El documento público digital ha sido el tema del congreso celebrado los días 13 y 14 de febrero en el marco de la Cátedra ICADE-Fundación Notariado sobre Seguridad Jurídica en la Sociedad Digital. El congreso, estructurado en dos partes, dedicadas a El documento electrónico como nuevo instrumento documental y a La digitalización sustancial del documento notarial, fue inaugurado por Abel Veiga, decano de la Facultad de Derecho de la Universidad Pontificia Comillas (Comillas ICADE), y Segismundo Álvarez, vicedirector de la Cátedra. 

Veiga señaló el extraordinario interés despertado por la jornada, con más de cien inscritos online. Por su parte, Álvarez puso de manifiesto el valor del aspecto documental en el Derecho: “Cualquier jurista práctico es consciente de la importancia que tienen los documentos a la hora de hacer valer los derechos”. Para el notario, estas jornadas cumplen a la perfección con el objetivo de la Cátedra: “Fundamentar lo jurídico en un conocimiento riguroso de la parte tecnológica”.

La clausura del congreso corrió a cargo de Sofía Puente, Directora General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, que afirmó: “En la Administración de Justicia hace años que nos adentramos en la senda de la digitalización. Es un camino imparable e irreversible y el Notariado español no podía quedar fuera de esta senda”.

Primera jornada

Información y electricidad. La digitalización como paso de lo material a lo intangible, fue el título de la conferencia inaugural, dictada por el notario y director de la Cátedra, Manuel González-Meneses. En su intervención, afirmó: “El Derecho es pensamiento, información, datos… Si la técnica nos ofrece hoy formas más eficientes de comunicar, registrar y conservar la información, que además están ya absolutamente generalizadas en nuestra sociedad, y si el fenómeno de la información es hoy infinitamente más amplio de lo que fue en el pasado, los juristas no podemos vivir de espaldas a esa realidad, no podemos vincular nuestro destino a la tecnología del papel”.

A continuación, la primera mesa redonda, Del documento tradicional al electrónico, estuvo moderada por el notario Juan Álvarez-Sala y tuvo como ponentes a José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado y de la Fundación Notariado, y a José Antonio Vega, catedrático de Derecho Mercantil de la Universidad de Extremadura.

Martínez Sanchiz realizó un recorrido por la historia del documento jurídico, remontándose a las tablillas de barro, las pizarras, los papiros y pergaminos. “El camino hacia la autenticidad formal –apuntó- fue largo y dificultoso. Los sellos se empezaron a incluir en las tablillas romanas y en los papiros de contratos de venta. Esos sellos en cosa ajena recuerdan a la firma electrónica actual. La autenticidad se vinculaba a la credibilidad del autor: la veritas y la legalitas, y a la consideración del notario como agente público”.

José Antonio Vega se ocupó de la ‘electronificación’ del documento jurídico, que -a su juicio- no da lugar a una nueva categoría jurídica, sino a un cambio en cuanto al código, el soporte y el proceso. El catedrático apuntó que “las nuevas tecnologías han producido un nuevo instrumento, el documento electrónico, que responde a la evolución del lenguaje comunicativo entre los hombres y que hace que los significantes de la información puedan ser magnitudes físicas codificadas”.

En el coloquio posterior, Martínez Sanchiz, frente a la concepción del documento jurídico como mera “reproducción” de un acto a efectos probatorios, sostuvo el valor del documento como forma de expresión de la voluntad negocial, y por tanto como un elemento que da existencia al negocio en el mundo jurídico no limitado al ámbito litigioso.  

La tecnología del documento electrónico fue el tema del segundo panel, que contó con José María Anguiano, abogado y licenciado en Informática, y con Rafael Palacios y Javier Jarauta, ambos ingenieros industriales y profesores del departamento de Telemática y Computación de ICAI. 

Anguiano explicó el concepto y los diferentes casos de uso de funcionamiento de los hashes (o huellas digitales de un fichero), como herramientas criptográficas para asegurar la integridad de los archivos electrónicos. Palacios explicó el funcionamiento de los algoritmos de criptografía asimétrica y su uso como instrumentos para conseguir confidencialidad y garantía de procedencia o firma, advirtiendo de la posible incidencia del desarrollo de la computación cuántica en la seguridad de estos algoritmos. Por último, Jarauta se ocupó del problema de la conservación en el tiempo de los archivos informáticos e ilustró a los asistentes acerca de las firmas electrónicas longevas como forma de mantener la posibilidad de autenticación en el tiempo de los documentos electrónicos.

