Sumario

El Auto Tribunal Superior de Justicia de Madrid (Sala de lo Contencioso-administrativo, Secci髇 6.�) de 27 de abril de 2015, Rec. 84/2015, suspende la aplicaci髇 de la Instrucci髇 DGRN de 12 de febrero de 2015, hasta que recaiga sentencia, ya que al tener en cuenta la afectaci髇 generalizada para la confidencialidad de los datos de las empresas y dem醩 entidades que recoge esta Instrucci髇, se puede concluir que no existe un inter閟 p鷅lico de mayor relevancia que deba prevalecer sobre los leg韙imos intereses de las empresas, y dem醩 entidades y sociedades recogidas en la Instrucci髇 en la protecci髇 de sus datos.

Dada la trascendencia, tanto p鷅lica como privada, que tiene la legalizaci髇 de libros contables, de actas y otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios, resulta conveniente unificar criterios en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalizaci髇, dando respuesta tambi閚 a la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de garant韆 de la unidad de mercado, al reforzar la seguridad jur韉ica que proporcionan unos criterios procedimentales 鷑icos y uniformes para la legalizaci髇 de libros obligatorios de todas clases de los empresarios, que va a redundar en una mayor claridad, no s髄o para los funcionarios competentes encargados de dicha legalizaci髇, sino tambi閚 para todos los operadores jur韉icos que se relacionan con la materia y por ende en una mayor econom韆 y seguridad en todos los tr醡ites de legalizaci髇, que es lo que pretende el nuevo sistema de legalizaci髇 establecido en el art韈ulo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizaci髇.

Por otra parte, la Instrucci髇 de 31 de diciembre de 1999, de la Direcci髇 General de los Registros y del Notariado, sobre legalizaci髇 de libros en los Registros Mercantiles a trav閟 de procedimientos telem醫icos, estableci� el formato y los requisitos que deben cumplir los soportes que contengan los ficheros relativos a los libros que se presentan para su legalizaci髇 en el Registro Mercantil.

Se hace necesario un nuevo formato que empaquete los archivos que conforman la legalizaci髇 en un archivo comprimido, aportando simplicidad, ahorro de tama駉 y disminuci髇 del tiempo de proceso en la tramitaci髇 telem醫ica, el cual se establece en la presente Instrucci髇.

Por todo ello, en ejercicio de las competencias atribuidas a este Centro Directivo por los art韈ulos 260 y siguientes de la Ley Hipotecaria en materia de organizaci髇 y funcionamiento de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, as� como por el Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura org醤ica b醩ica del Ministerio de Justicia, y previo informe del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de Espa馻, se dictan las siguientes Instrucciones:

Primera. El sistema de legalizaci髇 de libros de los empresarios en formato electr髇ico y presentados por v韆 telem醫ica en el Registro Mercantil competente, establecido en el art韈ulo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizaci髇, ser� de aplicaci髇 a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del d韆 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley

Segunda. Conforme al citado art韈ulo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deber醤 cumplimentarse en soporte electr髇ico.

Tercera. La presentaci髇 de dichos libros para su legalizaci髇 en el Registro Mercantil competente por raz髇 del domicilio, deber� ser por v韆 telem醫ica, tras su cumplimentaci髇, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Cuarta. No podr醤 legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilizaci髇 o libros no encuadernados, tambi閚 en blanco, y formados por hojas m髒iles.

Quinta. Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco ser� posible la legalizaci髇 de libros en soporte papel o en soporte electr髇ico de cualquier tipo no presentados por v韆 telem醫ica.

Sexta. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados s髄o podr醤 ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este 鷏timo ejercicio social, se proceder� al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditar�, en el primer env韔 telem醫ico de dichos libros, con la incorporaci髇 de un archivo que incluya la certificaci髇 del 髍gano de administraci髇 que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del art韈ulo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y art韈ulo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se proceder� igualmente al cierre del libro en cuesti髇, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deber� enviarse telem醫icamente.

S閜tima. Todas las actas de reuniones de los 髍ganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio 鷑ico, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deber醤 reflejarse en soporte electr髇ico y ser presentados de forma telem醫ica para su legalizaci髇 dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Octava. En cada ejercicio se deber醤 legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podr� ser 鷑ico para las actas de todos los 髍ganos colegiados de la sociedad, o tambi閚 un libro para cada uno de los 髍ganos colegiados. Ser� necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

Novena. En cualquier momento del ejercicio social se podr醤 legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.

D閏ima. Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podr醤 ser objeto de utilizaci髇 para los negocios jur韉icos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.

A partir de dicha fecha se proceder� de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del art韈ulo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deber� legalizar un libro, que ser� el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial s髄o ser� obligatoria la legalizaci髇 de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalizaci髇 del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteraci髇 en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido grav醡enes sobre las mismas.

