Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
Todo Administración Local: Urbanismo
LibrosDesde 65,21 €(IVA Inc.)Más info.
Todo Administración Local: Empleo público
LibrosDesde 65,21 €(IVA Inc.)Más info.
Todo Administración Local: Procedimiento administrativo
LibrosDesde 67,18 €(IVA Inc.)Más info.
Todo Administración Local: Contratación pública
LibrosDesde 83,98 €(IVA Inc.)Más info.
Manual de contabilidad de las Administraciones Locales (2 tomos)
LibrosDesde 138,32 €(IVA Inc.)Más info.
Revista El Consultor de los Ayuntamientos
Periódicos y Revistas700,96 €(IVA Inc.)Más info.
Sumario
- Expandir / Contraer índice sistemático
- INTRODUCCION
- Artículo único Aprobación de la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
- DISPOSICIONES FINALES
- Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- Norma afectada por
- 7/1/2021
- LE0000683666_20210107
Orden Hacienda y Administraciones Públicas 190/2020, de 4 Dic. CA Castilla-La Mancha (modificación del D 89/2017, de 12 Dic., por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público)- Ocultar / Mostrar comentarios
Anexo I redactado por el artículo único de la Orden 190/2020, 4 diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del D. 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha («D.O.C.M.» 18 diciembre).
LE0000610048_20180104Anexo II redactado por el artículo único de la Orden 190/2020, 4 diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del D. 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha («D.O.C.M.» 18 diciembre).
LE0000610048_20180104Anexo III redactado por el artículo único de la Orden 190/2020, 4 diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del D. 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha («D.O.C.M.» 18 diciembre).
LE0000610048_20180104
- 4/1/2018
- LE0000637414_20190208Orden Hacienda y Administraciones Públicas 17/2019, de 14 Ene. CA Castilla-La Mancha (modificación del anexo III Esquema Institucional de Metadatos del D 89/2017, de 12 Dic., por el que se aprueba la política de gestión de documentos)
- Ocultar / Mostrar comentarios
Véase el artículo único de la O [CASTILLA-LA MANCHA] 17/2019, 14 enero, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifica el anexo III Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam) del D. 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha («D.O.C.M.» 7 febrero).
LE0000610048_20180104
El Estatuto de Autonomía de Castilla-La Mancha, en su artículo 31, apartados 1 y 28, atribuye a la Junta de Comunidades la competencia exclusiva en materia organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno, así como en procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización propia.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece, en su artículo 17, la exigencia de un archivo electrónico único de documentos correspondientes a procedimientos finalizados en todas las Administraciones Públicas. Así, los documentos custodiados deberán ser conservados en un formato que permita garantizar su autenticidad, integridad y conservación y su eliminación deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa autonómica aplicable.
Para ello, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público obliga, en su artículo 46, a que los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.
En la misma línea, el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, ya obligaba a las Administraciones Públicas a la adopción de una serie de medidas organizativas y técnicas para garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, entre las cuales se recogía la necesidad de definir una política de gestión de documentos.
Específicamente, en el ámbito de la Administración regional, el Decreto 12/2010, de 16 de marzo, por el que se regula la utilización de medios electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha atribuye, en su artículo 34.6, a la Consejería competente en materia de archivos públicos la promoción de las herramientas tecnológicas y normativas para garantizar, de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, la custodia longeva de los documentos electrónicos en el Archivo de Castilla-La Mancha.
De esta forma, recogía explícitamente, para el ámbito de los documentos electrónicos, lo dispuesto con carácter general en la Ley 19/2002, de 24 de octubre de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, que establecía en el artículo 20.1 una única gestión documental del Archivo de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en donde se custodian todos los documentos en cualquier soporte, reunidos y generados en el ejercicio de sus competencias para la gestión administrativa, para garantizar a las personas el acceso a la información y para conservar el patrimonio documental.
Archivo que, en el caso de la documentación analógica, por razones de eficacia de los servicios públicos, se encuentra distribuido en distintos edificios, instalaciones y dependencias.
Esta obligación de custodia es recalcada por la de la Ley 4/2013, de 16 de mayo, de Patrimonio Cultural de Castilla-La Mancha, cuando en su artículo 56.2.d) dispone que todos los documentos integrados en fondos documentales y conservados en archivos de titularidad pública de Castilla-La Mancha pertenecen al patrimonio documental.
Por todo ello, el objeto del presente Decreto es el establecimiento de las normas y directrices por las que se ha de regir la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, cuya finalidad consiste en promover el control de la gestión de documentos, en cualquier soporte, físico o digital, desde su ingreso y captura hasta su eliminación o conservación permanente en el archivo único de la Administración de la Junta de Comunidades para, de esta forma, garantizar el acceso, seguridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de esos documentos y los derechos y obligaciones definidos en la legis lación sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Igualmente, se disponen los requisitos mínimos obligatorios que dichas entidades han de cumplir.
Además, la presente regulación tiene el objetivo de garantizar la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del Patrimonio Documental. De este modo, se prevé que todas las personas puedan acceder a unas determinadas prestaciones, que se encuentran recogidas en la Carta de Servicios del Archivo de Castilla-La Mancha, de acuerdo a una serie de compromisos de calidad y a los indicadores asociados a los mismos.
El documento aprobado con el presente Decreto se estructura en once apartados, relacionados en el índice, e incorpora cuatro anexos relativos a las normas y directrices técnicas de referencia, el cuadro de clasificación, esquema de metadatos y un glosario de terminología.
En su virtud, a propuesta del Consejero de Hacienda y Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo Consultivo, y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su reunión del día 12 de diciembre de 2017,
Dispongo:
Artículo único Aprobación de la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
Se aprueba la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que figura a continuación.
DISPOSICIONES FINALES
Disposición final primera Habilitación normativa
Se autoriza a la persona titular de la Consejería competente en materia de administraciones públicas a la adaptación, modificación y desarrollo de los datos técnicos contenidos en los anexos de la Política de Gestión de Documentos del presente Decreto.
Disposición final segunda Entrada en vigor
El presente Decreto entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.
Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
1. Definición.
La Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha contiene el conjunto de directrices reguladas por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que definen la creación y gestión de documentos en cualquier soporte, auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades de las entidades de su Sector Público y que tiene como finalidad garantizar la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del patrimonio documental.
