Artículo 32 Funciones relacionadas con la gestión administrativa

Los archivos públicos tienen encomendadas en el campo de la gestión administrativa la custodia de los documentos para:

• a) Justificar las actuaciones y actividades de las instituciones.
• b) Testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos.
• c) Garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias.
• d) Apoyar las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.

Artículo 33 Funciones relacionadas con la información administrativa

Los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones en el campo de la información administrativa:

• a) Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los archivos les sean requeridos por las instituciones de quien dependen.
• b) Facilitar a la institución, de quien dependan, la consulta de cuantos datos les sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
• c) El préstamo a la institución productora de cuantos documentos originales sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
• d) Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos y documentos originales necesiten para el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y control.

Artículo 34 Derecho de acceder a los documentos

1. Todas las personas físicas y jurídicas tienen el derecho a acceder a la información contenida en los documentos custodiados en los archivos públicos de Castilla-La Mancha objeto de la presente Ley, excepto en los casos previstos en esta Ley y en la legislación básica estatal.

2. Todas las personas físicas tienen derecho a acceder a realizar investigaciones de carácter cultural histórico o científico en los archivos públicos históricos de Castilla-La Mancha objeto de la presente Ley y a consultar libremente los documentos depositados en los mismos, salvo en tos casos previstos en esta Ley y en la legislación básica estatal.

Artículo 35 Procedimiento de acceso

1. Las solicitudes de acceso a los documentos deberán ser realizadas por escrito y dirigidas al órgano del que dependa el archivo correspondiente.

2. En el subsistema de archivos de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, corresponde resolver las solicitudes de acceso a los siguientes órganos:

• a) En relación con los documentos depositados en las dependencias de los archivos de oficina, al órgano directivo del cual dependa la correspondiente unidad administrativa.
• b) En relación con los documentos depositados en las dependencias de los archivos centrales, a los Secretarios Generales y a los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías correspondientes.
• c) En relación con los documentos depositados en las dependencias Archivo de Castilla-La Mancha y en los Archivos Históricos Provinciales, los órganos directivos de quien dependan.

3. Las solicitudes de ejercicio del derecho de acceso a la documentación habrán de ser resueltas y notificadas al interesado en el plazo de un mes desde que la solicitud accediera al registro del órgano competente para su resolución. Si transcurrido este plazo la Administración correspondiente no hubiera resuelto y notificado la resolución al interesado, éste podrá entender que la petición ha sido denegada.

Artículo 36 Impugnación de las resoluciones de acceso a la documentación

1. Contra los actos expresos o presuntos de las solicitudes de acceso a la documentación podrá interponerse el recurso administrativo que proceda.

2. Cuando se trate de recursos administrativos interpuestos contra resoluciones de órganos de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, el órgano competente deberá requerir el informe preceptivo de la Comisión de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, la cual deberá emitirlo en el plazo de quince días. El órgano competente para resolver el recurso podrá acordar motivadamente la inadmisión a trámite del recurso, sin necesidad de recabar el dictamen de la Comisión de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, cuando haya vencido el plazo para recurrir o cuando el documento en cuestión no se encuentre en poder de la Administración de la Junta de Comunidades. El contenido del informe deberá ser comunicado al interesado, junto con la notificación de la resolución del recurso.

3. En el resto de los subsistemas que integran el sistema de archivos de Castilla-La Mancha, podrá articularse la intervención, con idéntico alcance, de un órgano similar a la Comisión de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

Artículo 37 Copias o certificaciones de los documentos

El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificaciones de los documentos, el cual podrá limitarse en los siguientes casos:

• a) Si el estado de conservación de los documentos solicitados requiere un tratamiento previo de restauración o si su manipulación pudiera causar un posible deterioro.
• b) Si el número de peticiones de reproducción de documentos o de documentos a reproducir impide el funcionamiento normal de los servicios del Archivo. En ambos casos, la resolución deberá especificar un plazo o programa para la completa restauración o reproducción de los documentos solicitados en el menor tiempo posible.
• c) Cuando las solicitudes de reproducción se refieran a documentos que sean objeto de propiedad intelectual y que no hayan pasado a dominio público, en tal caso las reproducciones se realizarán en las condiciones establecidas por la legislación.

Artículo 38 Contraprestaciones económicas

1. Es gratuita la consulta directa de los documentos así como la utilización de los instrumentos de búsqueda de los mismos.

2. La obtención de copias o certificaciones de los documentos podrá sujetarse al abono de las tasas que se hallen legalmente establecidas, las cuales en ningún caso podrán tener carácter disuasorio.

Artículo 39 Límites del derecho de acceso

1. El derecho de acceso no podrá alcanzar a aquellos documentos cuya comunicación pudiera afectar a los intereses y derechos señalados en la legislación básica estatal.

