Hoy 7 de julio se cumple el plazo de cinco años establecido por la disposición adicional segunda de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, para que las administraciones públicas con competencias en Justicia doten a las oficinas judiciales de los medios necesarios para la tramitación electrónica de los procedimientos.

Este proyecto de Expediente Judicial Electrónico constituye uno de los ejes principales del proceso modernizador de la Administración de Justicia, que tuvo un hito el 1 de enero de 2016 con la implementación de Lexnet. La consecución del objetivo"papel 0" se iniciaba así con una plataforma de intercambio seguro de información entre los órganos judiciales y una gran diversidad de operadores jurídicos.

El Ministerio de Justicia comenzó con un proyecto piloto en la Diputación de Cáceres, y ha subrayado que la implantación de esta herramienta se ha ido haciendo de forma "gradual" por todo el territorio español.

Implantación en todas las capitales de provincia

Desde el Ministerio se ha insistido en que "todas las capitales de provincias y principales sedes de Justicia" están tramitando a día hoy de forma electrónica. Precisamente, según ha dicho, "el 65% de los procedimientos judiciales se hacen de forma digital".

De este modo, ha contestado al sindicato Comisiones Obreras que ha denunciado este miércoles que Justicia y las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en esta materia no han dotado de los medios necesarios para la implantación de las nuevas tecnologías y, por tanto, no cumplirán el plazo fijado por dicha normativa, que vence este jueves 7 de julio.

Según el sindicato, pese a haberse cumplido el plazo legal, sólo Cantabria y Navarra podrán hacer uso del expediente judicial electrónico.

"Justicia digital"

Según el ministerio de Justicia, para afrontar este mandato, el Departamento tiene disponible desde el pasado 22 febrero de 2016 la solución Justicia digital, que consiste en dotar a las sedes judiciales de las comunidades autónomas gestionadas por el Ministerio de los medios necesarios para que el proceso judicial sea digital. Estas sedes cuentan con un sistema de tramitación en el que las comunicaciones (demandas, escritos, notificaciones y expedientes administrativos), firma, visionado y consulta de documentos y archivos, es íntegramente digital, de manera que se ha eliminado el papel del proceso y se han otorgado mayores garantías a todos los actos jurídicos.

Esta implantación comenzó en la sede de Cáceres y a fecha de hoy las sedes de las capitales de provincia y localidades más importantes de la Región de Murcia, Baleares, Castilla La-Mancha, Castilla y León, Extremadura, Ceuta y Melilla trabajan íntegramente en formato digital con el expediente judicial electrónico, lo que supone un 68% de los juzgados bajo competencia del Ministerio que alcanzan el 65% de los procedimientos del mismo.

Según informa el departamento, gracias a este sistema el 70% de los escritos se presenta electrónicamente, el número de documentos con firma digital asciende ya a 472.707, se han visualizado 126.370 expedientes en formato electrónico y el 90% de los juzgados disponen de la herramienta que les permite recibir de forma telemática los expedientes de las administraciones públicas. Para ello se ha dado formación a más de 3.700 usuarios del ámbito de competencia del Ministerio entre jueces, letrados de la Administración de Justicia y funcionarios que diariamente están trabajando en formato digital en los juzgados con estas herramientas.

La segunda fase de la implantación hará que en los próximos meses el resto de oficinas judiciales y las fiscalías del ámbito competencial del Ministerio tramiten los procedimientos íntegramente en modo digital. El proceso culminará con la entrada en vigor del siguiente hito marcado por la ley 42/2015 de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que obliga al resto de operadores que se comunican con la Justicia (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, centros sanitarios, policías locales, instituciones penitenciarias, etc.) a hacerlo de manera electrónica a partir del 1 enero del próximo año.

Además, a través del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) el Ministerio de Justicia se ha coordinado con las diferentes comunidades autónomas con competencias en la materia, a las que ha facilitado las herramientas de que dispone para implantar la Justicia digital. Asimismo, las ha dotado de un fondo adicional de seis millones de euros para apoyar sus políticas de modernización tecnológica de la Justicia. 

Seis meses de comunicaciones electrónicas

Desde el 1 enero al 30 junio de 2016 se han practicado de forma electrónica alrededor de 38 millones de comunicaciones, de las cuales  32.972.922 son notificaciones, lo que supone un 22% más que en el mismo periodo del año anterior; 3.945.583 escritos de trámite, un 219% más que en las mismas fechas de 2015; y 802.277 demandas, un 541% más que en el mismo periodo del pasado ejercicio.

Este sistema de comunicación ha logrado reducir los tiempos dedicados a las actividades que tienen que ver con la presentación y notificación de documentos de 60 días a 19 en los juicios ordinarios. Además se han logrado ahorros de costes en desplazamientos, tiempo y papel por un importe de 258.908.250 euros y se ha mejorado la accesibilidad a la Justicia al haber aumentado un 444% las demandas puestas en día festivo y un 586% las puestas en horario de tarde y noche.

A estas iniciativas se unen otras igualmente beneficiosas para los ciudadanos como la comunicación electrónica de nacimientos a los registros civiles desde los centros sanitarios y la subasta judicial electrónica. Todas ellas, apuestas del Ministerio por una Justicia digital, abierta e innovadora.

¿Qué supone la puesta en marcha de sistema del Expediente Judicial Electrónico?

Fundamentalmente supone un cambio de modelo: el expediente deja de ser un conjunto de papeles que se traslada y pasa a ser un conjunto de información en formato electrónico, accesible para todos los intervinientes y donde los procesos de tramitación toman un papel protagonista.

La Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia fija en su Título IV las condiciones para hacer posible la íntegra tramitación electrónica de los procedimientos judiciales. Por su parte, el Capítulo II del mismo Título  define y regula el Expediente Judicial Electrónico, heredero digital de los expedientes en papel que tradicionalmente han constituido el decorado de nuestros juzgados y tribunales.

Desde el Ministerio, se señala que la puesta en marcha del nuevo sistema implica:

- La definición de un mapa documental: la forma gráfica de representar los recursos de información que hay en una organización y las interrelaciones entre éstos.

- La creación de un registro único de entrada para toda la documentación que se dirija al órgano judicial y fiscal, sea cual sea su formato y ya sea ésta iniciadora de trámite o no.

- La entrada en funcionamiento de un adecuado sistema de explotación de la documentación almacenada. Es decir, un gestor con capacidades avanzadas de estructuración, búsqueda y almacenamiento de la documentación que previamente haya sido clasificada y catalogada y que tenga plena capacidad de crecimiento y evolución.

- La seguridad y control de la información. Los expedientes judiciales contienen información muy sensible que debe ser debidamente custodiada. Por ello, por un lado la digitalización de los documentos se realiza de forma certificada, garantizando que quede reflejada de manera fidedigna la documentación original. La plataforma de portafirmas digital garantiza la autenticidad de la documentación y de la firma asociada, acelerando en definitiva la tramitación del expediente.

- La implantación del modelo electrónico del expediente judicial va acompañada, además, de un adecuado sistema de gestión y archivo de la documentación original, principalmente en papel. La centralización del archivo permite la optimización de su gestión, facilitando la recuperación de la documentación y la aplicación de economías de escala y procedimientos de gestión estandarizados y únicos.