2. Objeto, contenido e impulso.
La gestión de documentos, en el ámbito de las organizaciones del sector público, supone la formulación de un tratamiento transversal de la documentación de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la gestión de los documentos en cualquier soporte material, especialmente aquellos producidos en soporte electrónico o digital, de acuerdo a lo previsto en el artículo 4 de la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, con el objetivo de promover el control de la gestión de documentos desde su ingreso y captura hasta su eliminación o conservación permanente en el repositorio único de la Administración de la Junta de Comunidades y, de esta forma, garantizar el acceso, seguridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de esos documentos.
Su implantación resulta fundamental para la gestión y funcionamiento interno de la Junta de Comunidades, como garantía para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia en el acceso a la información pública y para la conservación del patrimonio documental.
En la Política de Gestión de Documentos se determinan los requisitos mínimos obligatorios a cumplir por cualquier organismo que implemente sistemas o aplicaciones para la gestión de sus documentos, desde su captura hasta su custodia definitiva en el archivo.
Por su carácter transversal, el liderazgo e impulso de esta Política le corresponde a las áreas de Administraciones Públicas, Tecnologías de la Información y Patrimonio Cultural.
3. Ámbito de aplicación.
3.1 Entidades.
La Política de Gestión de Documentos será aplicable a la documentación generada, reunida y conservada por:
- - Los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- - Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- - Las empresas del sector público regional cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Administración de la Junta de Comunidades o a una Entidad de Derecho Público dependiente o vinculada a ésta.
- - Las Fundaciones del sector público regional cuyo patrono fundador sea la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y dependan directamente de la misma.
- - Las Corporaciones de Derecho Público en la documentación producida en el ejercicio de competencias delegadas de carácter público.
3.2 Instituciones sanitarias del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha.
Los documentos que integran las historias clínicas de los centros sanitarios públicos dependientes del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha se regirán por su normativa específica.
4. Datos identificativos de la política de gestión de documentos.
| Nombre del documento | Política de Gestión de Documentos de las Entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. |
| Versión | 1.0 |
| Identificador | DIR3 A08002880 |
| URL | www.jccm.es |
| Fecha | Entrada en vigor de la norma que aprueba la Política de Gestión de Documentos. |
| Vigencia de cada uno de los anexos | Desde la entrada en vigor de la norma que aprueba la Política de Gestión de Documentos hasta su modificación por norma posterior. |
| Ámbito de aplicación | Las Entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. |
| Órgano coordinador | Órgano directivo competente en materia de archivos públicos. |
| Contacto | consultas_aclm@jccm.es |
5. Liderazgo, responsabilidad y participación.
5.1 Consejerías encargadas del liderazgo.
- - Consejería competente en materia de administraciones públicas.
- - Consejería competente en materia de tecnologías de la información.
- - Consejería competente en materia de patrimonio cultural.
5.2 Órganos de alta dirección encargados de la planificación e impulso.
- - Órgano directivo competente en materia de calidad, simplificación y racionalización de procedimientos, registros y archivos públicos.
- - Órgano directivo competente en materia de tecnologías de la información.
- - Órgano directivo competente en la propuesta y gestión de los programas de protección, conservación, restauración, promoción y difusión del patrimonio documental de Castilla-La Mancha.
5.3 Órganos de alta dirección encargados de la administración y aplicación.
5.4 Comisiones encargadas de la participación y asesoramiento.
- - Comisión de Administración Electrónica y Simplificación de Trámites Administrativos.
- - Comisión de Simplificación y Actualización de Procedimientos.
- - Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.
- - Comisión de Acceso a los Documentos en los Archivos de la Junta de Comunidades.
- - Comisión Técnica de Coordinación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- - Comité Regional de Protección de Datos.
5.5. Unidades encargadas de la gestión, implantación y desarrollo.
- - Unidad responsable del Siaci, Registro y normalización y simplificación de procedimientos administrativos.
- - Unidad responsable de Soluciones TIC.
- - Unidad responsable de Infraestructuras TIC.
- - Unidad responsable de Seguridad y Protección de Datos.
- - Unidad responsable de los archivos de titularidad de la Junta de Comunidades de La Mancha.
- - Unidad responsable de patrimonio documental.
5.6 Personal encargado de la ejecución.
Todo el personal implicado en el tratamiento de los documentos, desde su captura y registro hasta su definitiva conservación y custodia.
6. Procesos de gestión documental.
La Política de Gestión de Documentos se deberá aplicar a todos los documentos y expedientes de las entidades afectadas por este Decreto durante todas las etapas de su ciclo vital, desde su inicio hasta su custodia definitiva, para garantizar su autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad.
Los procesos que integran la gestión documental son los siguientes:
- - Identificación de procedimientos y trámites administrativos.
- - Captura.
- - Clasificación.
- - Descripción.
- - Seguridad.
- - Acceso.
- - Valoración.
6.1 Identificación de procedimientos y trámites administrativos.
La identificación de tipos de procedimientos y trámites administrativos comprende el conjunto de operaciones destinadas a analizar la función, el contenido informativo, la estructura y el contexto de los documentos generados en cada actividad administrativa, a fin de determinar los metadatos que deban asociarse desde su inicio.
Esta información estará recogida en el Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional, dependiente de la Inspección General de Servicios, que la mantendrá actualizada. En la sede electrónica de la Junta de Comunidades estará disponible el modelo de ficha para recogida de datos de procedimientos y trámites, que servirá para dar de alta los procedimientos y para introducir las modificaciones que se produzcan en los datos de los ya existentes, o en los datos de trámites asociados.
Todos los procedimientos llevarán asociados los siguientes metadatos obligatorios:
- - Código del Sistema de Información y Atención a la Ciudadanía (Siaci) que será determinado por la Inspección General de Servicios.
- - Código del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) que identifica a la unidad responsable del procedimiento.
- - Código K2, que identifica a la aplicación tecnológica y formatos que tramitan el procedimiento, que será determinado por la unidad responsable de Soluciones TIC.
- - Código de Clasificación Funcional que será determinado por el Archivo de Castilla-La Mancha.
- - Código del Lenguaje Documental que será determinado por el Archivo de Castilla-La Mancha.
- - Plazo de acceso público a la información contenida en el procedimiento que será determinado por cada una de las unidades responsables del procedimiento.
