Resolución de 28 de octubre de 2024, del Instituto Nacional de Estadística, por la que se publica el Convenio con la Comunidad de Madrid, para la realización de las Estadísticas del Movimiento Natural de la Población y de Defunciones según la Causa de Muerte

Primera Objeto del convenio

El presente convenio tiene por objeto formalizar la colaboración entre el INE y la Comunidad de Madrid, la cual actuará a través de la Dirección General de Economía de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo (en adelante Dirección General de Economía) y la Dirección General de Salud Pública (en adelante, Dirección General de Salud Pública) de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid, para la elaboración de las Estadísticas del Movimiento Natural de la Población (Defunciones, Matrimonios y Partos) y de Defunciones según la Causa de Muerte, en los términos expresados en las cláusulas siguientes.

Segunda Actuaciones y compromisos de las partes

1. Actuaciones y compromisos del INE.

El INE, con periodicidad mensual, recopilará información de los fenómenos demográficos (partos, matrimonios, defunciones). Para ello, se encargará de adoptar las medidas oportunas con el fin de garantizar la cobertura, calidad y puntualidad de la información recibida de los Registros Civiles. Se elaborará para cada suceso demográfico un único fichero conjunto cada mes con todos los fenómenos de la Comunidad Autónoma, independientemente del canal por el que se obtengan. Estos ficheros se construyen a partir de diversas fuentes

• – Ficheros estadísticos de matrimonios:

  Se enviarán ficheros mensuales procedentes del escaneo y grabación de boletines estadísticos de matrimonio en los municipios donde aún se utilicen éstos, así como ficheros construidos a partir de las grabaciones en los sistemas usados por los Registros Civiles, gestionados por el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.

• – En el caso de los nacimientos, dada la compleja casuística se contemplan los siguientes ficheros, todos los cuales darán lugar a envíos mensuales:

  Ficheros estadísticos de nacimientos procedentes del escaneo y grabación de los boletines de parto y de la declaración de nacimientos realizada en hospitales.

  Ficheros con la información del nacimiento obtenida a partir de los sistemas de inscripción en Registro Civil (actualmente INFOREG y DICIREG) cuya finalidad es el cotejo de información estadística.

• – En el caso de las defunciones se entregan mensualmente dos ficheros:

  Ficheros estadísticos de defunciones, procedentes del escaneo y grabación de certificados médicos de defunción y boletines estadísticos en papel, o bien de certificados médicos de defunción electrónicos o de la grabación en los Institutos de Medicina Legal y Ciencias Forenses (IMLCF), de las defunciones con intervención judicial y sus causas de muerte.

  Ficheros auxiliares con la información de defunciones obtenida a partir de los sistemas de inscripción de los Registros Civiles, que permite el cotejo de la información estadística.

  Los ficheros estadísticos del mes m estarán disponibles para la Dirección General de Economía de la Comunidad de Madrid y para la Dirección General de Salud Pública de la Comunidad de Madrid en una base de datos centralizada antes del final del mes, m+2.

  Cuando el fenómeno se haya recogido mediante un documento en papel, la imagen escaneada se incorporará también en un banco de imágenes que contiene las imágenes escaneadas de los boletines CMD/BED (Certificado Médico de Defunción/Boletín Estadístico de Defunción), de los BEDJ (Boletín Estadístico de Defunción con Intervención Judicial), y de los boletines estadísticos de partos y matrimonios.

  El acceso a la base de datos será por medio de una aplicación web segura. Esta aplicación permitirá la modificación de los datos individuales y también la descarga de los ficheros mensuales por lotes de registros, para poder realizar las correspondientes tareas de depuración descritas más adelante y volverlos a incorporar utilizando la misma aplicación. El procedimiento permitirá la opción de trabajar con otros sistemas de trabajo usados por los organismos de la Comunidad de Madrid. La mencionada aplicación permitirá la visualización simultánea de datos alfanuméricos y de las imágenes, cuando las haya.

  La Dirección General de Economía y la Dirección General de Salud Pública podrán acceder mensualmente a los registros relativos a los fenómenos que cada una deba procesar ocurridos dentro del ámbito territorial de su Comunidad Autónoma. También se facilitará a ambos el acceso a ficheros de los fenómenos ocurridos fuera de la misma, correspondientes a los residentes de la Comunidad de Madrid, mediante la descarga de un fichero, pero sólo a efectos de consulta.

  Los diseños de registro de los ficheros mensuales correspondientes a cada una de las estadísticas figuran en el anexo del convenio. Estos diseños no podrán modificarse sin acuerdo de las partes y se programarán con suficiente tiempo para que ambas adapten sus sistemas de trabajo. Los diseños de registro también especifican cuales son las variables registrales (las que se registran en los correspondientes asientos de los Registros Civiles) y las no registrales (solo tienen uso estadístico).

