Resolución de 21 de marzo de 2022, de la Subsecretaría, por la que se publica el Convenio entre el Instituto de la Juventud y la Intervención General de la Administración del Estado, para la adhesión a los sistemas departamentales de la IGAE

Primera Objeto

El presente Convenio tiene por objeto establecer las condiciones en las que la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) proporcionará el servicio de asistencia funcional, mantenimiento, evolución, y alojamiento del sistema de contabilidad analítica normalizada para las organizaciones administrativas (CANOA) y del sistema de apoyo para la gestión económico presupuestaria y para el inventario de bienes (SOROLLA2) al Instituto de la Juventud (en adelante entidad). A efectos de la firma de este Convenio, se declara que dicha entidad tiene personalidad jurídica.

Segunda Actuaciones y compromisos a asumir por ambas partes

Esta cláusula refleja las actuaciones y compromisos asumidos por ambas partes, en cada una de las fases, comunes a ambos sistemas, detallándose en el anexo I a este Convenio las actuaciones y compromisos específicos referentes a cada sistema.

1. En la fase de instalación y puesta en funcionamiento de cada uno de los sistemas a los que se adhiere según el anexo II, la IGAE facilitará y proporcionará a la entidad:

• – El servicio de hospedaje de la plataforma informática para el soporte de cada sistema en unas condiciones de servicio adecuadas a la importancia de cada uno de ellos, las cuales se publicarán en el Portal de la Administración presupuestaria en Internet (www.pap.hacienda.gob.es), con el propósito de que el servicio se ajuste a una orientación de «llave en mano», así como el procedimiento informático para la gestión de accesos a cada sistema.
• – La información sobre los requerimientos técnicos de los puestos de trabajo necesarios para el acceso a cada sistema, basando la solución a desplegar en estándares de mercado que minimicen el impacto técnico y económico de la implantación de los mismos en el organismo. De acuerdo con lo anterior, los requerimientos técnicos para el acceso se limitarán a ordenadores personales de tipo PC compatible, con navegador y conexión con Internet.
• – La conectividad entre los puestos de trabajo de la entidad y la plataforma informática de la IGAE que da soporte a cada uno de los sistemas preferentemente mediante conexión a través de Internet. En todo caso el coste de la comunicación con la IGAE será asumido por el organismo con sus medios.

Asimismo, la IGAE se compromete a solicitar la incorporación de ofertas genéricas de formación dirigidas a la implantación en los sistemas objeto del convenio a través del Instituto de Estudios Fiscales y del Instituto Nacional de Administración Pública.

2. En la fase de funcionamiento ordinario de cada uno de los sistemas a los que se adhiere según el anexo II, la IGAE garantizará y proporcionará:

• – La IGAE facilitará a la entidad un servicio regular de asistencia y soporte funcional así como el asesoramiento técnico puntual necesario para el funcionamiento y máximo aprovechamiento de cada sistema departamental.

  Para las unidades de la entidad no ubicadas en Madrid este servicio se realizará mediante consultas telefónicas o mediante el desplazamiento del equipo de trabajo de la entidad a las oficinas de la IGAE.

• – El mantenimiento evolutivo y perfectivo de la plataforma informática para el soporte de cada sistema, así como el mantenimiento evolutivo y correctivo de los mismos, e instalará las versiones actualizadas del software de cada uno de ellos.

  La estrategia de evolución del sistema será establecida por la propia IGAE, teniendo en cuenta, en su caso, las demandas planteadas por los centros gestores y organismos públicos adheridos.

• – Un procedimiento para canalizar las incidencias con cada sistema que pudieran aparecer en el funcionamiento ordinario, manteniendo informado a la entidad sobre su evolución y, en último término, sobre su resolución, así como un servicio de mantenimiento para la resolución de las detectadas y notificadas de cada sistema. En todo caso, el acceso de la IGAE a cada sistema departamental del organismo estará controlado por este último.
• – Una web con información actualizada sobre cada sistema.

Asimismo, la IGAE se compromete a solicitar la incorporación de ofertas genéricas de formación dirigidas al reciclaje y actualización en los sistemas objeto del convenio a través del Instituto de Estudios Fiscales y del Instituto Nacional de Administración Pública.

