Resolución de 21 de diciembre de 2021, de la Secretaría General de Administración Digital, por la que se publica el Convenio con la Universidad Politécnica de Madrid, para la utilización de la "Gestión Integrada de servicios de Registro" como aplicación integral de registro

Primera Objeto

Es objeto del presente convenio:

• 1. Establecer las condiciones por las que se regirá la puesta a disposición de la Universidad Politécnica de Madrid de la aplicación GEISER por parte de la SGAD, como solución tecnológica para la gestión de los libros de registro de entrada y salida de dicha Universidad, así como para la interconexión electrónica de su registro con el Sistema de Interconexión de Registros y el Registro Electrónico Común.
• 2. Fijar los términos, las condiciones generales de uso y el soporte necesario para el funcionamiento de la aplicación GEISER.

Segunda Especificaciones de la aplicación

1. La Universidad Politécnica de Madrid debe usar la aplicación GEISER con sus propios recursos para la mejora de la Administración electrónica en su ámbito de competencias.

2. La SGAD y la Universidad Politécnica de Madrid se prestarán el soporte necesario para la solución de las incidencias técnicas de carácter informático relacionadas con la aplicación, en los términos recogidos en la cláusula cuarta de este convenio.

3. La conexión de los usuarios de la Universidad Politécnica de Madrid a la aplicación «GEISER» se hará a través de la Red SARA, gestionada por la SGAD, que adoptará las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad del tránsito de la información intercambiada.

4. La aplicación distinguirá entre el grupo de usuarios de la Universidad Politécnica de Madrid y el de usuarios de la SGAD como superadministradores de GEISER.

5. Los usuarios de la aplicación tendrán responsabilidad sobre el buen uso y gestión, en su propio ámbito, del software y de las aplicaciones citadas anteriormente. En todo caso, la SGAD no responderá de ningún daño y perjuicio directo o indirecto que provenga del mal empleo de los componentes o de incidencias en el acceso y uso del servicio por causas ajenas a la infraestructura de la SGAD.

6. Los equipamientos de la Universidad Politécnica de Madrid y sus usuarios deberán cumplir los requisitos mínimos exigidos para el uso de GEISER que figuran en su documentación.

Tercera Obligaciones de las partes

1. La SGAD se compromete a:

• a) Adscribir al proyecto los medios humanos y técnicos necesarios para la adecuada adaptación e implantación inicial de la citada aplicación en la Universidad Politécnica de Madrid.
• b) Proporcionar, antes de la puesta en producción de la aplicación, material para la autoformación específica del personal de la Universidad Politécnica de Madrid encargado de dar soporte funcional e informático a la misma.
• c) Proponer una lista de indicadores de seguimiento a los efectos de obtener la información necesaria durante la puesta a disposición de la aplicación «GEISER» en relación a la prestación del servicio por la SGAD, a la Universidad Politécnica de Madrid.

2. La Universidad Politécnica de Madrid se compromete a:

• a) Utilizar la aplicación GEISER para la gestión de su registro oficial de entrada/salida en sus oficinas de registro y unidades tramitadoras. En este sentido y, conforme a la experiencia registrada en el ejercicio inmediatamente anterior a la firma de este convenio, la Universidad Politécnica de Madrid estima una previsión de uso de 10.000 asientos registrales al año.
• b) Comunicar a la SGAD cualquier incremento significativo en el uso de la aplicación que no haya sido recogido en la estimación prevista.
• c) Asegurar el uso correcto de la plataforma, empleándola exclusivamente para los fines y funciones autorizados por la SGAD, siendo responsable del buen uso y del cumplimiento de los procedimientos definidos en los Manuales.
• d) Respetar las condiciones de uso de la plataforma SIR, en particular la atención diligente de los asientos registrales recibidos y la plena digitalización de toda la documentación enviada en los términos que se establecen en la Guía Funcional para las Oficinas de Registro SIR. (http://administracionelectronica.gob.es/ctt/resources/Soluciones/214/Areadescargas/Guia Funcional para las Oficinas de Registros SIR.pdf).
• e) Cumplir y hacer cumplir las medidas de seguridad y confidencialidad y de protección de datos de carácter personal de acuerdo a la normativa vigente en esta materia necesarias para proteger debidamente la información proporcionada en la plataforma (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en su normativa de desarrollo y Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica). Como responsable del tratamiento, la Universidad Politécnica de Madrid se responsabilizará de informar del tratamiento de datos personales recogidos mediante GEISER, siendo la SGAD la encargada del tratamiento.
• f) La utilización de GEISER por parte de la entidad no podrá conllevar obligaciones económicas para los ciudadanos.
• g) Llevar a cabo la formación de los usuarios de esta aplicación en su organismo.
• h) Contribuir al mantenimiento anual de la sostenibilidad funcional y técnica de la aplicación GEISER en los términos establecidos en la cláusula séptima del presente convenio.
• i) Abonar la compensación económica en la forma y cuantía que se estipula en la cláusula séptima del presente convenio, con cargo a sus propios créditos presupuestarios.

