Resolución de 11 de agosto de 2021, del Instituto Nacional de Estadística, por la que se publica el Convenio con el Instituto Cántabro de Estadística, para la realización de las estadísticas del movimiento natural de la población y de defunciones según la causa de muerte

Primera Objeto del Convenio

El presente Convenio tiene por objeto formalizar la colaboración entre el INE y el ICANE para la elaboración de las Estadísticas del Movimiento Natural de la Población (Defunciones, Matrimonios y Partos) y la Estadística de Defunciones según la Causa de Muerte, en los términos expresados en las cláusulas siguientes.

Segunda Actuaciones y compromisos de las partes

1. Actuaciones y compromisos del INE.

El INE, con periodicidad mensual, recopilará información de los sucesos demográficos (partos, matrimonios, defunciones). Para ello, se encargará de adoptar las medidas oportunas con el fin de garantizar la cobertura, calidad y puntualidad de la información recibida de los Registros Civiles. Se elaborará para cada suceso demográfico un único fichero conjunto cada mes con todos los sucesos de cada provincia, independientemente del canal por el que se obtengan. Estos ficheros se construyen a partir de diversas fuentes:

• – Los ficheros mensuales de matrimonios se podrán componer, bien del escaneo y grabación de boletines estadísticos de matrimonio, bien de la traslación de los datos registrales contenidos en el sistema (actualmente conocido como INFOREG) gestionado por la Dirección General de Registros y Notariado (DGRN) del Ministerio de Justicia.
• – Los ficheros mensuales de partos se podrán componer, bien del escaneo y grabación de boletines estadísticos de partos, bien de la grabación en hospitales de los datos estadísticos y registrales mediante la aplicación ANDES, bien de la traslación de los datos registrales contenidos en el sistema (actualmente INFOREG) gestionado por la DGRN.
• – Los ficheros mensuales de defunciones podrán provenir, bien del escaneo y grabación de documentos en papel, bien de la integración de información registral (actualmente aplicación INFOREG) y de certificados médicos de defunción digitales, bien de la grabación en el Punto Neutro Judicial de las defunciones con intervención judicial, bien de la integración de información registral y la grabación por parte de los Institutos de Medicina Legal y Ciencias Forenses (IMLCF) de las causas de muerte de las defunciones judiciales mediante la aplicación IML-Web

Los ficheros mensuales del mes m estarán disponibles para el ICANE en una base de datos centralizada antes del final del mes m+2.

Cuando el suceso se haya recogido mediante un documento en papel, la imagen escaneada se incorporará también en un banco de imágenes (ImagINE) que contiene las imágenes escaneadas de los boletines CMD/BED, de los BEDJ (Boletín Estadístico de Defunción con Intervención Judicial), y de los boletines estadísticos de partos y matrimonios. El acceso a las imágenes se realizará mediante una aplicación de visualización proporcionada por el INE. Mientras no sea posible la descarga masiva de las imágenes correspondientes a cada lote de trabajo, el INE facilitará al ICANE dichas imágenes encriptadas y la base de datos necesaria para su lectura en cualquier otro soporte con la misma periodicidad y plazos.

El acceso a la base de datos será por medio de una aplicación web segura. Esta aplicación permitirá la modificación de los datos individuales y también la descarga de los ficheros mensuales por lotes de registros, para poder realizar las correspondientes tareas de depuración descritas más adelante y volverlos a incorporar utilizando la misma aplicación. El procedimiento permitirá la opción de trabajar con otros sistemas de trabajo usados por el organismo de la Comunidad Autónoma de Cantabria. La mencionada aplicación permitirá la visualización simultánea de datos alfanuméricos y de las imágenes, cuando las haya.

El ICANE podrá acceder mensualmente a los registros relativos a fenómenos ocurridos dentro del ámbito territorial de su comunidad autónoma. También se facilitará acceso a ficheros mensuales de los sucesos ocurridos fuera de la misma, correspondientes a los residentes de la Comunidad Autónoma de Cantabria mediante la descarga de un fichero, pero sólo a efectos de consulta. Entre dichos sucesos se incluirán, junto a las defunciones de residentes y matrimonios donde cualquiera de los cónyuges sea previamente residente, los nacimientos de hijos de residentes y los matrimonios cuya residencia matrimonial sea la Comunidad Autónoma de Cantabria.