- - Nivel de seguridad de los ficheros asociados a los procedimientos y de sensibilidad de los documentos a los datos de carácter personal protegidos que serán determinados por el Servicio de Seguridad y Protección de Datos.
- - Plazo de utilidad administrativa, que identifica el tiempo en que este procedimiento tiene valor administrativo y/o jurídico, que será determinado por cada una de las unidades responsables del procedimiento.
En el caso de expedientes y agregaciones documentales los metadatos se configurarán por los organismos productores de los mismos de acuerdo a las directrices de la Comisión de Simplificación y Actualización de Procedimientos.
A efectos de esta Política, se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable.
El expediente electrónico quedará foliado mediante un índice electrónico en el que quedarán reflejados todos los documentos que lo componen. Dicho índice será autenticado garantizando la integridad e inmutabilidad del expediente generado desde el mismo momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea posible, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
6.2 Captura.
A efectos de esta Política se entiende por captura el proceso de ingreso en el sistema de gestión documental de los documentos procedentes de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, a través del Sistema Corporativo de Información, Atención y Registro que está integrado por el Registro Único, las Oficinas de Información y Registro (OIR), las Ventanillas Únicas Empresariales (VUE), el Teléfono Único de Información 012, la Sede Electrónica y el Sistema de Información y Atención a la Ciudadanía (Siaci).
Igualmente se entiende por captura el ingreso en el sistema de gestión documental de los documentos producidos por las entidades del Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha a causa de sus procedimientos internos.
La captura de los documentos, dotándoles de un identificador, señala su entrada en el sistema de gestión de documental de la Junta de Comunidades y garantiza su identificación unívoca. En el momento de la captura se establece una relación entre los documentos, su productor o creador y el contexto en que se originó. Esto se consigue mediante la asignación de los metadatos mínimos obligatorios definidos en esta Política.
6.2.1 Registro.
El proceso de registro marca la incorporación de un documento al sistema de gestión documental de una organización.
El proceso de registro es relevante puesto que proporciona rastro evidente de la entrada y la salida de un documento de una organización, lo que asegura su existencia, y sirve para facilitar información al ciudadano respecto a su estado de tramitación.
En la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha existe un Registro Único de documentos, gestionado mediante aplicación informática, en el cual se integran el registro presencial, el registro electrónico de aplicaciones y el registro electrónico de la ciudadanía.
Durante la tramitación administrativa los documentos aportados por los interesados deberán adecuarse a los sistemas de identificación y firma, previstos en los artículos 9 y 10 de la Ley 39/2015, que permitan dejar constancia de la integridad y autenticidad del documento. Los documentos con consideración de copias deberán adecuarse a lo previsto en el Decreto 12/2010.
En el caso de documentos en soporte papel, presentados de forma presencial, preferentemente se incorporará un sello o validación mecánica de la entrada de acuerdo a lo previsto del Decreto 12/2010.
Los documentos reunidos por las entidades del Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en el ejercicio de sus competencias, procedentes de personas físicas o jurídicas, se dotarán automáticamente de los metadatos mínimos obligatorios dispuestos en el Esquema Institucional de Metadatos de la Junta de Comunidades (Emecam) (Anexo III) de acuerdo a la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y de los complementarios de acuerdo al Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) que garanticen su relación con el productor y con el expediente al que pertenece a lo largo de todo su ciclo vital.
6.2.2 Digitalización.
Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel, o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
Podrá procederse a la digitalización de los documentos presentados en papel cuando formen parte de un expediente cuyo trámite esté normalizado dentro de una plataforma electrónica específica.
Las unidades administrativas tramitadoras de los expedientes valorarán la posibilidad de generar procedimientos en formato electrónico o en papel, impidiendo la existencia de expedientes híbridos que contengan ambos tipos de soportes.
El procedimiento de digitalización se realizará de acuerdo a la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización y de Documento Electrónico.
6.3 Clasificación.
La documentación capturada se relacionará con cada una de las series documentales a la que pertenezca y éstas se estructurarán o agruparán en categorías, tanto generales como específicas, de acuerdo al cuadro de clasificación adaptado a las funciones de la Junta de Comunidades (Anexo II).
El Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades tiene como objetivos:
- - El establecimiento de vínculos y relaciones entre documentos individuales y la actividad de la Administración Regional y sus Entidades vinculadas.
- - Precisar el contexto funcional para mejorar la formulación de búsquedas documentales.
- - Garantizar que estas actividades y series documentales siempre estarán identificadas, racionalizadas y normalizadas a lo largo del tiempo.
- - La posibilidad de hacer disponibles todos los documentos relacionados con una actividad y un procedimiento administrativo concreto.
- - La valoración por áreas funcionales de los documentos y la definición de los plazos para la conservación y acceso público adecuados para cada procedimiento administrativo.
- - La atribución de la responsabilidad de la gestión de determinadas actividades administrativas y su distribución en la unidad administrativa que corresponda.
A efectos de esta Política, las series documentales se identificarán y equipararán, cuando sea posible, con los trámites administrativos recogidos en el Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional y validados por el Siaci.
6.4 Descripción.
Se entiende por descripción el proceso continuo de representación mediante metadatos de la información contenida en los documentos relacionándola con su contexto y con la finalidad de permitir su localización y garantizar su utilización.
La descripción se adecúa a lo dispuesto en el Esquema Institucional de Metadatos de la Junta de Comunidades (Emecam) (anexo III), mediante la inclusión de los metadatos mínimos obligatorios dispuestos por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y los complementarios especificados por el Esquema de Interoperabilidad de Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), pudiendo ser desarrollada y complementada por aquellos instrumentos y recursos que se consideren necesarios.
6.5 Seguridad.
Se entiende por seguridad el conjunto de medidas que garantizan la disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y trazabilidad de los documentos de acuerdo a lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad.
La supervisión del cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad corresponde, en el ámbito de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, a la unidad responsable de Seguridad y Protección de Datos, de acuerdo con el Decreto 57/2012, de 23 de febrero, por el que se establece la política de seguridad de la información en la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
6.6 Acceso.
Es el proceso que determina el derecho, modo y medios de localizar, usar y recuperar los documentos que cumplen con los requerimientos establecidos en esta Política.