3. Ambas partes se comprometen a:

• a) Dedicar los medios humanos y técnicos necesarios para proporcionar la adecuada respuesta ante las incidencias técnicas de carácter informático en dicha aplicación, de conformidad con lo dispuesto en la cláusula quinta.
• b) Mantener la configuración técnica necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente convenio.
• c) Cumplir las obligaciones que como responsable (o, en su caso, encargado) del tratamiento de datos personales se establecen en el artículo 28 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Cuarta Adaptación de la aplicación para su implantación

1. La SGAD realizará las labores de adaptación para la implantación inicial de la aplicación en la Universidad Politécnica de Madrid.

a) Configuración técnica de los parámetros de GEISER relacionados con la conexión a SIR de las oficinas de la Universidad Politécnica de Madrid.

b) Configuración en GEISER de las unidades de la Universidad Politécnica de Madrid no contenidas en el Directorio Común DIR3.

c) Configuración en GEISER de los gestores de los accesos a los distintos ámbitos de la Universidad Politécnica de Madrid configurados en la aplicación.

2. Las labores de adaptación e implantación inicial, técnica y funcional, por parte de la SGAD, definidas en el punto anterior, deberán quedar concluidas en el plazo de tres meses contados a partir de la firma de este convenio. No obstante este plazo podría ser superior por alguna cuestión sobrevenida de carácter técnico o bien de no poder ser atendidas por existir un volumen de demanda en el servicio superior a las capacidades de su infraestructura.

3. Esta adaptación inicial no implicará modificación de la aplicación de carácter esencial, sino que se vinculará a mejoras de interés general.

Quinta Mantenimiento de la aplicación informática

1. En el mantenimiento de esta aplicación informática se distinguen dos tipos de incidencias técnicas de carácter informático:

• 1.1 Incidencias correctivas: que serán las relativas a la solución de los posibles errores, problemas o deficiencias que puedan presentarse durante la utilización de la aplicación por sus usuarios y que alteren su normal funcionamiento. Serán atendidas conforme a las siguientes condiciones:
  • a) Corresponderá a la Universidad Politécnica de Madrid dar soporte a la solución de las mismas, siempre y cuando su causa se encuentre dentro de su propia red de comunicaciones, equipos, sistemas operativos o navegadores.
  • b) Corresponderá a la Universidad Politécnica de Madrid atender y dar un primer nivel de soporte a las incidencias que se produzcan en relación con el uso y funcionamiento de la aplicación. La SGAD no atenderá directamente a los usuarios de la Universidad Politécnica de Madrid.
  • c) Las incidencias fuera del ámbito de actuación de la Universidad Politécnica de Madrid serán comunicadas por su unidad de informática a la unidad designada por la SGAD, quien proporcionará el soporte solicitado.
• 1.2 Incidencias evolutivas: Que serán aquellas que se produzcan a partir de la implantación inicial de la aplicación en la Universidad Politécnica de Madrid y, en concreto, toda petición de modificación o alteración sugerida o solicitada por parte de esta, de naturaleza distinta a las incidencias correctivas establecidas en el apartado anterior.

Estas incidencias deberán ser analizadas conjuntamente por la unidad designada por la SGAD y por la unidad designada por la Universidad Politécnica de Madrid, siendo competencia de la SGAD asegurar, en concordancia con los requisitos y necesidades del resto de organismos usuarios de la aplicación, que en todo caso la aplicación evoluciona de acuerdo con una única línea de desarrollo que permita su extensión a otros Organismos o Entidades de la Administración General del Estado.

