Séptima Legislación aplicable y jurisdicción competente

Este convenio es de naturaleza administrativa, rigiéndose por lo dispuesto en el Título Preliminar, Capítulo VI, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

En todo caso, las cuestiones litigiosas que pudieran surgir, sin perjuicio de las facultades de la Comisión Mixta para resolver los problemas de interpretación y cumplimiento del convenio, de conformidad con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, serán de conocimiento y competencia del orden jurisdiccional de lo contencioso-administrativo.

Octava Medidas de control y seguimiento

A partir de la firma de este convenio se constituirá una comisión mixta de seguimiento con representantes designados por ambas partes en régimen de paridad. Dicha comisión se responsabilizará de la planificación, seguimiento y evaluación de las acciones derivadas del convenio.

La comisión mixta de seguimiento se reunirá con carácter ordinario una vez cada semestre o siempre que lo solicite una de las partes, elevará informes y propuestas a los órganos rectores de ambas y estará formada:

• a) Por parte de la Universidad de Alcalá, por el Vicerrector de Estudios de Grado, o persona en quien delegue. El Rector podrá sustituir a los miembros de la comisión designados por parte de la Universidad que pierdan o cambien la condición por la que fueron designados para la misma.
• b) Por parte del Instituto de Historia y Cultura Militar, por el General Director del Instituto de Historia y Cultura Militar, o persona en quien delegue.

La comisión mixta tendrá capacidad de proponer a las partes firmantes la modificación, vigencia o resolución del convenio, mediante adenda, dentro de lo subscrito en el propio convenio y con arreglo a lo establecido en los artículos 49 f) y 52.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Todas las decisiones que se adopten en las reuniones serán acordadas por unanimidad.

La comisión se constituirá en el plazo de un mes desde la entrada en vigor de este convenio y en su primera reunión elegirá a las personas que la presidan y a las que levanten actas de sus reuniones. Al final de cada año elaborará una memoria de actividades.

Asimismo, la modificación del contenido del convenio requerirá acuerdo unánime de los firmantes.

Novena Causas de extinción

El presente convenio quedará extinguido cuando concurra alguna de las circunstancias recogidas en el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

La denuncia de cualquiera de las causas de resolución por una de las partes se comunicará por escrito a la otra parte con una antelación mínima de dos meses.

La resolución del convenio no conllevará ningún tipo de indemnización para ninguna de las partes.

En todo caso, deberán finalizarse las actuaciones y actividades que se estén desarrollando o pendientes, en un plazo improrrogable acordado por las partes, a propuesta de la Comisión Mixta de seguimiento, trascurrido el cual el convenio será objeto de liquidación en los términos previstos en el apartado 2 del artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

Décima Vigencia

El presente convenio, tal y como recoge el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, se perfeccionará en el momento de su firma y resultará eficaz una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y publicado en el «Boletín Oficial del Estado».

Su periodo de vigencia será de cuatro años, desde que deviene eficaz, pudiendo prorrogarse por mutuo acuerdo expreso de las partes, mediante adenda, antes de su finalización, por periodos sucesivos de 2 años, sin que la duración del total de las prórrogas pueda exceder de un máximo de cuatro años, según los límites temporales previstos en el artículo 49.h).2º de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.