Ya está publicado el Convenio del Consejo de Europa sobre el acceso a los documentos públicos, que declara que todos los documentos son públicos y comunicables, con la reserva, únicamente, de la protección de otros derechos e intereses legítimos, estableciendo que cada parte tomará en su legislación interna las medidas necesarias para cumplir las disposiciones de acceso a los documentos públicos que figuran en el convenio.

Derecho de acceso a los documentos públicos

Tras señalar que el ejercicio del derecho de acceso a los documentos públicos proporciona una fuente de información al público, ayuda al público a forjarse una opinión sobre el estado de la sociedad y sobre las autoridades públicas y favorece la integridad, el buen funcionamiento, la eficacia y la responsabilidad de las autoridades públicas, contribuyendo así a afianzar su legitimidad, dispone el convenio que cada Parte Contratante del mismo garantizará a toda persona, sin discriminación alguna, el derecho a acceder, a solicitud propia, a documentos públicos en poder de autoridades públicas.

Ahora bien, también se contemplan una serie de limitaciones al ejercicio de este derecho, que deberán establecerse específicamente en la ley cuando la divulgación de las informaciones contenidas en un documento público perjudicase o pudiese perjudicar alguno de los siguientes intereses, a menos que un interés público superior justifique su divulgación:

- la seguridad nacional, la defensa y las relaciones exteriores;

- la seguridad pública;

- la prevención, la investigación y la persecución de actividades delictivas;

- las investigaciones disciplinarias;

- las misiones de tutela, la inspección y el control por la administración;

- la vida privada y los demás intereses privados legítimos;

- los intereses comerciales y otros intereses económicos;

- la política económica, monetaria y cambiaria del Estado;

- la igualdad de las partes en una instancia jurisdiccional y el buen funcionamiento de la justicia;

- el medio ambiente;

- las deliberaciones entre autoridades públicas o en su seno relativas al examen de un asunto.

Además, por su propia iniciativa, y cuando resulte apropiado, las autoridades públicas tomarán las medidas necesarias para poner a disposición los documentos públicos que estén en su poder con el fin de promover la transparencia y la eficacia de la administración y para fomentar la participación informada del público en cuestiones de interés general.

Procedimiento

Apara acceder a un documento público el solicitante no está obligado a dar las razones por las que desea tener acceso al mismo, pudiendo las Partes otorgar el derecho al anonimato a quienes lo soliciten, salvo si la divulgación de la identidad fuese esencial para tramitar la solicitud.

Los requisitos formales relativos a las solicitudes se limitarán a lo indispensable para poder tramitar dicha solicitud. Y cuando la solicitud de acceso sea denegada, expresa o tácitamente, total o parcialmente, el solicitante tendrá derecho a interponer recurso ante un tribunal o ante otra instancia independiente e imparcial prevista por la ley.

El convenio regula la tramitación de las solicitudes y determina las formas de acceso a los documentos públicos, teniendo el solicitante derecho a optar por consultar el original o una copia, o a recibir una copia del mismo en la forma o formato disponibles que elija, salvo si esa preferencia no fuese razonable. Si se aplicase una limitación a una parte de la información contenida en un documento público, la autoridad pública debería comunicar, no obstante, el resto de la información contenida en dicho documento. Toda omisión debería especificarse claramente.

De forma específica se establece el carácter gratuito del examen de un documento público en los locales de una autoridad pública, aunque las Partes podrán fijar el precio de los servicios realizados al respecto por los archivos y museos.
Asimismo, la expedición de una copia del documento público podrá facturarse al solicitante, a un precio razonable, que no podrá exceder del coste real de los gastos de reproducción y distribución, debiendo ser publicadas las tarifas correspondientes.

Órganos

En primer lugar, la norma establece que el Grupo de Especialistas sobre acceso a los documentos públicos se reunirá como mínimo una vez al año con el fin de supervisar su aplicación por las Partes, pudiendo presentar informes, hacer propuestas o intercambiar información. Asimismo, podrá solicitar informaciones u opiniones a la sociedad civil.

Estará compuesto por un mínimo de 10 miembros y un máximo de 15. Sus miembros, que serán independientes e imparciales en el ejercicio de sus funciones y no recibirán instrucciones de los gobiernos, serán elegidos por la Consulta de las Partes por un periodo de cuatro años renovable una sola vez, de entre una lista de expertos, de los que cada Parte propondrá dos. Serán elegidos entre personalidades reconocidas por su alta integridad y por su competencia en materia de acceso a los documentos públicos, y no se podrá elegir más de un miembro de la lista de expertos presentada por cada Parte.

En el periodo de un año después de la entrada en vigor del convenio para una Parte Contratante, ésta remitirá al Grupo de Especialistas un informe con información completa sobre las medidas legislativas y otras medidas que haya tomado en aplicación de las disposiciones del mismo, información actualizada que también deberá remitirle antes de cada reunión, así como cualquier otra información que les sea solicitada.

En segundo lugar, el texto se refiere a la Consulta de las Partes, compuesta por un representante de cada una de las Partes, y que se reunirá para examinar los informes, opiniones y propuestas del Grupo de Especialistas, hacer propuestas y recomendaciones a las Partes, proponer modificaciones al convenio con arreglo al artículo 19 y emitir un dictamen sobre cualquier propuesta de modificación. Adoptará sus propias normas de procedimiento.
El Secretario General del Consejo de Europa convocará la Consulta de las Partes en el plazo de un año después de la entrada en vigor del convenio, para elegir a los miembros del Grupo de Especialistas, y se reunirá posteriormente como mínimo cada cuatro años y cada vez que la mayoría de las Partes, el Comité de Ministros o el Secretario General del Consejo de Europa lo soliciten.

Y en tercer lugar, por lo que respecta a la Secretaría del Consejo de Europa, la misma prestará asistencia a la Consulta de las Partes y al Grupo de Especialistas en el ejercicio de sus funciones derivadas del presente título.

Entrada en vigor

El Convenio del Consejo de Europa sobre el acceso a los documentos públicos entró en vigor, con carácter general, el 1 de diciembre de 2020. Para España entrará en vigor el 1 de enero de 2024.