Acuerdo de Sede entre el Reino de España y la Unión Europea (Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo), hecho en Bilbao el 31 de marzo de 2014

ARTÍCULO 1 Ámbito de aplicación

El presente Acuerdo establece las disposiciones aplicables a las relaciones entre la Agencia y España, especialmente en lo que se refiere a privilegios e inmunidades, exenciones y facilidades financieras concedidas a la Agencia y a su personal, seguridad y acceso a su sede, así como otras medidas que debe tomar la administración española a fin de facilitar una colaboración y apoyo eficaz, que son esenciales para el funcionamiento satisfactorio de la Agencia.

ARTÍCULO 2 Privilegios e inmunidades

1. Los privilegios concedidos por el presente Acuerdo a la Agencia y su personal, con arreglo a los artículos 3 a 7, tienen como única finalidad garantizar el funcionamiento sin trabas de la Agencia y la independencia de las personas que se benefician de ellos.

2. En el desempeño de sus actividades oficiales, la Agencia goza de inmunidad de jurisdicción y ejecución. La Agencia, sus propiedades y posesiones, dondequiera que se encuentren, no podrán ser objeto de ninguna medida coercitiva, administrativa o judicial con arreglo a lo dispuesto en el artículo 1 del presente Acuerdo.

Por actividades oficiales se entiende las estrictamente indispensables para el funcionamiento técnico y administrativo de la Agencia.

ARTÍCULO 3 Funcionarios y otros agentes de la Agencia

1. El personal de la Agencia estará compuesto de las siguientes categorías:

• i) Personal estatutario sujeto al Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas o el Régimen aplicable a otros agentes de las Comunidades Europeas:
  • Funcionarios
  • Agentes temporales
  • Agentes contractuales
  • Consejeros especiales
• ii) Personal externo:
  • Expertos nacionales en comisión de servicios (ENC)
  • Expertos contratados para la realización de estudios

  Los miembros del personal externo a cargo de tareas ad hoc relacionadas con el carácter especializado de la Agencia se considerarán expertos en misión en la Agencia.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 9 a 14 del presente Acuerdo, se ha acordado, en particular, que el personal estatutario de la Agencia:

• i) gozará de inmunidad de jurisdicción respecto a los actos por ellos realizados con carácter oficial, incluidas sus manifestaciones orales y escritas, manteniéndose esta inmunidad tras el cese en sus funciones;
• ii) estará exento de los impuestos nacionales sobre los ingresos, salarios y complementos correspondientes pagados por la Agencia;
• iii) no estará sujeto a las normas que restringen la inmigración y a las formalidades para el registro de los extranjeros, ni tampoco sus cónyuges y familiares a su cargo.

  Todos los miembros del personal estatutario de la Agencia y los familiares a su cargo, recibirán una tarjeta especial de identidad que estipule el nombre de su titular, su fecha y su lugar de nacimiento, su nacionalidad y su vinculación con la Agencia;

• iv) disfrutará de las facilidades generalmente concedidas a los funcionarios de las organizaciones internacionales en lo que se refiere a normas monetarias o de cambio;
• v) tendrá derecho, así como sus cónyuges y familiares a su cargo, a las mismas facilidades de repatriación que se conceden a los representantes diplomáticos en caso de crisis internacional. Esta disposición no se aplica a los ciudadanos españoles;
• vi) tendrá derecho a importar de su último país de residencia o del país del que sea ciudadano, libres de impuestos y sin prohibiciones ni restricciones, a título de primera instalación, dentro de los dos años siguientes a su toma de posesión en la Agencia y con un máximo de dos envíos, mobiliario y efectos personales, incluidos los vehículos adquiridos en condiciones de mercado en el país en cuestión, que llevarán una serie especial de matricula, conforme a los requisitos y procedimientos establecidos en el artículo 39 del Reglamento General de vehículos aprobado por Real Decreto 2822/1998, de 23 de diciembre;
• vii) tendrá derecho a exportar, durante un periodo de tres años a partir de la fecha de cese en sus funciones en la Agencia, sin prohibiciones ni restricciones, mobiliario y efectos personales, incluidos los vehículos que utilicen y que sean de su propiedad; los tres años mencionados en este apartado constituirán un plazo máximo y sólo se utilizarán excepcionalmente.

