Resolución de 21 de diciembre de 2021, de la Dirección General de Bellas Artes, por la que se publica el Convenio con la Fundación Castilla y León, para la digitalización de la documentación contenida en los fondos documentales del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid y el Archivo General de Simancas relativos a las Comunidades de Castilla

Primera Objeto del Convenio

1. El presente Convenio tiene como objeto la reproducción digital de la documentación seleccionada y contenida en distintos fondos documentales de los archivos de la Real Chancillería de Valladolid y del Archivo General de Simancas relativos al conflicto comunero, cuya denominación, enumeración y volumen de imágenes, por su amplitud, se adjunta en el correspondiente Anexo al presente convenio.

2. Asimismo, es objeto de este convenio la difusión de la información descriptiva de cada documento con sus correspondientes imágenes digitales, por parte del Ministerio de Cultura y Deporte en Internet dentro de su página web y de las Plataformas Institucionales de los Archivos Estatales y por parte de la Fundación Castilla y León durante el periodo de vigencia del presente convenio y para los fines en él contenidos.

Segunda Condiciones generales del objeto del Convenio

1. La colaboración se llevará a cabo en las sedes de los archivos de la Real Chancillería de Valladolid y en el Archivo General de Simancas, dentro del horario de trabajo de los mismos y conforme a las instrucciones de utilización dadas por la Dirección de los centros.

2. Con carácter general, se establece un horario de 8:00 a 14:00 horas de lunes a viernes.

3. En ningún caso esta colaboración implicará relación laboral alguna entre el personal designado por parte de la Fundación Castilla y León para materializar la colaboración y el Ministerio de Cultura y Deporte.

4. El Ministerio de Cultura y Deporte queda exonerado de cualquier responsabilidad por daños en las personas o cosas del personal designado para la colaboración.

Tercera Compromisos de la Fundación de Castilla y León

1. La Fundación Castilla y León se compromete a nombrar un Director ejecutivo del proyecto para coordinar la ejecución de los trabajos.

2. La Fundación Castilla y León se compromete a aportar los medios personales y técnicos, maquinaría y efectivos informáticos, necesarios para la ejecución del objeto del Convenio sin que suponga gasto o coste adicional alguno para el Ministerio de Cultura y Deporte.

3. La Fundación Castilla y León se compromete a cumplir los requisitos técnicos de captura de imágenes y/u objetos digitales y metadatos facilitados por los Archivos Estatales.

4. La Fundación Castilla y León se compromete a entregar al Ministerio de Cultura y Deporte una copia máster de todas las imágenes resultantes del trabajo de digitalización realizado para el presente proyecto.

5. La Fundación Castilla y León autoriza al Ministerio de Cultura y Deporte a que, de forma previa y prioritaria, proceda a la difusión en Internet, en su página web y Plataformas Institucionales de los Archivos Estatales, la información objeto del convenio con el fin de garantizar la calidad del proyecto.

6. La Fundación Castilla y León responderá de los daños que puedan ocasionarse a los fondos e instalaciones de los archivos de la Real Chancillería de Valladolid y del Archivo General de Simancas por parte de la o las personas que integren el equipo de trabajo, comprometiéndose a restituir a su estado original cualquier documento que pudiese ser dañado en la realización de los trabajos de digitalización.

7. La Fundación de Castilla y León se compromete a citar la colaboración del Ministerio de Cultura y Deporte en el uso y explotación que haga de las imágenes obtenidas en virtud del Convenio, en los plazos y para los fines en él establecidos. Asimismo, se compromete a citar el contenido descriptivo y la procedencia de los documentos digitalizados de la manera que establezca el Ministerio de Cultura y Deporte, pudiendo ampliar la información de cada unidad documental mediante una relación o vínculo con los registros descriptivos contenidos en la plataforma PARES.

