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Decreto Foral 31/2021, del Consejo de Gobierno Foral de 20 de julio. Aprobar la creación del catálogo de procedimientos y servicios así como su regulación y la de la guía de trámites

Ficha:
  • ÓrganoDEPARTAMENTO DE FOMENTO DEL EMPLEO, COMERCIO Y TURISMO Y DE ADMINISTRACIÓN FORAL
  • Publicado en BOTHA núm. 85 de 30 de Julio de 2021
  • Vigencia desde 31 de Julio de 2021
Versiones/revisiones:

Sumario

Norma afectada por
LE0000707793_20210731Ir a NormaBOTHA 22 Septiembre. DF 42/2021, de 14 Sep. Álava (corrección del error material detectado en el art. 2 del DF 31/2021, de 20 Jul., que aprobó la creación del catálogo de procedimientos y servicios así como su regulación y la de la guía de trámites)
D Foral 31/2021, 20 julio rectificado por D Foral 42/2021, 14 septiembre («B.O.T.H.A.» 22 septiembre).LE0000707793_20210731Ir a Norma correctora

La legislación vigente consagra el derecho de la ciudadanía de acceso electrónico a los servicios públicos, generando en los poderes públicos la obligación de modernizar sus servicios y de impulsar la Administración Electrónica. Así se recoge tanto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, como en la Ley 40/2015 de 1 de octubre de Régimen Jurídico del Sector Público.

En la misma línea, el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, impone a las Administraciones Públicas el deber de mantener actualizado un Inventario de Información Administrativa que incluya los procedimientos administrativos y servicios que prestan, de forma clasificada y estructurada, para garantizar la interoperabilidad entre sistemas de diferentes administraciones públicas y también el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes relativos al acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos.

Con esa finalidad y para dar cumplimiento a las exigencias legales anteriores, la Diputación Foral de Álava ha venido ofreciendo información sobre sus procedimientos, servicios y trámites mediante la Guía de Procedimientos y Servicios, regulada mediante Decreto Foral 28/2016, del Consejo de Diputados de 22 de marzo, que cambia la denominación de la «Guía de Servicios” por «Guía de Procedimientos y Servicios de la Diputación Foral de Álava”.

Sin embargo, esa Guía de Procedimientos y Servicios, que se proyecta exclusivamente hacia el exterior, hacia la ciudadanía, necesita estar integrada en un Catálogo de Procedimientos y Servicios, que incorpore tanto los que tienen carácter interno, como los de carácter externo, clasificados y estructurados en categorías adaptadas para la interoperabilidad, y en permanente actualización. El citado Decreto 28/2016 del Consejo de Diputados, de 22 de marzo, no contemplaba en su regulación un catálogo de estas características.

La necesidad de suplir esas carencias y de dar cumplimiento a las exigencias legales arriba referidas aconseja aprobar la creación de un Catálogo de Procedimientos y Servicios que dé internamente respaldo a la Guía y establecer una regulación completa sobre los contenidos, procedimientos y responsabilidades inherentes a la gestión, mantenimiento y actualización tanto de dicho Catálogo como de la Guía.

Asimismo, se propone el cambio de denominación de la Guía, de Guía de Procedimientos y Servicios a Guía de Trámites, denominación ampliamente extendida en el entorno de las Administraciones Públicas y que evita la confusión con el Catálogo de Procedimientos y Servicios.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 23/2021, de Consejo de Gobierno Foral de 1 de junio, por el que se aprueba la estructura orgánica y funcional del Departamento de Fomento del Empleo, Comercio y Turismo y de Administración Foral, corresponde a la Dirección de Servicios Generales el impulso y coordinación de proyectos y actuaciones para la implantación de sistemas de calidad y para la modernización de la Diputación, así como los dirigidos a facilitar la incorporación de la Diputación a los nuevos servicios electrónicos y al desarrollo de la Administración Electrónica dentro de los requerimientos exigidos por la normativa vigente.

El presente Decreto Foral incorpora la perspectiva de género y en su elaboración se han tenido en cuenta las disposiciones contenidas en el Decreto Foral 29/2017, del Consejo de Gobierno Foral de 23 de mayo, que aprueba el procedimiento de elaboración de disposiciones de carácter general, las guías para la elaboración de los informes de impacto normativo y de impacto de género y las directrices de técnica normativa.

En su virtud, tras la emisión de los preceptivos informes, y a propuesta de la Diputada Foral titular del Departamento de Fomento del Empleo, Comercio y Turismo y de Administración Foral, previa deliberación del Consejo de Gobierno Foral reunido en el día de hoy,

DISPONGO

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación

1. Mediante este Decreto Foral se crea el Catálogo de Procedimientos y Servicios de la Diputación Foral de Álava y se regulan los contenidos, procedimientos y responsabilidades inherentes a la gestión, mantenimiento y actualización de dicho Catálogo y de la Guía, que cambia su denominación, de Guía de Procedimientos y Servicios a Guía de Trámites.

2. El ámbito de aplicación de esta disposición se extiende a todos los Departamentos de la Diputación Foral Álava. También será de aplicación a los organismos autónomos, y a las sociedades públicas forales y a los consorcios, que tengan en vigor un convenio por el que comparten la Sede Electrónica -Diputación Digital de la Diputación Foral de Álava.

