Aunque desde el punto de vista tecnológico LexNET pudiera asimilarse a un correo electrónico, las consecuencias añadidas a este sistema no tienen en cuenta las necesidades y el sistema de organización y funcionamiento de las Fiscalías, en el que su utilización tiene unas implicaciones mucho más profundas.

Y si bien el Ministerio de Justicia ha ido incorporando diversas soluciones tecnológicas, estas constituyen “soluciones tecnológicas aisladas que no responden a un proyecto global sino a la necesidad de sumar a las Fiscalías a un diseño que previamente ha obviado sus características, funciones, organización y necesidades. Por ello, generan en su aplicación diaria ineficiencia, retraso e inseguridad.”

Así lo manifiesta la Fiscalía General del Estado en un “Informe de evaluación del sistema de comunicaciones electrónicas en la fiscalía”, hecho público hoy por el diario El País.

Las peticiones de la Fiscalía

Según el informe, “dado el importante volumen de notificaciones que se reciben diariamente en las Fiscalías desde todas las instancias y órdenes jurisdiccionales”, que iba a imponer un nuevo modelo organizativo, la Fiscalía planteó desde el primer momento la necesidad de que el nuevo sistema permitiera:

1. Identificar al Ministerio Fiscal como órgano tanto receptor como emisor de actos de comunicación. 

2. La gestión interna de las notificaciones y escritos que se reciben y emiten por las fiscalías, integrándose con los sistemas de gestión procesal de la Fiscalía. 

3. Digitalizar en su integridad el expediente judicial, con garantía de la autenticidad (firma) de la resolución que se notifica. En otro caso sería necesario solicitar la remisión del expediente en papel para el despacho del trámite.

4. Acceder al expediente a través de un visor documental ordenado e indexado, con cabeceras de los acontecimientos suficientemente descriptivos de su contenido, que arrancara desde el propio sistema Lexnet, incorporara marcas digitales y fuera editable.

5. Además, el sistema de comunicaciones telemáticas debía incorporar: a) buzones independientes por órdenes jurisdiccionales evitando la recepción indiscriminada en un único buzón de todas las notificaciones; b) las cabeceras de los correos ser lo suficientemente descriptivas del contenido de la resolución; c) incorporar marcas digitales para priorizar causas urgentes y/o preferentes; d) poder incorporar una agenda de plazos que alerte de los transcursos de plazo y poder previsualizar su contenido y, e) habilitarse la opción de segundo y tercer nivel de subcarpetas para lograr dotar de mayor estructura al sistema.

6. Acceso on line desde cualquier lugar al sistema LexNET, expediente electrónico y gestor documental.

7. Fijar un límite máximo de notificaciones diarias: para la adecuada gestión del importante volumen de notificaciones diarias recibidas consecuencia de las concentraciones y envíos masivos que realizan las oficinas judiciales.

Necesidad de una implantación progresiva

La adaptación de las fiscalías a este nuevo sistema recomendaba, según el informe, una implantación progresiva “que permitiera valorar su impacto y resolver las incidencias que pudieran producirse, garantizando de esta forma el éxito de la implantación”.

Principales carencias del nuevo sistema

El informe identifica como principales carencias:

1. La necesidad de tener que operar hasta con seis aplicaciones distintas que no se encuentran integradas entre sí, lo que obliga a constantes entradas y salidas de las distintas aplicaciones, a la continua introducción de datos del procedimiento y a descargas “en local” de los documentos notificados e informes emitidos.

Por ello la fiscalía considera inaplazable la integración de estas aplicaciones y, fundamentalmente de LexNET con Fortuny (sistema de gestión procesal de la Fiscalía para el registro de entrada y salida del trámite notificado y elaboración de informes) es una necesidad inaplazable que sin duda contribuirá a agilizar la tramitación de los asuntos.

2. Además, respecto del sistema de notificaciones LexNET, exclusivamente considerado, en la actualidad: a) únicamente existe un buzón genérico por Fiscalía; b) las cabeceras no son lo suficientemente descriptivas de la tarea a desarrollar por el Fiscal y no es posible la previsualización; c) no está implementado el check de “urgente” y, d) no se contempla la implantación de una agenda de plazos.

Todo ello obliga al personal de la oficina a efectuar un ejercicio previo de discriminación e identificación de las resoluciones notificadas y de discernimiento de si el traslado es una simple notificación, requiere de informe o de especial atención por su urgencia, preferencia o sujeción a plazo.

La conclusión de la Fiscalía

Como resumen de esta situación, el informe destaca que, “la excesiva lentitud del sistema, sus constantes caídas, la reiterativa petición de usuario y contraseña, las obligadas salidas del sistema para volver a reiniciarlo, el ingente volumen de notificaciones recibidas en asuntos en los que la Fiscalía no es parte, las pérdidas temporales de notificaciones recibidas, los avisos de rechazos de escritos de trámite dos días después de su remisión, la imposibilidad de controlar y visualizar la entidad del expediente, la ausencia de firma de las resoluciones judiciales que se notifican, así como la insuficiente formación recibida y la imposibilidad de haberse familiarizado con el sistema entre otras, están generando en las Fiscalías tal ineficiencia, inseguridad e incremento de la carga tanto administrativa como en el despacho de asuntos, que obliga a replantearse su mantenimiento y/o extensión a un orden jurisdiccional como el penal en el que por su trascendencia y volumen el impacto de su implementación resulta mucho más gravoso.”

Por ello, concluye, es necesario que por parte del Ministerio de Justicia se dé respuesta a la situación descrita mediante una solución integral que permita avanzar en su implantación.

Desmentido de la Fiscalía

Después de la publicación en El País, el pasado domingo, de una noticia titulada “Dura crítica de la fiscal del Estado a un plan estrella del Gobierno”, que anticipaba, sin reproducirlo, el contenido del informe, la FGE hizo pública una nota en la que lamentaba "la filtración y presentación como "carta" al Ministro de Justicia de lo que, en realidad, es sólo un informe de seguimiento periódico sobre el estado, avance e incidencias del grado de implantación del sistema de comunicaciones electrónicas en algunas de las Fiscalías en las que se prueba y aplica parcialmente el sistema Lexnet."

Además, aclaraba que dicho informe de seguimiento, "se refiere, exclusivamente, a la evolución diaria de la implantación de Lexnet en las Fiscalías y en modo alguno cuestiona en su conjunto el sistema electrónico de comunicaciones judiciales que se considera imprescindible para garantizar la modernización y eficacia de la Administración de Justicia. Tampoco cuestiona de ningún modo la necesidad de aplicar las nuevas tecnologías a los procesos internos de negocio de las Fiscalías."

Y concuye reiterahndo “su compromiso con el uso y generalización de las nuevas tecnologías y su voluntad de asumir los cambios estructurales y organizativos que sean precisos para adaptar el funcionamiento de las Fiscalías a las nuevas realidades, pero manteniendo siempre el correcto ejercicio de las funciones constitucionalmente encomendadas al Ministerio Fiscal en defensa de la legalidad, los derechos de los ciudadanos y el interés público, que exige la idoneidad de los medios proporcionados por las Administraciones.”

Por su parte, El País, en su noticia de hoy, sale al paso de este desmentido con la publicación del documento de la Fiscalía que hemos extractado.