En dichos libros deber� constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisi髇 de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedir� la legalizaci髇 del libro de que se trate, pero en la nota de legalizaci髇 se dejar� constancia de dicha omisi髇. Las mismas reglas ser醤 de aplicaci髇 a los libros de contratos del socio 鷑ico con la sociedad.

Und閏ima. Podr醤 ser objeto de legalizaci髇 los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo est� el inmediatamente anterior o anteriores.

Duod閏ima. De la misma forma podr醤 legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalizaci髇 que no ha sido legalizado el libro inicial.

Decimotercera. A efectos de rectificaci髇 de libros de cualquier clase ya legalizados, se deber� incluir en el fichero correspondiente del env韔 de rectificaci髇, un archivo en el que conste certificaci髇 del 髍gano de administraci髇 por el que se d� cuenta del error cometido, en uni髇 del archivo rectificado en el que constar醤 los datos correctos.

Decimocuarta. En caso de p閞dida, sustracci髇, destrucci髇 f韘ica o inform醫ica, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podr� legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente se馻lados. A estos efectos se incluir� el acta o la denuncia en fichero anexo a la petici髇 de la legalizaci髇 de los libros.

Decimoquinta. Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constituci髇, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio 鷑ico con la sociedad, en el momento posterior a la constituci髇 de la sociedad, bien con arreglo a la legislaci髇 anterior o a la que ahora se desarrolla, y as� resulte de los archivos del registro, podr醤 incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telem醫icamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constituci髇 hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros ser� apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos podr� incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su d韆 y cuya legalizaci髇 ahora se solicita.

Decimosexta. El soporte electr髇ico al que alude el art韈ulo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, deber� cumplir los requisitos t閏nicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I. A estos efectos se se馻la la plataforma de tramitaci髇 telem醫ica del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de env韔 telem醫ico.

Decimos閜tima. La informaci髇 presentada relativa a cada libro dispondr� de un sistema de protecci髇 con el objeto de garantizar la no manipulaci髇 desde la creaci髇 del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que 閟te se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protecci髇 se realizar� mediante la utilizaci髇 de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo est醤dar SHA256 (RFC 6234).

Decimoctava. Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relaci髇 de firmas digitales generadas por los libros cuya legalizaci髇 se solicita deber醤 reunir los requisitos establecidos en la legislaci髇 vigente en materia de firma electr髇ica reconocida y con la preceptiva intervenci髇 de entidad prestadora de servicios de certificaci髇.

Decimonovena. El Registrador calificar� no s髄o el contenido de la solicitud seg鷑 lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino tambi閚 que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros coinciden con el que consta en la relaci髇 de libros presentada.

Vig閟ima. El contenido de los ficheros legalizados y de los dem醩 documentos presentados se ajustar� a lo establecido en esta Instrucci髇. De lo contrario, el Registrador suspender� la legalizaci髇 de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.

Vigesimoprimera. Si no mediaran defectos, el Registrador extender� una certificaci髇 en la que, bajo su firma, identificar� al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresar� los libros legalizados, con identificaci髇 de su clase y n鷐ero, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentaci髇 y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, har� constar que la legalizaci髇 se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el art韈ulo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador har� menci髇 expresa en la certificaci髇 que el empresario deber� conservar una copia inform醫ica de id閚tico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.

Vigesimosegunda. ...

Vigesimotercera. Cuando por problemas t閏nicos no sea posible la presentaci髇 de los ficheros a legalizar por v韆 telem醫ica, excepcionalmente se permitir� la presentaci髇 en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos.

• a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentaci髇 por v韆 telem醫ica mediante la plataforma de tramitaci髇 telem醫ica del Colegio de Registradores.
• b) Deber醤 utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los m醩 habituales en el mercado.
• c) Los ficheros de los libros presentados para su legalizaci髇 deber� cumplir los requisitos t閏nicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I.
• d) Se deber� presentar la instancia de solicitud de legalizaci髇 de libros presentados en soporte magn閠ico del art韈ulo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustar� al modelo especificado en el anexo II. A la instancia de legalizaci髇 se acompa馻r� una relaci髇 de libros cuya legalizaci髇 se solicita con indicaci髇 de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicaci髇 del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC 6234). La relaci髇 se ajustar� al modelo establecido en el anexo III.

Vigesimocuarta. Sin perjuicio de lo anterior, y en relaci髇 a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el d韆 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentaci髇 en formato electr髇ico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitir� la presentaci髇 en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los t閞minos de art韈ulo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.

Vigesimoquinta. ...

Vigesimosexta. ...

Vigesimos閜tima. Cualquiera que sea la entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalizaci髇 de los libros presentados, el registrador ser� responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislaci髇 sobre protecci髇 de datos.