El secretario judicial: director de la oficina judicial

Con las últimas reformas procesales y en especial tras la reforma de la LOPJ por Ley Orgánica 19/2003 de 23 de diciembre, el Secretario Judicial ha visto notablemente potenciada su función de director administrativo y de personal en los juzgados, a costa de reducir levemente el tiempo que dedica a su principal carácter de notario del juzgado, de fedatario público...

Carlos Jaime Gómez Pozueta

I. Marco legal

Con las últimas reformas procesales y en especial tras la reforma de la LOPJ por Ley Orgánica 19/2003 de 23 de diciembre, el Secretario Judicial ha visto notablemente potenciada su función de director administrativo y de personal en los juzgados, a costa de reducir levemente el tiempo que dedica a su principal carácter de notario del juzgado, de fedatario público, así , la firma electrónica en las grabaciones de las vistas y su consiguiente salida de las salas de los tribunales le permite una mayor dedicación entre otras a la función de dirección del personal,en este sentido la base legal de tal carácter directivo se encuentra en el artículo 457 LOPJ de cuyo tenor resulta que “los secretarios judiciales dirigiran en el aspecto tecnico procesal al personal integrante de la oficina judicial ordenando su actividad e impartiendo las ordenes e instrucciones que esteme pertinentes en el ejercicio de esta función”, igualmente el punto 12 del art. 536 b) de la misma LOPJ impone al Secretario que persiga la exigencia de la responsabilidad disciplinaria del personal de la oficina, y en el mismo sentido abunda el art.8 a) del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios judiciales 1608/2005 de 30 de diciembre.

Por lo tanto , el Secretario judicial es director de personal y oficina ,y lo será en dos modalidades , por llamarlas de alguna manera, así en aquellos partidos judiciales donde ya funciona la nueva oficina judicial los secretarios judiciales ocupan los puestos de director del servicio común procesal y por debajo de este pueden ocupar los puestos de jefe de sección o como se denomina en algunas oficinas judiciales: secretarios responsables, en estos casos el secretario judicial es plenamente un director de oficina administrativa y procesal.

En aquellos partidos judiciales que continuan con la oficina judicial tradicional de oficinas atomizadas en cada juzgado, el secretario compatibiliza sus funciones tradicionales de fedatario, técnico procesal y contable con la de director del personal,eso sí ,director técnico procesal, esto es, no depende de él el personal que sigue dependiendo administrativamente del Ministerio de Justicia o en su caso de las comunidades autonomas con competencias en materia de administración de justicia, pero sí que es su inmediato superior jerárquico en el desempeño de su labor cotidiana y con capacidad para organizar el trabajo de dicho personal, tal y como quedó ya reflejado en los articulos legales mas arriba transcritos.

II. El director de la oficina judicial y el coach-management

El management es la capacidad de aprovechar íntegra y eficientemente todos los recursos existentes en nuestro centro de trabajo. En esta labor lo mas fundamental es la persona del líder, que convertido en un líder-coach de su equipo consiga sacarles el máximo rendimiento a las personas y a los medios , en la oficina judicial ,como en la empresa privada, es necesario desarrollar todas las técnicas posibles para lograr una gestión eficiente, y a la luz de lo que hemos visto en el anterior apartado, es el Secretario Judicial como director técnico de la oficina a quien corresponde el papel de liderzgo coach.

Citando el libro de la guerra de Sun Tzu: “ el éxito en la guerra , igual que en los negocios, depende fundamentalmente del liderazgo, existen otro factores(…) pero la eficiacia de estos está determinada por la calidad del liderazgo”

Ese liderazgo puede ejercerlo en la oficina judicial el Secretario de distinta forma, siendo lo determinante el tipo de personal con el que cuenta, esto es, dependiendo de qué tipo de funcionarios tenga en su oficina deberá adaptar su capacidad de liderazgo para ajustarla a este tipo de personal concreto, incluso en una misma oficina deberá ser ésta distinta con cada tipo de funcionario, así cuando el personal muestra una actitud del tipo ni posee suficientes conocimiento ni pone interés su tipo de dirección será controladora de todo el proceso de trabajo , que sin duda es el liderazgo más agotador, si el personal no posee todos los conocimiento necesarios pero tiene inquietud y pone entusiasmo en su trabajo , deberá ser supevisor limitandose a corregir en segunda vuelta el trabajo hecho por el personal, cuando posee conocimientos suficientes pero no muestra interes por los motivos que fueren, en mi opinión, es el mismo supuesto de director controlador con la única salvedad de que puede intentar una previa motivación reforzando y apoyando al personal para que esto desarrollen todo su potencial.

