Atención norma derogada, ver regulación posterior

Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears

Artículo 1 Objeto y principios de actuación

1. Constituyen el objeto de esta ley:

• a) El establecimiento de los criterios necesarios para la planificación, la creación, la organización, el funcionamiento y la coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y de sus subsistemas archivísticos, que estará presidido por los principios de coordinación y de colaboración entre las administraciones públicas.
• b) El impulso de la gestión y la garantía de la preservación del patrimonio documental de las Illes Balears, público y privado, de acuerdo con sus valores, para el servicio de los intereses generales.
• c) El establecimiento, respecto del patrimonio documental, de los derechos y los deberes de quienes son titulares y de la ciudadanía.

2. Todas las administraciones públicas están obligadas a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley.

3. Las administraciones públicas tienen que promover y garantizar que el tratamiento de la documentación y, por lo tanto, la gestión documental, la preservación y la difusión de los documentos, cumplan la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios y las usuarias.

4. Las administraciones públicas tienen que promover de una manera activa el uso de las nuevas tecnologías en el tratamiento de los archivos y documentos, como instrumentos para mejorar su gestión, conservación, servicio y difusión.

Artículo 2 Definiciones

A efectos de esta ley se entiende por:

• a) Documento: cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, incluidos los mecanismos magnéticos e informáticos. Quedan excluidos los ejemplares no originales de ediciones, como las obras de creación y de investigación editadas, o los que sean considerados exclusivamente patrimonio bibliográfico.
• b) Documentación en fase activa: aquélla que una unidad administrativa tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.
• c) Documentación en fase semiactiva: aquélla que, una vez concluida la tramitación administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual por la unidad que la ha generado en su actividad.
• d) Documentación inactiva o histórica: aquélla que, una vez concluida la vigencia administrativa, posee valores primordialmente de carácter informativo o cultural.
• e) Fondo documental o archivo: conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia, y que son puestos al servicio del mismo productor, de la información y de la investigación.
• f) Colección documental: Conjunto artificial de documentos, de igual o diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.
• g) Archivo o centro de archivo: institución donde se reúnen, se conservan, se organizan, se describen y se difunden los fondos documentales y las colecciones según el enunciado del apartado a) de este artículo, para el servicio de las instituciones productoras, la información a la ciudadanía, la investigación y la cultura.
• h) Gestión documental: conjunto de operaciones y técnicas basadas en el análisis de la producción, la tramitación y la valoración de los documentos, que se destinan a la planificación, al control, al uso, a la conservación y a la eliminación o a la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una eficaz y rentable gestión.
• i) Evaluación: análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada documento que determina los plazos de transferencia, el acceso y la conservación o la eliminación, total o parcial.
• j) Sistema archivístico: conjunto de órganos y normas de las administraciones públicas y de subsistemas archivísticos con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación.
• k) Subsistema archivístico: conjunto de órganos, normas y centros de archivo que participan en la dirección, el seguimiento, la coordinación y la inspección de los programas para la conservación, la descripción y la difusión del patrimonio documental.
• l) Patrimonio documental: todos los documentos, reunidos o no en archivos, que de acuerdo con lo que dispone dicha ley se considera que forman parte de él.

Artículo 3 Ámbito de aplicación

1. Esta ley es de aplicación a los archivos cuya titularidad corresponde a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, a las administraciones de los consejos insulares y a las de los ayuntamientos, y a otros entes locales radicados en la comunidad autónoma de las Illes Balears.

2. En lo que concierne a los archivos de titularidad estatal, cuya gestión está encomendada a la comunidad autónoma de las Illes Balears, esta ley es aplicable a todo aquello que le permita la normativa que le es propia.

3. Esta ley también es de aplicación a los documentos y archivos de titularidad pública de las Illes Balears, y a los documentos y archivos privados que integran o puedan integrar el patrimonio documental de las Illes Balears.

Artículo 4 El censo de archivos y documentos de las Illes Balears

1. El censo de archivos y documentos de las Illes Balears es el documento que incluye para cada centro de archivo, fondo documental o colección los datos relativos a la situación física, a la composición, a la evaluación, a la organización, a la descripción, al estado de conservación y a las condiciones de seguridad.

2. Cada consejo insular confeccionará el censo correspondiente a su ámbito territorial.

3. Todas las instituciones, personas físicas y jurídicas que sean propietarias, poseedoras o responsables de la custodia y la conservación de centros de archivo, fondos documentales o colecciones documentales a que se refiere esta ley, están obligadas a cooperar y a facilitar los datos correspondientes para la confección y la actualización del censo de archivos y documentos de las Illes Balears.