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Orden Foral 4507/2021, de 20 de mayo, de la diputada foral de Administración Pública y Relaciones Institucionales, por la que se aprueba el protocolo de adhesión de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes al registro electrónico general de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia

Ficha:
  • ÓrganoDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y RELACIONES INSTITUCIONALES
  • Publicado en BOB núm. 101 de 31 de Mayo de 2021
  • Vigencia desde 01 de Junio de 2021
Versiones/revisiones:

Sumario

La ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en su artículo 16.1, relativo a los registros de documentos, determina que «Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.

El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.

En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo».

En cumplimiento de lo preceptuado en la referida norma básica del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas, la Diputación Foral de Bizkaia, mediante el Decreto Foral 6/2020, de 4 de febrero, reguló el registro electrónico general de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia (Publicado en el «Boletín Oficial de Bizkaia» en fecha de 7 de febrero de 2020).

En el artículo 3.2 del referido Decreto Foral 6/2020 se prevé que los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes puedan adherirse al registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia, previo acuerdo de adhesión y aceptación de las determinaciones técnicas y funcionales requeridas para su utilización, o crear sus propios registros electrónicos, plenamente interoperables e interconectados con el registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia.

Para instrumentar la adhesión de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes al Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia se considera necesario fijar un protocolo que regule el modo en que ha de producirse dicha adhesión.

Asimismo, conforme a lo dispuesto en la disposición final tercera del Decreto Foral 6/2020, de 4 de febrero, se habilita a la persona titular del Departamento Foral responsable de la gestión del registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia para adoptar las disposiciones necesarias dirigidas al desarrollo y aplicación del Decreto foral del registro electrónico general de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia.

Por otro lado, mediante el Decreto Foral 39/2021, de 13 de abril, de la Diputación Foral de Bizkaia, de segunda modificación del Decreto Foral 101/2019, de 1 de julio, por el que se establecen los departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia y sus áreas de actuación y funciones, se establece que la Dirección General de Atención Ciudadana y Servicios Digitales pasará a depender del Gabinete de Estrategia Digital y Corporativa y, con fundamento en su Anexo segundo, se modifica la denominación, que pasa a ser Dirección General de Digitalización y Atención Ciudadana.

En su virtud, y en uso de la habilitación conferida por la Disposición final Primera del Decreto Foral 11/2020, de 4 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, por el que se aprueba el Reglamento que regula el Gabinete del Diputado General y el Gabinete de Estrategia Digital y Corporativa, que establece que la tramitación administrativa de los expedientes del Gabinete del Diputado General y del Gabinete de Estrategia Digital y Corporativa que precisen de una disposición con rango de Orden Foral se llevará a efecto mediante Orden Foral de la Diputada Foral de Administración Pública y Relaciones Institucionales.

DISPONGO:

Artículo Único

Aprobar el protocolo de adhesión de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes al Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia, cuyo texto íntegro se publica como anexo a la presente Orden Foral.

Disposición Final Única Entrada en vigor

La presente Orden Foral entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial de Bizkaia».

ANEXO
PROTOCOLO DE ADHESIÓN DE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS FORALES Y LAS ENTIDADES VINCULADAS O DEPENDIENTES AL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL DE DOCUMENTOS DE LA DIPUTACIÓN FORAL DE BIZKAIA

Para la adhesión de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes al Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia se establece el siguiente Protocolo:

  • 1) Los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes que deseen adherirse al registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia:
    • a) Primero: Han de acordar, a través del órgano respectivo competente, solicitar la adhesión al Registro Electrónico General de la Diputación Foral de Bizkaia.
    • b) Segundo: Han de remitir a la Sección de Registro y Atención Ciudadana, como competente en la gestión, disponibilidad y seguridad del registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia, según el artículo 9.3 del Decreto Foral 6/2020, la siguiente documentación:
      • - Certificación del acuerdo del órgano correspondiente de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes, por el que se adopta la decisión de solicitar la adhesión al Registro Electrónico General de la Diputación Foral de Bizkaia.
      • - Formulario de solicitud de adhesión cumplimentado.
  • 2) Se publicará en la sede electrónica el listado de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes adheridos al Registro Electrónico General de la Diputación Foral de Bizkaia.

