Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias

Artículo 18 Ingreso y salida de los documentos en los archivos

1. El ingreso de los documentos en los archivos centrales y en el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se realizará de forma ordinaria mediante la transferencia correspondiente.

El ingreso de los documentos en el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias también se podrá realizar de forma extraordinaria por compra, por donación, por depósito o por cualquier otro medio previsto en la legislación.

El ingreso de documentos en los archivos centrales y en el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se anotará en el correspondiente registro de ingreso de documentos y se formalizará, si es ordinario, mediante su correspondiente relación de entrega; y si es extraordinario, por medio de un acta de recepción.

2. La salida de documentos de los archivos centrales y del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, que podrá ser temporal o definitiva, se anotará en el correspondiente registro de salida de documentos.

La salida de documentos de los archivos centrales y del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias será autorizada por el responsable del archivo y se formalizará mediante una relación de entrega, debiendo el órgano solicitante devolver los documentos al término de su utilización.

Artículo 19 Organización de los fondos documentales

La organización de los fondos documentales que forman los archivos del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias requiere la identificación de las series documentales y la clasificación de los documentos. Esta clasificación obedecerá a los criterios de procedencia, funcional y orgánico y se reflejará en el correspondiente cuadro de clasificación.

Artículo 20 Procedimiento de identificación, valoración, expurgo y eliminación

1. Para cada una de las series documentales comunes, se deberá cumplimentar, por el Archivo General, el formulario previsto en el anexo I. En el caso de las series documentales específicas y para cada una de ellas, el formulario previsto en el anexo II será cumplimentado por el archivo central de la Consejería competente en la materia, que lo remitirá al Archivo General.

2. Una vez cumplimentado el formulario en los términos del apartado anterior, el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias elaborará la propuesta de tabla de valoración documental, que será remitida a la Comisión General de Valoración Documental para su aprobación. Cuando se trate de series documentales comunes, con carácter previo a su remisión a la Comisión General de Valoración Documental, será necesario recabar el parecer de todos los archivos centrales.

Las tablas de valoración documental, tras ser aprobadas, serán publicadas en el Boletín Oficial de Canarias.

3. El expurgo y la eliminación física de los documentos de archivo se llevará a cabo de acuerdo con lo previsto en la correspondiente tabla de valoración documental, mediante resolución de cada Secretaría General Técnica u órgano horizontal de coordinación administrativa al que esté adscrito cada archivo central o mediante resolución del órgano de la Consejería competente en materia de archivos al que esté adscrito el Archivo General si se trata de documentos que ya han sido transferidos a éste.

4. Todos los documentos de archivo que sean eliminados quedarán reflejados en la correspondiente acta de eliminación, de la que se dará cuenta a la Comisión General de Valoración Documental.

Artículo 21 Instalación de los documentos

Los documentos se instalarán convenientemente para su correcta conservación y rápida localización, de acuerdo con la normativa técnica de referencia. Tanto en los archivos centrales como en el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, los documentos se guardarán en unidades de instalación homologadas, como también lo serán los elementos de instalación.

Artículo 22 Descripción y difusión de los fondos documentales

1. Los Archivos centrales y el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias elaborarán los instrumentos de descripción adecuados, inventarios e índices, teniendo en cuenta la naturaleza de sus fondos, con el fin de favorecer la pronta localización de cualquier documento para su uso o consulta.

2. Todos los archivos del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias utilizarán aplicaciones informáticas compatibles para garantizar su homogeneidad técnica y el intercambio de la información, sin perjuicio de que, por acuerdo del Gobierno, se implante una aplicación de uso común.

Artículo 23 El acceso a los documentos

1. La finalidad de los archivos es su consulta por parte de las instituciones que los producen y de los ciudadanos en general. Para ello la Administración autonómica asegurará el acceso a los documentos de archivo por medio de la elaboración de los instrumentos de descripción adecuados.

2. La Administración autonómica garantizará el acceso libre y gratuito de todos los ciudadanos a los centros de archivo, sin perjuicio de las restricciones contenidas en la legislación vigente, o por motivos de garantía de conservación de los documentos.

3. Los archivos y colecciones privadas depositadas en el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se regirán por la normativa aplicada a los fondos documentales de carácter público, en cuanto a su acceso.

Artículo 24 Medios personales

1. Todos los centros de archivo del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias estarán dotados del personal suficiente para el desarrollo de sus funciones, y con la cualificación profesional adecuada.

2. Los archivos centrales departamentales y el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias estarán atendidos por personal especializado perteneciente a los Cuerpos Superior Facultativo, Escala de Archiveros, y Facultativo de Técnicos de Grado Medio, Escala de Archiveros Ayudantes, con el apoyo del personal auxiliar y subalterno necesario.

3. Los archivos de oficina serán organizados por el personal administrativo y auxiliar perteneciente a la unidad administrativa respectiva, siguiendo las directrices técnicas del Archivo Central de su Departamento.

4. El personal de los archivos y todo aquel que por razones de tratamiento, conservación o reprografía entren en contacto con los documentos de un archivo estarán obligados a guardar secreto profesional de su contenido.

Artículo 25 Instalaciones adecuadas

1. La Consejería competente en materia de archivos, en colaboración con la Consejería competente en materia de patrimonio, establecerá las características y normas técnicas que deban asumir los inmuebles donde se sitúen los archivos, sus instalaciones generales y ambientales, así como las características de las unidades de instalación donde se ubiquen los fondos documentales del archivo.

2. Todas las instituciones y organismos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias tienen la obligación de poseer unos depósitos para archivo central con las instalaciones necesarias para preservar correctamente los documentos.