La IGAE proporcionará estos servicios a la entidad sobre cada sistema durante la vigencia del Convenio, siempre que la entidad cumpla con sus compromisos.

3. En la fase de instalación e implantación de cada uno de los sistemas a los que se adhiere según el anexo II, la entidad.

• – Designará un interlocutor con la IGAE para cada sistema como responsable del mismo proporcionando sus datos de identificación (nombre y apellidos; cargo o puesto; dirección de correo electrónico; teléfono; y dirección postal), y comprometiéndose a mantener actualizados estos datos durante todo el periodo de vigencia del Convenio.
• – Instalará los puestos informáticos de acceso a cada sistema de acuerdo con los requerimientos técnicos facilitados por la IGAE, en un plazo no superior a 2 meses desde el inicio de las actuaciones, y aplicará el procedimiento informático de gestión de accesos a cada sistema proporcionado por la IGAE.
• – Se comprometerá a incluir en sus respectivos planes la formación necesaria para la utilización de cada sistema.
• – Se compromete a aplicar el procedimiento informático de gestión de accesos proporcionado por la IGAE.

4. En la fase de funcionamiento ordinario de cada uno de los sistemas a los que se adhiere según el anexo II, la entidad:

• – Mantendrá los puestos informáticos de acceso a cada sistema en las debidas condiciones de funcionamiento, comprometiéndose a su evolución de acuerdo con los requerimientos de las nuevas versiones de los mismos, y aplicará el procedimiento informático de gestión de accesos a cada sistema.
• – Efectuará un uso adecuado de las plataformas informáticas.
• – Se compromete a incluir en sus respectivos planes la formación necesaria de reciclaje y actualización de cada sistema.
• – Destinará a un responsable del ámbito de su organización para atender en primera instancia las consultas que puedan plantear los usuarios de dicha organización en la utilización de cada uno de los sistemas.

  A estos efectos, la IGAE impartirá a dicho responsable la formación necesaria. A través del mismo se canalizarán las consultas que, en su caso, se tengan que efectuar a la IGAE.

• – Cumplimentará las encuestas sobre calidad de los servicios en torno a cada sistema, que con periodicidad anual o bienal remita la IGAE.

5. En relación con la seguridad de la información y la protección de datos de carácter personal, ambas partes asumen las siguientes actuaciones y compromisos:

• – En el tratamiento de los datos de carácter personal, en los sistemas de información SOROLLA2 y CANOA, la IGAE tendrá la consideración de «Encargada del Tratamiento», correspondiendo a la administración de la entidad la consideración de «Responsable del Tratamiento», en aplicación del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD).
• – Conforme a lo dispuesto en el artículo 28.3 del RGPD, la IGAE:
  • • tratará los datos personales, de carácter identificativo, financiero, y profesionales de empleados públicos, según las instrucciones de la administración de la entidad fijadas en el presente convenio;
  • • garantiza que las personas autorizadas a tratar los datos personales tienen contraído compromiso de confidencialidad, guarden secreto profesional sobre los mismos y no los comuniquen a terceros, salvo en aquellos casos en que deba hacerse en estricto cumplimiento de la ley;
  • • asistirá a la administración de la entidad, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas y siempre que sea posible, para que pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados establecidos en el capítulo III del RGPD;
  • • en caso de finalización del convenio, facilitará la devolución de los datos a la administración de la entidad, de acuerdo con las especificaciones técnicas que establezca la IGAE;
  • • pondrá a disposición de la administración de la entidad toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el RGPD, así como para permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte de la administración de la entidad o de otro auditor autorizado por aquélla.
    • – En el caso de que se produzcan incidentes de seguridad que afecten a SOROLLA2 o CANOA o a los datos que tratan, las partes se comprometen a informarse mutuamente con la máxima celeridad posible con objeto de identificar si el incidente es susceptible de comunicación a la Autoridad de Control (la propia Agencia Española de Protección de Datos) y a las personas concernidas sin sobrepasar el límite de setenta y dos horas según establece el RGPD en su artículo 33. A su vez, ambas partes se comprometen a colaborar para resolver el incidente y poner los medios para que no se vuelvan a producir incidentes similares.
    • – La entidad presta a través de este convenio autorización general para que la IGAE pueda recurrir a otro encargado del tratamiento para la ejecución de las finalidades previstas en el presente Convenio y siempre que se le impongan las mismas obligaciones que aquí se estipulan mediante contrato u otro acto jurídico vinculante. La información relativa a los encargados del tratamiento estará disponible en la página web de la IGAE (www.pap.hacienda.gob.es).
    • – Tanto SOROLLA2 como CANOA son sistemas de información de categoría básica, a efectos del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) debido a que la información que trata es de nivel básico. Corresponde a la IGAE garantizar la aplicación de las medidas de seguridad de nivel básico recogidas en el Anexo II del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como las medidas correspondientes de las previstas en dicho esquema al tratamiento de los datos personales de conformidad con en el artículo 32 del RGPD.
    • – En el caso de que se vayan a producir paradas programadas en los sistemas SOROLLA2 o CANOA que afecten a su utilización en horarios de uso habitual del sistema, la IGAE informará a la administración de la entidad sobre su duración prevista, con antelación sobre el momento de la parada.
    • – Las partes fijarán interlocutores relativos a la seguridad de la información, que se encargarán de comunicar y coordinar el tratamiento de los posibles incidentes de seguridad que se produzcan.

