Resolución de 7 de octubre de 2021, de la Subsecretaría, por la que se aprueban los calendarios de conservación de series documentales

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Sumario

Véase la Res. de 17 de enero de 2023, de la Subsecretaría, por la que se aprueban calendarios de conservación de series documentales, específicas y comunes, custodiadas por el Ministerio de Justicia («B.O.E.» 30 enero).LE0000746644_20230131

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, establece en su artículo 49.2, que una parte integrante del mismo es el Patrimonio Documental, constituido por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carácter público.

Por otra parte, dicha norma exige a todos los poseedores que custodian bienes del patrimonio documental y bibliográfico que garanticen su conservación y protección, su destino a un uso que no impida su conservación y su mantenimiento en lugares adecuados, así como que se recabe autorización de la Administración competente para excluir o eliminar todo o parte de los bienes del Patrimonio Documental contemplado en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública. No obstante, el artículo 55.2 contempla que en ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.

El artículo 58 de la citada Ley 16/1985, de 25 de junio, crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, ha sido desarrollada entre otras normas por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, y el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que establecen el procedimiento para la eliminación de documentación perteneciente al Patrimonio.

Entre las series dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en su sesión plenaria del 28 de septiembre de 2021 se encuentran dos series específicas producidas por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo: «Expedientes de concesión de certificados de autorización de vehículos para transporte de mercancías peligrosas por carretera (ADR/TPC)» (Dictamen 24/2021) y «Expedientes de concesión de certificados de autorización de vehículos para transporte de mercancías peligrosas por ferrocarril (RID/TPF)» (Dictamen 25/2021), y la serie específica «Expedientes de reclamaciones de usuarios de servicios de telecomunicaciones» (Dictamen 26/2021) resultado de las funciones desarrolladas hasta junio de 2018 por el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital, y que desde esa fecha están encuadradas en el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, el cual se adhiere a esta propuesta.

Se incluye también una serie documental común de gestión de recursos humanos, «Planes de formación del personal al servicio de la Administración General del Estado» (Dictamen 59/2021) aprobada a propuesta del Grupo de Trabajo de Valoración de Series Comunes de la Administración General del Estado, creado en 2012 en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

De acuerdo con lo anterior, corresponde aprobar los calendarios de conservación de las mencionadas series específicas y serie común custodiadas por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, así como ordenar su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.

En virtud de lo anterior, resuelvo:

Primero. Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los calendarios de conservación resultantes de los dictámenes 24/2021, 25/2021, 26/2021 y 59/2021, de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que figuran en el anexo de esta resolución.

Segundo. Autorizar las eliminaciones y transferencias aplicables en virtud de los calendarios de conservación a los que se refiere el apartado primero de esta resolución, sujetas a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas en los dictámenes.

Dentro de esta autorización se entenderán comprendidos todos los organismos públicos que custodien documentación generada por unidades del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, o de sus antecesores, a las que sean de aplicación los referidos dictámenes, en particular:

• a) El Archivo Central y todos los organismos de los servicios centrales, periféricos o en el exterior del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
• b) Los organismos autónomos vinculados al Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
• c) Las unidades que, con dependencia orgánica de otros Departamentos de la Administración General del Estado, custodien documentación generada en el ejercicio de competencias bajo dependencia funcional del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, y a la que sean de aplicación dichos dictámenes.
• d) Los archivos intermedios e históricos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado que custodien documentación a la que sean de aplicación dichos dictámenes (Archivo General de la Administración, archivos históricos provinciales o análogos, etcétera).
• e) Los organismos y archivos de las administraciones autonómicas que custodien documentación de unidades periféricas del Departamento a las que sean de aplicación.

Tercero. Las transferencias resultantes de la aplicación de estos dictámenes al Archivo Central del Ministerio Industria, Comercio y Turismo se harán conforme a las normas sobre la transferencia de documentos administrativos al Archivo Central del Departamento.

Cuarto. El proceso de eliminación se hará periódicamente una vez transcurridos los años de conservación establecidos para las series señaladas en el anexo, previa comunicación de conformidad de la Secretaría General Técnica.

Quinto. Del procedimiento de destrucción se levantará la correspondiente acta, expresiva del dictamen aplicado, volumen de documentación eliminada en metros de estantería y régimen de custodia interna o externa de la documentación conforme al modelo de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos disponible en su web:

https://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cscda/documentos.html.

La unidad responsable deberá hacer llegar a la Secretaría General Técnica un ejemplar del acta de destrucción y, asimismo, conforme al apartado 3 del artículo 7 del Real Decreto 1164/2002, otro ejemplar se deberá hacer llegar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el plazo de diez días desde las actuaciones.

Sexto. No podrá eliminarse la documentación que forme parte de expedientes objeto de recurso administrativo o judicial que estén pendientes de resolución o sentencia.

Séptimo. El proceso de destrucción garantizará la seguridad de la documentación mediante la oportuna protección contra intromisiones externas. El método empleado será el adecuado para imposibilitar la reconstrucción de la documentación y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.

Octavo. Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en el artículo 6.2 b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de esta resolución queda demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en dicho plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que la resolución fuese impugnada no podrá procederse a la destrucción o transferencia de documentos de acuerdo a los calendarios de conservación recogidos en su anexo, hasta que la misma adquiera firmeza.

Noveno. Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa, podrá interponerse recurso de alzada ante la Ministra de Industria, Comercio y Turismo en el plazo de un mes contado desde el día siguiente al de su publicación, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 121 y 122 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.