Es evidente el interés de una empresa o una organización por aprovechar el conocimiento de sus miembros al mismo tiempo que se dota de nuevas formas de participación de los mismos y de nuevos instrumentos para lograr nuevas metas en la transparencia de su gestión.
No se debería renunciar a conseguir que los miembros de una organización, o los ciudadanos, no solamente realicen sus actividades cotidianas, sino que, aprovechando su experiencia, su inventiva personal, sus opiniones, etc. podamos utilizar las posibilidades que nos brinda la tecnología para que, de modo sencillo, rápido y fiable, la dirección de la organización, o cualquier empresa pueda enriquecerse con ese valor añadido que sus propios miembros pueden darle.
Frecuentemente se plantea el problema para las empresas y organizaciones de lograr que las personas que integran la misma se sientan como parte propia de la organización y que utilicen todo su conocimiento para favorecer la innovación y el desarrollo continuo de la misma.
Por ello, si la organización tiene una imagen clara de lo que piensan y sienten las personas que la integran, se tendrá una clave valiosa para actuaciones presentes y futuras. Sin embargo muchas organizaciones que despliegan grandes recursos e inversiones para alcanzar la excelencia, se olvidan a veces de algo tan sencillo como es el “preguntar” a sus propios miembros.
Centrándonos en el objeto de nuestro trabajo, es en la confluencia de estos dos elementos de mayor relevancia en el funcionamiento de la empresa -los recursos humanos y la tecnología- donde la empresa necesita no solamente cumplir con los requisitos legalmente establecidos que regulan -o pretenden regular- la utilización de la tecnología en el mundo del derecho laboral, sino que debe también tener en cuenta que esa correcta utilización podrá dar lugar a ventajas competitivas en relación con otras empresas que no la efectúan correctamente.
Como antecedentes podemos mencionar que, hoy en día, los ciudadanos usan la firma electrónica y elementos del gobierno electrónico casi sin saberlo, por ejemplo al cumplimentar la declaración sobre la renta a través de Internet.
Sin embargo, hasta la fecha ha resultado harto complicado establecer sistemas de encuestas o de participación en la organización, a instancia de la propia organización, por cuanto que resulta muy difícil establecer el control exacto de la veracidad de las respuestas, quien participa o no de forma responsable, etc.
Sin embargo, en la actualidad, y mediante mecanismos de firma electrónica, alcanzar ese objetivo puede resultar relativamente sencillo.
Hasta fechas muy recientes no existía un mecanismo específico de comunicación electrónica fehaciente entre la dirección de una organización y sus miembros que tuviese un reconocimiento legal directo y que además resultase independiente de la mera voluntad de una de las partes.
Los sistemas de mensajería interna mediante los cuales los memorandums y otros documentos, circulan a través de las redes informáticas de la organización no pueden considerarse avalados directamente por una norma legal y su fehaciencia o su respaldo legal, -y por ello utilizables como prueba en un proceso judicial- vendrá únicamente derivada de una serie de factores ajenos a una norma jurídica concreta.
La razón de lo anteriormente expuesto es que al tratarse de información que circula por una red informática que es controlada por la organización, no puede evitarse en última instancia la posibilidad de modificar o repudiar por la misma la información que circula por dicha red.
Solamente la utilización de sistemas de firma electrónica avanzada, que posean las notas de integridad, autenticidad y no repudio y resulten conformes con la vigente Ley de Firma Electrónica conllevan el suficiente grado de fehaciencia y tienen capacidad probatoria directa.
Hoy se vienen utilizando certificados digitales que son descargados directamente en el ordenador u otros dispositivos, o bien se efectúa la implantación de tarjetas que contienen un "chip", en el cual se encuentra depositada la clave privada de un sistema de firma electrónica avanzada y que son leídas a través de un lector de tarjetas.
Aun cuando los inconvenientes antes aludidos, se evitan mediante esta utilización de la firma electrónica, incluso en su modalidad avanzada o reconocida, esto tampoco satisface plenamente las necesidades de comunicación dentro de una organización puesto que, en muchos casos, la dirección no puede ofrecer un grado de confidencialidad que garantice el anonimato de quienes dirijan una comunicación cuyo destinatario sea la dirección de la organización.
Confidencialidad equivalente a identidad
Hasta donde conocemos, no se ha tenido en cuenta debidamente que la confidencialidad en las comunicaciones en la organización, en especial en lo relativo a las que se refieren a la Dirección con sus miembros, es tan importante como las comunicaciones en las que si que se conoce con exactitud quienes son los emisores y los receptores de los mensajes.