3. El personal estatutario de la Agencia que no tenga la condición de residente fiscal en España en la fecha de su toma de posesión en la Agencia, tendrá derecho de adquirir mobiliario y efectos personales, durante el plazo de un año a partir de la fecha de su toma de posesión en la Agencia, así como un vehículo de motor para uso personal, sin pago de impuestos y gravámenes durante la duración de su estancia en España.

4. Además de las inmunidades y privilegios definidos anteriormente, el personal estatutario de la Agencia gozará de los privilegios, inmunidades y facilidades concedidas por España a los miembros de categoría comparable de las misiones diplomáticas ante España.

Para la aplicación de los privilegios e inmunidades de carácter fiscal y en relación con la exención del Impuesto sobre el Valor Añadido, el personal estatutario de la Agencia no podrá ser nacional español ni residente en España con anterioridad a su incorporación a la misma.

5. En lo que se refiere al personal externo de la Agencia, así como a las personas invitadas por ésta para participar en sus actividades, las autoridades españolas competentes tomarán, dentro del cumplimiento de lo previsto en la normativa vigente en materia de extranjería e inmigración, todas las medidas necesarias para facilitar su entrada en territorio español, su estancia y su partida.

Los visados y cualquier otra autorización necesaria se les expedirán de manera gratuita y lo más rápidamente posible y, si es necesario, se les facilitará asistencia en tránsito.

La Agencia dotará de la documentación suficiente y eficaz a dichas personas que acredite la relación o vínculo con la misma, en la que se refleje el nombre de su titular, la fecha de nacimiento y el número de pasaporte o documento de viaje.

ARTÍCULO 4 Facilidades financieras

1. En lo que se refiere a los bienes inmuebles que le correspondan por cualquier título, la Agencia estará exenta del pago de cualquier impuesto o tasa nacional autonómica o local, excepto cuando se trate de contraprestación a servicios recibidos por la Agencia.

2. IVA: La Agencia estará directamente exenta del IVA sobre la entrega o arrendamiento de edificios o partes de estos y terrenos ajenos, que se utilicen como sede de la Agencia o residencia de su Director, así como sobre las obras de construcción, renovación y reparación de dichos edificios, siempre que la cantidad de cada actuación supere los 751 euros.

Asimismo, con arreglo a la legislación española, la Agencia estará directamente exenta del IVA con respecto a entregas de bienes realizadas para su uso oficial, cuando el total de cada factura supere los 300 euros. Las entregas de bienes incluirán suministros de oficina, agua, gas, electricidad y combustibles, asÍ como servicios de teléfono, radio y telégrafo.

ARTÍCULO 5 Seguridad Social

1. La Agencia estará exenta de cualquier contribución obligatoria a los organismos nacionales de seguridad social, tales como cajas de compensación, fondos de seguro de desempleo, los seguros de accidentes y otros.

2. Cuando proceda, la Agencia cooperará estrechamente con las autoridades españolas a fin de facilitar la participación voluntaria de los miembros de su plantilla en el Sistema español de Seguridad Social.

ARTÍCULO 6 Importaciones y exportaciones

1. La Agencia estará exenta de derechos de aduana y cualquier otro impuesto similar, excepto los correspondientes al almacenamiento, transporte u otros servicios, así como de las prohibiciones o restricciones sobre los bienes de cualquier clase que importe o exporte en el ejercicio de sus actividades oficiales.

2. Los bienes importados, exportados o transferidos, si se transportan en forma de equipaje, podrán ser declarados para importación o exportación, para lo cual se prevé el uso de las etiquetas o formularios habituales de las valijas diplomáticas. La valija diplomática sólo podrá contener correo, documentos y objetos destinados a uso oficial.

3. Los bienes importados con exención de impuestos y derechos al amparo de lo dispuesto en el presente acuerdo no podrán cederse a terceros, ni a título oneroso ni gratuito, sino en las condiciones previstas por la legislación española.