El derecho de acceso a los documentos está regulado por la legislación vigente que establece las condiciones y/o restricciones aplicables según las características y contenido de los mismos.
Los metadatos de acceso serán aplicados por la unidad responsable de cada procedimiento de acuerdo a lo previsto en la legislación básica estatal, en la Ley 19/2002 y en los informes de la Comisión de Acceso a los Documentos.
6.7 Valoración.
Es el proceso por el que se determinan los criterios legales y técnicos para garantizar los plazos y formas de conservación, transferencia, uso, reutilización, conversión, migración y eliminación de los documentos teniendo en cuenta su valor administrativo e informativo.
Estos criterios se sujetarán a las disposiciones específicas sobre la materia reguladas en la Ley 19/2002, en el Decreto 18/2017, de 14 de febrero, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión de Acceso a los Documentos del Subsistema de Archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y el procedimiento de acceso a los mismos y en el Decreto 26/2017, de 28 de marzo, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla- La Mancha y el procedimiento de eliminación de documentos de los archivos públicos del Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
6.7.1 Conservación.
La conservación de documentos será establecida mediante los plazos de utilidad administrativa o jurídica propuestos por las unidades responsables de los procedimientos y por los dictámenes que en esta materia emita la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.
Se establecerán medidas de prevención y custodia permanente para aquellos documentos y sus metadatos asociados cuyos valores legal, histórico, científico o cultural sean necesarios para asegurar el cumplimiento de las obligaciones jurídicas, financieras y administrativas de la Junta de Comunidades, para la consecución de sus objetivos, para garantizar los derechos de las personas y para promover la investigación y la difusión cultural.
6.7.2 Transferencia.
Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial de la Junta de Comunidades consistente en la entrega ordenada y relacionada de uno o varios documentos a la autoridad archivística competente, así como el traspaso de responsabilidades relativas a su custodia y conservación.
Los plazos y condiciones para su ejecución se encuentran regulados en la Ley 19/2002, y deberán atender a los dictámenes que en esta materia emita la Comisión de Acceso a los Documentos.
Las transferencias al repositorio electrónico se realizarán en el momento en que el expediente se encuentre resuelto y su procedimiento finalizado y se tendrán en cuenta las medidas previstas en el Esquema Nacional de Seguridad relativas a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad y demás normativa que les sean aplicables.
El órgano directivo competente en materia de archivos públicos determinará la puesta a disposición de todas las entidades integrantes de la organización de un repositorio electrónico único, similar a las funciones que cumplen las dependencias del Archivo de Castilla-La Mancha para los documentos en soporte físico, en donde se almacenarán, custodiarán y conservarán los documentos y sus metadatos.
6.7.3 Uso y reutilización.
Los documentos deberán mantener la capacidad de uso durante todo el tiempo que se conserven. Las medidas para asegurar la usabilidad serán las siguientes:
- - Aplicar y mantener los metadatos adecuados sobre las características técnicas de los documentos.
- - Crear copias adicionales de los documentos o convertirlos a otros formatos.
- - Migrar los documentos.
- - Supervisar periódicamente las condiciones de almacenamiento. La reutilización del contenido de un documento en otros procesos de trabajo interno o externo creará un nuevo documento en un nuevo contexto, con metadatos independientes en el momento de la captura y en los procesos de gestión documental.
6.7.4 Migración y conversión.
El proceso de migración consiste en trasladar documentos electrónicos de un sistema, repositorio o hardware a otro, sin necesidad de cambiar el formato de conservación, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.
El proceso de conversión consiste en la transformación de un documento u otro objeto digital de un formato, o versión de formato, a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.
Los procesos de migración y conversión entre aplicaciones, incluidos el desmantelamiento de aplicaciones o el paso de formatos analógicos a digitales (digitalización), deberán planificarse, documentarse y comunicarse a las unidades responsables de la Política de Gestión de Documentos.
La eliminación de los documentos originales después de una migración o conversión deberá ser autorizada por la Comisión Calificadora de Documentos. Igualmente, durante este proceso los metadatos asociados al formato o aplicación de origen deberán conservarse hasta que quede garantizada su integridad y fiabilidad.
Todos los procesos de migración y conversión deberán ser autorizados previamente mediante dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos.
6.7.5 Eliminación.
La eliminación de documentos tiene el carácter de procedimiento especial consistente en la exclusión, y destrucción de los documentos, incluidos sus metadatos y la firma en el caso de los electrónicos, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de su reconstrucción o de su posterior utilización.
La eliminación deberá ser autorizada por la consejería competente en materia de archivos públicos previo dictamen vinculante de la Comisión Calificadora de Documentos.
En ningún caso, la documentación podrá destruirse mientras posea valor administrativo, jurídico e histórico y no haya sido dictaminada su eliminación por la Comisión Calificadora de Documentos.
No será necesario volver a solicitar un nuevo dictamen de eliminación de documentos cuando se trate de tipos de series documentales o procedimientos que hayan sido ya valorados por la citada Comisión.
7. Servicios a los usuarios.
Los procesos de gestión de esta Política tienen como objetivo final garantizar y ofrecer a todas las personas las siguientes prestaciones:
- - Servicio de información, consulta y préstamo de documentos de titularidad autonómica contenidos en los archivos de la Junta de Comunidades.
- - Servicio de asesoramiento técnico en materias relacionadas con la gestión documental.
- - Servicio de obtención de copias.
8. Documentación.
Los procesos de gestión documental dispuestos en esta Política deberán estar convenientemente documentados.
Se deberán tener en cuenta las directrices técnicas que puedan establecer las unidades responsables en materia de simplificación administrativa, tecnología, seguridad, archivos administrativos y patrimonio documental así como los dictámenes e informes emitidos por la Comisión de Acceso a los Documentos y la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.
9. Formación.
La Escuela de Administración Regional planificará las acciones formativas necesarias para la formación y capacitación de los empleados públicos encargados de la gestión y ejecución de esta Política.
10. Supervisión y auditoría.
Los contenidos de la presente Política serán objeto de auditorías periódicas.
11. Gestión de la política.
El mantenimiento y actualización de la Política corresponderá a los responsables señalados en el punto 5.1 de este documento, sin perjuicio de la habilitación normativa atribuida a la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas en la disposición final primera del presente Decreto.
