Es común que empresas que gestionan en su día a día datos sensibles de clientes finales, como información financiera o médica, exijan a sus empleados una disciplina de papel cero. Así evitan que datos ultrapersonales queden a la vista de miradas intrusas en la oficina. Sin embargo, la empresa no puede, bajo este pretexto, prohibir el reparto de documentos sindicales entre los empleados, ya que limitan un derecho fundamental sin justificación suficiente.
Así lo ha dictado la Sala de lo Social del Tribunal Supremo, en una reciente sentencia de 25 de noviembre de 2020 (1033/2020). Se trata del caso de una empresa de Contact Center a cuyos empleados les fue prohibido pasarse información sindical en papel. El motivo esgrimido por la empresa fue que había que proteger los datos de los clientes con rigurosas política de "escritorios limpios".
Aunque una empresa dedicada al sector de Contact Center deba adoptar especiales medidas en relación a determinados datos personales de especial sensibilidad -información financiera de clientes finales, información médica, o de otro tipo-, la medida adoptada, concluye el Tribunal Supremo, no resulta proporcionada.
El Tribnal no se explica en qué puede afectar a la seguridad de los datos personales almacenados en la empresa estos documentos. La simple introducción de dichos informes o comunicados, sin posibilidad de consignar o escribir nada en el papel, dado que están prohibidos los bolígrafos u otro medio de escritura, resulta una acción inocua, por lo que la prohibición no es una medida idónea.
Hay otras opciones menos gravosas
Tampoco cumple la medida el juicio de necesariedad, - consistente en determinar que no existe otra medida más moderada para la consecución de tal propósito con igual eficacia-, y ello porque no consta probado que se hubiera producido una vulneración del derecho de protección de datos por la difusión de comunicados o informaciones sindicales en formato papel, o que por tales actuaciones se haya generado un riesgo de que se produzca dicha vulneración.
Y no supera la medida el juicio de ponderación, - consistente en constatar si de la medida se derivan más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto-, nuevamente porque no consta probada vulneración alguna del derecho de protección de datos por la difusión de comunicados o informaciones sindicales en formato papel; como tampoco el riesgo de que se produzca.
E incluso añade el Supremo un argumento más, y es que la empresa no ha facilitado a los representantes de los trabajadores un sistema digital fiable, eficaz y seguro para que puedan repartir comunicados e información sindical a las personas trabajadoras.
Y todo ello sin olvidar que la protección de los datos personales de los clientes y usuarios se logra a través del sistema de roles muy sofisticado que tiene establecido la empresa, que se integra por "usuarios de la información"; "managers y equipos de supervisión", que aseguran el cumplimiento por los usuarios de las políticas de seguridad, al igual que los "propietarios de la información", asistidos por los "custodios de la información", "responsables de seguridad", u otros, contenidos en protocolos de seguridad tendentes a garantizar la seguridad de los datos personales gestionados por la compañía.
Por todo ello el Supremo concluye que una empresa, aunque trate datos personales de sus clientes y usuarios y pese a su obligación de garantizar su protección, no puede, en aras del cumplimiento de esta obligación, prohibir a los representantes de los trabajadores repartir comunicados e información sindicales en la sala de operaciones o plataforma en formato papel.