  El INE tiene implantado un sistema automatizado para la codificación automática de la causa de muerte, basado en la utilización de la herramienta informática IRIS, que ha sido promovido por la Oficina Estadística de la Unión Europea (Eurostat) y que continuará poniendo a disposición de la Comunidad Autónoma para que ésta pueda cumplir con los compromisos establecidos en este convenio. El INE coordinará el mantenimiento de las reglas de normalización y de los diccionarios del sistema, y los actualizará periódicamente.

  El INE establecerá también las normas de codificación y grabación de la causa de muerte en los ficheros de defunciones y de partos, así como los criterios de tratamiento de las inconsistencias e información incompleta. Asimismo, establecerá la entrada en vigor de las revisiones de la Clasificación Internacional de Enfermedades de la Organización Mundial de la Salud y de las actualizaciones del sistema IRIS.

2. Actuaciones y compromisos de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo y de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid.

• a) Medidas para mejorar la certificación de la causa de muerte.

  La Consejería de Sanidad adoptará las medidas oportunas en relación con los profesionales y centros sanitarios de su ámbito territorial de competencia, con el fin de que las causas de muerte que figuren en los Certificados Médicos de Defunción electrónicos y Certificados Médicos de Defunción/Boletines Estadísticos de Defunción (CMD/BED) estén bien especificadas y de que los modelos de CMD/BED que se utilicen se correspondan con el modelo oficial, de acuerdo con la legislación vigente.

• b) Actuaciones con relación al fichero mensual de Defunciones.

  En el caso de que la Dirección General de Salud Pública o la Dirección General de Economía detecten alguna inconsistencia en las variables demográficas podrán rectificar la información en el fichero de intercambio o directamente en los registros de defunciones de la Base de Datos, documentando en cada caso el origen de la información recuperada o modificada y motivación.

  En el caso de registros no recogidos en papel cuya información registral proviene directamente de las bases de datos de los registros civiles, las correcciones se deben circunscribir a la información no registral, salvo que se constate fehacientemente que la información registral es errónea.

  Asimismo, en las defunciones que se hayan informado mediante documento en papel, la Dirección General de Salud Pública verificará la correspondencia entre los literales de enfermedad que figuran en la base de datos y los literales de los documentos originales, para comprobar su adecuación y corregir, en su caso, las discrepancias observadas.

  La Dirección General de Salud Pública grabará los literales de la causa de muerte que pudieran llegar a partir de ahora procedentes de BED de formato anterior al modelo de 2009.

  La Dirección General de Salud Pública utilizará el codificador automático que le será facilitado por el INE para llevar a cabo la codificación de la causa básica de muerte. En los casos en los que la codificación de la causa básica de muerte no se realice automáticamente por el sistema, la Dirección General de Salud Pública llevará a cabo manualmente la selección y codificación de la causa básica de muerte, utilizando para ello toda la información disponible, y la incorporará al correspondiente registro de defunción de la base de datos.

  La Dirección General de Salud Pública podrá realizar tareas de mejora de la calidad de las causas de muerte consultando la información de las historias clínicas o de otras fuentes a las que tenga acceso.

  El plazo para la codificación del fichero mensual de la comunidad autónoma será de dos meses a contar a partir del día en que se encuentre disponible el fichero en la Base de Datos Central de Defunciones.

• c) Actuaciones respecto del fichero mensual de Partos.

  La Dirección General de Salud Pública de la Comunidad de Madrid seleccionará y codificará la causa básica de muerte de los ficheros de partos.

  En el fichero de nacimientos, la Dirección General de Salud Pública adoptará las medidas necesarias para recuperar en los centros sanitarios la información relativa a los nacidos muertos con más de 22 semanas de gestación o 500 gr de peso (Muertes Fetales Tardías) y a los nacidos vivos que hubieran vivido menos de 24 horas incluyendo, adicionalmente, información relativa a la fecha de defunción, tipo de defunción, causa de defunción e información sobre si se realizó autopsia o si el nacido murió antes del parto o durante el trabajo de parto.

• d) Depuración de otras variables no registrales de todos los ficheros.

  Dado que los ficheros de los tres fenómenos demográficos se componen de boletines estadísticos en papel o de información extraída de distintos sistemas (ANDES, certificado médico digital, INFOREG u otros) las variables no registrales tales como la nacionalidad, el nivel de estudios o la ocupación, podrán figurar informadas en unos casos y en otros no.