Los diseños de registro de los ficheros mensuales correspondientes a cada una de las estadísticas figuran en el anexo del Convenio. Estos diseños no podrán modificarse sin acuerdo de las partes y se programarán con suficiente tiempo para que ambas adapten sus sistemas de trabajo. Los diseños de registro también especifican cuales son las variables registrales (las que se registran en los correspondientes asientos de los Registros Civiles) y las no registrales (solo tienen uso estadístico).

El INE tiene implantado un sistema automatizado para la codificación automática de la causa de muerte, basado en la utilización de la herramienta informática IRIS, que ha sido promovido por la Oficina Estadística de la Unión Europea (Eurostat) y que pondrá a disposición de la Comunidad Autónoma de Cantabria para que ésta pueda cumplir con los compromisos establecidos en este Convenio. El INE coordinará el mantenimiento de las reglas de normalización y de los diccionarios del sistema, y los actualizará periódicamente.

El INE establecerá, de común acuerdo entre las partes, también las normas de codificación y grabación de la causa de muerte en los ficheros de defunciones y de partos, así como los criterios de tratamiento de las inconsistencias e información incompleta. Asimismo, establecerá la entrada en vigor de las revisiones de la Clasificación Internacional de Enfermedades de la Organización Mundial de la Salud y de las actualizaciones del sistema IRIS.

2. Actuaciones y compromisos del ICANE.

a) Medidas para mejorar la certificación de la causa de muerte.

El ICANE adoptará las medidas oportunas en relación con los profesionales y centros sanitarios de su ámbito territorial de competencia, con el fin de que las causas de muerte que figuren en los Certificados Médicos de Defunción Digitales, Certificados Médicos de Defunción/Boletines Estadísticos de Defunción (CMD/BED) y en los BEDJ estén bien especificadas y de que los modelos de CMD/BED que se utilicen se correspondan con el modelo oficial, de acuerdo a la legislación vigente.

b) Actuaciones con relación al fichero mensual de Defunciones.

En el caso de que el ICANE detecte alguna inconsistencia en las variables podrá rectificar la información en el fichero de intercambio o directamente en los registros de defunciones de la Base de Datos, documentando en cada caso el origen de la información recuperada o modificada y motivación. También podrá realizar la detección de información duplicada.

En el caso de registros no recogidos en papel, la información registral proviene directamente de las bases de datos de los registros civiles, por lo que las correcciones se deben circunscribir a la información no registral, salvo que se constate fehacientemente que la información registral es errónea,

Asimismo, en las defunciones que se hayan informado mediante documento en papel, el ICANE verificará la correspondencia entre los literales de enfermedad que figuran en la base de datos y los literales de los documentos originales, para comprobar su adecuación y corregir, en su caso, las discrepancias observadas.

El ICANE grabará los literales de la causa de muerte procedentes de BED de formato anterior al modelo de 2009.

El ICANE utilizará el codificador automático que le será facilitado por el INE para llevar a cabo la codificación de la causa básica de muerte. En los casos en los que la codificación de la causa básica de muerte no se realice automáticamente por el sistema, el ICANE llevará a cabo manualmente la selección y codificación de la causa básica de muerte, utilizando para ello toda la información disponible, y la incorporará al correspondiente registro de defunción de la base de datos.

c) Actuaciones respecto del fichero mensual de Partos.

El ICANE seleccionará y codificará la causa básica de muerte de los ficheros de partos y cargará dicho código en la Base de Datos Central de Partos.

El ICANE adoptará las medidas necesarias para recuperar en los centros sanitarios la información relativa a los nacidos muertos con más de 180 días de gestación (Muertes Fetales Tardías) y a los nacidos vivos que viven menos de 24 horas. La información completa o parcial que recupere el ICANE, la cargará en la base central de Partos o en el fichero final que envíe con los partos de todo el año.

