En el entorno empresarial actual, los departamentos de Recursos Humanos (RR.HH.) enfrentan importantes retos normativos que afectan directamente la gestión laboral.

Tres temas legales destacan por su relevancia: el Real Decreto Ley sobre el registro de jornada laboral, la regulación sobre el uso de terminales biométricos y la obligación de implementar canales de denuncias internos. Estos temas imponen nuevas responsabilidades que requieren una gestión cuidadosa para cumplir con la normativa vigente.

1. El registro de jornada laboral y el Real Decreto Ley 8/2019

La entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019, que obliga a las empresas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, ha supuesto un cambio importante en la gestión del tiempo de trabajo. Este registro debe reflejar tanto la entrada como la salida de los trabajadores, y debe estar disponible para los empleados, representantes sindicales y la Inspección de Trabajo durante un período de al menos cuatro años.

La implementación de esta normativa es un desafío, sobre todo en entornos donde predomina la flexibilidad laboral o el teletrabajo. Cumplir con este requisito implica adaptar tecnologías y procedimientos para evitar vulnerar los derechos de los trabajadores. Soluciones como Nubhora, desarrollada por la compañía Inology, permiten a las empresas gestionar el registro de jornada de manera eficiente y automatizada, asegurando el cumplimiento de la normativa.

2. Uso de terminales biométricos y la protección de datos

El uso de sistemas biométricos para el control de acceso y la gestión del tiempo de trabajo ha ganado popularidad en los últimos años. Sin embargo, este tipo de sistemas plantea desafíos importantes en cuanto a la protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una guía en noviembre de 2023 que proporciona directrices sobre el tratamiento de datos biométricos, siguiendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

En palabras de Tania Herrera, asesora jurídica de Inology, “las guías publicadas por la AEPD no son leyes, pero establecen los criterios que la Agencia aplicará en sus procesos y resoluciones. La nueva Guía incorpora recomendaciones para el uso adecuado de sistemas biométricos, aunque su tratamiento sigue siendo considerado como dato especialmente sensible”.

La principal diferencia está en que tanto la autenticación como la identificación biométrica ahora son consideradas categorías especiales de tratamiento de datos, lo que significa que se requiere una justificación más estricta para su uso. Además, según la experta, aunque se obtenga el consentimiento del trabajador, la AEPD considera que en relaciones laborales puede existir un "desequilibrio de poder", lo que dificulta que el consentimiento sea otorgado de forma totalmente libre. Así, las empresas que utilicen estos sistemas deberán reevaluar su implementación para evitar sanciones.

Como señala Tania Herrera, “es fundamental que las empresas que utilicen sistemas biométricos para el control de presencia reevaluen su impacto, ya que las sanciones pueden ser elevadas si no se siguen las nuevas recomendaciones de la AEPD.

Contar con asesoría especializada y herramientas tecnológicas adecuadas es clave para asegurar el cumplimiento normativo en todas sus dimensiones”.

3. El canal de denuncias y la Directiva Europea de protección a denunciantes

La Directiva Europea 2019/1937, conocida como la Directiva de Whistleblowing, ha introducido nuevas obligaciones para las empresas con más de 50 empleados. Estas organizaciones deben implementar canales de denuncias internos que permitan a los empleados informar sobre infracciones o conductas irregulares dentro de la empresa, de manera confidencial y sin temor a represalias.

Para los departamentos de RR.HH., esto implica diseñar procedimientos claros que garanticen la confidencialidad de las denuncias y su correcta gestión. También es esencial formar a los empleados sobre el uso del canal de denuncias y cumplir con los plazos de respuesta que exige la normativa. La falta de cumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones económicas y un grave daño reputacional.

La importancia de soluciones adaptadas a las nuevas normativas

En un entorno legal en constante evolución, los departamentos de RR. HH. juegan un papel crucial en la implementación de normativas que garantizan el cumplimiento legal sin comprometer la operatividad de la empresa. Soluciones tecnológicas como Nubhora, que ofrecen funcionalidades específicas para la gestión de la jornada laboral y para el cumplimiento de las normativas previamente comentadas —como la posibilidad de fichar en remoto con geolocalización o la implantación y gestión de un canal de denuncias—, se están convirtiendo en aliadas indispensables para garantizar que las empresas se mantengan dentro del marco normativo, minimizando riesgos y optimizando la gestión de RR.HH.