Anexo I
Normativa y documentos técnicos de la política de gestión de documentos
1. Estatal
| Norma | Localización |
| Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, de transposición de directivas en materia de protección de los compromisos por pensiones con los trabajadores, prevención del blanqueo de capitales y requisitos de entrada y residencia de nacionales de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. | BOE núm. 214, 04/09/2018 |
Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. | BOE núm. 294, 06/12/2018 |
| Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia. | BOE núm. 253, 23/09/2020 |
2. Autonómica
| Norma | Localización |
| Decreto 28/2018, de 15 de mayo, por el que se regula la contratación electrónica en el sector público regional. | DOCM nº 97, 20/05/2011 |
| Orden 103/2018, de 20 de junio, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se crea el sello electrónico de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. | DOCM nº 130, 04/07/2018 |
| Orden 111/2018, de 20 de junio, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se regula la obtención y utilización de la firma electrónica, basada en el certificado de empleada y empleado público, del personal al servicio de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. | DOCM nº 137, 20/07/2020 |
| Orden 17/2019, de 14 de enero, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifica el Anexo III Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam) del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. | DOCM nº 27, 07/02/2019 |
| Orden 12/2019, de 24 de enero, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se regulan las actuaciones automatizadas de la Administración Tributaria de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha | DOCM nº 24, 04/02/2019 |
| Orden 48/2020, de 27 de marzo, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se regula la utilización del sistema de código seguro de verificación en actuaciones administrativas automatizadas en el ámbito de la contratación electrónica | DOCM nº 71, 06/04/2020 |
| Orden 79/2020, de 1 de junio, de la Consejería de Bienestar Social, de utilización del sistema de código seguro de verificación en las actuaciones administrativas automatizadas de la consejería | DOCM nº 110, 04/06/2020 |
3. Documentos técnicos
UNE-ISO 23081-1: 2018. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
Acuerdo de 1 de agosto de 2017, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía. BOJA: núm. 149 de 04/08/2017
Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público. BOC: núm. 124 de 28/06/2017
Orden 1/2018, de 27 de diciembre, conjunta, de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico y de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat. DOGV núm. 8467 de 18/01/2019
Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia DOG: núm. 141 de 26/07/2019
Anexo I redactado por el artículo único de la Orden 190/2020, 4 diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del D. 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha («D.O.C.M.» 18 diciembre).Vigencia: 7 enero 2021Anexo II
Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (CCFCAM)
001 Gobierno y Dirección
001 001 Participación en órganos colegiados
001 001 001 Participación en Órganos Colegiados de Gobierno y Dirección
001 001 002 Participación en Órganos Colegiados Administrativos
001 001 003 Participación en Órganos de Colaboración y Cooperación con otras Administraciones Públicas
001 002 Elaboración de normas y directrices administrativas
001 002 001 Tramitación de Anteproyectos de Ley
001 002 002 Elaboración y aprobación de normas con rango reglamentario
001 002 003 Directrices internas 0
01 002 004 Actividad parlamentaria del gobierno
001 003 Planificación
001 003 001 Planificación general
001 003 002 Planificación específica
001 003 003 Memorias anuales
001 004 Cooperación
001 004 001 Acuerdos marco, convenios y conciertos
001 004 002 Asesoramiento a entidades locales
001 005 Protocolo y representación
001 005 001 Concesión de honores y distinciones
001 005 002 Campañas de Publicidad Institucional
001 005 003 Uso de imagen corporativa
001 006 Actividad electoral
001 006 001 Procesos y resultados electorales
002 Administración General/ Gestión
002 001 Gestión de recursos materiales (Patrimonio)
002 001 001 Registros e Inventarios de bienes
002 001 002 Enajenación de bienes y derechos
002 001 003 Adquisición de bienes y derechos
002 001 004 Reintegro de bienes y derechos
002 001 005 Seguros de bienes muebles e inmuebles
002 001 006 Control de instalaciones y medios
002 001 007 Gestión y uso del patrimonio
002 002 Gestión de recursos humanos
002 002 001 Relaciones de puestos de trabajo
002 002 002 Prevención, seguridad y salud del empleado público
002 002 003 Oferta pública de empleo
002 002 004 Remoción de puestos de trabajo
002 002 005 Selección y provisión del empleado público
002 002 006 Régimen y registro del empleado público
002 002 007 Acción disciplinaria
002 002 008 Formación del empleado público
002 002 009 Situaciones administrativas del empleado público
002 002 010 Compatibilidad con empleo público
002 002 011 Representación unitaria del empleado público
002 002 012 Incentivos y ayudas el empleado público
002 003 Contratación
002 003 001 Contratación de obras
002 003 002 Contratación de servicios
002 003 003 Contratación de suministros
002 003 004 Contratación de gestión de servicios públicos
002 003 005 Contratación de colaboración entre el sector público y el sector privado
002 003 006 Encomiendas de gestión
002 003 007 Contratos mixtos y especiales
002 003 008 Contratos privados
002 003 009 Contratación centralizada
002 004 Asesoramiento jurídico y técnico
002 004 001 Asistencia jurídica
002 004 002 Asistencia técnica
002 005 Gestión de la Información
002 005 001 Información estadística
002 005 002 Transparencia y Gobierno Abierto
002 005 003 Registro de documentos
002 005 004 Gestión documental
002 005 005 Otros recursos de información
002 006 Comunicación y publicación
002 006 001 Relaciones y correspondencia
002 006 002 Elaboración y publicación de boletines oficiales
002 006 003 Comunicados de prensa
002 006 004 Comunicaciones internas
002 006 005 Proyectos de investigación y difusión
003 Administración Financiera
003 001 Elaboración presupuestaria
003 002 Gestión de ingresos
003 002 001 Liquidación de ingresos
003 002 002 Recaudación de ingresos
003 002 003 Transferencias corrientes
003 002 004 Ingresos patrimoniales
003 002 005 Enajenación de inversiones reales
003 002 006 Transferencias de capital
003 002 007 Activos financieros
003 002 008 Pasivos financieros
003 002 009 Devolución de Ingresos
003 003 Gestión de gastos
003 003 001 Gestión de gastos de personal
003 003 002 Gestión de pagos
003 003 003 Aportaciones dinerarias
003 003 004 Registro electrónico de facturas
003 004 Fiscalización
003 004 001 Notas de reparo, disconformidad y devoluciones
003 004 002 Informes de intervención
003 004 003 Comprobaciones, conciliaciones, arqueos
003 004 004 Auditorías
003 004 005 Control de gastos
003 005 Contabilidad
003 005 001 Contabilidad presupuestaria de gastos
003 005 002 Contabilidad auxiliar de gastos
003 005 003 Liquidación del presupuesto
003 005 004 Operaciones extrapresupuestarias
003 005 005 Contabilidad extrapresupuestaria
003 005 006 Contabilidad de ingresos
004 Revisión y Control
004 001 Revisión en vía administrativa
004 001 001 Revisión de oficio
004 001 002 Reclamaciones y recursos
004 002 Procedimientos en vía judicial
004 003 Responsabilidad patrimonial
004 004 Control parlamentario
004 005 Control suprautonómico
004 006 Control a las entidades locales
005 Fomento
005 001 Promoción
005 001 001 Premios
005 001 002 Apoyo e impulso público
005 001 003 Becas
005 001 004 Crédito y apoyo financiero
005 002 Infraestructuras
005 002 001 Obras
006 Prestación de Servicio Público
006 001 Admisión y acceso
006 002 Gestión y seguimiento
006 003 Evaluación y calidad
007 Ordenación, Inspección y Sanción
007 001 Ordenación
007 001 001 Registro
007 001 002 Autorizaciones
007 001 003 Delimitación y Calificación