La información de nacimientos no registrados en el registro civil, para los que se tiene la correspondiente defunción, que recupere el ICANE, la cargará en la base central de Partos o en el fichero final que envíe con los partos de todo el año.

d) Depuración de otras variables no registrales de todos los ficheros.

Dado que los ficheros de los tres fenómenos demográficos se componen de boletines estadísticos en papel o de información extraída de distintos sistemas (ANDES, certificado médico digital, INFOREG u otros) las variables no registrales tales como la nacionalidad, el nivel de estudios o la ocupación, podrán figurar informadas en unos casos y en otros no.

El INE efectuará procesos de depuración, imputación y asignación de valores a las variables no registrales a partir de otras fuentes, tal como se expone en la cláusula tercera (generación de ficheros anuales).

El ICANE podrá realizar, si lo estima conveniente, tareas de depuración o mejora de la información no registral de los ficheros mensuales e incorporarlos a la base de datos del INE.

El plazo para realizar los trabajos antes mencionados será de dos meses contados a partir del momento en que los correspondientes ficheros mensuales y las imágenes se encuentren disponibles en la base de datos central.

En el caso de detectarse duplicados, recuperación de información completa o modificación de datos después de finalizar los plazos señalados en el párrafo anterior y, habiendo cargado el fichero con actualizaciones en la aplicación, se deberán hacer las modificaciones directamente en la base de datos central del INE antes de finalizar el mes de junio de t+1 en el caso de matrimonios y septiembre del año t+1 para los ficheros de partos y defunciones.

En el caso de registros no recogidos en papel, la información registral proviene directamente de las bases de datos de los registros civiles, por lo que las correcciones se deben circunscribir a la información no registral, salvo que se constate fehacientemente que la información registral es errónea.

Mientras no esté operativa la aplicación MNPweb para la descarga y envío de ficheros de partos y matrimonios, el envío se realizará mediante DVD cifrado, correo electrónico cifrado o por un acceso seguro acordado con la comunidad y su depuración se enviará en el fichero anual.

Tercera Generación de ficheros anuales definitivos

El INE desarrollará diversos procesos de depuración e imputación a partir de los ficheros generados por el ICANE con el fin de obtener los ficheros anuales definitivos. Los ficheros anuales se formarán con los acontecimientos ocurridos en cada año recibidos durante ese año y los sucesos que pudieran recibirse con retraso en los ficheros mensuales de hasta los tres primeros meses del año siguiente, si bien se podrán incluir los recibidos en meses posteriores si el desarrollo de los trabajos lo permiten.

Además de la información recogida en los ficheros mensuales, a los ficheros anuales se les incorporará la información no registral que no venga informada en los ficheros mensuales mediante imputación o por enlace con otras fuentes. Así mismo se podrán incorporar otras variables que se puedan obtener a partir del enlace con otras bases de datos estadísticas sobre la población.

Una vez generados los ficheros anuales definitivos para todo el territorio nacional por parte del INE, se facilitarán al ICANE los ficheros de los fenómenos demográficos inscritos en su CC. AA. a través de la base de datos centralizada, así como de los residentes en la Comunidad Autónoma de Cantabria que se hayan producido en las demás comunidades autónomas.

El INE pondrá a disposición del ICANE los ficheros definitivos anuales con una antelación mínima de veinte días respecto de la fecha de publicación de los resultados definitivos. Hasta que se produzca esa publicación, esta información se considera confidencial y no podrá, por tanto, difundirse, tal como se expresa en la cláusula cuarta.

Cuarta Difusión de resultados

Con independencia de los avances de resultados que pudieran difundirse por parte de estos organismos, cualquier publicación de resultados definitivos tanto por parte del INE como del ICANE se realizará a partir de los registros contenidos en los ficheros anuales definitivos mencionados en la cláusula tercera.

El INE anuncia en su página web con dos meses de antelación la fecha de publicación de resultados definitivos, tanto de la estadística del Movimiento Natural de la Población (MNP) como de Defunciones según la Causa de Muerte. Previamente a esas fechas los datos estarán embargados y ninguna de las partes podrá realizar publicación alguna con resultados definitivos.

