Entrevistamos a José Medina, VP y CTO de Wolters Kluwer España, que nos da las claves para que un despacho afronte la transición digital incorporando soluciones tecnológicas que mejoren su productividad, su comunicación con el cliente y le ofrezcan nuevas oportunidades de negocio.
¿Qué aporta la transformación digital al abogado?
La transformación digital no es un destino en sí mismo, es más bien un cambio de paradigma, que hay que abordar con mente abierta y capacidad de cambio. Se trata de un cambio en los procesos internos del despacho para mejorar la productividad, ofrecer nuevas oportunidades de negocio y ayudar a mejorar la experiencia del cliente al innovar en la forma de contactar y tratar con él.
¿Cómo abordar la transformación digital en el despacho?
Es fundamental entender la transformación digital como un proceso de cambio continuo en evolución constante, y como tal hay que abordarla con un proyecto, con un plan de acción. Hay que seleccionar cuáles son los procesos que queremos cambiar, las prioridades y elegir qué herramientas queremos introducir en el despacho. Para ello, es muy importante contar con una buena infraestructura tecnológica y un buen soporte técnico que nos ayude a introducir estas herramientas, y que nos acompañe en el cambio.
¿Qué necesidades de los abogados podrían suplirse y optimizarse con soluciones tecnológicas?
La transformación digital no es algo que ocurre de la noche a la mañana. Hay que cambiar la forma de pensar y actuar, así como la forma de comunicarse con clientes y proveedores. A partir de ahí, podemos decir que todos los procesos de un despacho son susceptibles de ser mejorados mediante la introducción de tecnología, así que hay que decidir cuáles son las prioridades de la organización.
En particular, las nuevas tecnologías pueden optimizar todos los procesos que tienen que ver con la relación con el cliente, también aquéllos que sean colaborativos entre los abogados del mismo despacho y entre abogados y clientes, los relacionados con la organización de nuestros propios procesos o los referidos al acceso y la gestión de la información. En definitiva, la incorporación de nuevas herramientas puede ayudar en muchos de los procesos que pueden plantearse en el día a día de un despacho.
¿En qué áreas del despacho debería haber mayor inversión tecnológica?
Depende de la situación de madurez de cada despacho y del tipo de procesos y gestiones que se hagan en él. Pero, en cualquier caso, hay una serie de aspectos con una importancia destacada para los despachos en esta etapa en la que la tecnología es clave. La securización de la actividad y la información crítica del despacho es fundamental, así como, el acceso al conocimiento, a las fuentes de información tanto oficiales como de autor, que ayuden a agilizar nuestros procesos internos.
Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de invertir en nuevas tecnologías es que éstas permitan al despacho asegurar la continuidad del negocio e incluso encontrar nuevos nichos de actividad. Y por supuesto, focalizar la inversión digital en las tareas más repetitivas y con menor valor añadido, para que los profesionales puedan centrarse en aquello a lo que realmente aporta valor al despacho, al negocio y al cliente.
¿Están las firmas legales preparadas para poner en marcha estas nuevas tecnologías?
Desde el punto de vista de los costes, el acceso a las nuevas tecnologías puede resultar muy caro. Encontrar perfiles técnicos con todos los conocimientos necesarios para poner en marcha una transformación digital es difícil, ya que hay mucha competencia en este mercado. Con lo cual, resulta muy recomendable contar con partners que nos ayuden en este proceso de cambio ya que en muchos casos no se justifica tener ciertos costes internos. En este sentido, hay empresas que ofrecen paquetes tecnológicos a precios competitivos que permiten, con un coste más asumible, poder ir transformando ciertos aspectos del despacho.
¿Qué aplicaciones tendrá inteligencia artificial en el sector de la abogacía?
Hoy en día, hay aplicaciones muy avanzadas, que usan tecnologías como la Inteligencia Artificial o el BlockChain, y que aportan soluciones muy sofisticadas para mejorar procesos muy concretos. Pero, el proceso de transformación digital empieza por algo mucho más básico, como es cambiar los procesos diarios, incorporando soluciones más sencillas.
No es necesario introducir Inteligencia Artificial para conseguir transformar el despacho. Hay que entender la transformación digital como un proceso de reorganización del modelo de trabajo. Para empezar, habrá que plantear nuevas formas de trabajar y de incorporar y asimilar en nuestros procesos: nuevas herramientas, soluciones y metodologías de funcionamiento, que vayan cambiando poco a poco la forma en la que hacemos nuestro trabajo diario. Después vendrá la posibilidad de introducir tecnologías más sofisticadas, pero primero tenemos que optimizar nuestros procesos del día a día.
¿Cómo valora el Proyecto “Abogacía Digital ICAM”?
El proyecto Abogacía Digital ICAM, sienta las bases para abordar desde abajo un proceso de transformación en el despacho. Una de sus principales ventajas es que reduce las barreras de acceso a la tecnología, proporcionando un equipamiento técnico muy potente y actualizado. También, simplifica los procesos de mantenimiento y atención a incidencias que siempre son muy tediosos y complejos y requieren recursos muy específicos, a través de un servicio de atención al usuario y resolución de incidencias muy especializado. Además, da acceso a las soluciones de gestión del conocimiento de Wolters Kluwer, las más potentes del mercado, como por ejemplo la base de datos DataLEY con información relevante de las fuentes oficiales necesaria en el día a día del abogado de una forma muy ágil y muy rápida, y contenidos de consulta servidos a través de nuestra plataforma Smarteca. Todo ello, permite al despacho sin hacer un gran desembolso de dinero y sin necesidad de contratar especialistas técnicos con conocimiento especifico de todas las tecnologías, que al final arrastran costes altos.
