Artículo I

Se constituye la Asociación de Estados Iberoamericanos para el Desarrollo de Bibliotecas Nacionales de los Países de Iberoamérica -ABINIA-, con la personalidad jurídica necesaria para el cumplimiento de los objetivos previstos en la presente Acta.

Artículo II

La sede de la Asociación estará en el país que designe la Asamblea General y en ese país funcionará la Secretaría Ejecutiva. No obstante, a juicio de la misma y mediante el voto favorable de dos tercios de sus miembros, se podrá recomendar el traslado de esta sede en forma temporal o permanente a otro país, mediante la suscripción del correspondiente Protocolo Modificatorio.

Artículo III

La Asociación tendrá los siguientes objetivos:

• a) Recopilar y mantener información actualizada y retrospectiva sobre las Bibliotecas Nacionales Iberoamericanas.
• b) Realizar las gestiones que fuesen necesarias para crear conciencia sobre la significación e importancia del patrimonio bibliográfico y documental de los países miembros.
• c) Adoptar políticas, estrategias, normas y programas de capacitación para la preservación de las colecciones de las bibliotecas nacionales.
• d) Adoptar normas técnicas compatibles, que garanticen el control bibliográfico, faciliten el intercambio de materiales e información y la automatización de los sistemas de información.
• e) Elaborar fuentes de referencias nacionales y regionales que fomenten la investigación, el estudio y el intercambio de información.
• f) Vincular a las bibliotecas nacionales con las demás bibliotecas, así como con las redes y sistemas de información existentes.
• g) Divulgar las colecciones por medio de catálogos, ediciones y exposiciones.
• h) Apoyar programas de formación académica y de capacitación en servicios orientados a la actualización y perfeccionamiento de los recursos humanos de las bibliotecas nacionales, así como de formación de usuarios.
• i) Intercambiar experiencias y realizar investigaciones conjuntas sobre problemas inherentes a las bibliotecas nacionales.
• j) Brindar asistencia técnica a los miembros que lo soliciten.
• k) Gestionar la obtención de recursos financieros, materiales y humanos que contribuyan a la consolidación y modernización de las colecciones y servicios de las bibliotecas nacionales y que permitan la realización de programas cooperativos.
• l) Realizar cualquier otra actividad que las Partes decidan, de común acuerdo, llevar a cabo en cumplimiento de los fines de la presente Acta.

Artículo IV

Podrán ser miembros de la Asociación los Estados iberoamericanos que firmen y ratifiquen el Acta Constitutiva de la Asociación, de conformidad con el procedimiento establecido en los artículos decimonoveno, vigésimo, vigésimo primero y vigésimo segundo de la presente Acta.

Artículo V

Son órganos de la Asociación:

• a) La Asamblea General.
• b) El Consejo de Directores.
• c) La Secretaría Ejecutiva.

Artículo VI

1. La Asamblea General es el órgano máximo de la Asociación. Está constituida por los directores de las bibliotecas nacionales como representantes de los Estados miembros, debidamente acreditados por vía diplomática conforme a la legislación vigente en cada uno de los Estados miembros. Cada Estado miembro tendrá derecho a un voto, igualmente en cada uno de sus órganos auxiliares. La Asamblea tendrá como funciones básicas:

• a) La formulación de políticas y estrategias encaminadas al cumplimiento de los fines de la Asociación;
• b) La aprobación de la gestión de sus administradores y de la sede de la Asociación;
• c) La elección de los miembros del Consejo de Directores y del Secretario Ejecutivo, de acuerdo a lo establecido en los artículos noveno y decimoquinto respectivamente;
• d) La aprobación de los reglamentos de funcionamiento interno de la Asociación;
• e) La aprobación de los presupuestos y cuentas anuales que le sean presentados por el Consejo de Directores.
• f) La aprobación de nuevos proyectos y el examen del desarrollo de los mismos;
• g) La elección del lugar de las asambleas sucesivas y cualesquiera otras actividades y/o gestiones que la Asamblea, a juicio de la mayoría o a solicitud del Consejo de Directores, considere necesario asumir o que le sean asignados en la presente Acta.

2. Podrán ser invitados a participar en la Asamblea, en calidad de observadores, representantes de organismos internacionales e instituciones afines, los cuales podrán presentar ponencias de interés para la Asociación.