3. Las entidades del sector público foral no contempladas en el apartado anterior podrán solicitar la incorporación de los procedimientos y servicios a través de los que ejercen potestades administrativas al Catálogo de Procedimientos y Servicios y a la Guía de Trámites previo acuerdo de sus órganos de decisión. La incorporación se podrá canalizar a través de la dirección correspondiente del Departamento de la Diputación Foral a la que están adscritos o mediante la suscripción del oportuno convenio con la Diputación Foral para compartir la Sede Electrónica -Diputación Digital de la Diputación Foral de Álava.

Artículo 2 Definiciones

1. A los efectos de este Decreto Foral:

  • * «Procedimiento» es la secuencia de trámites que finaliza en un acto administrativo en sentido amplio, como declaración de la voluntad de la administración, esté o no sujeto a impugnación (tales como autorizaciones, concesiones, ayudas y subvenciones, etc.).
  • * «Servicio» es aquella actuación administrativa que se agota en sí misma, constituida por esa única actuación (como por ejemplo, el pago de tasas, la consulta de datos, citas previas, etc.).
  • * «Ciudadanía», como concepto, comprende a cualesquiera personas físicas, personas jurídicas y entes sin personalidad, a excepción de la propia Diputación Foral de Álava y de sus entidades del sector público foral.

2. El Catálogo de Procedimientos y Servicios se corresponde con el inventario de los procedimientos y servicios que gestionan la Diputación Foral de Álava y el resto del sector público foral, tanto los de carácter interno, cuando tiene como destinatarios la propia Diputación Foral y sus entidades, como los externos, dirigidos a la ciudadanía en su conjunto.

3. La Guía de Trámites comprende la información sobre los procedimientos y servicios, gestionados por la Diputación Foral de Álava y el resto del sector público foral, que contengan trámites cuyos destinatarios sean externos. La Guía toma automáticamente desde el Catálogo los contenidos para preparar la versión ciudadana del Catálogo, que proyecta la información de los procedimientos y servicios hacia el exterior, hacia la ciudadanía.

Artículo 3 Publicidad

1. El acceso a la información de la Guía de Trámites estará emplazado en el portal web institucional de la Diputación Foral de Álava. Los procedimientos y los servicios susceptibles de tramitación telemática se incorporarán a la sede electrónica de la Diputación Foral de Álava.

2. El Catálogo de Procedimientos y Servicios no será público ni tendrá efectos constitutivos, prevaleciendo la publicación oficial de las disposiciones o resoluciones referidas a dichos procedimientos y servicios, cuando existan discrepancias de información entre ambas.

3. El acceso al Catálogo de Procedimientos y Servicios estará emplazado en la intranet corporativa de la Diputación Foral de Álava.

4. El procedimiento de gestión recogido en el Anexo de este Decreto Foral y al que se refiere el artículo 6, estará disponible en la intranet corporativa de la Diputación Foral de Álava. Se deberá mantener permanentemente actualizado, por lo que se publicarán en la intranet corporativa las sucesivas versiones de dicho anexo derivadas de la modificación del procedimiento de gestión y de su adaptación a la evolución tecnológica, así como de cuantas circulares e instrucciones de servicio necesarias sean dictadas con el fin de garantizar la homogeneidad y la calidad de la información contenida en el Catálogo de Procedimientos y Servicios y en la Guía de Trámites.

Artículo 4 Propósito del Catálogo de Procedimientos y Servicios

El Catálogo de Procedimientos y Servicios responde a los siguientes objetivos:

  • a) Identificar mediante un código específico todos los procedimientos y servicios existentes en la Diputación Foral de Álava y el resto del sector público foral.
  • b) Estructurar y clasificar los procedimientos y servicios mencionados incluyéndolos en las categorías del inventario que les corresponda para garantizar su interoperabilidad con los sistemas de las administraciones públicas.
  • c) Homogeneizar la información relativa a cada procedimiento administrativo o servicio.
  • d) Cumplir con las exigencias de publicidad de la información sobre procedimientos y servicios establecidas en la normativa vigente.
  • e) Facilitar la gestión administrativa de los procedimientos y servicios.

Artículo 5 Contenidos del Catálogo de Procedimientos y Servicios y de la Guía de Trámites

1. El Catálogo de Procedimientos y Servicios contendrá, respecto de cada uno de los procedimientos, y como mínimo, la siguiente información básica:

  • a) Denominación interna.
  • b) Código identificativo.
  • c) Órgano decisor: Departamento, organismo autónomo o entidad del sector público foral.
  • d) Personas destinatarias del procedimiento.
  • e) Breve descripción.
  • f) Plazo máximo para resolver y notificar o publicar.
  • g) Sentido del silencio administrativo.
  • h) Formularios o modelos normalizados establecidos para el procedimiento, con indicación de si tienen o no carácter obligatorio.
  • i) Plazo y modo de presentación de la solicitud, en su caso.
  • j) Normativa reguladora.
  • k) Requisitos a cumplir por las personas interesadas.
  • l) Documentación y datos a aportar por las personas interesadas.
  • m) Órgano tramitador: datos identificativos y de contacto de la unidad que realiza la tramitación del procedimiento administrativo.

2. En lo que respecta a los servicios, el Catálogo de Procedimientos y Servicios contendrá, como mínimo, la siguiente información básica:

  • a) Denominación interna.
  • b) Código identificativo.
  • c) Órgano decisor: Departamento, organismo autónomo, entidad del sector público foral.
  • d) Personas destinatarias del servicio.
  • e) Breve descripción.
  • f) Modo de solicitud o acceso, en su caso.
  • g) Órgano tramitador: datos identificativos y de contacto de la unidad que coordina el acceso y uso del servicio público.