007 001 004 Comunicaciones previas y declaraciones responsables
007 001 005 Aprobaciones
007 001 006 Concesiones administrativas
007 001 007 Intervención y regulación en sectores productivos
007 002 Inspección externa
007 002 001
Inspecciones 007 002 002
Documentos de control
007 002 003 Reclamaciones de consumidores
007 003 Actividad sancionadora
007 003 001 Sanciones
007 003 002 Retirada de autorizaciones administrativas
007 004 Actividad arbitral
007 004 001 Conciliaciones y arbitrajes
007 004 002 Determinación de servicios mínimos por huelgas
007 004 003 Extensión de convenios colectivos de trabajo
008 Prestación Social
008 001 Ayudas sociales
008 002 Gestión de asuntos sociales
Anexo II redactado por el artículo único de la Orden 190/2020, 4 diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del D. 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha («D.O.C.M.» 18 diciembre).Vigencia: 7 enero 2021Anexo III
Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam)
1. Metadatos obligatorios
A. Metadatos obligatorios relativos a la entidad Documento
Emecam 0 – Tipo de entidad
| Definición | Especifica el tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEMGDE 0 |
| Ejemplos | Documento |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que pertenece | Captura |
Emecam 1 – Categoría
| Definición | Valor del tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 1 |
| Ejemplos | Documento simple, Expediente, Serie documental, Fondo |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que pertenece | Captura |
Emecam 2.1 – Identificador
| Definición | Código o identificador único asignado a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 2.1 |
| Ejemplos | ES_A08013845_DOC_000881999999 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 3.1 – Nombre natural
| Definición | Nombre real que se da a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 3.1 |
| Ejemplos | Concesiones administrativas de servicio de transporte público por carretera |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 4.1 – Fecha inicio
| Definición | Fecha en la que una entidad documento se produce u otro tipo de entidad inicia su existencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 4.1 |
| Ejemplos | 20160808, 20160808T120444, 1966 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 8.8.1 – Seguridad. Nivel de acceso
| Definición | Término normalizado de acuerdo con un esquema de valores que indica el nivel de acceso a entidades documentales del procedimiento |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 8.8.1 |
| Ejemplos | Secreto, reservado, confidencial, sin definir |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 8.4 - Seguridad. Sensibilidad de los Datos de Carácter Personal
| Definición | Indica el nivel de sensibilidad asociado al documento de acuerdo con los niveles definidos en la legislación específica |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 8.4 |
| Ejemplos | Bajo, medio, alto |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 12.1 - Término Punto de acceso del lenguaje documental de Castilla-La Mancha
| Definición | Palabras claves normalizadas mediante lenguajes controlados para facilitar la recuperación de la información |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 12.1 |
| Ejemplos | Impuesto sobre transmisiones patrimoniales, herencia, concurso administrativo, vida laboral |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 12.4 - Término punto de acceso de la taxonomía RRI
| Definición | Término(s) establecido(s) en el Anexo IV de la Norma Técnica de Interoperabilidad de reutilización de recursos de información (BOE 4 de marzo de 2013) |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | Demografía, Medio Rural, Sector Público |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 12.7 - Término punto de acceso de la taxonomía SIA
| Definición | Términos establecidos para el atributo “Materia” del Sistema de Información Administrativa del Estado (SIA) |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | Empresas, Comunicación, Estadísticas |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 13.1.1.2 - Plazo de utilidad administrativa o valor jurídico
| Definición | Indica el plazo temporal estimado en el que la información contenida en los documentos del procedimiento mantiene valor Administrativo o jurídico |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 13.1.1.2 |
| Ejemplos | 5, 10, 15 (años) |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 13.1.1.10 - Plazo de Acceso Público
| Definición | Indica el plazo temporal estimado en el que la información contenida en el procedimiento será accesible al público desde el momento de su creación |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | 5, 30, 50 (años tras finalizar la tramitación) |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 14.1.1 - Nombre del formato
| Definición | Denominación del formato lógico del fichero contenido en el documento electrónico. del fichero que soporta al documento electrónico |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 14.1.1 |
| Ejemplos | PDF, PDF/A Pdf/A, Comma Separated Values |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 14.1.2 - Extensión del fichero
| Definición | Extensión del formato lógico del fichero que soporta al documento electrónico |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 14.1.2 |
| Ejemplos | XML, TXT, PNG, PDF, CSV |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 17.1.1 - Formato de firma
| Definición | Formato de firma empleado en una firma con certificado electrónico |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 17.1.1 |
| Ejemplos | TF01 (CSV), TF02 (XAdES internally detached signature), TF03 (XAdES enveloped signature), TF04 (CAdES detached/explicit signature), TF05 (CAdES attached/ implicit signature), TF06 (PAdES) |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 18 – Tipo documental
| Definición | Modelo estructurado y reconocido que adopta una entidad documento, en el desarrollo de una competencia concreta, en base a una Regulación y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogéneos |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 18 |
| Ejemplos | Resolución, Acuerdo, Convenio, Certificado, Informe, Solicitud, Recurso |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 20 – Estado de elaboración
| Definición | Indicador normalizado de la situación de un documento, a saber, original o copia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 20 |
| Ejemplos | Original, Copia |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 23 - Versión Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI)
| Definición | Indicador del número de versión de la norma técnica de interoperabilidad a la que está sujeta |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 23 |
| Ejemplos | http://castillalamancha.es/NTI_1.0 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 24.1 - Código del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3)
| Definición | Para el Documento simple: identificador normalizado de la administración generadora del documento o que realiza la captura del mismo. Para el Expediente y Procedimiento: Identificador normalizado de la administración responsable de la tramitación |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 24 |
| Ejemplos | A08013845 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 24.2 - Código de Unidades Orgánicas de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
| Definición | Identificador único de unidades orgánicas de la JCCM |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | UO_JCCM_9999 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 25 - Origen del documento
| Definición | Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una administración |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 25 |
| Ejemplos | 0 = Ciudadano; 1 = Administración. 0 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 27 - Estado del documento
| Definición | Estado del documento en el momento del intercambio |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 27 |