Artículo VII

La presidencia, la organización y coordinación de la Asamblea Anual corresponderá al Director de la Biblioteca Nacional del país donde ésta se realice. La Asamblea General se reunirá ordinariamente una vez al año, y en forma extraordinaria a solicitud de, al menos, dos tercios de sus miembros. El quórum para sesionar requerirá de los dos tercios de sus miembros y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los miembros presentes. De las reuniones de la Asamblea General se levantará un acta que deberá ser firmada por los miembros presentes en señal de aprobación.

Artículo VIII

La Asamblea General podrá establecer Comités Permanentes o Temporales para desarrollar trabajos en áreas específicas. Para el establecimiento de los comités aquí señalados, el Consejo de Directores seleccionará los programas que considere prioritarios y los someterá a la consideración de la Asamblea.

Artículo IX

1. La Asamblea General designará al Consejo de Directores que estará integrado por seis miembros, de entre los cuales se elegirá un Presidente, un Vicepresidente y sus cuatro Vocales, los que durarán dos años en sus funciones y podrán ser reelegidos por una sola vez para un nuevo período consecutivo. El Consejo se renovará por mitades anualmente.

2. El quórum para sesionar requerirá la presencia de, al menos, cuatro de sus miembros, incluido el Presidente. Las decisiones se adoptarán por unanimidad y a falta de ésta, por la mayoría de votos de los miembros presentes. El voto del Presidente dirimirá los empates. De las reuniones del Consejo de Directores se levantará un acta que será firmada por los miembros presentes en señal de aprobación. La Secretaría del Consejo de Directores será la misma de la Asociación.

Artículo X

Son funciones del Consejo de Directores:

• a) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones y recomendaciones de la Asamblea General.
• b) Acordar las directivas que orienten las actividades de la Secretaría Ejecutiva.
• c) Proponer a la Asamblea, para su aprobación, los presupuestos anuales de ingresos y gastos que le sean presentados a su consideración por la Secretaría Ejecutiva.
• d) Evaluar el informe anual de gestión del Secretario Ejecutivo.
• e) Recibir informes de avance de los proyectos vigentes por parte de la Secretaría Ejecutiva.
• f) Proponer a la Asamblea la cuota anual con la que deben contribuir los miembros para el sostenimiento de la Asociación, y la forma en que deberá ser cancelada.
• g) Supervisar la gestión de la Secretaría Ejecutiva y de los Comités Permanentes o Temporales y rendir informes a la Asamblea.
• h) Conocer y presentar para la aprobación de la Asamblea donaciones, subvenciones, préstamos y otras operaciones que obliguen a la Asociación.
• i) Proponer proyectos y programas a la Asamblea General para su aprobación. En casos imprevistos el Consejo decidirá sobre esta materia, informando, a posteriori, a la Asamblea para su ratificación.
• j) Buscar fondos extraordinarios para la financiación de proyectos.
• k) Cualquier otro asunto de interés común que le encomiende la Asamblea.

Artículo XI

El Consejo de Directores previa convocatoria de su Presidente, se reunirá en forma ordinaria, al menos, una vez al año y, en forma extraordinaria a solicitud de su Presidente o de tres de sus Vocales.

Artículo XII

1. El Presidente del Consejo de Directores tendrá las siguientes atribuciones:

• a) Representar a la Asociación o hacerla representar en los organismos internacionales u otras instancias.
• b) Delegar la presidencia al Vicepresidente en caso de impedimento justificado.
• c) Representar legalmente a la Asociación.
• d) Informar a la Asamblea General de la gestión del Consejo de Directores.
• e) Convocar las reuniones del Consejo y la Asamblea General.

2. En caso de impedimento jurídico, administrativo o por razones personales, corresponderá al Vicepresidente asumir las funciones del Presidente hasta la finalización de su mandato.

Artículo XIII

El Vicepresidente tendrá las siguientes atribuciones:

• a) En los casos de ausencia o impedimento temporal del Presidente, ejercer sus funciones mientras dure la ausencia y el impedimento.
• b) Si el impedimento es permanente, asumir como Presidente por el período que falte para la conclusión del mandato ordinario para el que fue designado. La Asamblea General designará un nuevo Vicepresidente en su siguiente reunión ordinaria.