3. A través de la Guía de Trámites se dará publicidad de la información general tomada de los procedimientos y servicios del Catálogo dirigidos a la ciudadanía, con el siguiente contenido:

  • a) La información básica contenida en los apartados 1 y 2 anteriores correspondiente exclusivamente a procedimientos y servicios dirigidos a la ciudadanía, excluyendo los destinados a la propia Diputación Foral de Álava y a las entidades de su sector público foral.
  • b) Los canales de acceso habilitados para la realización de los trámites del procedimiento o servicio, con la indicación de si los trámites son susceptibles de realizarse o no electrónicamente en la sede electrónica de la Diputación Foral de Álava.
  • c) El formulario o modelo normalizado de solicitud de inicio, o, en su caso, el que se corresponda con la primera actuación que pueda realizar la persona interesada.
  • d) Las instrucciones para la presentación, de forma electrónica o presencial, de los formularios, solicitudes y demás documentación relacionada con la tramitación.
  • e) Denominación y fines del tratamiento de los datos personales que se recogerán en la solicitud de inicio, o en el documento que corresponda a la primera actuación de su persona titular en el procedimiento o servicio, consignados en el Registro de Actividades de Tratamiento de la Diputación Foral de Álava o en el de la entidad del sector público foral de cuyo procedimiento o servicio ejerce potestades administrativas.

4. La Guía de Trámites se nutrirá desde los contenidos que figuren en el Catálogo y presentará en el portal web institucional la versión ciudadana con la información general de los procedimientos y de los servicios dirigidos a la ciudadanía que aporten sus unidades tramitadoras, así como de sus trámites, en cumplimiento de la legislación del procedimiento administrativo común.

Artículo 6 Gestión del Catálogo de Procedimientos y Servicios

1. La gestión del Catálogo de Procedimientos y Servicios comprende las siguientes actividades:

  • - Identificación de los procedimientos y servicios en el Catálogo.
  • - Cumplimentación de los datos señalados en las altas, modificaciones y bajas de los procedimientos y servicios, conforme al procedimiento de gestión recogido en el Anexo de este Decreto.
  • - Actualización permanente de los datos, así como la inclusión de todos los que puedan definirse en el futuro, conforme al mencionado procedimiento del Anexo.

2. La incorporación de nuevos procedimientos y servicios en el Catálogo, así como la modificación o actualización de la información en los ya incluidos, se hará efectiva el mismo día de la entrada en vigor de la normativa reguladora del procedimiento o servicio correspondiente, o de la disposición que les afecte.

3. Las correcciones de errores observados en la información se efectuarán en el plazo más breve posible desde que sean detectados.

4. Tanto para el alta como para la actualización de los procedimientos y servicios incluidos en el Catálogo, las unidades tramitadoras o prestadoras de servicios elaborarán una ficha con la información básica señalada en el artículo 5 respecto de cada procedimiento o servicio y se la remitirán al órgano responsable de la coordinación y el seguimiento del Catálogo.

5. Se procederá a la baja lógica de un procedimiento o servicio en el Catálogo cuando se derogue la disposición o quede sin efecto el acto que lo creó.

6. Las tareas de gestión previstas en este artículo las llevarán a cabo las personas responsables definidas en el apartado tercero del artículo 7, ajustándose al procedimiento de gestión recogido en el Anexo a este Decreto Foral.

Artículo 7 Órganos responsables de la gestión

1. Los Departamentos de la Diputación Foral de Álava, sus organismos autónomos y el resto de entidades del sector público foral señaladas en el artículo 1 serán responsables de aplicar las actuaciones previstas en este Decreto Foral para la gestión del Catálogo de Procedimientos y Servicios, y de que sus órganos y unidades administrativas lleven a cabo las acciones pertinentes en la gestión del Catálogo y de la Guía de Trámites.

2. Asimismo, los Departamentos de la Diputación Foral de Álava, sus organismos autónomos y el resto de entidades del sector público foral señaladas en el artículo 1 serán responsables de la integridad, veracidad y actualización de los datos del Catálogo de Procedimientos y Servicios y de la Guía de Trámites correspondientes a su ámbito de competencias y funciones, de acuerdo, según proceda, con sus Decretos Forales de estructura orgánica o con sus estatutos.

3. Con el fin de facilitar el cumplimiento de las obligaciones previstas en los apartados anteriores, cada una de las Direcciones de la Diputación Foral de Álava deberá designar, al menos, a una persona interlocutora de las unidades administrativas bajo su ámbito de responsabilidad para coordinar la puesta en marcha del Catálogo de Procedimientos y Servicios en el ámbito funcional y de actividades de la Dirección, de acuerdo con los correspondientes Decretos Forales de estructura orgánica.

4. Con el mismo objetivo, también los organismos autónomos y el resto de entidades del sector público foral con procedimientos y servicios incorporados en el Catálogo deberán designar, al menos, a una persona interlocutora. Esa interlocución la podrán ejercitar a través de la persona designada, según el apartado anterior, de alguna de las unidades administrativas de la Dirección del Departamento al que estén adscritas las entidades. Atendiendo a su tamaño y a la complejidad de su gestión, además de una persona interlocutora, la entidad deberá designar las personas de su organización que llevarán a cabo las tareas de coordinación interna para la gestión e implementación del Catálogo de Procedimientos y Servicios y que ejercerán las responsabilidades que les corresponden en línea con la estructura de responsabilidades que figura en el procedimiento del Anexo.