Formulario de adhesión de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes al Registro Electrónico General de la Diputación Foral de Bizkaia

Don/doña (incluir nombre) ..............................................................................................., en calidad de ...................... y, en representación de ............................................... (Organismo Público Foral / Entidad vinculada / Entidad dependiente), en virtud de las competencias atribuidas por ............................................... (cita expresa de la norma de la que deriva la competencia del órgano que adopta el acuerdo de adhesión),

DECLARA:

Que el ......................................... (órgano competente del Organismo Público Foral / Entidad vinculada/ Entidad dependiente) ha acordado, con fecha ..............................................., solicitar la adhesión al Registro Electrónico General de la Diputación Foral de Bizkaia para dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 3.2 del Decreto Foral 6/2020, de 4 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, del Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia.

Que .................................... (Organismo Público Foral / Entidad vinculada / Entidad dependiente) conoce y acepta sin reservas las determinaciones técnicas y funcionales requeridas para su utilización, recogidas como Anexo I de este formulario, y se compromete al cumplimiento de las obligaciones que de la adhesión se deriven, tal y como establece el artículo 3.2 del Decreto Foral 6/2020, de 4 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, del Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia.

Que .................................... (Organismo Público Foral / Entidad vinculada / Entidad dependiente) es responsable de mantener actualizada la información que se proporcione en relación con los servicios, procedimientos y trámites de su respectiva competencia, así como de la aprobación y modificación de los modelos o sistemas normalizados de formularios electrónicos correspondientes a los mismos, puestos a disposición de la ciudadanía en la sede o plataforma de acceso al Registro Electrónico General Bizkaia, tal y como establece el artículo 9.4 del Decreto Foral 6/2020, de 4 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, del Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia.

Y, en consecuencia,

SOLICITA:

La adhesión .............................................. (del Organismo Público Foral / Entidad vinculada / Entidad dependiente) cuya representación ostento, al Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 3.2 del Decreto Foral 6/2020, de 4 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, Registro Electrónico General de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia.

En ........................., a ...............................................

Firmado nombre y apellidos:

DEL / LA REPRESENTANTE DE (ORGANISMO PÚBLICO FORAL/ENTIDAD VINCULADA/ENTIDAD DEPENDIENTE)

ANEXO I
DETERMINACIONES TÉCNICAS Y FUNCIONALES

1. Características del Gestor de entradas

En la aplicación del Gestor de entradas se dan de alta los registros de entrada asociados a escritos, comunicaciones o solicitudes presentados en la atención presencial o que llegan a través de la saca postal.

Estas entradas se remiten para su revisión a los registros de tramitación correspondientes (en forma de tareas en la bandeja de tareas del Gestor de procedimientos), de manera que, una vez revisadas y aceptadas, las entradas puedan estar disponibles para su tramitación en la aplicación de negocio correspondiente.

2. Modo de acceso al Gestor de entradas para las entidades forales

El acceso al Gestor de entradas por parte de las entidades forales se realizará mediante las redes de comunicaciones securizadas (red interna), accediendo al portal de la persona funcionaria (EKIN) y dentro de él al menú propio de la aplicación «Entradas y Salidas». Para ello, las personas usuarias que tengan que acceder a la aplicación deben estar previamente autorizadas a dichos componentes.

3. Requisitos técnicos

Los requisitos técnicos para que las entidades forales puedan hacer uso del Gestor de entradas son los mismos que en la Diputación Foral de Bizkaia: el personal de las entidades forales tiene que estar dado de alta en el directorio activo de la Diputación Foral de Bizkaia, debe tener acceso al portal de la persona funcionaria (EKIN), «Entradas y Salidas» y a ARTEZ. Además de todo lo anterior, se tiene que crear un grupo de seguridad de cada entidad foral para que puedan recepcionar como tareas de ARTEZ las entradas que su entidad va a recibir y que podrán redirigir o aceptar.

La Diputación Foral de Bizkaia podrá realizar una entrada hacia cualquier entidad foral, pero una entidad foral solo podrá realizar una entrada para sí misma, sin poder redirigirla hacia ninguna otra entidad foral. Además, al no contar con personal funcionario, las entidades forales no podrán realizar copia auténtica de los documentos y en el escaneo tan solo podrán realizar una copia simple del documento.