| Ejemplos | E01 (Abierto), E02 (Cerrado), E03 (Índice para remisión cerrado) |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 28 – Interesado
| Definición | Identificador del interesado |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 28 |
| Ejemplos | NIF 22765432G |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 30 - Código del Sistema de Información y Atención a la Ciudadanía (SIACI)
| Definición | Identificador del procedimiento administrativo integrado en el Sistema de Información y Atención a la Ciudadanía a consecuencia del cual se produce la entidad documento |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | 010410, 030079 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 40 - Código identificador de la aplicación tramitadora (K2)
| Definición | Identificador del programa o software tramitador electrónico del procedimiento electrónico |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | Greco, Cesar |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
B. Metadatos obligatorios relativos a la entidad Agente
Emecam 0 – Tipo de entidad
| Definición | Especifica el tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 0 |
| Ejemplos | Agente |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 1 – Categoría
| Definición | Valor del tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 1 |
| Ejemplos | Empleado público, ciudadano, persona jurídica |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 2.1 – Identificador
| Definición | Código o identificador único asignado a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 2.1 |
| Ejemplos | NIF20387674 RDP05987639A304B, LDAPTTMG44 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 3.1 – Nombre natural
| Definición | Nombre real que se da a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 3.1 |
| Ejemplos | María Sánchez Sánchez, Construcciones Hormigosa |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 4.1 – Fecha inicio
| Definición | Fecha en la que una entidad inicia su existencia o actividad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 4.1 |
| Ejemplos | 1982, 19820810 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
C. Metadatos obligatorios relativos a la entidad Actividad
Emecam 0 – Tipo de entidad
| Definición | Especifica el tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 0 |
| Ejemplos | Actividad |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 1 – Categoría
| Definición | Valor del tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 1 |
| Ejemplos | Función marco, función primaria, actividad, acción |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 2.1 – Identificador
| Definición | Código o identificador único asignado a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 2.1 |
| Ejemplos | ES_A08013845_ACT_000981499393 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 3.1 – Nombre natural
| Definición | Nombre real que se da a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 3.1 |
| Ejemplos | Gobierno y Dirección, Planificación, Memorias anuales |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 4.1 – Fecha inicio
| Definición | Fecha en la que una entidad inicia su existencia o actividad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 4.1 |
| Ejemplos | 1992, 19920717, 20160808T120444 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 22.1 - Código de Clasificación
| Definición | Identificador de categorías del modelo o cuadro de clasificación funcional |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 22.1 |
| Ejemplos | CCFCAM_004_002_006, CCFCAM 001_001 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
Emecam 22.2 – Denominación de clase
| Definición | Termino(s) en lenguaje natural que identifica de forma unívoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificación |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 22.2 |
| Ejemplos | Gobierno y Dirección, Planificación, Memorias anuales |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Identificación |
D. Metadatos obligatorios relativos a la entidad Regulación
Emecam 0 – Tipo de entidad
| Definición | Especifica el tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 0 |
| Ejemplos | Regulación |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 1 – Categoría
| Definición | Valor del tipo de entidad que se referencia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 1 |
| Ejemplos | Ley, Decreto, Orden |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 2.1 – Identificador
| Definición | Código o identificador único asignado a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 2.1 |
| Ejemplos | eli/es-cm/l/2011/02/24/3 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 3.1 – Nombre natural
| Definición | Nombre real que se da a la entidad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 3.1 |
| Ejemplos | Ley 3/2011, de 24 de febrero, de la Lectura y de las Bibliotecas de Castilla-La Mancha |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 4.1 – Fecha inicio
| Definición | Fecha en la que una entidad inicia su existencia o actividad |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 4.1 |
| Ejemplos | 20110224 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
Emecam 12.1 - Termino Punto de acceso del lenguaje documental de Castilla-La Mancha
| Definición | Palabras claves normalizadas mediante lenguajes controlados para facilitar la recuperación de la información |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 12.1 |
| Ejemplos | Bibliotecas |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
2. Metadatos condicionales
Emecam 3.3 – Sexo
| Definición | Sexo biológico del agente |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 3.3 |
| Ejemplos | Hombre, Mujer, Otro |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Agente |
| Condición | Cuando se trate de personas físicas o empleados públicos |
Emecam 9.1 – Tipo de acceso
| Definición | Indica si el documento es de libre acceso o si, por el contrario, está sujeto a alguna de las limitaciones recogidas en la legislación o normativa de aplicación |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 9.1 |
| Ejemplos | Libre, restringido |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Valoración |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando las categorías documentales han sido objeto de valoración en lo relativo al acceso |
Emecam 9.2 - Código de la causa de limitación
| Definición | Codificación que indica la causa de restricción de acceso |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 9.2 |
| Ejemplos | G (las funciones administrativas de inspección, vigilancia y control |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Valoración |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando las categorías limitación restricción de acceso vigilancia, inspección y control) documentales han sido objeto de valoración en lo relativo al acceso |
Emecam 9.3 - Causa legal de la limitación
| Definición | Referencia a la ley o norma que afecta al documento o expediente en cuanto a su régimen de acceso |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 9.3 |
| Ejemplos | Artículo 14.1.E de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Valoración |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando las categorías documentales han sido objeto de valoración en lo relativo al acceso |
Emecam 9.4 - Condiciones de reutilización
| Definición | Indica bajo qué condiciones un documento, expediente o serie de libre acceso, son reutilizables |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 9.4 |
| Ejemplos | Los datos contenidos en los expedientes de esta serie documental son reutilizables bajo las condiciones generales que establece el artículo 8 de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Uso y reutilización |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando las categorías documentales son de acceso libre |
Emecam 10.1 – Tipo de contacto
| Definición | Tipología de contactos para contactar con un Agente |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 10.1 |