5. La Dirección de Servicios Generales promoverá la organización de jornadas formativas sobre los criterios y pautas de gestión, modificación y evolución del Catálogo de Procedimientos y Servicios, así como de la Guía de Trámites. A esta formación asistirán las personas responsables designadas conforme a lo dispuesto en el apartado anterior.

Artículo 8 Coordinación y seguimiento

1. Corresponde a la Dirección de Servicios Generales del Departamento de Fomento del Empleo, Comercio y Turismo y de Administración Foral la coordinación y el seguimiento de la gestión del Catálogo de Procedimientos y Servicios y de la Guía de Trámites, así como el impulso en la identificación, inclusión y actualización de aquellos procedimientos que sean comunes o generales para diferentes departamentos.

2. En los supuestos de reestructuraciones orgánicas de los Departamentos, la actualización de los datos relativos a los órganos decisorios y tramitadores que contiene el Catálogo de Procedimientos y Servicios se realizará de oficio por la mencionada Dirección de Servicios Generales, de acuerdo con las determinaciones contenidas en los Decretos Forales de estructura orgánica.

Disposición adicional única

Se establece un plazo de seis meses a partir de la entrada en vigor del presente Decreto Foral para que todos los procedimientos y los servicios cuya gestión sea competencia de los órganos responsables citados en el artículo 7 de esta disposición estén incorporados en el Catálogo de Procedimientos y Servicios.

Disposición derogatoria única

Queda derogado el Decreto Foral 28/2016, del Consejo de Diputados de 22 de marzo, que cambia la denominación de la «Guía de Servicios” por «Guía de Procedimientos y Servicios de la Diputación Foral de Álava”.

LE0000571901_20160402Ir a Norma afectada

DISPOSICIONES FINALES

Disposición final primera

Se faculta a la persona titular del Departamento de Fomento del Empleo, Comercio y Turismo y de Administración Foral para adoptar las disposiciones necesarias para la ejecución y desarrollo del presente Decreto Foral.

Asimismo, se le faculta de forma expresa a la persona titular del Departamento de Fomento del Empleo, Comercio y Turismo y de Administración Foral para la modificación, actualización y adaptación a la evolución tecnológica de las determinaciones relativas al procedimiento de gestión del Anexo de este Decreto Foral.

Se faculta a la persona titular de la Dirección de Servicios Generales para que dicte las circulares e instrucciones de servicio necesarias con el fin de garantizar la homogeneidad y la calidad de la información contenida en el Catálogo de Procedimientos y Servicios y en la Guía de Trámites.

Disposición final segunda

El presente Decreto Foral entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el BOTHA.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS Y DE LA GUÍA DE TRÁMITES DE LA ADMINISTRACIÓN FORAL

1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El objeto del presente procedimiento es establecer la sistemática de actuación mediante una serie de criterios que permitan la gestión, actualización y evolución del Catálogo de Procedimientos y Servicios (CPS) de la Diputación Foral de Álava (DFA), así como de la Guía de trámites.

Se aplicará en las entidades que, en adelante, serán denominadas conjuntamente como Administración Foral:

  • a) Los órganos administrativos que integran los departamentos de la DFA.
  • b) Los organismos autónomos, las sociedades públicas forales y los consorcios, que tengan en vigor un convenio por el que comparten la Sede Electrónica de la DFA. Para ello, se suscribirá el protocolo del Anexo VI de este procedimiento.

La aplicación de este procedimiento afectará a la definición, evolución y documentación de los procedimientos y servicios de la Administración Foral, independientemente de su soporte tecnológico u otros condicionantes técnicos, organizativos o administrativos.

El presente procedimiento se anexará al Decreto Foral por el que se regulen el CPS de la DFA y la Guía de Trámites, y entrará en vigor con la aprobación de dicho Decreto Foral.

El Servicio de Organización de la Dirección de Servicios Generales incorporará los cambios y actualizará los anexos que acompañan a este Procedimiento de Gestión sin que, para ello, sea necesario tramitar la aprobación de una nueva versión del procedimiento.

2. RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO

La Dirección de Servicios Generales dictará las circulares e instrucciones de servicio necesarias con el fin de garantizar la homogeneidad y la calidad de la información contenida en el CPS y en la Guía de Trámites.

La Dirección de Euskera y Gobierno Abierto coordinará el diseño y estilo de redacción de la Guía de Trámites, que tomará sus datos del CPS. El acceso a la información de la Guía de Trámites estará emplazado en el portal web institucional de la DFA. También desarrollará, con apoyo de la Unidad CCASA de Transformación Digital, la estrategia de localización de la información sobre los trámites externos que puedan realizarse en la Sede de manera telemática o de manera presencial, con el formulario o modelo normalizado de solicitud, o el que corresponda, para las actuaciones que pueda o deba realizar la persona interesada.

Las Direcciones de la DFA deberán designar, al menos, a una persona interlocutora de las unidades administrativas bajo su ámbito de control y responsabilidad para coordinar la puesta en marcha del CPS, de acuerdo con los correspondientes Decretos Forales de estructura orgánica.