2. Por otra parte, la documentación electrónica contenida en la aplicación GEISER correspondiente a los registros de la Universidad Politécnica de Madrid estará disponible en la aplicación por un periodo máximo de un año desde su entrada en el sistema.

Sexta Consecuencias aplicables en caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes

En el caso de que una de las partes considere que se ha producido incumplimiento de las obligaciones respectivas establecidas en la cláusula segunda y tercera requerirá fehacientemente su cumplimiento dentro del plazo de quince días desde la recepción de requerimiento, con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable de la comisión de seguimiento prevista en la cláusula décima del presente convenio.

Si trascurrido dicho plazo persistiera injustificadamente el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará fehacientemente a la otra parte la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio, sin perjuicio de la liquidación de las obligaciones económicas y técnicas pendientes que se dirimirán en la citada comisión de seguimiento.

Séptima Régimen Económico

La SGAD asume con cargo a sus propios recursos la obligación de proporcionar tanto la adaptación del sistema para su implantación, como su mantenimiento, en los términos recogidos respectivamente en las cláusulas tercera y cuarta.

Por su parte, la Universidad Politécnica de Madrid contribuirá al mantenimiento anual de la sostenibilidad funcional y técnica del sistema con una contraprestación económica que se determina en base al uso del servicio. El cálculo de la contribución económica se realizará conforme a los criterios establecidos en el anexo I del presente convenio.

En particular, la Universidad Politécnica de Madrid ha estimado, para el período de vigencia del convenio, el uso del sistema en número de asientos registrales, según lo que certifica en el anexo II de este convenio, por lo que el alcance de la contraprestación económica anual es según lo especificado en el anexo I.

Para el pago de la contraprestación económica citada, la Universidad Politécnica de Madrid se compromete a satisfacer, por cada anualidad de duración de este convenio, el importe correspondiente a la SGAD mediante la realización, dependiendo del régimen presupuestario aplicable, de un expediente de modificación presupuestaria con alta en la aplicación presupuestaria que le será indicada por la SGAD, o mediante el ingreso en Tesoro Público con el impreso modelo 069, o el que le sustituya en su momento, que le será remitido por la SGAD para que ésta inicie, a posteriori, el correspondiente expediente de generación de crédito en las aplicaciones presupuestarias que determine.

Anualmente, con dos meses de antelación respecto a la fecha de finalización del año natural, la Universidad Politécnica de Madrid comunicará a la SGAD la estimación para el ejercicio anual siguiente.

No obstante, si al final de cada año de vigencia del convenio el número de asientos registrales es superior o inferior al previsto, se procederá a regularizar la contraprestación económica conforme a los criterios establecidos en el anexo I.

Dentro de los quince días siguientes a la firma del convenio, el organismo satisfará 100 euros que serán posteriormente detraídos de la primera anualidad.

Para determinar cómo se realizará la contribución anual se tomará de referencia la fecha de firma del convenio y, así:

Si el convenio se firma antes del 31 de marzo, la contribución de la cantidad imputable por lo que reste de ejercicio se realizará dentro de los quince días siguientes a la firma del convenio, y en los años sucesivos de vigencia en el primer trimestre del ejercicio correspondiente. En el año de finalización del convenio, la contribución será proporcional al tiempo que reste de vigencia del convenio.

Si el convenio se firma con posterioridad al 31 de marzo, la contribución por la cantidad imputable por lo que reste de ejercicio se realizará conjuntamente con la cantidad imputable del siguiente ejercicio en el primer trimestre del mismo. En los años sucesivos de vigencia la compensación de la cantidad del ejercicio correspondiente se hará en el primer trimestre del mismo.

En el año de finalización del convenio, la cantidad a compensar será proporcional al tiempo que reste de vigencia del convenio.

En caso de no realizarse la contribución económica conforme a lo previsto en esta cláusula, la SGAD podrá suspender el servicio proporcionado.

Octava Vigencia

Los efectos del presente convenio tendrán una duración de cuatro años, que se podrán prorrogar, conforme a lo establecido en el artículo 49, h) 2.º de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

De conformidad con lo dispuesto en el apartado 8 del artículo 48 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el presente convenio se perfeccionará con el consentimiento de las partes, resultará eficaz una vez inscrito en el Registro estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector Público Estatal y se publicará en el «Boletín Oficial del Estado».