En cualquiera d e los tres supuestos de liderzazo del secretario judicial no cabe duda de que éste deberá tomar la iniciativa y dirigir en lugar de esperar a que los acontecimientos le lleven a actuar en un sentido o en otros, tirando y no empujando es como motivará con ello al resto del personal, deberá dominar en todo lo posible , para lo que la formación continua especializada no estaría de mas por parte de los departamentos de formación del Ministerio de Justicia, la inteligencia emocional y hacer a las personas responsables de sus propios cometidos y no aquello tan habitual de que solo responden el Juez y el Secretario de todo sin que ningún otro funcionario tuviese responsabilidad alguna por sus propios actos, y para ello compartirá competencias con el personal trasmitiendoles sus propios conocimientos ,experiencias y valores, y esto porque existe una realidad innegable: el tiempo es escaso y por tanto solo repartiendo el trabajo entre todo el personal se pueden conseguir los resultados queridos por la ley y esperados por los ciudadanos, además no se trata de imponer funciones si no de hacer ver que se confia en el persona y la obvia importancia que tiene su trabajo.

III. Ventajas y utilidades del coach en la oficina judicial

transmisión de feedback entre todos los miembros de la oficina
la mejora en la comunicación y animo del personal con consiguiente aumento de productividad
aprendizaje constante en el trabajo sobre la base de situaciones reales aumentando el grado de conocimientos del personal que se forma así de manera continuada
crear un ambiente de continua formación y sobre todo de responsabilidad de todos y cada uno.

Ahora bien, no todo son ventajas: el liderazgo coach es inaplicable cuando las personas a liderar directamente son un numero muy elevado o cuando la situación es de tal emergencia que requiere una decisión rápida y de peso,también existen individuos totalmente renuentes a este tipo de liderazgo,bien porque son directivos que no son capaces de abandonar el tradicional sistema de mando o bien porque se trata de personal tóxico, al que todos hemos sufrido alguna vez, personas que van mas alla de la habitual resistencia a la jerarquia en el trabajo siendo supuestos patologicos y excepcionales y con los que nada se puede hacer al respecto de su integración en un grupo de coaching y responsable.

IV. Puesta en marcha del coaching en su oficina judicial por el director

Lo más habitual será que la oficina lleve ya tiempo en marcha y funcionando de una determinada manera y no que sea de nueva creación, el secretario deberá implantar un nuevo estilo directivo donde ya existía uno , conviene en este caso, según todos los manuales al uso, comenzar por una entrevista de evaluación con cada funcionario que nos permita averiguar en qué es mas eficiente y explotar esas cualidades frente aquellas en que no sea tan óptimo , en esta entrevista cobra radical importancia la escucha activa en la que debemos permitir los silencios, mantener el contacto visual, tomar notas si es necesario y escuchar no solo las palabras si no la emoción que trasmiten, para descubrir lo que se nos comunica sin hablar.

Sólo después de esta fase podremos fijar objetivos al personal y repartir las funciones.

Fijados objetivos y repartidas funciones,una tercera etapa en esta implantación será la de control ,establecer controles periódicos con los que comprobar si los objetivos y funciones fijadas se están cumpliendo adecuadamente(bien lo mas tradicional comprobándolo al momento de pasar la firma, bien con la inspección cotidiana a que se atribuye al Secretario sobre el trabajo del personal,bien mediante consulta a los funcionarios, control del programa de gestión procesal correspondiente, etc).

V. Las situaciones negativas en el marco del papel de director del secretario judicial

La distinción de funciones con el Juez o Presidente.

Viene siendo habitual que la oficina no distinga bien en cuanto a las distintas facultades de mando que sobre ella puedan ejercer el Secretario y el Juez, a este respecto el art.165 LOPJ lo que viene a otorgar a jueces y magistrados es lo que se ha entendido como el impulso material del procedimiento por lo que no se les atribuye realmente , y por tanto les está vedada ,el dar ordenes al personal para organizar su trabajo ,dirigir la oficina o dictar instrucciones u ordenes al secretario, ya que tales competencias han sido conferidas en exclusiva al secretario como director de la oficina por el art. 457 y 454.2 LOPJ por lo tanto en estos aspectos no será posible la intromsión del juez por ser invasivo de competencias exclusivas del Secretario,asi por ejemplo, si un funcionario tiene una forma de transcribir las comparecencias que no gusta al juez , este no podrá disponer que dicho funcionario haga otra cosa y sea otro quien entre a recoger comparecencias, si no que lo pondrá de manifiesto al Secretario y este podrá dictar las órdenes que a ese respecto estime convenientes.