| Ejemplos | Dirección electrónica, teléfono |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Agente |
| Condición | Cuando el agente interviene en alguna fase de la tramitación del documento o expediente |
Emecam 10.2 – Dato de contacto
| Definición | Información específica de contacto con un Agente |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 10.2 |
| Ejemplos | tudmir@jccm.es, +34 926 66 66 66 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Agente |
| Condición | Cuando el agente interviene en alguna fase de la tramitación del documento o expediente |
Emecam 10.3 – Puesto
| Definición | Denominación del puesto actual ocupado por un agente |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 10.3 |
| Ejemplos | Secretaria General de Sanidad, Jefe del Servicio de Contratación |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Agente |
| Condición | Cuando el agente interviene en alguna fase de la tramitación del documento o expediente |
Emecam 11 – Idioma
| Definición | Idioma o lengua utilizada en un Documento codificada de acuerdo a lo señalado en la ISO 639 |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 11 |
| Ejemplos | gr, fr |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando son documentos producidos en un idioma diferente al español |
Emecam 13.2.1 – Tipo de dictamen
| Definición | Tipo de decisión emitida por la Comisión Calificadora de Documentos que debe aplicarse sobre los documentos a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoración |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 13.2.1 |
| Ejemplos | CP (Conservación Permanente), ET (Eliminación Total) |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Valoración |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando existe un dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos sobre la entidad documento referenciada |
Emecam 13.2.2 – Acción dictaminada
| Definición | Acción concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por la Comisión Calificadora de Documentos |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 13.2.2 |
| Ejemplos | Eliminación total dejando una muestra de un expediente por año |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Valoración |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando existe un dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos sobre la entidad documento referenciada |
Emecam 13.2.3 - Plazo de ejecución de la acción dictaminada
| Definición | Plazo en el que se tiene que ejecutar la acción concreta que se aplica al documento |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 13.2.3 |
| Ejemplos | 4 años |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Valoración |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando existe un dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos sobre la entidad documento referenciada |
Emecam 13.2.4 - Código del dictamen
| Definición | Código alfanumérico del dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | 2020/1 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Valoración |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando existe un dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos sobre la entidad documento referenciada |
Emecam 16.1 – Algoritmo
| Definición | Método algorítmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que forma un Documento, en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de dicho Documento |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 16.1 |
| Ejemplos | SHA2, SHA3 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Uso y reutilización |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando los documentos o expedientes digitales se transmiten, transfieren o de alguna otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema |
Emecam 16.2 – Valor
| Definición | Valor real, generado por el algoritmo definido en el Emecam 16.1-Algoritmo |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 16.2 |
| Ejemplos | 8 3 3 0 6 6 T 1 2 1 B C F D H C 7 B 2 6 4 3 4 3 8 E D 11EB2AAFFD046 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Uso y reutilización |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando los documentos o expedientes digitales se transmiten, transfieren o de alguna otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema |
Emecam 26 - Identificador del documento origen
| Definición | Código identificador del documento original al que corresponde la copia |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | eEGMDE 26 |
| Ejemplos | ES_A08013845_DOC_0008819999 99 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Uso y reutilización |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando es una copia de un documento original |
Emecam 50.1 – Importe
| Definición | Información económica reflejada en la entidad documento relativa a cantidades de dinero |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | 5000,22 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando las entidades de tipo documento reflejan gastos o ingresos relativos a la actividad del sector público de Castilla-La Mancha |
Emecam 50.2 – Tipo de importe
| Definición | Indica si se trata de un ingreso o de un gasto |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | Ingreso (+), Gasto (-) |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando las entidades de tipo documento reflejan gastos o ingresos relativos a la actividad del sector público de Castilla-La Mancha |
Emecam 50.3 – Partida presupuestaria
| Definición | Código de la partida presupuestaria a la que se imputa el importe |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | 15/502//611A/22300 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Captura |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Cuando las entidades de tipo documento reflejan gastos o ingresos relativos a la actividad del sector público de Castilla-La Mancha |
Emecam 60.1 – Código de fracción de serie original
| Definición | Código de fracción de serie original |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | 1037 |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Migración y conversión |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Sólo aplica a los registros descriptivos relativos a documentación física no electrónica |
Emecam 60.2 - Denominación de fracción de serie original
| Definición | Denominación o nombre de la serie documental del Archivo de Castilla-La Mancha existente antes del proceso de migración |
| Equivalencia eEMGDE (ENI) | No tiene |
| Ejemplos | Registro de clubes y asociaciones Deportivas |
| Proceso de la Política de Gestión Documental al que corresponde | Migración y conversión |
| Entidad con la que se relaciona | Documento |
| Condición | Sólo aplica a los registros descriptivos relativos a documentación física no electrónica |
Anexo III redactado por el artículo único de la Orden 190/2020, 4 diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del D. 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha («D.O.C.M.» 18 diciembre).Vigencia: 7 enero 2021Anexo IV
Glosario
Archivo único: Repositorio único centralizado donde se almacenan y administran documentos electrónicos o analógicos, así como los metadatos asociados a estos.
Ciclo de vida documental: Conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.
Documento: Información de cualquier naturaleza en forma analógica o electrónica, archivada en un depósito físico o en un soporte electrónico, según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Esquema de Metadatos: Instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
Metadatos de gestión de documentos: Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional: Relación ordenada de los procedimientos y tramites que gestiona la Junta de Comunidades, incluyendo organismos autónomos y entes públicos, en donde se recopila, clasifica y estructura la información básica de cada procedimiento (forma de inicio de la tramitación, plazo de presentación, órgano de resolución, normativa, etc.).