Cuarta Compromisos del Ministerio de Cultura y Deporte

1. El Ministerio de Cultura y Deporte se compromete a que el Archivo de la Real Chancillería de Valladolid y el Archivo General de Simancas colaboren con la Fundación Castilla y León prestando su apoyo en el atento seguimiento del personal responsable de la ejecución del trabajo, facilitando el acceso a las unidades de instalación relativas al objeto del convenio y poniendo a su alcance todos los recursos disponibles para un desarrollo eficaz del trabajo, según el procedimiento que se establezca.

2. El Ministerio de Cultura y Deporte, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales, se compromete a informar específicamente de los requisitos técnicos y estándares para la captura de objetos digitales así como sus metadatos para el correcto desarrollo del proyecto.

3. El Ministerio de Cultura y Deporte se compromete a aportar a la Fundación Castilla y León las descripciones necesarias para la correcta identificación de la procedencia y contenido de cada unidad documental, objeto de digitalización, para su uso y explotación en el plazo de tiempo estipulado en el convenio. Dicha información podrá incrementarla la Fundación de Castilla y León, en su uso y explotación en el plazo estipulado en este convenio, remitiendo un vínculo a los registros descriptivos contenidos en PARES.

4. El Ministerio de Cultura y Deporte entregará a la Fundación Castilla y León una copia de la totalidad de imágenes digitales obtenidas en virtud de la ejecución del Convenio.

5. El Ministerio de Cultura y Deporte reconocerá a la Fundación de Castilla y León el derecho al libre uso y explotación de las imágenes obtenidas en virtud del presente convenio en el plazo de vigencia en él establecido dentro de los fines en el convenio contemplados. Cualquier otro uso u utilización de las imágenes, fuera del citado plazo y fines contemplados en este convenio, exigiría por parte de Fundación de Castilla y León la solicitud al Ministerio de Cultura y Deporte de la pertinente Licencia de Uso.

6. El Ministerio de Cultura y Deporte facilitará a la Fundación Castilla y León los logotipos institucionales que deban ser utilizados para la correcta difusión de la colaboración objeto del presente Convenio.

7. El Ministerio de Cultura y Deporte se compromete a citar la colaboración con la Fundación de Castilla y León en la publicación en el portal PARES de las imágenes, objeto del convenio, y en la difusión que de la misma se haga a los usuarios del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid y del Archivo General de Simancas.

Quinta Financiación

1. El presente Convenio no generará gasto adicional alguno para el Ministerio de Cultura y Deporte y los gastos ordinarios de carácter estimativo, quedan recogidos en la Memoria que acompaña al Convenio.

2. Cualquier gasto adicional que pueda derivarse de la ejecución y/o cumplimiento del presente Convenio será asumido por la Fundación de Castilla y León quedando igualmente constancia en la Memoria de la estimación del mismo en base a colaboraciones anteriores.

Sexta Derechos de Propiedad Intelectual

1. La Fundación Castilla y León y el Ministerio de Cultura y Deporte compartirán la titularidad de los derechos de propiedad intelectual del trabajo resultante de la ejecución del presente convenio en los términos contemplados en los siguientes apartados 2 y 3, con la obligación mutua de citar siempre esta colaboración entre ambas instituciones en los distintos usos que hagan del objeto del presente convenio.

2. El Ministerio de Cultura y Deporte hace cesión temporal del libre uso y explotación de la totalidad de imágenes digitalizadas, conforme al objeto del presente convenio, y la identificación y descripción del contenido informativo de las mismas a la Fundación Castilla y León durante el plazo de vigencia de acuerdo con la cláusula 9 del presente convenio.

3. Asimismo, la Fundación de Castilla y León permitirá que el Ministerio de Cultura y Deporte tenga prioridad temporal en el uso y publicación de las imágenes digitalizadas, objeto del presente convenio, para su difusión en internet, en la web del Ministerio y en las Plataformas de Información de los Archivos Estatales.

4. La información e imágenes puestas a disposición en Internet por el Ministerio de Cultura y Deporte tendrá como finalidad la consulta, investigación y enseñanza. Igual uso y utilización deberá ser contemplada por la Fundación de Castilla y León en el periodo de vigencia del presente convenio.