ARTÍCULO 7 Vehículos de la Agencia e impuestos de circulación

1. La Agencia estará exenta de cualquier derecho y cualquier restricción a la importación de vehículos destinados a las «actividades oficiales» de la Agencia y de piezas de recambio para los mismos.

2. La Agencia también estará exenta del impuesto especial sobre estos vehículos que llevarán una serie especial de matrícula. El carburante y los lubricantes necesarios para dichos vehículos podrán ser objeto de una reducción impositiva especial. La Agencia podrá disponer libremente de estos vehículos un año después de su importación, con sujeción a la legislación española.

ARTÍCULO 8 Sede de la Agencia

Por sede de la Agencia se entiende el edificio que la Agencia utilice para sus actividades oficiales y que se describe en el Anexo.

ARTÍCULO 9 Seguridad de la Agencia

1. La Agencia será responsable de la seguridad y el mantenimiento del orden dentro de los edificios e instalaciones que utilice. Asimismo, será responsable de la observancia de la legislación española aplicable a dichos locales, con sujeción a lo dispuesto en el presente Acuerdo.

2. A fin de poder cumplir las obligaciones establecidas en el apartado 1 anterior, la Agencia tomará las medidas que considere adecuadas y, en particular, adoptará los reglamentos internos necesarios. Por ejemplo, la Agencia podrá prohibir el acceso o expulsar de sus edificios e instalaciones a las personas que considere indeseables.

3. Asimismo, podrá contratar a empresas de seguridad privada los servicios de vigilantes de seguridad y escoltas privados, que serán autorizados a llevar armas de fuego en las instalaciones, edificios y terrenos que utilice.

4. El porte de armas de fuego por los vigilantes de seguridad de la Agencia estará sujeto a lo dispuesto en la legislación española.

5. Las personas autorizadas en virtud de la legislación española para asegurar el mantenimiento del orden y la seguridad sólo podrán entrar en los edificios e instalaciones de la Agencia a instancia de las autoridades responsables de la Agencia o con la autorización de estas autoridades, que les prestarán la asistencia necesaria. Sin embargo, en caso de incendio o cualquier otra emergencia que exija medidas de protección inmediata, no será necesario el consentimiento de las autoridades responsables de la Agencia.

6. A su vez, las autoridades competentes de España prestarán asistencia a la Agencia en el desempeño de las obligaciones indicadas en el presente artículo. En particular, podrán ser instadas por la Agencia a tomar las medidas necesarias para asegurar o restablecer el orden y la seguridad en las instalaciones, edificios y terrenos utilizados por ésta. Además, las autoridades españolas garantizarán la seguridad y el mantenimiento del orden en los locales de acceso a los edificios y en sus inmediaciones, utilizando para ello los medios que consideren convenientes.

ARTÍCULO 10 Coordinación de los aspectos de seguridad

1. La Agencia y las autoridades españolas se mantendrán mutuamente informadas de todas aquellas cuestiones de seguridad que afecten al personal, los edificios y las instalaciones de la Agencia.

En particular, comunicarán los nombres y funciones de las respectivas entidades responsables de asuntos de seguridad, así como los nombres y funciones de las autoridades responsables indicadas en el artículo 9, apartados 5 y 6.

2. Se creará un grupo coordinador, compuesto por representantes de la Agencia y de las autoridades españolas, a fin de establecer un organismo adecuado para el intercambio de información, a cuya competencia podrá recurrirse para resolver problemas de seguridad interna.

El grupo de coordinación se reunirá a instancia de una de las Partes.

ARTÍCULO 11 Acceso a las instalaciones y celebración de reuniones

1. Las autoridades españolas competentes asegurarán a las personas amparadas por el presente Acuerdo libre acceso a los edificios, instalaciones y terrenos colindantes utilizados por la Agencia.

2. España reconoce que la Agencia tiene derecho a convocar reuniones en su sede y, con la cooperación de las autoridades españolas competentes, en cualquier otro local en territorio español.