Tercera Financiación

Cada parte realizará las actuaciones previstas en el presente Convenio con sus propios medios. La entidad contribuirá con una cuota de mantenimiento anual a la financiación de la sostenibilidad funcional y técnica del servicio de asistencia, mantenimiento, evolución y alojamiento de los sistemas departamentales de la IGAE a los que se adhiera, de los incluidos en la cláusula primera, mediante la suscripción del presente Convenio.

La cuota de mantenimiento anual por cada uno de los sistemas y anualidades del convenio para la entidad será:

Esta cuota de mantenimiento anual por cada uno de los sistemas viene determinada por la aplicación de las reglas definidas en el Anexo III. En el Anexo IV se incluye el procedimiento de cálculo, ascendiendo el importe de la contribución anual de la entidad a la suma de las cuotas parciales que correspondan a cada uno de los sistemas a los que estuviera adherido.

La aportación de la entidad a la IGAE se efectuará, según el procedimiento indicado en el párrafo siguiente mediante el ingreso de la cuota de mantenimiento anual que corresponda a efectos de la generación de crédito en el presupuesto de la IGAE, de acuerdo con la disposición adicional vigésima segunda y el artículo 144.6 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

Previa acreditación del desarrollo de las actuaciones realizadas en el periodo correspondiente, la entidad ingresará la cuota anual de mantenimiento en una sola vez en el primer trimestre del año siguiente al correspondiente a dicha cuota anual. No obstante, la cuota correspondiente al año 2022, se ingresará en el mes de octubre de dicho año la parte correspondiente al período que va desde la fecha de entrada en vigor del convenio hasta el 30 de septiembre, ingresando el importe correspondiente a los meses de octubre, noviembre y diciembre del citado año en el primer trimestre del año 2023. También la cuota correspondiente al primer trimestre de 2026 se acreditará e ingresará de forma acumulada con la cuota de mantenimiento correspondiente al año 2025, Cada ingreso lo realizará la entidad en el Tesoro Público mediante transferencia bancaria a la cuenta del Tesoro Público en el Banco de España, indicando como referencia el número de justificante del documento de ingresos modelo 069 expedido previamente por la IGAE.

Cuarta Vigencia

El presente Convenio tendrá efectos a partir del 1 de abril de 2022, previa la inscripción en el Registro electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal. Asimismo, será publicado en el plazo de 10 días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con lo establecido en el artículo 48.8 y el apartado 2 de la disposición adicional séptima de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

La duración máxima de este convenio será de cuatro años desde que resulte eficaz. Las prestaciones objeto del presente Convenio concluyen a 31 de marzo de 2026, sin perjuicio del total cumplimiento de las obligaciones asumidas por cada parte en la cláusula tercera.