  El INE y la Dirección General de Economía efectuará procesos de depuración, y asignación de valores a las variables no registrales, excepto las causas de muerte, a partir de otras fuentes, tal como se expone en la cláusula tercera (generación de ficheros anuales).

  El plazo para realizar los trabajos antes mencionados será de dos meses contados a partir del momento en que los correspondientes ficheros mensuales y las imágenes se encuentren disponibles en la base de datos central.

  En el caso de detectarse duplicados, recuperación de información completa o modificación de datos después de finalizar los plazos señalados en el párrafo anterior y, habiendo cargado el fichero con actualizaciones en la aplicación, se deberán hacer las modificaciones directamente en la base de datos central del INE antes de finalizar el mes de junio de t+1 en el caso de matrimonios y partos y septiembre del año t+1 para los ficheros de defunciones.

  En el caso de registros no recogidos en papel, cuya información registral proviene directamente de las bases de datos de los registros civiles, las correcciones se deben circunscribir a la información no registral, salvo que se constate fehacientemente que la información registral es errónea.

  Mientras no esté operativa la aplicación MNPweb para la descarga y envío de ficheros de partos y matrimonios, el envío se realizará mediante acceso seguro acordado con la comunidad y su depuración se enviará en el fichero anual.

Tercera Generación de ficheros anuales definitivos

El INE desarrollará diversos procesos de depuración e imputación a partir de los ficheros generados por la Dirección General de Economía y/o la Dirección General de Salud Pública con el fin de obtener los ficheros anuales definitivos. Los ficheros anuales se formarán con los acontecimientos ocurridos en cada año recibidos durante ese año y los fenómenos que pudieran recibirse con retraso en los ficheros mensuales de hasta los tres primeros meses del año siguiente, si bien se podrán incluir los recibidos en meses posteriores si el desarrollo de los trabajos lo permiten.

Además de la información recogida en los ficheros mensuales, a los ficheros anuales se les incorporará la información no registral que no venga informada en los ficheros mensuales mediante imputación o por enlace con otras fuentes. Así mismo se podrán incorporar otras variables que se puedan obtener a partir del enlace con otras bases de datos estadísticas sobre la población.

Una vez generados los ficheros anuales definitivos para todo el territorio nacional por parte del INE, se facilitarán a Dirección General de Economía los ficheros de los fenómenos demográficos inscritos en su Comunidad Autónoma, así como de los residentes en la Comunidad de Madrid que se hayan producido en las demás comunidades autónomas.

El INE pondrá a disposición de la Dirección General de Economía los ficheros definitivos anuales con una antelación mínima de veinte días respecto de la fecha de publicación de los resultados definitivos. Hasta que se produzca esa publicación, esta información se considera confidencial y no podrá, por tanto, difundirse, tal como se expresa en la cláusula cuarta.

El INE facilitará a la Dirección General de Salud Pública de la Comunidad de Madrid, los ficheros anuales definitivos en las mismas condiciones que a la Dirección General de Economía en las operaciones en las que la Dirección General de Salud Pública participe.

Los diseños de registro de los ficheros definitivos correspondientes a cada una de las estadísticas figuran en el anexo de este convenio.

Cuarta Difusión de resultados

Con independencia de los avances de resultados que pudieran difundirse por parte de estos organismos, cualquier publicación de resultados definitivos tanto por parte del INE como de la Dirección General de Economía y/o de la Dirección General de Salud Pública de la Comunidad de Madrid se realizará a partir de los registros contenidos en los ficheros anuales definitivos mencionados en la cláusula tercera.

El INE anuncia en su página web el día 1 del mes anterior al de publicación la fecha de publicación de resultados definitivos, tanto de la estadística del Movimiento Natural de la Población (MNP) como de Defunciones según la Causa de Muerte. Previamente a esas fechas los datos estarán embargados y ninguna de las partes podrá realizar publicación alguna con resultados definitivos.

En todas las publicaciones editadas por cualquiera de estas instituciones se hará constar la colaboración del Instituto Nacional de Estadística. Igualmente, en las publicaciones de resultados que realice el Instituto Nacional de Estadística se hará constar la colaboración de la Dirección General de Economía y de la Dirección General de Salud Pública.

Quinta Secreto estadístico

El INE, la Dirección General de Economía y la Dirección General de Salud Pública, se responsabilizarán de que la información intercambiada se utilice de forma que la protección de los datos individuales quede totalmente garantizada, estando todo el personal que participe en la operación obligado a preservar el secreto estadístico y demás restricciones que se deriven de la aplicación de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública y la Ley 12/1995, de 21 de abril, de Estadística de la Comunidad de Madrid.