Séptima Logotipos y difusión

1. Todos los soportes gráficos (logotipos) aportados por las partes no podrán ser alterados ni modificados sin el previo consentimiento, ni podrán ser utilizados para fines distintos a los establecidos en este Convenio.

2. El uso de la denominación, marca y logotipo de las partes se ajustará al modelo que cada una proporcione.

Octava Protección de datos de carácter personal

El presente Convenio no supone cesión de datos personales entre las partes, quienes se comprometen a cumplir con todas las obligaciones que se derivan del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y la libre circulación de datos y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Novena Vigencia y modificación del Convenio

1. El presente Convenio tendrá una duración de cuatro años en virtud del artículo 49.h de la Ley 40/2015 de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público.

2. Los convenios suscritos por la Administración General del Estado o alguno de sus organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes resultarán eficaces una vez inscritos, en el plazo de 5 días hábiles desde su formalización, en el Registro electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, al que se refiere la disposición adicional séptima. Asimismo, serán publicados en el plazo de 10 días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado», sin perjuicio de su publicación facultativa en el boletín oficial de la comunidad autónoma o de la provincia que corresponda a la otra administración firmante.

3. La voluntad de prorrogar el Convenio se comunicará con 3 meses de antelación y atenderá a lo dispuesto en el artículo 49, letra h, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público. La prórroga debe ir seguida de un acuerdo de las partes de tramitar una adenda de prórroga del mismo, la cual deberá ser autorizada conforme a lo dispuesto en el artículo 50 de la citada Ley 40/2015, de 1 de octubre.

4. Asimismo, en previsión de un régimen de modificación, y de conformidad con lo que establece el artículo 49, letra g, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, a falta de regulación expresa, la modificación del contenido del Convenio requerirá acuerdo unánime de los firmantes. Las modificaciones se tramitarán conforme a lo previsto en el artículo 50 de la citada Ley 40/2015.

Décima Comisión de Seguimiento

1. Para la coordinación y supervisión de todo el proceso, se establece una Comisión de Seguimiento de la aplicación de este Convenio compuesta por las Directoras de los Archivos de la Real Chancillería de Valladolid y del Archivo General de Simancas o personas en quienes deleguen, y por el Director de la Fundación Castilla y León o persona en quién delegue.

2. La Comisión de Seguimiento tendrá por finalidad resolver los problemas de interpretación y ejecución del Convenio y coordinar la planificación, metodología, seguimiento, vigilancia y evaluación de las acciones derivadas del Convenio, y se reunirá con la periodicidad que acuerden las partes.

3. La Comisión de Seguimiento se formalizará mediante reunión constitutiva, debiendo levantarse acta de la misma. Al finalizar las actuaciones conjuntas, objeto del presente convenio, se elaborará un informe final sobre el desarrollo de las actividades y los objetivos alcanzados.

Undécima Causas de resolución del Convenio

1. Este Convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.

2. Son causas de resolución del presente Convenio:

• – El transcurso del plazo de vigencia del Convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo al final del plazo de vigencia.
• – El acuerdo unánime de todos los firmantes.
• – El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.

  En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del Convenio y a las demás partes firmantes.

  Si transcurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el Convenio. La resolución del Convenio por esta causa podrá conllevar la indemnización de los perjuicios causados si así se hubiera previsto.

• – Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del Convenio.
• – Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el Convenio o en otras leyes.
• – La imposibilidad sobrevenida de cumplir el fin.

Duodécima Transparencia y acceso a la información pública

El Convenio suscrito podrá ser puesto a disposición de los ciudadanos en el correspondiente Portal de Transparencia, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso y Buen Gobierno y demás normativa de desarrollo de la misma.

Decimotercera Naturaleza del Convenio. Interpretación y Jurisdicción

El presente Convenio tiene carácter administrativo y se rige conforme a lo dispuesto en el Capítulo VI del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Ambas partes se comprometen a resolver de mutuo acuerdo cualquier discrepancia que pudiera surgir en la interpretación de este Convenio, siendo competente para el conocimiento y resolución de las cuestiones litigiosas, la Jurisdicción Contenciosa Administrativa.