Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias

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• INTRODUCCION
• Artículo único.
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Primera Dotación de Archivos Centrales
  • Segunda Modificación del Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia y Justicia
  • Tercera Delegación de competencia de la Comisión General de Valoración Documental
• DISPOSICIÓN DEROGATORIA
  • Única
• DISPOSICIONES FINALES
  • Primera
  • Segunda
• ANEXO
  • REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEPENDIENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS.
    • TÍTULO PRELIMINAR. PRINCIPIOS GENERALES
      • Artículo 1 Objeto
      • Artículo 2 Ámbito de aplicación
      • Artículo 3 Sistema de gestión de los documentos y organización de los archivos
      • Artículo 4 Definiciones
    • TÍTULO I. ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEPENDIENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS
      • CAPÍTULO I. ÓRGANOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEPENDIENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS
        • Artículo 5 Órganos directivos
        • Artículo 6 Órganos consultivos, asesores y técnicos
      • CAPÍTULO II. CENTROS DE ARCHIVO
        • Artículo 7 Clases de centros de archivo
        • Artículo 8 Funcionamiento de los centros de archivo
        • Artículo 9 Archivos de oficina
        • Artículo 10 Archivos centrales
        • Artículo 11 Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias: archivo intermedio
        • Artículo 12 Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias: documentos con valor histórico
      • CAPÍTULO III. LOS ARCHIVOS CENTRALES
        • Artículo 13 Concepto y número
        • Artículo 14 Funciones
      • CAPÍTULO IV. EL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS
        • Artículo 15 Definición
        • Artículo 16 Naturaleza
        • Artículo 17 Funciones
    • TÍTULO II. RÉGIMEN DE LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEPENDIENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS
      • CAPÍTULO I. GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS CENTROS DEL SISTEMA
        • Artículo 18 Ingreso y salida de los documentos en los archivos
        • Artículo 19 Organización de los fondos documentales
        • Artículo 20 Procedimiento de identificación, valoración, expurgo y eliminación
        • Artículo 21 Instalación de los documentos
        • Artículo 22 Descripción y difusión de los fondos documentales
        • Artículo 23 El acceso a los documentos
      • CAPÍTULO II. EL PERSONAL Y MEDIOS DE LOS ARCHIVOS
        • Artículo 24 Medios personales
        • Artículo 25 Instalaciones adecuadas
    • TÍTULO III. PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS
      • Artículo 26 Responsables de los archivos y fondos documentales
      • Artículo 27 Medidas extraordinarias de custodia documental
      • Artículo 28 Prohibición de eliminación de documentos
    • ANEXO I.  FORMULARIO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES COMUNES
    • ANEXO II.  FORMULARIO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES ESPECÍFICAS

Artículo único

Se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en los términos del anexo.

Primera Dotación de Archivos Centrales

Las Consejerías establecerán y dotarán de los medios necesarios para su funcionamiento a los Archivos Centrales, que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento anexo al presente Decreto, se encuadren en su estructura orgánica.

Segunda Modificación del Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia y Justicia

Se modifica el Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia y Justicia, aprobado por Decreto 40/2004, de 30 de marzo, en los siguientes términos:

• 1. Se modifica el artículo 14, que queda redactado del siguiente modo:

  «Artículo 14 Funciones del Consejero en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias

  En materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, corresponde al Consejero la propuesta y ejecución de la política fijada por el Gobierno de Canarias.»

  LE0000200006
• 2. Se modifica el artículo 33, que queda redactado del siguiente modo:

  «Artículo 33 Funciones del Viceconsejero de Administración Pública en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias

  En materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, corresponde al Viceconsejero de Administración Pública:

  • a) El desarrollo general, la coordinación y la supervisión de este sector material.
  • b) El impulso, establecimiento y seguimiento de la metodología única de organización y funcionamiento de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, desde su configuración en las unidades administrativas hasta el general en su fase de archivo intermedio e histórico, en coordinación con la Dirección General competente en materia de telecomunicaciones.»
  LE0000200006
• 3. Se añade un artículo 61 bis, con la siguiente redacción:

  «Artículo 61 bis Funciones de la Inspección General de Servicios en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias

  En materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, corresponden a la Inspección General de Servicios la competencia en relación con el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias con, las siguientes funciones:

  • a) Velar por el cumplimiento de las obligaciones impuestas en la normativa en vigor a los titulares, conservadores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio documental de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
  • b) Establecer los sistemas periódicos de control de fondos y los procedimientos de tratamiento y gestión de los documentos, con objeto de lograr la necesaria normalización de estos procesos en los archivos del Sistema, así como las normas de inspección de los mismos.
  • c) Obligar a depositar los documentos, cuya conservación, seguridad o servicio se encuentren en situación de peligro, en el archivo que se determine hasta que desaparezcan las causas que motivaron dicha situación.
  • d) La recepción y difusión de la información sobre centros de archivo, fuentes documentales y bibliografía de archivos, a través del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
  • e) Elaborar la Propuesta Anual de Formación en materia de archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
  • f) Proponer la celebración de encuentros, reuniones y congresos encaminados a fomentar la formación permanente, la reflexión y el debate sobre temas de interés para los archivos.
  • g) Recoger, analizar y difundir la información de interés para los archivos, los profesionales y los usuarios de los mismos, tanto lo referente a fondos documentales, como a centros de archivo, bibliografía y cualquier otra información.»
  LE0000200006
• 4. Se modifica el artículo 83, que queda redactado del siguiente modo:

  «Artículo 83 Composición y funciones

  1. La Comisión General de Valoración Documental es el órgano colegiado de carácter técnico para el establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su eliminación y/o conservación, y valorar individualmente las series documentales.

  2. Su composición es la siguiente:

  • Presidente: el Inspector General de Servicios.
  • Vicepresidente: el titular de la unidad administrativa competente en materia de Archivo General.

  • Vocales:

    • - Un técnico con competencias en materia de régimen jurídico de la Secretaría General Técnica del Departamento a que correspondan las series documentales a valorar.
    • - Un representante de las unidades administrativas afectadas.
    • - El responsable de los archivos centrales de los documentos a tratar.
    • - Un técnico en archivos adscrito al Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, que actuará como Secretario.

  3. Son funciones de la Comisión General de Valoración Documental de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias:

  • - Aprobar las tablas de valoración documental.
  • - El control y seguimiento de la correcta aplicación de las tablas de valoración documental.»
  LE0000200006

Tercera Delegación de competencia de la Comisión General de Valoración Documental

La Comisión General de Valoración Documental, cuando la acumulación de documentos en los centros de archivo exija una actuación inmediata, podrá delegar en el Archivo General la competencia para aprobar las tablas de valoración documental de las series documentales específicas.

Una vez publicadas las tablas de valoración documental aprobadas por el Archivo General, éste dará cuenta de las mismas a la Comisión General de Valoración Documental.

Única

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en el presente Decreto y, en particular, el Decreto 76/2003, de 12 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

LE0000189024

Primera

Se faculta al Consejero competente en materia de archivos para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo y ejecución de lo establecido en el presente Decreto.

Segunda

El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.