La reforma de la Ley de Sociedades de Capital por la Ley 1/2012, introdujo la obligatoriedad de las páginas webs corporativas para las sociedades cotizadas y su utilización potestativa para las demás.

Dada la relevancia de esta figura, repasamos sus principales características y posibilidades de utilización, de la mano de Ainoa Iriarte Ibarguren, especialista de área Contable-Mercantil de Wolters Kluwer

¿Qué se entiende por página web corporativa?

Según la Dirección General de los Registros y del Notariado no se trata de cualquier página web que la sociedad tenga abierta en Internet (con fines comerciales o publicitarios) sino de aquella página web que cumpla con las funciones mínimas exigidas por la Ley en los actuales arts. 11 bis, 11 ter y 11 quáter de la Ley de Sociedades de Capital. (Res. DGRN 10/10/2012)

¿Qué tipo de sociedades pueden tener una web corporativa?

- Facultativamente, todas las sociedades de capital pueden crear una web corporativa.

- Obligatoriamente, sólo las sociedades cotizadas,

¿Quién tiene la competencia para crearla?

La competencia para su creación es de la junta general, al órgano de administración le corresponde, en su caso, su traslado, modificación y supresión.

¿Qué requisitos son necesarios para crear una web corporativa?

Es imprescindible el acuerdo de la Junta General de socios, con mención explícita en el orden del día.

El acuerdo de creación de la Web se debe inscribir en hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil y publicarse en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” (BORME) de forma gratuita. Mientras la página Web no se publique en el BORME las inserciones que realice la sociedad en la misma no tendrán efectos jurídicos.

¿Cuál es el título idóneo para hacer constar la web corporativa en el Registro Mercantil?

Si se ha dejado constancia de la web corporativa en los estatutos sociales debería hacerse mediante escritura pública; en caso contrario, bastará la certificación del acuerdo en junta.

¿Quién es el responsable del funcionamiento de la web corporativa?

La sociedad tiene que garantizar la seguridad de la Web, la autenticidad de los documentos publicados en ésta y el acceso gratuito a la misma con posibilidad de descarga e impresión de lo insertado en ella. La carga de la prueba de la inserción de documentos y de su fecha corresponde a la sociedad.

Los administradores tienen el deber de mantener lo insertado en la web durante el tiempo legalmente exigido. Responden solidariamente entre sí y con la sociedad por los perjuicios causados a los socios, acreedores, trabajadores y terceros, por la interrupción temporal de acceso a la web corporativa. salvo caso fortuito o de fuerza mayor. Para acreditar el mantenimiento de lo insertado durante el tiempo exigido por la Ley “será suficiente la declaración de los administradores, que podrá ser desvirtuada por cualquier interesado mediante cualquier prueba admisible en Derecho”.

¿Cómo resolver la visibilidad indiscriminada de la información incorporada a la web corporativa?

Se recomienda distinguir en la página web corporativa un área general, de acceso global, de un área especial, visible exclusivamente por los socios, quienes deberían estar informados por la sociedad de las publicaciones que se realizaran para poder acceder a ellas.

Esta posibilidad legal de esta distinción no tiene problemas si se ha previsto estatutariamente.

Un ejemplo de cláusula estatutaria en ese sentido sería la siguiente:

“Para preservar la confidencialidad de las relaciones entre la sociedad y sus socios, la convocatoria de Juntas podrá realizarse en un área especial de la web corporativa, de forma que su contenido sólo sea accesible para los socios. A estos efectos todos los socios están obligados a comunicar a la sociedad una dirección de correo electrónico."

El órgano de administración será el competente para crear dicha área especial y decidir la forma concreta en que se visualiza en la web corporativa. Una vez creada esa área especial por el órgano de administración lo comunicará a todos los socios a su dirección de correo electrónico incluyendo a cada socio una contraseña que, juntamente con su dirección de correo electrónico, les permitirá el acceso ala misma.

A través de dicha área especial se podrán realizar también las comunicaciones entre sociedad tal y como veremos más adelante.

¿Es realmente una mejora para las sociedades de capital?

Si se trata de sociedades unipersonales, familiares o a con un número muy reducido de socios no parece que las ventajas compensen los costes (seguridad y certificación) o riesgos (responsabilidades; exposición de la información societaria al público).