En su caso, y con el mismo objetivo, los organismos autónomos, sociedades públicas y consorcios que hayan convenido compartir la Sede Electrónica de la DFA, determinarán en sus respectivas organizaciones las personas interlocutoras para coordinar la incorporación al CPS y la Guía de Trámites. Deberán designar, al menos, a una persona interlocutora en su organización y suscribir el protocolo del Anexo VI de este procedimiento. Esa interlocución la podrán ejercitar a través de la persona designada de alguna de las unidades administrativas de la Dirección del Departamento al que estén adscritas dichas entidades.

Asimismo, las Direcciones y órganos directivos anteriormente referidos deberán impulsar en sus estructuras directivas tres tareas fundamentales bajo su ámbito de control:

  • 1) Identificación de los procedimientos y servicios de la Administración Foral, tanto de carácter externo como interno.
  • 2) Aportación de la información de los procedimientos y servicios gestionados por las unidades tramitadoras bajo su control, así como de la relación de trámites y actuaciones administrativas que pueda o deba realizar la persona interesada de manera telemática o presencial, empleando para ello la ficha CPS (Anexo III) y aportando a la Unidad CCASA de Administración Electrónica la normativa reguladora del procedimiento o servicio, junto con los formularios o modelos necesarios para realizar los trámites por parte de la persona interesada.
  • 3) Comunicación de los cambios por parte de las unidades tramitadoras bajo su control en la información del CPS mediante la ficha CPS (Anexo III) y la denominación del procedimiento o servicio ya registrado.

Las unidades tramitadoras de los procedimientos y prestadoras de los servicios en sus respectivos departamentos, así como, en su caso, aquellas unidades con equivalente responsabilidad en los organismos autónomos, sociedades públicas y consorcios serán responsables, con carácter general, de la aplicación del procedimiento.

Las personas interlocutoras designadas por las direcciones de la DFA y, en su caso, de los organismos autónomos, sociedades públicas y consorcios, contarán con la asistencia del personal informático CCASA de apoyo a los departamentos de la DFA para la preparación y el envío de la información de las fichas de entrada al CPS, así como la de la Unidad CCASA de Administración Electrónica.

El Servicio de Organización, con la asistencia de la Unidad CCASA de Administración Electrónica, coordinará las comunicaciones para el alta, puesta al día y mejora de las fichas de procedimientos y servicios (Anexo III) registradas en el CPS. Asimismo, el Servicio de Organización, con la asistencia de la Unidad CCASA de Administración Electrónica, revisará las fichas de entrada al CPS aportadas por los órganos administrativos que integran los departamentos de la DFA para proceder a la identificación, clasificación y estructuración de los bloques de descripción del CPS recogidos en el Anexo IV.

El Servicio de Secretaría Técnica y Atención Ciudadana preparará los tipos de asunto, modalidades y oficinas de registro para asentar las entradas en el sistema de registro, así como, en su caso, las salidas y comunicaciones de forma coherente con la información identificada y clasificada del CPS.

El Servicio de Informática dará las instrucciones necesarias para la formulación de las solicitudes de consumo de servicio de interoperabilidad (NISAE) que necesiten los procedimientos y servicios de los que dichas unidades son responsables de su tramitación. Así mismo, coordinará la entrada o sincronización de la información administrativa del CPS con SIA en aquellos casos en que sea necesario.

El Servicio de Archivos gestionará la vinculación de la información registrada en el CPS con las asignaciones de los códigos requeridos según el Cuadro de Clasificación.

Las Unidades CCASA de Administración Electrónica y de Transformación Digital gestionarán la integración de los datos y del componente del CPS con los restantes sistemas de información de la DFA, principalmente de registro, de gestión documental y expedientes, de archivo y de Sede Electrónica.

3. EL CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS (CPS)

El CPS se corresponde con el inventario de los procedimientos y servicios que gestiona la Administración Foral, tanto de carácter interno, cuando tiene como destinatarias a la propia Diputación Foral y a sus entidades, como externos, dirigidos a la ciudadanía en su conjunto, esto es, a cualesquiera personas físicas, personas jurídicas y entes sin personalidad, a excepción de la propia DFA y de sus entidades del sector público foral. Proporciona información clasificada, estructurada y distribuida con los objetivos siguientes:

  • Para la ciudadanía:
    • • Recopilar los procedimientos y servicios de la Administración Foral que se ofrecen a terceros (externos).
    • • Preparar la presentación de una ficha explicativa de cada procedimiento o servicio que contiene la información necesaria (documentación a presentar, tasas e impuestos asociados, plazos de resolución, órganos decisores y tramitadores, efectos del silencio administrativo, etc.).
    • • Identificar los trámites que puedan o deban realizar las personas interesadas en las fases de inicio, instrucción o resolución.
    • • Referenciar los formularios o modelos normalizados que correspondan para que las personas interesadas puedan realizar las actuaciones electrónicas, en Sede o de forma presencial, en los trámites abiertos de los procedimientos y servicios identificados en el CPS.
    • • Categorizar y clasificar los procedimientos y servicios mediante una lógica de la persona usuaria. Es decir, teniendo en cuenta cómo ésta los buscaría: materias, tipo de colectivo o destinatario, clases de trámites...
  • Para la Administración Foral:
    • • Identificar mediante un código específico todos los procedimientos y servicios existentes en la DFA, organismos autónomos y el resto de su sector público foral.
    • • Estructurar y clasificar los procedimientos y servicios mencionados incluyéndolos en las categorías del inventario que les corresponda para garantizar su interoperabilidad con los sistemas de las administraciones públicas.
    • • Homogeneizar la información relativa a cada procedimiento administrativo o servicio.
    • • Cumplir con las exigencias de publicidad de la información sobre procedimientos y servicios establecidas en la normativa vigente.
    • • Facilitar la gestión administrativa de los procedimientos y servicios.
    • • Preparar el diseño de la tramitación electrónica de modelos y formularios usados por la ciudadanía en cada procedimiento o servicio.
    • • Considerar adecuadamente los aspectos de la protección de datos y de la transparencia en la actividad administrativa.
    • • Garantizar la adecuada definición, tratamiento y conservación de los documentos soporte de la actividad administrativa.
  • La información del CPS se registra a partir de:
    • • Las fichas de entrada al CPS. Las personas interlocutoras canalizarán las comunicaciones con las solicitudes de alta, modificación o baja en el CPS para sus unidades tramitadoras, que se remitirán a la Unidad CCASA de Administración Electrónica.
    • • La aportación de datos de las demás unidades responsables de la aplicación e implementación de este procedimiento para el mantenimiento del CPS, según el Anexo IV de bloques de descripción del CPS.
  • El CPS gestionará los datos sobre:
    • • La relación de trámites externos en las fases de los procedimientos y servicios.
    • • Las condiciones de realización de los trámites, los medios de notificación y, en general, la información requerida para que el procedimiento o servicio se ejecute ordenadamente.
    • • Las fichas de información general de la que se nutre la Guía de Trámites. La Guía de Trámites presentará una versión ciudadana con fichas informativas de los procedimientos y servicios dirigidos a terceros (ciudadanía, empresas, asociaciones, otras AAPP…) que serán exportables desde el CPS.
    • • El plazo, forma y condiciones para realizar los trámites externos ante la Administración Foral por medios telemáticos y, en el caso de no estar las personas interesadas obligadas a relacionarse electrónicamente, de forma presencial.
    • • La relación de documentos y datos en poder de las administraciones públicas relacionados con los servicios de interoperabilidad (NISAE).
    • • La relación de trámites que tengan habilitada técnicamente la opción de que sus acciones puedan ser realizadas mediante apoderamiento según lo informado en los procedimientos y servicios del CPS.

4. LA GUÍA DE TRÁMITES

La Guía de Trámites es la versión ciudadana de la información del CPS. A partir de las fichas catalogadas en el CPS de cada procedimiento y servicio, se presentarán las fichas con los contenidos de información para la ciudadanía de la Guía de Trámites, que serán perfeccionados para su publicación mediante el gestor de contenidos en la web institucional y en la Sede Electrónica.

La Guía de Trámites informa a la ciudadanía, con un lenguaje adaptado y menos exhaustivo, de la información registrada en el CPS, de la que son responsables las unidades tramitadoras. Dicha información sobre los procedimientos y servicios dirigidos a terceros (ciudadanía, empresas, asociaciones, otras AAPP…) será presentada, desde el CPS, en la Guía de Trámites disponible en el portal web institucional y en la Sede. Las fichas de información de la Guía de Trámites serán estructuradas por:

Dos niveles de clasificación para el tema y la materia relacionados:

  • * Nivel 1-tema: utilizado por la ciudadanía en el portal web y en la Sede para localizar la información de los trámites de la Guía.
  • * Nivel 2-materia: utilizada por las unidades administrativas de la DFA para la gestión de los procedimientos y servicios de su competencia.

Las clases de trámite, las cuales estarán adaptadas para la interoperabilidad de la información administrativa entre las administraciones públicas y mantendrán una correspondencia inequívoca con la identificación de cada procedimiento y servicio del CPS, así como con la respectiva familia de procesos documentales (familias de procedimientos) de la Administración Foral de los que formen parte.

Las categorías de personas destinatarias que, al igual que en el CPS, estarán compuestas por las de «ciudadanía», «empresas», «asociaciones y otras entidades», así como la de «administraciones públicas», esta última a excepción de la propia Administración Foral.

Estas estructuras de información serán trazables, a través del CPS, a las categorías de personas destinatarias, materias y clases de trámites del Sistema de Información Administrativa (SIA).

5. METODOLOGÍA

La gestión del CPS y de la Guía de Trámites requiere de la intervención de diferentes agentes tal y como se ha relacionado en el apartado 2 de este documento.

Dependiendo de los cambios que se pretendan efectuar, deberá seguirse una secuencia específica, con el fin de garantizar que cada modificación se formule adecuadamente y se consideren en ella todos los elementos requeridos.

- Nuevo procedimiento o servicio

- Reactivación de procedimientos y servicios cuyos trámites estén disponibles según un plazo o una convocatoria.

- Nuevos trámites de un procedimiento administrativo o servicio.

- Cambios del esquema de tramitación: añadir o quitar actuaciones, modificar su orden.

- Incorporación en los sistemas de información de trámites comunes entre diferentes procedimientos y servicios dentro una o varias familias de procedimientos de la Administración Foral.

- Agregación de otros Servicios o Unidades participantes.

- Altas y cambios de tipos de documentos en los trámites externos del procedimiento o servicio. Cambios en modelos, plantillas y formularios de ciudadanía.

6. Alta y modificación de procedimiento o servicio

- Finalización o extinción de la función cubierta por el procedimiento o servicio.