En todas las publicaciones editadas por el ICANE se hará constar la colaboración del Instituto Nacional de Estadística. Igualmente, en las publicaciones de resultados que realice el Instituto Nacional de Estadística se hará constar la colaboración del ICANE.

Quinta Secreto estadístico

El INE y el ICANE se responsabilizarán de que la información intercambiada se utilice de forma que la protección de los datos individuales quede totalmente garantizada, estando todo el personal que participe en la operación obligado a preservar el secreto estadístico y demás restricciones que se deriven de la aplicación de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública y la Ley 4/2005, de 5 de octubre, de Estadística de Cantabria.

Sexta Financiación

La firma del presente Convenio no dará lugar a contraprestaciones económicas entre las partes que lo suscriben ni generarán ningún gasto.

Séptima Comisión Técnica de Seguimiento

Se crea una Comisión Técnica para el seguimiento de este Convenio que estará integrada por:

• a) Representantes del INE.
  • – La persona titular de la Subdirección General de Estadísticas Sociodemográficas.
  • – La persona titular de la Subdirección General de Estadísticas Sociales Sectoriales.
• b) Representantes del ICANE.
  • – La persona titular de la Dirección del ICANE.
  • – La persona titular de la Jefatura de Servicio de Estadísticas Económicas y Sociodemográficas.

Cualquier discrepancia o controversia que se suscite en la interpretación o ejecución del presente Convenio será sometida a la Comisión Técnica de Seguimiento.

Octava Jurisdicción

El presente Convenio tiene naturaleza administrativa y se regirá por lo dispuesto en las cláusulas del mismo y el título preliminar, capítulo VI de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del sector Público, las restantes normas administrativas que le sean de aplicación y los principios generales del Derecho.

Las controversias sobre la interpretación y ejecución del presente Convenio serán resueltas en el seno de la Comisión Técnica de Seguimiento y en el caso de que no fuera posible, será el orden jurisdiccional contencioso-administrativo el competente para resolver las cuestiones litigiosas que pudieran suscitarse entre las partes, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de dicha jurisdicción.

Novena Vigencia

El presente Convenio se perfeccionará con el consentimiento de las partes, y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de 5 días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y mantendrá su vigencia por un periodo de cuatro años. Asimismo, se publicará en el «Boletín Oficial del Estado», en el plazo de diez días hábiles desde su formalización, sin perjuicio de su publicación facultativa en el «Boletín Oficial de Cantabria». En cualquier momento antes de finalizar su vigencia el Convenio se podrá prorrogar expresamente por un periodo de hasta cuatro años adicionales. Transcurridos estos ocho años el Convenio quedará extinto y en caso de que se quisiese seguir con los compromisos del mismo será necesario suscribir uno nuevo.

Décima Modificación del Convenio

El presente Convenio podrá ser modificado por acuerdo de las partes, a propuesta de cualquiera de éstas, mediante la suscripción de la oportuna adenda de modificación, formalizada durante el periodo de vigencia.

Undécima Régimen de Extinción y Resolución del Convenio

El presente Convenio, de acuerdo al artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, se extinguirá, teniendo en cuenta que las actuaciones que constituyen su objeto son de carácter continuo, por incurrir en causa de resolución.

Son causas de resolución:

• – El transcurso del plazo de vigencia sin haberse acordado la prórroga del mismo.
• – El acuerdo unánime de las partes firmantes.
• – El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por alguna de las partes firmantes.
• – Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del Convenio.
• – Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el Convenio o en las leyes.

En caso de resolución del Convenio por cualquier causa prevista en el mismo o en la Ley, la Comisión Técnica de Seguimiento, fijará el plazo para la finalización de las actuaciones derivadas de este Convenio que estén en ejecución, plazo que será improrrogable.

Duodécima Incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos

En caso de incumplimiento de las obligaciones asumidas por parte de alguna de las partes firmantes, la otra parte podrá notificar a la incumplidora un requerimiento para que cumpla, en el plazo que se determine en la Comisión Técnica de Seguimiento que se crea en la cláusula séptima, con las obligaciones o compromisos que se consideren incumplidos.

Si transcurrido este plazo persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte firmante la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el Convenio.