Tengo grabada en la memoria la imagen de mi padre hace casi cuarenta años, con unas grandes carpetas de documentación del juzgado. A la mañana siguiente, tenía que ir preparado para las distintas vistas sobre las que tendría que emitir sentencia y poca ayuda podía ofrecerle por aquel entonces para que pudiera tener más tiempo para nosotros y terminar con su trabajo más rápido.

Treinta y cinco años más tarde, me ha tocado vivir de primera mano el proceso de transformación digital de la Justicia española y, mi padre, desde la tribuna del jubilado, es un espectador más de los rápidos cambios que están aconteciendo a todo lo que nos rodea. Si bien ya no es parte activa del cuerpo, sigue muy de cerca los cambios tecnológicos que para él y para muchos son algo bastante difícil de entender. Este artículo pretende arrojar luz sobre las que he considerado seis sombras de LexNET, que son básicamente los aspectos relacionados con la digitalización que repercuten en el día a día de abogados y procuradores y el impacto que tiene realizar esta tarea conforme a la Ley.

¿Por qué LexNET ?

LexNET es la plataforma, de obligado uso, que ha habilitado el Ministerio de Justicia para el intercambio de toda la información en formato electrónico. Esto, básicamente, permite que se puedan eliminar las montañas de A-Zs que colapsaban juzgados y despachos y que toda la documentación esté accesible desde una Tablet, ordenador o SmartPhone.

Los beneficios parecen obvios, entonces ¿cuál es el problema?

Desde mi perspectiva, creo que a todo el mundo nos cuesta cambiar nuestra forma de trabajar. En este caso, se han juntado la complejidad de la implantación y arranque, el miedo al cambio y cierto desconocimiento de los beneficios que puede tener su utilización y las herramientas que se necesitan para que en lugar de ser un tormento sea una ventaja.

Hay que pensar que en un sistema tan complejo y con tanta información, o todo está bajo control o se puede tener un problema de seguridad nacional, puesto que una sociedad avanzada no puede funcionar sin Justicia.

Es por ello que el Ministerio, a la hora de definir los requisitos para digitalizar a LexNET, estableció una serie de criterios de obligado cumplimiento y otros recomendados. Es muy importante ser consciente de la importancia de cada uno de ellos pues podría tener consecuencias en los procesos judiciales. Comencemos a dar un poco de luz.

OBLIGATORIOS

A pesar de ser de obligado cumplimiento, a día de hoy, la plataforma del Ministerio todavía no está controlando si la documentación presenta el formato exigido por la Ley.

1.- Límite de 10/15 MB (Controlado):

Podríamos decir que el límite es excesivo, pero la tecnología existente permite niveles de compresión muy altos. Por ejemplo, los escáneres de Fujitsu, permiten comprimir hasta 600 documentos en 10MB.

En definitiva, se consigue agilizar el proceso, dotando a la plataforma de la requerida OPERATIVIDAD.

2.- PDF/A (No controlado)

Imagínate que te encuentras en una vista y cuando los letrados intentan acceder al documento que enviaste aparece el mensaje de “Formato no compatible”, o bien que el documento se visualiza de una forma que no es la correcta.

Trabajar en PDF/A, formato estándar definido por la ISO para archivo documental a largo plazo, garantiza, en cierta medida, la INTEGRIDAD del fichero generado y que cualquiera de las personas que intervenga en el proceso pueda leerlo.

3.- Firma digital (No existe un control de todas las firmas)

La firma o certificado digital garantiza la SEGURIDAD y AUTENTICIDAD del documento. Esto no era posible utilizando los procesos basados en papel. Es por ello que, tanto procurador como abogado, deben utilizar su firma digital en todos los documentos que lo requieran.

4.- OCR (No controlado)

Esta característica permitirá a los intervinientes en un proceso encontrar la información de un modo más sencillo sin la necesidad de abrir todos los documentos. Asimismo, permitirá mejorar sensiblemente el tiempo dedicado a la investigación de casos tanto desde el punto de vista de abogados como jueces y fiscales.

Por ejemplo, como parte del proceso, puede ser muy sencillo encontrar referencias cruzadas de personas en diferentes procesos dotando así de mayor AGILIDAD a la Justicia.

La mayor dificultad de este proceso, radica en que si no se dispone de la tecnología adecuada puede ralentizar de forma significativa el proceso de digitalización o no proporcionar la fiabilidad necesaria.

RECOMENDADOS

5.- Blanco y negro/Resolución 200dpi

Esta recomendación es complementaria a la referente al límite de 10/15MB de los archivos ya que minimiza el tamaño de los mismos. Si se dispone de equipos medianamente profesionales, es éste el que puede gestionar la resolución y reconocer cuando una hoja la tiene que digitalizar en blanco y negro o en color de forma que no pierda fidelidad respecto del original.

6.- Foliación

La foliación facilita la INTEGRIDAD documental. Imagínate que presentas 10 facturas probatorias pero solo se han digitalizado 9 o que uno de los documentos a los que haces referencia en el escrito no aparece. Si bien numerar los diferentes documentos podría ser parte de la solución, es muy importante asegurarse de que todo lo que has puesto en el alimentador de documentos de tu escáner o multifunción se ha digitalizado para evitar problemas. De nuevo, si trabajas con escáneres medianamente profesionales, te encontrarás con funciones inteligentes que permiten detectar cuándo un documento no se ha digitalizado y evitar la tediosa labor de repasar una y otra vez lo que quieres digitalizar.

La visión de una Justicia con toneladas de papel tiene los días contados. Una Justicia más ágil está cada vez más cerca, el poder revisar los casos desde casa con nuestra Tablet ya es posible, y no tiene por qué ser exclusivo de AJAS (Asociaciones de Jóvenes Abogados). Si bien es cierto que no hay cambio fácil, es muy importante que los profesionales del mundo Legal se dejen asesorar por profesionales del sector IT para que, de esta forma, puedan poner a su disposición las herramientas profesionales necesarias que les permitan tener una mejor calidad de vida.

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Jesús Cabañas Moreno (Director Regional Iberia)

PFU (EMEA) Limited - a Fujitsu company