“Nunca moriría por mis creencias, porque podría estar equivocado” (Bertrand Russell).

Artículo 454 LOPJ
2. Los Letrados de la Administración de Justicia ejercerán competencias de organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales, asegurando en todo caso la coordinación con los órganos de gobierno del Poder Judicial y con las comunidades autónomas con competencias transferidas.
5. Promoverán el empleo de los medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación con que cuente la unidad donde prestan sus servicios.

Artículo 457 LOPJ
Los Letrados de la Administración de Justicia dirigirán en el aspecto técnico-procesal al personal integrante de la Oficina judicial, ordenando su actividad e impartiendo las órdenes e instrucciones que estime pertinentes en el ejercicio de esta función.

Conforme a dichos preceptos:

PRIMERO. EL RESPONSABLE, en su caso, por mal funcionamiento de Juzgados y Tribunales que afecten a actuaciones o competencias que correspondan al LAJ en el ejercicio de sus funciones (impulso procesal, retrasos, atención, información, documentación, ordenación del proceso, etc.) es el Letrado de la Administración de Justicia y debe responder ante el Secretario Coordinador Provincial, y sobre todo, ante el Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia.

SEGUNDO. El Juez/Magistrado recibe cualquier queja, inquietud, o petición al respecto sobre las anteriores materias, y lo ha de poner en conocimiento del Secretario Coordinador para tratar de poner remedio a la petición, disfunción o incidencia. Lo puede hacer:

a)    Directamente: al Secretario Coordinador Provincial por cualquier vía (telefónica o correo electrónico).

b)    Indirectamente, a través del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano, Secretario de Gobierno o cualquier otro medio que crea conveniente.

TERCERO. La Unidad Procesal de Apoyo Directo (UPAD en adelante), por su naturaleza, determina una manera de gestión integral, que implica una actitud proactiva y un elevado compromiso del funcionario con su trabajo, sus compañeros y los ciudadanos, que exigirá la adopción de decisiones adecuadas y rápidas.

Por esto, la distribución interna del personal de la UPAD atiende a una organización del trabajo basada en las funciones propias de cada cuerpo y de otras análogas, para dar apoyo al Juez/Magistrado, de manera que (en la medida de lo posible) todos los funcionarios sean polivalentes o plurifuncionales para responder a las necesidades propias, promoviendo la adaptabilidad y flexioperativitad para distribuir las cargas de trabajo a la hora de asumir tareas propias entre todos los integrantes de la oficina judicial. El Letrado de la Administración de justicia de acuerdo con su criterio profesional, y (para un mejor funcionamiento), dando conocimiento al Juez/a o Magistrado/a, asignará y distribuirá el personal de acuerdo con las funciones a cumplir y tareas a realizar.

Una interpretación de una adscripción funcional estática e inamovible del personal chocaría con los principios con el que se inspira el modelo organizativo de la oficina judicial de eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, flexibilidad organizativa y responsabilidad por la gestión. Por esto, es necesario buscar interpretaciones que respeten las competencias y facultades de los Jueces, de los LAJS y del resto del personal al servicio de la Administración de justicia.

Por su parte, las Instrucciones 1/2011, de 31 de marzo del Consejo General del Poder Judicial y del Ministerio de Justicia sobre el funcionamiento de las Unidades Procesales de Apoyo Directo a Jueces han venido a concretar las facultades del Juez respeto los funcionarios de la UPAD.

Las materias sobre las que el Juez/Magistrado podrá dar instrucciones y/o directrices a los funcionarios de la UPAD, son:

- Preparación de las resoluciones judiciales y el dictado de las mismas.
- Establecimiento de las instrucciones generales y particulares para la realización de los señalamientos.
- Dirección del desarrollo de actos y vistas de conformidad con las leyes procesales.
- Decisión sobre la prioridad de una actuación sobre otra en el momento puntual, o de una clase de asuntos sobre otros en casos justificados.
- Establecimiento de pautas para la preparación de determinadas vistas.
- El encargo de la realización de fotocopias.
- Otras funciones que son propias del auxilio a la tarea de jueces.

De acuerdo con las mismas, el Letrado de la Administración de justicia debe garantizar el cumplimiento de estas instrucciones y/o directrices que se adopten por el titular-Juez/Magistrado del órgano judicial para el ejercicio de la función jurisdiccional.

Con este fin, dada las reducidas estructuras de la UPSD y del número de efectivos que prestan sus servicios en la misma, será necesario establecer vías de comunicación e información fluida entre el Juez/a o Magistrado/a, el Letrado de la Administración de justicia y el resto de funcionarios.

Supuesto concreto

La implantación progresiva del expediente judicial electrónico implica la necesidad de adoptar medidas organizativas para hacer realidad dicho expediente de forma efectiva y eficiente. La exposición de Motivos de la Ley 42/2015, de modificación de la Ley de Enjuiciamiento Civil, preconiza el carácter subsidiario del papel, debiendo reducirse al mínimo su incorporación al procedimiento judicial. En tal sentido deben arbitrarse medidas organizativas.

En el supuesto concreto, un Juez/Magistrado, por principio y de manera estructural, solicita siempre la impresión en papel de la sentencia de instancia, el recurso de apelación y la contestación, documentos todos que se encuentran ya incorporados de manera digital en el expediente electrónico. 

Y esta práctica de impresión en papel se repite de forma bastante frecuente en diversas oficinas judiciales. Ello implica, una sobrecarga de trabajo innecesaria para la Oficina Judicial, que podría dedicar sus esfuerzos a otras tareas.

El LAJ, se encuentra en la tesitura de conforme a las Instrucciones 1/2011, de 31 de marzo del Consejo General del Poder Judicial y del Ministerio de Justicia sobre el funcionamiento de las Unidades Procesales de Apoyo Directo a Jueces han venido a concretar las facultades del Juez respeto los funcionarios de la UPAD, no poder negar la impresión dado que las mismas establecen  como materia sobre las que el Juez/Magistrado podrá dar instrucciones y/o directrices a los funcionarios de la UPAD, el “encargo de la realización de fotocopias”.

En tal sentido, dada la antigüedad de las normas (año 2011), sería necesaria una modificación de las mismas, en el sentido de que la facultad de imprimir fotocopias (a petición del Juez/Magistrado) se haga de forma individual o esporádica (causas complejas, etc.), pero no de forma general y sin excepción.

En cualquier caso, el traslado a formato papel de toda o parte de la documentación contenida en el expediente judicial electrónico hecho por cualquier integrante de la Oficina sin que hubiera sido ordenado o autorizado expresamente por el Letrado de la Administración de justicia, implicará la exención de cualquier tipo de responsabilidad por el indebido acceso que se pudiera producir a los datos personales contenidos en aquélla.