Hoy se ha publicado la Instrucción de 1 de Julio de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre el establecimiento de mecanismos de seguridad y cifrado de los ficheros de los libros de empresarios remitidos electrónicamente para su legalización ante el Registro Mercantil.

Esta Instrucción complementa y aclara la anterior Instrucción de la DGRN, de fecha 12 de febrero de 2015, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Como se recordará, la aplicación de esta Instrucción de 12 de febrero de 2015 había sido suspendida por Auto de fecha 27 de abril de 2015 de la Sala de lo Contencioso del TSJ Madrid, atendiendo al riesgo "inmediato y claro" de que se produjesen "daños y perjuicios de difícil o imposible reparación, y no solo económicos" por la posibilidad de acceso de terceros a la información confidencial sobre las mismas contenida en dichos libros, pues "la resolución impugnada tal como está redactada [no] contiene la más mínima regulación sobre las exigencias de salvaguarda de esa información confidencial y privilegiada que va a pasar a los Registros Mercantiles pudiendo acceder a ella terceros que se dirijan a estos registros y ejerzan el derecho que les brinda el artículo 369 del Reglamento del Registro Mercantil y su solicitud de publicidad."

La nueva Instrucción acoge las demandas de los colectivos afectados que habían mostrado su interés en que determinados libros obligatorios pudiesen acceder a la legalización ante el Registro Mercantil en un formato electrónico cerrado.

Legalización electrónica de libros

Tanto esta nueva Instrucción como la 12 de febrero de 2015, en aplicación de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, tienen la finalidad de facilitar y simplificar la presentación electrónica de los libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurídica.

Desde la promulgación de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros de registros de socios y de acciones nominativas, deben legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.

No se conservará en el Registro el contenido de los libros

La nueva Instrucción subraya que, conforme a la legislación vigente, los ficheros que contienen los libros de los empresarios no se conservan en el Registro Mercantil ni, por tanto, se puede dar publicidad de su contenido. El Registro Mercantil conserva únicamente copia de la certificación de legalización de los libros, pero nunca del contenido de los mismos. Además, si el archivo está encriptado, ni el registrador ni el personal a su cargo tiene acceso a su contenido.

La Instrucción aclara, además, determinados aspectos que habían suscitado dudas de aplicación, como son la inmediata destrucción de los archivos electrónicos recibidos por el Registro Mercantil una vez realizada la legalización, la previsión de trazabilidad informática de los ficheros electrónicos, y la posibilidad de utilizar libros legalizados en  blanco para ejercicios cerrados no más tarde del 31 de diciembre de 2014, incluso con legalización de hojas adicionales si fuese necesario.

Encriptación de archivos

La encriptación de archivos podrá llevarse a cabo por el mismo interesado, utilizando herramientas de acceso público, o por medio de un tercero de confianza, de conformidad con la normativa sobre firma electrónica. La instrucción aclara que si así lo solicita un juez o un tribunal, el registrador certificará que los libros a que se refiere la solicitud son los mismos que en su día se legalizaron.

Satisfacción de los empresarios

La Asociación de Emisores Españoles, que engloba a empresas cotizadas españolas, ha expresado su satisfacción por la publicación de esta instrucción, en cuya elaboración se han tenido en cuenta sus observaciones.  En su opinión, “contribuye a asegurar la confidencialidad de su información sensible y facilita, al mismo tiempo, una adaptación progresiva al nuevo sistema de legalización telemática de los libros de los empresarios, que supone un régimen caracterizado por una mayor seguridad jurídica”.