En la adenda de prórroga se determinará de nuevo la contribución económica correspondiente al citado periodo, de acuerdo con las tarifas contenidas en el anexo I del convenio.

Novena Modificación

Este convenio puede ser modificado por acuerdo unánime de las partes, que se formalizará mediante adenda, conforme a los requisitos legalmente establecidos y previa autorización prevista en el artículo 50 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Décima Resolución de controversias y Comisión de Seguimiento

Las partes firmantes se comprometen a solventar por acuerdo mutuo, en el seno de una Comisión de Seguimiento, cuantas discrepancias resulten de la interpretación y cumplimiento de este convenio, sin perjuicio de la competencia del orden jurisdiccional contencioso administrativo para el conocimiento de cuantas cuestiones y litigios pudieran surgir.

Esta Comisión, de acuerdo con lo establecido en el artículo 49.1.f. de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, es el instrumento acordado por las partes para el seguimiento, vigilancia y control del convenio y de los compromisos adquiridos por los firmantes y, ejercerá sus funciones de acuerdo con lo establecido en los artículos 51.c) y 52.3 de la citada Ley.

La Comisión de Seguimiento estará formada por 5 miembros: 3 de ellos pertenecientes a la SGAD y 2 de ellos pertenecientes a la Universidad de Politécnica de Madrid. Todos los miembros serán designados por la SGAD y estará presidida por el Subdirector/a de Impulso de la Digitalización de la Administración o funcionario en quien delegue.

La Comisión de Seguimiento se encargará también de estudiar las peticiones de la Universidad Politécnica de Madrid en relación con GEISER y recibirá cuantas observaciones o quejas se produzcan con motivo de su utilización por dichos Centros. Aprobará, asimismo, las actuaciones realizadas y los planes de actuaciones futuras que se prevean realizar en el desarrollo y mantenimiento de GEISER. La Comisión se reunirá con la periodicidad que se determine en las normas de funcionamiento interno que la misma establezca.

Las reuniones de la Comisión de Seguimiento podrán celebrarse por medios electrónicos.

Undécima Resolución y extinción

De conformidad con lo establecido en el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre de Régimen Jurídico del Sector Público los convenios se extinguen por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.

Son causas de resolución:

• – El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
• – El acuerdo unánime de las partes.
• – El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
• – La decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
• – Cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.

Asimismo, las partes firmantes podrán resolver este convenio por denuncia de cualquiera de las mismas mediante preaviso comunicado de forma fehaciente a la otra parte con, al menos, tres meses de antelación a la fecha de resolución propuesta.

La resolución del convenio no implicará devolución de la contribución económica al sostenimiento del servicio, ni dará derecho a indemnización alguna.

En todo caso, salvo pacto expreso, las partes se comprometen a realizar las actuaciones necesarias dirigidas a la finalización de las acciones ya iniciadas, incluidas las previstas en la cláusula séptima. Para ello, en el momento de la resolución, las partes acordarán un plazo improrrogable para la finalización de las actuaciones en curso, trascurrido el cual el convenio deberá liquidarse.

En materia de extinción, se estará a lo dispuesto en el apartado 1 del citado artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

Duodécima Régimen de Protección de Datos, Seguridad y Confidencialidad

El régimen de protección de datos de carácter personal en las actuaciones que se desarrollen en ejecución del presente convenio será el previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los derechos digitales y demás normativa de aplicación en materia de protección de datos.

Las partes velarán por el cumplimiento del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Toda la información facilitada por las partes y toda la información generada como consecuencia de la ejecución del presente convenio tendrá el tratamiento de confidencial, sin perjuicio de la información que sea de dominio público, no pudiendo ser divulgada o facilitada a terceros ni utilizada para un fin distinto del previsto en este documento sin el acuerdo unánime de las partes.

La obligación de confidencialidad para las partes se extenderá indefinidamente aunque el convenio se hubiera extinguido. Todo ello sin perjuicio de la eventual autorización de las partes o, en su caso, de que dicha información pasara a ser considerada como de dominio público.

Decimotercera Régimen jurídico

El presente convenio tiene naturaleza administrativa y se rige por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.