- Extinción de la competencia para la tramitación o instrucción del procedimiento a favor de otra administración.

- Incorporación de los trámites en otro procedimiento o servicio (agrupación o consolidación de trámites en otros procedimientos o servicios).

7. Baja de procedimiento o servicio

6. ALTA Y MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

El método de alta y modificación de procedimientos y servicios será el siguiente:

  • 1. La unidad tramitadora, realizará una petición («ESKATU») con las especificaciones que a continuación se indican, siendo los datos marcados con * obligatorios.
    • * Tipo de petición (Alta / Modificación) *.
    • * Código procedimiento.
    • * Denominación procedimiento o servicio*.
    • * Persona de contacto designada para cumplimentar la Ficha CPS*.
    • * Indicación de si los documentos / expedientes son de acceso libre o limitado por motivos de protección de datos personales (SI/NO).
    • * Indicación de si los documentos / expedientes son sometidos a publicidad activa por motivos de transparencia (SI/NO).
    • * Normativa reguladora del procedimiento o servicio.
    • * Formularios o modelos normalizados para realizar los trámites la persona interesada.
  • 2. La persona interlocutora de las unidades tramitadoras solicitantes, con la asistencia del personal informático CCASA de apoyo al departamento, cumplimentará la ficha CPS (Anexo III) a través de un enlace a un cuestionario que le será remitido por la Unidad CCASA de Administración Electrónica.
  • 3. A la recepción del cuestionario con la ficha CPS (Anexo III) cumplimentada, la Unidad CCASA de Administración Electrónica distribuirá las siguientes comunicaciones para realizar las acciones que a continuación se enumeran:
    • a. Servicio de Archivos: gestión de los códigos requeridos según el Cuadro de Clasificación. La información del Servicio de Archivos podrá quedar pendiente de cumplimentación hasta concretar los datos necesarios con las unidades tramitadoras, sin quedar condicionado el avance del tratamiento de la solicitud de entrada al CPS.
    • b. Servicio de Organización: confirmación de la clasificación del procedimiento o servicio en la herramienta del CPS y propuesta al Servicio de Archivos de niveles 1 y 2 del Cuadro de Clasificación.
    • c. Servicio de Secretaría Técnica y de Atención Ciudadana: preparará los tipos de asunto, modalidades y oficinas de registro para las entradas, salidas y comunicaciones en el sistema de registro, de forma coherente con la información identificada y clasificada del CPS.
    • d. Unidad CCASA de Transformación Digital: establecimiento de los niveles de catalogación para tema de web-sede (nivel 1) y de materia de la DFA (nivel 2). Extracción de los datos iniciales aportados por las unidades para preparar la publicación de la Guía de Trámites.
    • e. Servicio de Informática: comunicación de las instrucciones necesarias a las unidades tramitadoras para realizar las solicitudes de consumo de servicio de interoperabilidad NISAE.
  • 4. A la vista de la información de las unidades tramitadoras, y de las acciones señaladas en el anterior punto, el Servicio de Organización emitirá una respuesta que enviará a la unidad tramitadora y a la Unidad CCASA de Administración Electrónica respecto a si el nuevo procedimiento o servicio cumple con los criterios generales de este procedimiento para una deseable homogeneización de la tramitación administrativa y para el aprovechamiento al máximo de las posibilidades de las herramientas de administración electrónica de la DFA.
  • 5. Los resultados de las actividades descritas se conservarán por el Servicio de Organización y la Unidad CCASA de Administración Electrónica, dirimiendo las eventuales diferencias en las interpretaciones de lo anteriormente descrito durante el proceso de alta en el CPS.
  • 6. Posteriormente, las Unidades CCASA de Administración Electrónica y de Transformación Digital procederán a dar las instrucciones para la implantación en los sistemas de información y de comunicación de la lista de trámites, documentos, informes y formularios de recogida de datos estableciendo un calendario. Igualmente coordinarán la definición de instancias o formularios electrónicos de tramitación, cuyos códigos identificativos serán registrados en el CPS. Como actividad adicional, la información definitivamente dada de alta en el CPS servirá para nutrir la publicación por parte de la Unidad CCASA de Transformación Digital de las fichas informativas de la Guía de Trámites con los criterios de diseño del anexo V.
  • 7. Dada la naturaleza dinámica del CPS, las Unidades CCASA de Aadministración Electrónica y Transformación Digital remitirán al Servicio de Organización y al Servicio de Secretaría Técnica y de Atención Ciudadana un informe anual que recoja:
    • • Los datos y estadísticas, siempre que sea posible desagregados por sexo, del uso de trámites electrónicos implantados de los procedimientos y servicios.
    • • Las necesidades identificadas, mejoras y cambios propuestos a este procedimiento.
    • • En general, todos aquellos aspectos relevantes para mejorar la calidad de la información administrativa sobre los procedimientos y servicios de la Administración Foral a presentar, tanto en los puntos presenciales de asistencia y registro, como de manera telemática.
  • 8. Como complemento a estas actividades, el Servicio de Archivos podrá dirigirse en cualquier momento a las unidades tramitadoras para recabar mayor información a fin de emitir los dictámenes necesarios sobre acceso, selección y transferencia de documentos y expedientes.