No obstante todo ello,en muchas oficinas sigue siendo práctica, que debe de erradicarse por no ser querida por la ley, una forma de decidir entorno a la organización de la oficina distitnta a la descrita.

En este punto ,el CGPJ dictó la instrucción 2/2010 que en síntesis viene a establecer que el juez puede pedir alardes al secretario y que el juez a su vez, no debe de esperar a que se le dé cuenta de los asuntos pues dispone que él mismo puede enterarse de cómo esta cada asunto, dicha instrucción deberá aplicarse pero siempre limitada por los principios de legalidad y jerarquiea del art.452 LOPJ.

La colaboración de los funcionarios del cuerpo de Gestión Procesal

los gestores procesales , ahora funcionarios titulados del grupo B de la administración, siguen no obstante considerandose como a los anteriores oficiales de justicia, de cuyo cuerpo traen origen, con el innegable desaprovechamiento de tales funcionarios cualificados, en síntesis, no es habitual en todas las oficinas que los gestores den cuenta al secretario,dirigan a los tramitadores,expidan copias por su propio oficio, realicen y firmen las comparecencias que las partes hacen ante el tribunal,y repartan los asuntos y escritos a la vez que llevan los asuntos de mayor complejidad procesal de el juzgado, y sin embargo todas ellas son funciones que les son propias conforme al art. 476 y 478 de la LOPJ, por lo tanto los secretarios deben comenzar a aprovechar en mayor media la labor de estos funcionarios titulados infravalorados y sin los cuales es imposible el cometido por parte del Secretario director de todas sus funciones legalmente atribuidas.

Los acuerdos gubernativos del Secretario como Director de la Oficina Judicial.

Los ya reiteradamente citados artículos de la LOPJ autorizan al secretario a dar ordenes o instrucciones verbales o escritas al personal de la oficina, deberán , en su caso , notificarse en la forma habitual a los funcionarios y cuando se dirigiesen a uno en concreto y éste esté afiliado a un sindicato , previo requerimiento d e que nos indique su sindicato, deberemos notificarselo al referido sindicato también, en este punto existen dudas y la cuestión no es pacifica, pero en mi opinión y sin extenderme mucho, debe de aplicarse a la notificación del acuerdo del Secretario director de la oficina la Ley 30/1992 y no las leyes procesales y por tanto contra la resolución del mismo que no pone fin a la via administrativa cabría alzada sin efecto suspensivo y en el legal plazo ante el secretario coordinador o de gobierno correspondiente.

Tales acuerdos vienen siendo utilizados para requerir datos del departamento atribuido a cada funcionario a fin de elaborar la estadística, a fin de impulsar la actividad de cada funcionario, como via previa a la exigencia de responsabilidad, etc.

La Responsabilidad

Es claro que el Secretario es funcionario responsable de sus actos, ahora bien, también lo es de aquellos que bajo su órdenes o instrucciones se realicen por los funcionarios de su cargo , pero lo que también es claro es que la responsabilidad del secretario no puede se objetiva porque no hay ley alguna que así lo establezca y porque esta responsabilidad repugna en todo al derecho sancionador del tipo que sea, así ,como caso extremo y figurado y utilizando para el ejemplo la obligación de custodia que tiene el secretario sobre los autos,por ejemplo,lo hará responder, dicha obligación, si permite u ordena prácticas contrarias a la lógica o conservación de estos autos que lleven a su destrucción o deterioro , pero no puede llevar a responder porque los medios de la administración de justicia solo permitiesen un sótano con humedad para el archivo o porque alguien robe o lance por la ventana los autos de un expediente concreto,es claro que responsabilidades así no son atribuibles al Secretario, si no que en todo caso serán de la Administración de Justicia o bien de la persona autora de la destrucción de los autos .

Entroncando con este tema de la responsabilidad debe de recordarse que la dación de cuenta no es una eximente de otras responsabilidades pues aquella no es una actividad explicativa para otra persona o una barrera infranqueable para el conocimiento de los asuntos si no una mera mención indicativa tal y como claramente refiere el art.178 LEC.

Con todo la labor y responsabilidad del Secretario parece ser la tendencia del legislador actual vaya ampliandose progresivamente por lo que la cuestión del estudio de sus funciones ,incluida la de dirección del personal, dista de estar cerrada.

Carlos Jaime Gómez Pozueta.
Secretario Judicial.