2. En todo caso, son de consulta pública los catálogos, repertorios, guías, inventarios y demás instrumentos de identificación de los documentos contenidos en los archivos públicos.

Artículo 40 Plazos de acceso a la documentación

1. Con carácter general, se tendrá derecho a acceder a los documentos afectados por el artículo 39.1 y depositados en cualesquiera archivos públicos, a partir de los treinta años de haber finalizado su trámite o vigencia administrativa, salvo que la comunicación pudiera afectar a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de una Ley.

2. En el caso de documentos relativos a las funciones estatutarias desempeñadas por el Presidente y el Canse- lo de Gobierno de la Junta de Comunidades, el plazo de acceso será de treinta años a partir de la fecha de los documentos.

3. Los documentos que contengan datos personales que revelen informaciones sobre infracciones penales o administrativas de carácter policial, procesal y tributario, o los que revelen la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, salud, origen racial o étnico, filiación y vida sexual que afecten a la seguridad de las personas y, en general, a la intimidad de su vida privada o familiar, podrán ser consultados una vez transcurridos veinticinco años desde la muerte del afectado, si su fecha es conocida o, en otro caso, de cincuenta años a partir de la fecha de los documentos.

4. A los efectos del apartado anterior, se considera que afecta al derecho a la intimidad personal y familiar la comunicación de los documentos que revelen informaciones, no incluidas en el apartado anterior, que contengan apreciaciones subjetivas o juicios de valor sobre las personas físicas que afecten a su honor y a su imagen. Igualmente, se considera que afecta al derecho a la intimidad personal y familiar la comunicación de datos contenidos en los documentos que identifiquen a las personas y que permitan relacionarlas con los supuestos recogidos en el apartado anterior.

Artículo 41 Excepciones a los plazos de acceso

1. En los supuestos en los que se considere aplicable cualquier excepción al derecho de acceso, el órgano competente debe valorar, en cada caso, la posibilidad de comunicar una reproducción del documento de la que se supriman las informaciones que se consideren confidenciales.

2. Cabrá solicitar razonadamente una autorización excepcional para acceder a los documentos antes del vencimiento de los plazos fijados en los apartados 1 y 2 del articulo anterior. En caso de autorizarse el acceso, éste deberá concederse en iguales condiciones para todos los ciudadanos que demanden idéntica información.

Artículo 42 Inaplicación de la excepción al derecho a la intimidad personal y familiar

No será de aplicación la excepción relativa al derecho a la intimidad personal y familiar en los supuestos siguientes:

• a) Cuando el acceso sea solicitado por los propios afectados por la información contenida en los documentos que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean cancelados, rectificados o completados.
• b) Cuando los solicitantes acrediten haber recibido permiso expreso de los afectados. Cuando en un mismo expediente o documento se incluyan datos de carácter personal sobre más de una persona, será necesaria, para el acceso a la integridad del documento o del expediente, la autorización de todos los afectados. En caso contrario, el archivo servirá la documentación parcialmente con sólo los documentos o la parte de los mismos relativos a la persona que haya manifestado su consentimiento. En caso de fallecimiento del afectado y hasta tanto transcurran los plazos fijados en el artículo 40.3 podrán prestar su conformidad al acceso sus herederos.

Artículo 43 Documentos de titularidad pública

1. Los documentos de titularidad pública son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

2. Los documentos de titularidad pública no podrán ser extraídos de los correspondientes archivos y oficinas públicas, con excepción de los casos legalmente establecidos, las cuales deben guardar copia de los mismos hasta que concluya su utilización externa y su restitución al lugar de origen.

3. Los titulares de los órganos administrativos y, en general, cualquier persona que por razón del desempeño de una función pública haya tenido a su cargo documentos de titularidad pública, al cesar en sus funciones deberá entregarlos a la persona que le sustituya o remitirlos al archivo público que corresponda.

4. En caso de retención indebida de documentos de titularidad pública por personas o instituciones privadas, la Administración titular de los mismos deberá ordenar el traslado de tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera haberse incurrido.

Artículo 44 Censo de archivos y patrimonio documental

1. La Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha procederá, en coordinación con las restantes Administraciones, a la confección de un censo de los archivos y sus fondos documentales incluyendo una estimación cuantitativa y cualitativa de los mismos, así como su estado de conservación y condiciones de seguridad.

2. Todas las autoridades y empleados públicos, así como las personas privadas que sean propietarias o poseedores de los documentos integrantes del patrimonio documental de Castilla-La Mancha, están obligados a colaborar con la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en la confección del referido censo, y a comunicar las alteraciones que puedan producirse a los efectos de la actualización del mismo.