7. BAJA DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

Todos los procedimientos y servicios del CPS tendrán una fecha de revisión de tres años desde su última modificación. La baja de los procedimientos y servicios podrá ser solicitada por la unidad tramitadora cuando, al cabo de esos tres años, se produzca la revisión de la función cubierta por un procedimiento o servicio del CPS establecida según dicha fecha programada en el CPS o bien, cuando antes de esa fecha programada, se resuelva la extinción de la competencia para la instrucción o tramitación del procedimiento o servicio a favor de otra administración. La metodología de baja será la siguiente:

  • 1. La unidad tramitadora, detectada la necesidad de dar de baja un procedimiento o servicio ya existente en el CPS con motivo de su revisión programada, o por causa de la extinción de la competencia, realizará una petición («ESKATU») con las especificaciones que a continuación se indican:
    • * Código procedimiento*.
    • * Denominación procedimiento o servicio*.
    • * Persona de contacto designada para cumplimentar la Ficha CPS*.
    • * Causas que motivan la baja*.
  • 2. La Unidad CCASA de Administración Electrónica efectuará la baja lógica del procedimiento o servicio en el CPS, que pasará a modo «histórico» en los sistemas de información y herramientas de tramitación.
  • 3. Los procedimientos y servicios, cuyos trámites estén disponibles según un plazo o una convocatoria, no se darán de baja en tanto no exista solicitud para la baja del procedimiento o servicio por la unidad tramitadora. Este tipo de procedimientos y servicios pasarán a estar inactivos y sin baja en el CPS, una vez el plazo o la convocatoria que determinen las fechas de disponibilidad de los trámites externos, haya finalizado. Su reactivación se producirá cuando se solicite la modificación del procedimiento o servicio por la unidad tramitadora con motivo de la nueva convocatoria o el plazo correspondiente, indicando el intervalo de fechas que propiciará la activación de trámites relacionados, conforme al apartado 6. ALTA Y MODIFICACION DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS.

ANEXO I.
GLOSARIO

Procedimiento

«Secuencia de trámites que finalizan en un acto administrativo en sentido amplio, como declaración de la voluntad de la Administración, esté o no sujeto a impugnación» (Sistema de Información Administrativa SIA. Guía de contenidos. 2017).

«Conjunto ordenado de trámites y actuaciones formalmente realizadas, según el cauce legalmente previsto, para dictar un acto administrativo o expresar la voluntad de la Administración» (Ley 39/2015).

Los trámites de los procedimientos administrativos están descritos en la ley y sus expedientes están formados por documentos ya tipificados.

Ej. Autorizaciones, concesiones, ayudas...

Servicio

Se entiende como servicio la «actuación administrativa que se agota en sí misma, constituida por esa única actuación» (Sistema de Información Administrativa SIA. Guía de contenidos. 2017).

Ej.: cita previa, consulta de datos...

Expediente administrativo

Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada (Ley 39/2015).

Trámite común

Tarea o actividad de tramitación que permite realizar una o varias actuaciones con un fin concreto, pero que no constituyen el conjunto completo de actuaciones necesarias para tramitar en su totalidad un expediente. Son de carácter general, se ponen a disposición de toda la organización y, por su propia naturaleza, pueden formar parte de distintos tipos de expediente.

Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. (NTC ISO 9000:2015. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario).

ANEXO II.
MARCO NORMATIVO

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

http://www.boe.es/boe/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-A-2015-10565.pdf

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf

Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

http://www.boe.es/boe/dias/2012/07/26/pdfs/BOE-A-2012-10048.pdf

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

https://www.boe.es/eli/es/lo/2018/12/05/3

Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/03/30/203/con

ANEXO III.
FICHA CPS

Para la construcción del CPS y publicación de la Guía de Trámites se requiere especificar y documentar los procedimientos y servicios de acuerdo a un modelo de análisis y definición que comprenderá los elementos reflejados en el formulario de entrada llamado «Ficha CPS» que se recoge a continuación. Se trata de un cuestionario que se empleará para comunicar las altas y modificaciones de procedimientos y servicios por las personas interlocutoras de las unidades tramitadoras, así como de los trámites externos sobre los que se dé información en la versión ciudadana de la Guía de Trámites.

ANEXO IV.
BLOQUES DE DESCRIPCIÓN DEL CPS

La ficha de entrada de datos al CPS y el alta de los trámites para la Guía de Trámites, dará pie a un ciclo para validar y mejorar continuamente una serie de bloques diferenciados que será tratado por un equipo integrado con los agentes señalados en el apartado 2 de este procedimiento. Ese equipo podrá requerir, en cualquier momento, los datos necesarios de los Bloques de Descripción del CPS a las unidades tramitadoras con el objetivo de completar y mantener al día la información de las diferentes actividades y perfeccionar paulatinamente la información relevante de los procedimientos y servicios para su uso en diferentes contextos: en la propia clasificación de los procedimientos y servicios, en la política de difusión de los mismos en la Guía de Trámites, en la política de gestión, clasificación y valoración de los documentos y de los datos, en la política de interoperabilidad de la información administrativa, en la política de atención asistencia y registro, así como en una variedad de sistemas de información, internos y externos, a la DFA. A la derecha de cada campo de información figura la unidad responsable de mantener al día tal información en el CPS.

ANEXO V.
CRITERIOS DE DISEÑO DE LA FICHA DE LA GUÍA DE TRÁMITES

ANEXO VI.
PROTOCOLO DE ADHESIÓN AL CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS Y A LA GUÍA DE TRÁMITES DE LA DFA