Hay que tener en cuenta que en una organización existen relaciones jerárquicas y que entran en juego factores en los que la lógica relación de poder impediría una respuesta sincera si no existiera una confidencialidad asegurada.
Por ello solo un procedimiento que se fundamente, exactamente en lo contrario, en ofrecer la posibilidad de que se identifique al emisor como miembro de una organización pero no personalmente, solucionará el problema de la confidencialidad en determinadas comunicaciones sensibles.
Algunos ejemplos de comunicación no identificada
De entre ellos pueden destacarse la remisión de cuestionarios, al objeto de que el trabajador o el miembro de una organización:
Responda con una o varias respuestas ante una cuestión sencilla o múltiple.
Califique una o varias propuestas provenientes de la Dirección de la organización
Remita un mensaje libre de una longitud decidida por la organización, a fin de denunciar hechos, efectuar avisos o propuestas de mejoras organizativas u otras.
Participación en foros y campañas de "voto electrónico" para que el miembro firme con su clave reservada y participe en encuestas permanentes o puntuales sobre temas de interés de la organización. Su utilidad más significativa es que serviría para pulsar la opinión de determinados grupos acerca de temas diversos o bien de personas concretas.
E) La celebración de elecciones por este medio es del interés no solamente de la organización, que vería reducido el absentismo de sus miembros ante este tipo de consultas, ahorrando los costes derivados de acudir a los comicios, sino también de los propios candidatos como ya anteriormente se ha mencionado.
Una propuesta concreta: el proyecto LE-SIG
La tecnología puede utilizarse también a favor de la privacidad y del Derecho Fundamental a la autodeterminación informativa de los componentes de cualquier organización, especialmente cuando esta tiene un carácter jerarquizado.
La tecnología en sí misma tiene un carácter neutral y hemos de luchar para que utilizarla para favorecer los derechos ciudadanos y de los trabajadores sea algo natural y no resulte en ocasiones sorprendente.
La firma electrónica es una de estas tecnologías pero hay que resolver los problemas que plantea la gestión mediante un soporte informático de las comunicaciones internas en el ámbito de empresas y organizaciones, cuando esta se realiza desde una plataforma tecnológica utilizando un medio óptimo como es la firma electrónica.
El proyecto LE-SIG1 se fundamenta en la protección de la confidencialidad y la privacidad como elemento esencial del éxito en la gestión del conocimiento de las mismas.
La razón de lo expuesto es que se trata de un sistema que permite utilizar herramientas basada electrónica para lograr sistemas de comunicación interna que resulten confiables y que, a la vez, den a dichas comunicaciones un valor a la privacidad suficientemente respetuoso con la vigente Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de carácter personal.
Para lograr dicha gestión se establece un sistema de firma electrónica que se basa en una elemental interacción de una doble clave privada de firma electrónica (twofolded signature) que consiste basicamente en una primera clave privada de firma que identifica plenamente al usuario y una segunda clave privada de firma que tiene carácter anónimo pero que sin embargo lo incardina de forma indubitada como miembro de la organización de referencia.
El usuario emitirá sus comunicaciones con carácter identificado o anónimo en función del grado de confidencialidad deseado por el mismo o por la organización en su caso.
Conclusión
Es importante lograr nuevos modelos de gestión de las comunicaciones dentro de las empresas y organizaciones para facilitar la incorporación y la participación de sus componentes en las mismas y aprovechar por las organizaciones toda la potencialidad que sus recursos humanos pueden ofrecer.
El gobierno electrónico de las organizaciones, es un nuevo camino al que habrá de prestarse atención por los agentes sociales y su éxito dependerá de su capacidad de reportar ventajas a cada una de las partes en juego.
Roberto L. Ferrer Serrano.
Abogado.
rlferrer@aralegis.es
Notas
1 Información sobre este proyecto puede encontrarse en la presentación del mismo en el VI Congreso Mundial de Informática Jurídica (Edimburgo 2006) y en la dirección de Internet: http://www.law.ed.ac.uk/ahrb/complaw/docs/oliver.pdf, así como en la página web: www.LE-SIG.es
Dicho proyecto se basa en el trabajo “Sistema de gestión y comunicación por doble firma electrónica” que obtuvo el Primer Premio ZIP de Nuevas Tecnologias de la Diputación Provincial de Zaragoza en 2005
