Resolución de 4 de noviembre de 2021, de la Secretaría General Técnica, por la que se publica el Convenio entre el Instituto Social de la Marina y Osakidetza-Servicio Vasco de Salud, para la regulación del acceso a historias clínicas electrónicas en casos de reconocimientos médicos de embarque marítimo

Primera Objeto del convenio

Este convenio tiene por objeto posibilitar el acceso a la historia clínica electrónica de pacientes existente en Osakidetza al colectivo de Médicos del ISM que se encargue en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Euskadi de realizar labores de Reconocimiento Médico de Embarque Marítimo (RMEM). Tal pretensión supone un tratamiento de datos de carácter personal en forma de cesión o comunicación por transmisión, legitimada por el cumplimiento de una obligación legal en base al artículo 71.3 de la Ley General de la Seguridad Social, aprobada por el RD Legislativo 8/2015, de 30 de octubre (LGSS).

Por tanto, la finalidad del convenio es llevar a cabo las actuaciones de coordinación técnica que fueran necesarias para poder dar cumplimiento efectivo a la obligación legal indicada.

Si se entendiera conveniente que otro personal del ISM, incluso de fuera de la Comunidad Autónoma, deba disponer de acceso a una Historia Clínica, el ISM deberá realizar una petición razonada dirigida a la Dirección de Asistencia Sanitara de Osakidetza para que por la misma se analice la petición y, en su caso, se autorice.

Segunda Condiciones de los accesos

1. Las Direcciones Provinciales del ISM en Euskadi remitirán cada año, durante el mes de enero, a la Subdirección de Informática y Sistemas de Información de la Dirección General de Osakidetza los datos completos del personal sanitario que haga funciones para el organismo que vaya a tener acceso a los datos, solicitando que dichas personas tengan clave de acceso a historia clínica electrónica.

2. Si durante el trascurso del año se producen altas y/o bajas entre el personal con autorización de acceso, la Dirección Provincial del ISM lo pondrá en conocimiento de la referida Subdirección de Informática y Sistemas de Información para que por la misma se adopten las medidas que, en atención a lo anterior, resulten convenientes.

3. El acceso a la información contenida en las Historias Clínicas Electrónicas por parte de los Médicos del ISM, u otro personal expresamente autorizado, tendrá por objeto, única y exclusivamente, el ejercicio de las competencias que dicho personal tiene en orden al RMEM.

4. Dentro del derecho de acceso que por el presente convenio se reconoce, se entenderá igualmente incluida la posibilidad de imprimir la estricta documentación que resulte necesaria para ser incorporada al expediente que se tramite en el ISM.

5. Todo acceso dejará la traza correspondiente y se efectuará cumpliendo la normativa interna de seguridad que en cada momento pueda establecer la normativa de general aplicación y/o Osakidetza.

Tercera Compromisos de las partes

1. Ambas partes son conscientes de que los datos referentes a la salud, gozan del más alto grado de protección y de que en el acceso a dichos datos por parte de cualquier profesional deben respetarse al máximo la dignidad de la persona paciente titular de los datos, su autonomía y su intimidad.

En consecuencia, las signatarias se comprometen a garantizar lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, así como las previsiones contenidas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales y de cuantas otras normas de derecho necesario resulten de general aplicación.

2. En particular, el personal del ISM estará obligado a no hacer público ni a enajenar ningún dato personal, documentos o información de los que, como consecuencia u ocasión de la ejecución de este convenio, haya podido tener conocimiento, debiendo guardar secreto profesional de los mismos, obligación que subsistirá aún después de finalizar sus relaciones profesionales con la entidad para con la que mantenga su vínculo de empleo.

En ese sentido, el ISM se compromete a exigir que todo/a médico/a adscrito/a cumplimente el Anexo I incorporado en el presente texto del convenio, custodiando, además, el documento firmado, que podrá serle exigido, en su caso, por parte de Osakidetza.

3. El incumplimiento por parte del ISM de los deberes de exigencia y/o custodia de los referidos documentos del Anexo I podrá dar lugar, en su caso, a la repetición de los importes dinerarios con los que Osakidetza debiera responder a acciones de responsabilidad civil o patrimonial que pudieran establecerse frente a la misma.

4. Osakidetza podrá realizar auditorías periódicas de cara a comprobar el cumplimiento de los compromisos de confidencialidad adquiridos en este Convenio.