De conformidad con el artículo 49 h 2.ª de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el Convenio se podrá prorrogar expresamente, antes de su expiración, por un periodo de hasta cuatro años adicionales, debiéndose efectuar por la IGAE, en su caso, la actualización de las tablas del anexo III y el estudio para la entidad de análisis y dimensionamiento del sistema o los sistemas del anexo II a los que se adhiere el organismo, en colaboración con la propia entidad, a efectos de revisar y determinar la cuota anual de mantenimiento aplicable en los años de vigencia de la prórroga del convenio.

Quinta Comunicaciones y notificaciones

Las comunicaciones y notificaciones relacionadas con el Convenio se efectuarán por escrito al domicilio o localización electrónica indicados en el encabezamiento del mismo o el designado, en su caso, en el futuro por las partes, por cualquier medio que permita acreditar fehacientemente su recepción.

Sexta Confidencialidad

Las partes conocen y aceptan que cualquier información o material proporcionado y relacionado con la ejecución del presente Convenio tendrá el carácter de confidencial y será tratado como tal, empleando para tal fin idénticos dispositivos, medidas y procedimientos de seguridad a los utilizados para proteger su propia documentación confidencial durante toda la vigencia del Convenio y de forma indefinida desde su terminación.

Cada una de las partes se compromete a no revelar información confidencial a ningún tercero salvo que sea estrictamente necesario en virtud de los derechos y compromisos derivados del presente Convenio. En este caso se requerirá autorización por escrito de la otra parte además de obligarse a poner en marcha los procedimientos necesarios para prohibir la revelación, la duplicación sin autorización, el uso fraudulento o la eliminación de dicha información confidencial.

Séptima   Propiedad intelectual

Todo el material o software cedido por la IGAE es propiedad suya y es material protegido por las normas de propiedad intelectual quedando prohibido su uso por parte de la entidad para cualquier fin distinto al regulado en el presente Convenio, así como por cualquier tercero, salvo que dicho tercero preste servicios a la entidad necesarios para el cumplimiento del presente Convenio. Su cesión a la entidad no implica en ningún caso su declaración como fuente abierta.

Octava Carácter único y modificación

Este documento constituye el único Convenio vigente entre ambas partes referido a la colaboración prevista en el mismo. Los pactos recogidos sólo podrán ser modificados mediante nuevos anexos que igualmente suscribirán ambas partes, conforme a los requisitos legalmente establecidos y previa autorización prevista en el artículo 50 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

En ningún caso podrá interpretarse como modificación o renuncia de las estipulaciones del presente Convenio, la tolerancia tácita de una parte respecto de la otra, en cuanto al cumplimiento de alguna de las obligaciones que para las mismas genere este documento.

Novena Seguimiento

Las partes firmantes de este convenio no consideran necesario crear una comisión de coordinación específica que se encargue del seguimiento del desarrollo del convenio, si bien los equipos técnicos y responsables de cada una de ellas estarán en estrecho contacto, comunicándose o reuniéndose siempre que lo consideren conveniente para la buena coordinación de las acciones y el óptimo desarrollo de las mismas, así como para resolver los problemas de interpretación que pudieran surgir en la aplicación del convenio.

Décima Extinción del convenio

El presente Convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.

Las causas de resolución son las reguladas en el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Si cuando concurra cualquiera de las causas de resolución del convenio existen actuaciones en curso de ejecución, las partes acordarán la continuación y finalización de las actuaciones en curso que consideren oportunas, estableciendo un plazo improrrogable para su finalización de tres meses, transcurrido el cual deberá realizarse la liquidación de las mismas en los términos establecidos en el apartado 2 del artículo 52 de la citada Ley.

En el supuesto de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento de forma fehaciente para que en el plazo de un mes atienda a sus obligaciones o compromisos incumplidos. Si transcurrido el plazo indicado desde la fecha de notificación persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.

La extinción del Convenio conllevará la baja de la entidad como usuario de la aplicación y la obligación de la entidad de devolución del material o software cedido por la IGAE.

Undécima Régimen jurídico y jurisdicción aplicable

La resolución de las controversias que puedan surgir en el cumplimiento del presente Convenio, que no puedan ser resueltas por acuerdo entre las partes, serán de conocimiento y competencia del Orden Jurisdiccional de lo Contencioso-Administrativo.