Si se trata de sociedades con un elevado número de accionistas y que además ya tengan su página web informativa o comercial, el coste de la web corporativa puede ser algo asumible y las ventajas informativas son claras.

¿Qué consecuencia puede tener la interrupción de acceso a la Web de la sociedad?

Si dicha interrupción fuese superior a dos días consecutivos o cuatro alternos, dispone la Ley que no podría celebrarse la Junta General que hubiera sido convocada a través de la Web de la sociedad, salvo que el total de días de publicación efectiva (los que sí que estuvo publicado) fuese igual o superior a los términos exigidos por la Ley para la convocatoria de una Junta (recordemos; un mes para la S.A. y de quince días para la S.L.).

¿Qué sucede con las comunicaciones por medios electrónicos entre la sociedad y los socios?

Las comunicaciones entre la sociedad y los socios, incluida la remisión de documentos, solicitudes e información, podrán realizarse por medios electrónicos siempre que dichas comunicaciones hubieran sido aceptadas por el socio. La sociedad habilitará, a través de la propia web corporativa, el correspondiente dispositivo de contacto con la sociedad que permita acreditar la fecha indubitada de la recepción así como el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre socios y sociedad.

¿Cómo indicar en la escritura de constitución de una empresa la existencia de la web corporativa?

Este caso puede plantear problemas si en el momento de la constitución no se conoce todavía la dirección concreta de esa posible web corporativa.

Tengase en cuenta que si no se prevé nada en la escritura de constitución, para la creación de la web corporativa será precisa la convocatoria de una junta, que habrá de realizarse por medios tradicionales más o menos complejos (comunicaciones escritas e individuales a los socios o publicaciones en BORME y diario) con el tiempo, coste e inconvenientes que ello conlleva.

Esa situación puede resolverse con una clausula en la escritura de constitución en la que todos los socios acuerdan la creación de la Web Corporativa del siguiente modo:

“Acordar la creación de la página WEB corporativa de la Sociedad, de conformidad con los Estatutos Sociales y la Ley de Sociedades de Capital, delegando en el órgano de administración la elección de la dirección URL o sitio en la Web de la web corporativa, la cual comunicará dicho órgano de administración, una vez concretada, a todos los socios.”

Cláusula que tendría su complemento en los Estatutos sociales que menciona, con una redacción así:

DOMICILIO SOCIAL, NACIONALIDAD, WEB CORPORATIVA. La Sociedad tiene su domicilio en * y tiene nacionalidad española.

El órgano de administración podrá crear, suprimir o trasladar sucursales, así como cambiar el domicilio social dentro del mismo término municipal.

Por acuerdo de la Junta General, la Sociedad podrá tener una página WEB corporativa, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital. La Junta General podrá delegar en el órgano de administración la elección de la dirección URL o sitio en la Web de la web corporativa, que una vez concretada comunicará a todos los socios.

Será competencia del órgano de administración la modificación, el traslado o la supresión de la página web.

Estas previsiones lógicamente no obligan a la sociedad a crear su web corporativa, pero le facilitan mucho su creación si decide hacerlo.

¿Si una sociedad crea la web corporativa, puede, sin más, usarla para convocar juntas, digan lo que digan los estatutos al respecto?

Depende del contenido y redacción de los Estatutos. Veamos:

-Si en los estatutos no prevén nada sobre la forma de Convocatoria de la Junta, una vez creada la página web ésta podrá usarse con este objetivo.

-Si en los estatutos prevén la forma de Convocatoria de la Junta de una forma laxa, esto es, de un modo compatible con el uso de la web (por ejemplo cuando se indica que la junta se convocará de acuerdo con lo previsto en la ley), también puede recurrirse a la página web.

El problema surge cuando los estatutos, como sucede en su caso, estimado cliente, y en la mayoría de las Sociedades Limitadas de pequeño tamaño, prevén expresamente como medio de Convocatoria de la Junta la comunicación individual y escrita dirigida a los socios. Podría entenderse que el Acuerdo de la Junta, unido a la redacción del artículo 173 de la LSC, hace obligatoria la convocatoria a través de la web, que además ha tenido la publicidad del Registro Mercantil y del BORME; la posición contraria, o de modificación estatutaria resulta poco congruente con el apoyo a la web dispensado por la nueva legislación y la tendencia general a simplificar y abaratar la vida societaria.