Cuarta Eficacia y vigencia del convenio

1. El presente Convenio tendrá una duración de cuatro años, y se perfeccionará por la prestación de consentimiento de ambas partes mediante la formalización del mismo y resultará eficaz una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal. Asimismo, será publicado en el «Boletín Oficial del Estado», de conformidad con lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

2. En cualquier momento antes de la finalización del plazo de vigencia establecido en el párrafo anterior, los firmantes del Convenio podrán acordar su prórroga por un periodo de hasta cuatro años adicionales o su extinción.

Quinta Modificación y resolución del convenio

1. La modificación del contenido del presente convenio requerirá el acuerdo de ambos firmantes que se formalizará mediante la correspondiente Adenda.

2. El presente Convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución. A este respecto, y conforme al artículo 51.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, constituyen causas de resolución las siguientes:

• a) Por el transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
• b) Por acuerdo escrito y unánime de los firmantes, en las condiciones que ambas estipulen.
• c) Por imposibilidad justificada de realizar el objeto del convenio por alguna de las partes, debiendo comunicarse dicha imposibilidad a la otra parte tan pronto como tenga lugar.
• d) Por el incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos en virtud del presente convenio por una de las partes firmantes.

  En este caso, cualquiera de las partes deberá notificarlo a la otra parte dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en la que tuvo conocimiento de la existencia de dicho incumplimiento. La parte incumplidora deberá, en un plazo de treinta (30) días hábiles, subsanar el incumplimiento denunciado o justificar debidamente el incumplimiento.

  El incumplimiento citado será comunicado a la Comisión de Seguimiento.

  Si transcurrido el plazo indicado en el requerimiento, persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.

  No se prevén posibles indemnizaciones en el supuesto de que el Convenio se resuelva por incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes.

• e) Por denuncia de una de las partes. Esta denuncia deberá realizarse por escrito expresando las causas que la motivan y notificarse a la otra parte con una antelación mínima de tres meses, de tal forma que puedan finalizarse adecuadamente todos aquellos acuerdos específicos que estuvieran en vigor en el momento de la citada notificación, siendo improrrogable este plazo de tres meses para la finalización de las actuaciones en curso de ejecución con carácter previo a la liquidación del convenio.
• f) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
• g) Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en otras leyes.

Si cuando concurra cualquiera de las causas de resolución del convenio, existen actuaciones en curso pendientes de ejecución, las partes, a propuesta de la Comisión de Seguimiento, podrán acordar la continuación y finalización de las actuaciones en curso que consideren oportunas en el plazo improrrogable de tres meses, transcurrido el cual deberá realizarse la liquidación de las mismas, conforme al Artículo 52.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Sexta Otras cuestiones

1. El ISM reconoce los derechos derivados de la Ley de la propiedad intelectual a favor de Osakidetza, tanto del componente de software utilizado en el sistema de información al que accede en virtud de este convenio, como del conjunto de documentos, diagramas, esquemas y otros elementos previos que lo forman.

2. Osakidetza cede su componente de software solo para que lo utilice el ISM, lo que exceptúa su reproducción, cesión, distribución y transformación. El ISM se compromete a no ceder su uso -parcial o total- de ninguna manera ni a ponerlo a disposición de terceras personas.

3. Los firmantes no asumen ningún compromiso de pago entre ellos, careciendo el Convenio de contenido o efecto económico alguno.

4. No obstante lo anterior, corresponderá en exclusiva al ISM establecer las adecuaciones en hardware y/o software que resulten convenientes para posibilitar la conexión, correspondiendo a Osakidetza autorizar y realizar el establecimiento de las conexiones necesarias para permitir el acceso a OSABIDE.

Séptima Régimen jurídico y mecanismos de vigilancia, seguimiento y control

Con el fin de garantizar el cumplimiento del presente convenio y según lo establecido en el artículo 49.f) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público se creará:

• 1. Una Comisión de Seguimiento, integrada por dos representantes del ISM y de Osakidetza efectuará la evaluación de la aplicación y funcionamiento del Convenio, con especial atención a las garantías de protección de datos establecidas en el mismo.

  La Comisión se reunirá con la periodicidad que se tenga por conveniente y a instancia de cualquiera de las partes y será la encargada de interpretar las cláusulas del presente convenio, así como de promover la resolución de los conflictos que en su aplicación pudieran surgir.

• 2. Corresponderá a los órganos de la jurisdicción Contencioso-administrativa conocer de las controversias que no puedan resolverse en el seno de la comisión de seguimiento.
• 3. El presente Convenio tiene naturaleza administrativa, estando sometido al régimen jurídico de convenios previsto en el Capítulo VI del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, así como a las restantes normas de derecho administrativo, los principios de buena administración y el ordenamiento jurídico en general.