ARTÍCULO 12 Apoyo logístico

1. España facilitará la utilización por la Agencia de todos los servicios públicos necesarios y, cualquiera que sea la naturaleza de los mismos, y les concederá reducciones de tarifas en las mismas condiciones que a los órganos de la Administración española.

En caso de interrupción o riesgo de interrupción de uno de estos servicios, España otorgará a la Agencia, para el desempeño de sus actividades oficiales, el mismo tratamiento prioritario de que gozare la Administración española.

2. Las autoridades españolas competentes y los organismos bajo su control, facilitarán, en el ámbito de sus respectivas competencias, el suministro a la Agencia, cuando lo solicite, de todos los servicios necesarios incluyendo electricidad, agua, alcantarillado, gas, correo, teléfono, líneas de transmisión de datos, telégrafo, transporte local, drenaje, recogida de basura y protección contra incendios. Esta lista no tiene carácter exhaustivo.

Dichos servicios se prestarán en condiciones equitativas de tal manera que la Agencia pueda beneficiarse de condiciones semejantes a las que se conceden a la Administración Pública española en circunstancias análogas.

3. La Agencia podrá instalar y utilizar servicios de telecomunicación en sus instalaciones. Las autoridades españolas tomarán las medidas administrativas necesarias para facilitar la instalación y utilización de dichos servicios de telecomunicación por la Agencia, con arreglo a la legislación española, y garantizarán la expedición a su debido tiempo de las autorizaciones necesarias para la instalación y utilización de antenas fijas o móviles destinadas a comunicaciones por satélite, así como de otro tipo de equipos.

4. Ninguna comunicación oficial dirigida a la Agencia o a cualquier miembro de su personal, ni ninguna comunicación emanada de la Agencia, cualquiera que sea su naturaleza o medio de transmisión, podrá ser objeto de restricción de ningún tipo, ni de infracción de la confidencialidad. Esta protección se extiende, en particular, a las publicaciones, cintas magnéticas, discos ópticos, disquetes, fotografías, películas y grabaciones audiovisuales.

ARTÍCULO 13 Solución de controversias

1. Cualquier controversia sobre la interpretación o aplicación del presente Acuerdo, que no pueda ser resuelto amigablemente, será sometido para su solución a un arbitraje. El Tribunal se constituirá para cada caso. Estará compuesto por tres miembros nombrados conjuntamente por las Partes. Los miembros del Tribunal arbitral elegirán de entre ellos a su presidente.

2. Si las Partes no lograran nombrar a uno o varios de los miembros del Tribunal dentro de los dos meses que se hubiera planteado el recurso al arbitraje, o si al cabo de un mes desde el nombramiento de los miembros del Tribunal estos no hubieran designado a su presidente, tal miembro o miembros, o el presidente, serán designados por el Presidente del Tribunal de Justicia de la Unión Europea a petición de cualquiera de las Partes.

3. El Tribunal adoptará su decisión por mayoría de votos, y la misma será obligatoria y definitiva.

ARTÍCULO 14 Denuncia

El presente Acuerdo podrá ser denunciado por cualquiera de las Partes en cualquier momento, teniendo efecto dicha denuncia un año después de la comunicación a la otra Parte del propósito de poner fin al Acuerdo.

ARTÍCULO 15 Ejemplares del acuerdo

El presente Acuerdo se firma en cuatro ejemplares, dos en lengua española y dos en lengua inglesa, destinándose un ejemplar de cada lengua a cada Parte.

ARTÍCULO 16 Anexo

El anexo formará parte integrante del presente Acuerdo. Podrá ser modificado por mutuo acuerdo escrito de las partes sin necesidad de modificación del presente Acuerdo.

ARTÍCULO 17 Aplicación provisional y entrada en vigor

1. El presente Acuerdo se aplicará provisionalmente desde la fecha de su firma por las Partes y hasta su entrada en vigor.

2. El presente Acuerdo entrará en vigor en la fecha de la última notificación cruzada entre las Partes comunicándose la conclusión de los respectivos procedimientos internos necesarios para la entrada en vigor del mismo.