Uno de los derechos reconocidos en la normativa de protección de datos de carácter personal y a través de los cuales los ciudadanos pueden controlar la información que sobre los mismos detentan los responsables de tratamientos de datos, tanto públicos como privados, es el derecho de cancelación de datos innecesarios. Este derecho de control ciudadano tiene especialidades en lo que respecta al tratamiento de datos en el ámbito policial en relación al ejercicio de este derecho en la forma que se especifica en el artículo 23 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre)ⁱ y que establece que la cancelación de los datos podrá denegarse “en función de los peligros que pudieran derivarse para la defensa del Estado o la seguridad pública, la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando”.

Se trata de una excepción al principio general de cancelación de datos innecesarios previsto igualmente en el artículo anterior (artículo 22) y que es igualmente una norma especial para las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y que establece:

4. Los datos personales registrados con fines policiales se cancelarán cuando no sean necesarios para las averiguaciones que motivaron su almacenamiento.

A estos efectos, se considerará especialmente la edad del afectado y el carácter de los datos almacenados, la necesidad de mantener los datos hasta la conclusión de una investigación o procedimiento concreto, la resolución judicial firme, en especial la absolutoria, el indulto, la rehabilitación y la prescripción de responsabilidad.

Es un claro antecedente a la presente disposición la Recomendación 87 del Comité de Ministros del Consejo de Europa, de 17 de septiembre, sobre utilización de datos personales en el sector policial, cuyo principio 7º de establece la regla según la cual los datos personales recogidos con fines de seguridad pública deben de ser cancelados una vez que ya no sean necesarios para tales fines. A su vez, esta disposición ofrece algunos criterios orientativos que permiten decidir la procedencia de la cancelación y que coinciden con los dispuestos por el artículo 22.4 Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre)ⁱⁱ.

A fin de establecer criterios para la aplicación del cumplimiento de la obligación de cancelar datos innecesarios el Ministerio del Interior ha establecido unos parámetros de actuación que reproducimosⁱⁱⁱ:

• Se considerarán antecedentes desfavorables de carácter policial los derivados de hechos tipificados en el vigente Código Penal como delitos o faltas, y que hayan dado origen a la instrucción de diligencias remitidas a la Autoridad Judicial.
• Estos antecedentes serán susceptibles de cancelación y/o anulación, con arreglo a las siguientes normas:
  • Cancelación de oficio: Se tendrán en cuenta los plazos de prescripción de responsabilidad penal establecidos en el Código Penal. 
  • Cancelación a instancia de parte: Se decretará en aquellos casos en que la Autoridad Judicial dicte sentencia condenatoria contra el solicitante, siendo preceptiva para llevarse a efecto, la previa cancelación de los antecedentes penales derivados de dicha sentencia, en el Registro Central de Penados y Rebeldes del Ministerio de Justicia.
  • Anulación: Procederá en todos los casos en los que la resolución adoptada por la Autoridad Judicial sea de absolución, sobreseimiento o archivo.
    Asimismo se decretará la anulación en los casos en que, aun siendo la sentencia judicial condenatoria, hayan transcurrido cinco años, a contar desde la fecha de remisión definitiva de la pena impuesta, sin que se hayan incorporado nuevos datos desfavorables al expediente personal del solicitante.
    Se denegará la cancelación, aun cumplimentados los trámites establecidos en los párrafos anteriores, cuando el certificado de antecedentes penales no es negativo o esté pendiente de juicio, cuando el solicitante se encuentre cumpliendo el plazo de suspensión de condena impuesta por la Autoridad Judicial o tenga otras responsabilidades pendientes, judiciales o administrativas, cuando tenga antecedentes policiales sin cancelar en alguno de los ficheros de cualquier Fuerza o Cuerpo de Seguridad o en virtud de las excepciones del artículo 23 de la Ley Orgánica 15/1999. En la comunicación al interesado, se hará constar los motivos por los que se le deniega, recursos y plazos que le asisten según la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.>

…/…

• Para el ejercicio de los derechos enumerados anteriormente, al amparo de la Ley Orgánica 15/1999 y el Real Decreto que la desarrolla, necesitan invocar en su solicitud el fichero o ficheros sobre los que se ejercerá el derecho o derechos, dado que el Archivo Central de la Policía sólo gestiona competencias sobre el denominado "PERPOL" PERSONAS DE INTERÉS POLICIAL. Sólo cuando se refiere a este fichero, la instancia deberá ser presentada en las Comisarías, Registros del Cuerpo Nacional de Policía o en el aludido Archivo, al que las remitirán las anteriores dependencias si las recibieran.
• En el Cuerpo de la Guardia Civil estos antecedentes se recogen en el fichero "INTPOL", y la instancia o solicitud se dirigirá a la Unidad Técnica de Policía Judicial, de la Guardia Civil.

