Según los últimos datos extraídos del informe “La Justicia dato a dato” presentado por Carlos Lesmes, se aprecia un incremento del 20% de casos en el área mercantil debido a los litigios originados por la situación de crisis económica. Así mismo, extrae interesantes datos sobre la duración de los procedimientos en el área contencioso-administrativa con cuatro años de media y en lo social, dos años y medio.
Estas cifras, en parte, guardan relación con la importancia de los avances en gestión documental que se recomienda llevar a cabo por parte del Ministerio de Justicia.
Tanto el aumento de casos, como el tiempo de demora, encuentran entre sus condicionantes el hecho de que en algunos juzgados, el volumen de archivo vivo como histórico, pueda llegar a los treinta kilómetros lineales. Buscar, encontrar, gestionar y facilitar un expediente de un archivo que en disposición lineal ocuparía una distancia similar a la que separa Móstoles del centro de Madrid, ralentiza las gestiones, aumenta los costes por hora en cuanto a productividad y todo ello sin entrar a valorar los daños de conservación de dichos expedientes.
En los últimos meses, hemos asistido a denuncias y quejas de personal de la Administración, por el estado decadente de los archivos en los juzgados de importantes ciudades.
Es por todo esto, que el área de justicia de algunas comunidades autónomas, han dotado a todas sus ciudades de la externalización de la gestión documental. Con ello, facilitan la gestión física de la documentación, puesto que es el archivo vivo el que permanece en las instalaciones de los juzgados, mientras que el archivo histórico, pasa custodiarse en las instalaciones de la empresa contratada, asegurando su conservación y seguridad.
Dependiendo del volumen de expedientes y de las infraestructuras, estas empresas, custodian el archivo en su totalidad (vivo e histórico), para ello, la digitalización de los expedientes, juega un papel innovador y esencial en la posterior ejecución de la tarea judicial.
La digitalización de los archivos judiciales por tanto, garantiza de manera directa la descongestión y transparencia en los procedimientos.
Empresas como Logisman, dedicada a la gestión documental en el ámbito de la Administración Pública desde hace años, sigue un estricto patrón de trabajo para el tratamiento de la documentación de archivos judiciales.
Partiendo de una consultoría documental previa, realizada por expertos documentalistas especializados y con amplia experiencia en documentación judicial, hay que tener en cuenta premisas relativas al formato de la documentación que tienen este tipo de archivos. Figuran expedientes con documentación grapada, manuscrita, en color o blanco y negro, diferentes tipo de DIN-A y demás formatos.
Otra clave importante dentro de la digitalización de documentación judicial, es la que hace referencia a los expedientes como unidades de información. Es importante digitalizar expedientes completos, sin discriminar documentos, puesto que esto, servirá a posteriori para su denominación y nomenclatura a la hora de indexarlos en el sistema informático.
Una vez realizado el estudio de campo de la situación actual de los archivos, Logisman, mediante el nexo del responsable designado por la empresa y el responsable del archivo judicial a tratar, inicia el traslado de las cajas de documentación hasta el centro de custodia. Logisman, en este caso, aporta el valor añadido de unificar en una misma instalación la custodia, la digitalización y el expurgo evitando dispersar los archivos judiciales en distintos puntos geográficos. Esta instalación acredita los niveles de seguridad y calidad más óptimos para este tipo de documentación.
Una vez los contenedores de documentación han sido ubicados en el centro de custodia, se procede a la fase de digitalización. Mediante escáneres con tecnología avanzada, se digitaliza toda la información precisa, teniendo en cuenta sus formatos y estado de conservación. Este nivel de digitalización inicial, termina cuando el departamento de calidad confirma que se han cumplido los requerimientos solicitados por el cliente y que la documentación está correctamente digitalizada en su totalidad.
Posteriormente, y quizás la parte más importante, puesto que supondrá la herramienta de trabajo del personal de Justicia, se inicia el proceso de indexación de la documentación bien en la plataforma informática facilitada por Logisman o bien en el sistema informático que el área de justicia de cada comunidad autónoma establezca.
Para evitar, confusiones, es recomendable, que todo lo relativo a la gestión documental de archivos, se gestione desde una única plataforma informática.
Los criterios de nomenclaturas para la indexación de la documentación, vendrán determinados por los preceptos de la consejería de Justicia, si bien es cierto, algunos parámetros son estándares para facilitar la transmisión de documentos a nivel nacional, en caso de que algún expediente fuera solicitado por un juzgado de otra localidad por alguna causa pendiente.
Una vez indexados los documentos, se establecen niveles de seguridad que acotan el acceso a determinada información según los permisos que se les otorguen al personal funcionariado. El sistema informático de Logisman, ofrece también información relativa a las personas que acceden a la consulta de los documentos y permite indexar nuevos archivos entre otras funcionalidades.
Finalmente, el proceso concluye cuando la documentación es nuevamente insertada en los contenedores normalizados, que son identificados mediante código de barras, para proteger de este modo la confidencialidad del cliente, en este caso, los organismos dependientes del Ministerio de Justicia. Los contenedores son ubicados en el espacio destinado a custodia dotado de altas medidas de seguridad contra incendios, robo, acceso biométrico y protegido de cualquier daño producido por efectos de conservación.