Artículo XIV

La Secretaría Ejecutiva es el órgano de gestión de la Asociación y estará a cargo de un Secretario Ejecutivo.

La Secretaría Ejecutiva funcionará en la sede de la Asociación.

Artículo XV

El Secretario Ejecutivo de la Asociación será designado por la Asamblea General mediante el voto favorable de dos tercios de los miembros presentes. Durará dos años consecutivos. Tanto para su reelección como para su sustitución, se requerirá el voto favorable de mayoría simple de los miembros presentes en la Asamblea General.

Artículo XVI

El Secretario Ejecutivo tendrá las siguientes funciones:

• a) Coordinar la ejecución de las actividades de la Asociación.
• b) Cumplir y hacer cumplir las decisiones emanadas del Consejo de Directores y de la Asamblea General.
• c) Supervisar el cumplimiento de los proyectos.
• d) Preparar las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General y del Consejo de Directores.
• e) Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual de ingresos y gastos.
• f) Asistir a las Asambleas Generales y reuniones del Consejo de Directores.
• g) Gestionar la obtención de fondos para financiar el funcionamiento de la Asociación y los proyectos aprobados por la Asamblea.
• h) Promover un permanente intercambio de información y la realización de actividades de cooperación entre las distintas bibliotecas nacionales de los Estados miembros de la Asociación y servir de enlace entre los comités de trabajo y las bibliotecas nacionales de la Región.
• i) Recopilar información relativa a las bibliotecas nacionales de los Estados miembros de la Asociación y mantenerla actualizada.
• j) Ejercer la función de tesorería.
• k) Preparar cada año la memoria y las cuentas de la Asociación.
• l) Editar y distribuir el boletín informativo de la Asociación, con la periodicidad que estime necesaria.
• m) Otras funciones que le asigne el Consejo de Directores o la Asamblea General.

Artículo XVII

El patrimonio de la Asociación estará constituido por:

• a) El aporte de cuotas ordinarias o extraordinarias provenientes de los Estados miembros, dentro de las modalidades que al efecto proponga el Consejo de Directores.
• b) Los aportes provenientes de instituciones públicas, privadas y organismos internacionales.
• c) Los bienes que adquiera la Asociación por cualquier título.
• d) El producto de las actividades que se desarrollen con la finalidad de recabar fondos.

Artículo XVIII

El español y el portugués serán las lenguas oficiales de la Asociación. Los documentos oficiales serán redactados en ambas lenguas.

Artículo XIX

El Estado depositario de la presente Acta será el país sede de la Asociación.

Artículo XX

La presente Acta estará sujeta a ratificación y entrará en vigencia cuando, al menos, tres de los Estados signatarios hayan depositado el Instrumento de Ratificación ante el Gobierno del país sede de la Asociación. Para los Estados que depositen su Instrumento después de esta fecha entrará en vigor a partir de la fecha del depósito correspondiente. El Ministerio de Relaciones Exteriores del país sede de la Asociación, notificará a todos los Estados signatarios la recepción de los Instrumentos de Ratificación; así como la fecha de entrada en vigor de la presente Acta de conformidad a este artículo.

Artículo XXI

La presente Acta quedará abierta a la adhesión de cualquier Estado iberoamericano, previa consulta a la Asamblea General de ABINIA. Los Instrumentos de Adhesión se depositarán ante el Gobierno del país sede de la Asociación. El Ministerio de Relaciones Exteriores del país sede notificará a todos los Estados miembros de la Asociación la recepción de los Instrumentos de Adhesión.

Artículo XXII

La presente Acta tendrá una duración indefinida. Todo Estado miembro podrá denunciar el Acta, mediante notificación diplomática ante el Gobierno del país sede de la Asociación. Esta denuncia será efectiva a partir de los seis meses posteriores a la recepción de la mencionada notificación por parte del país sede.

Artículo XXIII

Todo Estado miembro podrá proponer a la Asamblea General enmiendas a la presente Acta con una antelación de, al menos, seis meses antes de la reunión ordinaria anual. Las enmiendas entrarán en vigor cuando hayan sido ratificadas por la totalidad de los Estados miembros.