Creemos muy positivo que el Ministerio del Interior haga públicos los criterios para proceder a la cancelación de los datos personales. Desde nuestro punto de vista y como aportación nos gustaría remarcar la cancelación de los datos personales instada o no por el interesado deberá efectuarse de oficio independientemente de que se traten o no de antecedentes favorables o desfavorables, ya que se trata de una distinción que la ley no contempla.

También nos gustaría indicar que, en realidad, la distinción entre cancelación y anulación no resulta de la normativa de protección de datos de carácter personal y en realidad propicia la confusión en este ámbito.

En realidad lo correcto es cancelar aquellos datos que no son necesarios, entendido esto dentro de la excepción a la norma general (Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre) que supone el artículo 23, y ello independientemente de que se trate de datos desfavorables o no. Hay que recordar que el bien jurídico protegido no es la intimidad, sino la privacidad, es decir que se esta tratando un concepto jurídico más amplio que el de los datos íntimos y por tanto cualquier dato personal que resulte innecesario, por no encontrarse dentro de la excepción del artículo 23 debe ser cancelado, incluso de oficio.

No debe de olvidarse el criterio de la Agencia Española de Protección de Datos en un supuesto especial, el sobreseimiento provisional de actuaciones contra un ciudadano adoptado en resolución firme.

En este caso la Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos nº759/2005 declaró la existencia de una infracción grave por parte de la Dirección General de la Policía indicando:

“…respecto al fondo de la cuestión, cabe señalar que la DGP contestó al reclamante que no procedía la cancelación solicitada en tanto en cuanto no se cancelaran sus antecedentes existentes en el Registro Central de Penados y Rebeldes derivados de la causa nº ##/####. Ha quedado acreditado en el presente procedimiento de Tutela de Derechos que la pena impuesta al reclamante fue declarada prescrita mediante auto dictado en fecha DÍA 0A por la Sección 2ª, de la Audiencia Provincial de (...........), motivo por el cual sus antecedentes penales deberán ser cancelados, y en consecuencia también sus antecedentes policiales por cuanto ya no son necesarios para las averiguaciones que motivaron su almacenamiento, razón por la cual procede estimar el presente procedimiento de Tutela de Derechos.”

Por otra parte hay también que indicar que los criterios para acceder a la cancelación son razonables, si bien lo más importante es que existan como tales criterios de tal forma que cualquier ciudadano pueda conocer los mismos.

Cosa distinta es la previsión indicada al final –requiriendo que el administrado indique el fichero concreto sobre el que se ejerza el derecho de cancelación- ya que entendemos que impone a los ciudadanos unas limitaciones que son contrarias a los principios proclamados en la Ley 30/92 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, ya que estos no tienen que conocer nada más que la Administración dispone de datos personales que se han de cancelar para lo cual podrá dirigirse a la Administración en la forma que establece la ya mencionada norma, sin sujeción a forma especial y sin que precise conocer la denominación formal de los ficheros en que estos datos se contienen ni la autoridad que los gestiona.

Finalmente queremos también recordar la Resolución 897/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos que estimó la reclamación de Tutela de Derechos de un ciudadano ante la Dirección General de la Policía y Guardia Civil indicando:

“La GUARDIA CIVIL alega que el almacenamiento de Diligencias Policiales en una base de datos de “delincuencia” constituye una información necesaria e irrenunciable para la investigación criminal, que los datos sobre antecedentes policiales registrados en la base de datos “INTPOL” de la Guardia Civil no está limitada por la conclusión de una investigación concreta y que su cancelación estará regida por otros criterios como los recogidos en el artículo 22.4 de la LOPD. Sin embargo, este planteamiento es contrario a lo establecido en las normas reseñadas, incluido el artículo 22.4 citado por aquella entidad, que vincula expresamente la cancelación de los datos que figuran en ficheros de las Fuerzas y cuerpos de Seguridad a “la conclusión de una investigación o procedimiento concreto”.

En el ámbito internacional la cancelación de datos se regula en el Convenio Schengen y por el que todo sujeto podrá ejercitarla directamente en iguales condiciones que los ciudadanos nacionales, indicándose en el Convenio, que los derechos de acceso, rectificación o cancelación puedan ejercitarse indirectamente a través de la autoridad nacional de control. Para ello se ha dispuesto en el artículo 114.2 del Convenio la posibilidad de que el afectado se acoja al derecho de solicitar de ésta la comprobación de los datos y de sus usos por parte del SIS (Schengen). Una vez alcanzado el acceso indirecto, los derechos de rectificación o cancelación podrán ser instalados igualmente por dicha autoridad ^iv.

En concreto el convenio indica:

“Toda persona tendrá derecho a solicitar a las autoridades de control que comprueben los datos referentes a ella integrados en el Sistema de Información de Schengen, así como el uso que se haga de dichos datos. Este derecho estará regulado por el Derecho nacional de la Parte contratante ante la que se presente la solicitud. Si los datos hubieran sido integrados por otra Parte contratante, el control se realizará en estrecha colaboración con la autoridad de control de dicha Parte contratante.”

Roberto Ferrer Serrano
Abogado, socio de Aralegis
rlferrer@aralegis.es