Asimismo, se comprometen a respetar cualquier otra exigencia que se derive de la legislación vigente sobre intercambio de información entre las administraciones públicas y, muy especialmente, en relación con la protección de los datos personales, según lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y en las disposiciones reglamentarias del ordenamiento interno en materia de protección de datos de carácter personal.

Sexta Financiación

La firma del presente convenio no dará lugar a contraprestaciones económicas entre las partes que lo suscriben ni generará ningún gasto.

Séptima Comisión Técnica de Seguimiento

Se crea una Comisión Técnica para el seguimiento y control de este convenio que estará integrada por:

• a) Representantes del INE.

  La persona titular de la Subdirección General de Estadísticas Demográficas o persona en la que delegue.

  La persona titular de la Subdirección General de Estadísticas Sociales o persona en la que delegue.

• b) Representantes de la Comunidad de Madrid.

La persona titular de la Subdirección General de Estadística de la Dirección General de Economía o persona en la que delegue.

La persona titular de la Subdirección General de Vigilancia en Salud Pública de la Dirección General de Salud Pública o persona en la que delegue.

Cualquier discrepancia o controversia que se suscite en la interpretación o ejecución del presente convenio será sometida a la Comisión Técnica de Seguimiento.

La Comisión se reunirá anualmente, o bien cuando lo solicite cualquiera de las partes. La adopción de acuerdos requerirá el consenso de todas las partes.

Después de cada reunión de la Comisión de Seguimiento se levantará el acta correspondiente, que se remitirá electrónicamente a todos los miembros asistentes a las reuniones para que den su conformidad respecto a la misma y poder proceder a su firma.

La Comisión de Seguimiento se sujeta, sin perjuicio de las previsiones específicas contenidas en este convenio, a la regulación de los órganos colegiados contenida en el título preliminar, capítulo II, sección 3.ª, subsección 1.ª de la Ley 40/2015, de 1 de octubre de Régimen Jurídico del Sector Público (artículos 15 al 18).

Octava Jurisdicción

El presente convenio tiene naturaleza administrativa y se regirá por lo dispuesto en las cláusulas del mismo y el título preliminar, capítulo VI de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del sector Público, las restantes normas administrativas que le sean de aplicación y los principios generales del Derecho.

Las controversias sobre la interpretación y ejecución del presente convenio serán resueltas en el seno de la Comisión Técnica de Seguimiento y en el caso de que no fuera posible, será el orden jurisdiccional contencioso-administrativo el competente para resolver las cuestiones litigiosas que pudieran suscitarse entre las partes, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de dicha jurisdicción.

Novena Vigencia

El presente convenio se perfeccionará con el consentimiento de las partes, y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y mantendrá su vigencia por un periodo de cuatro años. Asimismo, se publicará en el «Boletín Oficial del Estado», en el plazo de diez días hábiles desde su formalización, sin perjuicio de su publicación facultativa en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid».

En cualquier momento antes de finalizar su vigencia el convenio se podrá Prorrogar expresamente por un periodo de hasta cuatro años adicionales suscribiendo para ello la correspondiente adenda de prórroga tramitada conforme a los requisitos legalmente establecidos. Transcurridos estos ocho años el convenio quedará extinto y en caso de que se quisiese seguir con los compromisos del mismo será necesario suscribir uno nuevo.

Décima Modificación del convenio

El presente convenio podrá ser modificado por acuerdo de las partes, a propuesta de cualquiera de éstas, mediante la suscripción de la oportuna adenda de modificación, formalizada durante el periodo de vigencia.

Undécima Régimen de extinción y resolución del convenio

El presente convenio, de acuerdo al artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, se extinguirá, teniendo en cuenta que las actuaciones que constituyen su objeto son de carácter continuo, por incurrir en causa de resolución.

Son causas de resolución:

El transcurso del plazo de vigencia sin haberse acordado la prórroga del mismo.

El acuerdo unánime de las partes firmantes.

El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por alguna de las partes firmantes.

Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.

Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en las leyes.

En caso de resolución del convenio por cualquier causa prevista en el mismo o en la Ley, la Comisión Técnica de Seguimiento, fijará el plazo para la finalización de las actuaciones derivadas de este convenio que estén en ejecución, plazo que será improrrogable.

Duodécima Incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos

En caso de que cualquiera de las partes firmantes del presente convenio incumpla las obligaciones y compromisos asumidos, podrá ser requerida por otra u otras de las partes para que en el plazo que se determine en la Comisión Técnica de Seguimiento que se crea en la cláusula séptima, cumpla con las obligaciones y compromisos pendientes. Si transcurrido el plazo persistiera el incumplimiento, la parte o partes que dirigieron el requerimiento notificarán a la parte incumplidora la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.