La tercera mesa se centró en El documento electrónico de naturaleza pública, en su triple tipología de documentos administrativos, judiciales y notariales. Con el notario Francisco Javier García Mas como moderador, los ponentes fueron Antonio David Bering, profesor ayudante doctor de Derecho Administrativo en la Universidad Pablo de Olavide de Sevilla; Juan Ignacio Cerdá, abogado y profesor asociado de Derecho Administrativo en la Universidad de Murcia, y la notaria Itziar Ramos.

Bering explicó los avances en cuanto al expediente administrativo electrónico y su plasmación en documentos administrativos en soporte exclusivamente electrónico, llamando la atención sobre el concepto de gestión documental y sobre la distinción entre una mera digitalización de documentos preexistentes en papel y lo que es un genuino documento electrónico. Para Cerdá, “en España no se puede hablar todavía de justicia electrónica. Hay problemas estructurales y de personal: falta de órganos judiciales, de jueces y fiscales. Tampoco se ha implantado la nueva oficina judicial y hay problemas de índole tecnológica, ya que existe una falta de interoperabilidad entre los sistemas de gestión procesal”. Por su parte, Ramos se ocupó del estado vigente de digitalización de las actuaciones notariales que es el instaurado hace veinte años por la Ley 24/2001, que ya previó, el documento notarial original o matriz en formato electrónico, admitiendo la expedición de copias autorizadas y simples electrónicas, pero restringiendo el ámbito de circulación de las primeras.

Segunda jornada

La siguiente mesa redonda, dedicada a La experiencia europea, tuvo carácter internacional al contar con la participación de David Siegel, miembro del Directorio del Colegio Federal del Notarios de Alemania; Jeroen Van Der Weele, notario de los Países Bajos; y Jorge Batista da Silva, Presidente del Colegio de Notarios de Portugal.

David Siegel presentó el sistema ya adoptado en Alemania que, trasponiendo la Directiva 2019/1151, permite la constitución telemática de sociedades de responsabilidad limitada y su presentación en el Registro Mercantil. Detalló los medios técnicos que permiten la actuación notarial a distancia con las mismas garantías que la presencial y el nuevo régimen y sistema de creación y conservación de la escritura matriz electrónica. 

Van Der Weele señaló que, en el desarrollo legislativo actual en su país, “sólo es posible constituir sociedades de responsabilidad limitada presencialmente ante notario” al no haberse adaptado aún a la Directiva, pero explicó que existe un proyecto legislativo semejante a la norma alemana. Da Silva, por su parte, señaló que el Decreto Ley 126/2021 luso estableció un régimen legal temporal para la autorización, a través de videoconferencia, de determinadas escrituras públicas y explicó también el mecanismo para la descarga telemática de copias autorizadas electrónicas.

A continuación, el notario Carlos Higuera pronunció la conferencia Incidencia del proyecto de ley de trasposición de la directiva de digitalización de sociedades de capital en el documento notarial. En ella realizó un clarificador análisis del proyecto de ley 121/000126 actualmente en tramitación en el Congreso de los Diputados, en cuanto afecta a los documentos notariales, con novedades tan importantes como la introducción de un protocolo electrónico que ha de reflejar la totalidad del protocolo de papel y que bajo el control del notario titular correspondiente estará depositado y conservado en el sistema del Consejo General del Notariado; así como la posibilidad de otorgamientos notariales a distancia para determinado tipo de documentos entre los que se encuentran los relativos a la constitución de sociedades y otros actos de la vida societaria.

El futuro del documento notarial fue la última mesa redonda del Congreso. Con las intervenciones de los notarios José Carmelo Llopis, Fernando Gomá y Javier González Granado tuvo a José Cabrera, abogado e Investigador de la Universidad Comillas, como moderador.

Llopis centró su ponencia en el otorgamiento a distancia, como modalidad de otorgamiento de un documento electrónico. En concreto, el ponente dividió su intervención en tres puntos. Primero, la necesidad de un canal seguro de aportación de los documentos necesarios para el otorgamiento al notario. Segundo, la potenciación del archivo electrónico del notario. Y tercero, las ventajas propias del documento electrónico, en particular, su interoperabilidad.

Gomá presentó una ponencia sobre la copia electrónica en la nube. Después de revisar el sistema vigente de expedición de copias autorizadas electrónicas sólo para su remisión a otros notarios, registros o autoridades administrativas o judiciales y para una finalidad determinada, se ocupó del nuevo sistema de exteriorización del documento notarial que traerá consigo el citado proyecto de ley, que permitirá el acceso a la copia en formato electrónico a cualquier persona que acredite interés legítimo.

Por último, González Granado abordó la cuestión de la matriz y el protocolo electrónicos, enfatizando las ventajas de una matriz electrónica en la que se pudiera incluir contenido dinámico por medio de hipervínculos.