El Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre tiene como objetivo ofrecer una nueva regulación en la factura electrónica entre empresas y profesionales.

Entre sus ventajas está una mejora en los plazos de pago a proveedores. La mayor certidumbre de los plazos debe permitir a las empresas de menor dimensión y a los autónomos hacer un uso óptimo de su liquidez, reducir el capital circulante necesario para la actividad y liberar recursos para una posible inversión o contratación de personal.

Uno de los factores que dificultan el crecimiento de las empresas, muy en particular de las PYME, es la morosidad comercial, entendida como el incumplimiento de una obligación de pago a tiempo, superándose el plazo máximo de 60 días, según establece la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

Las empresas de menor tamaño son las que sufren en mayor medida el incumplimiento de plazos. Las grandes compañías cuentan con una posición de fortaleza frente al proveedor, especialmente si es una pyme. Así, las entidades de menor tamaño tienen que asumir el coste financiero y la incertidumbre generada por estas prácticas, influyendo negativamente sobre su liquidez y de sus proyectos, capacidad de inversión y solvencia.

Entre las principales consecuencias de los retrasos en los pagos está: la necesidad adicional de financiación, incremento en los costes financieros, incertidumbre para asumir los riesgos, reducción de imágenes y pérdida de clientes o empeoramiento de la solvencia salarial.

Factura electrónica

La adopción de la factura electrónica conforme a los principios y requisitos establecidos en la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas permitirá equilibrar los poderes de negociación, impulsar la digitalización de las empresas y de los profesionales, arrojar transparencia sobre los plazos de pagos y promover el cumplimiento de la normativa de morosidad comercial.

A través de este Real Decreto, ahora en fase de Proyecto, se procede a dar cumplimiento al mandato de desarrollo reglamentario establecido en la disposición final séptima de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre.

En él se determinarán los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios, las condiciones de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas y las medidas de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.

Obligados

Todos los empresarios y profesionales que, conforme con el Real Decreto 1619/2012 por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, estén obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, deberán hacerlo en formato electrónico cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional.

Esta obligación no será aplicable cuando una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en el mismo un establecimiento permanente al que se dirija la facturación o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual. Tampoco se aplicará cuando se trate de facturas simplificadas emitidas, ni cuando se expidan voluntariamente sin que exista obligación de hacerlo.

En cualquier caso, se deberá expedir factura en formato electrónico cuando las partes hayan optado por el cumplimiento material de la obligación de expedir factura a través de los destinatarios de la operación o por terceros. En estos casos, con independencia de quién sea el tercero, el empresario, profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones establecidas.

Características

La futura norma determinará las bases del sistema español de intercambio de facturas electrónicas de acuerdo con los siguientes principios:

El primero es la intermediación, una red de plataformas de intercambio de facturas electrónicas (existentes y futuras) sujetas a una regulación de mínimos en cuanto a seguridad de la información, de las transmisiones y capacidades de autenticación y uso de las diferentes sintaxis de factura electrónica admitidas.

El segundo es la complementariedad con un sistema público de intercambio básico de facturas proporcionado por la Administración pública en el que los emisores de las facturas electrónicas o sus plataformas designadas tendrán la obligación de depositarlas en un formato único en la sede de la Agencia Tributaria, que las validará formalmente y las pondrá a disposición de sus destinatarios o sus representantes o plataformas.

El tercero es la interoperabilidad, gracias a la capacidad técnica de las soluciones informáticas y las plataformas para traducir los diferentes formatos más utilizados en nuestro país y basados en estándares internacionales admitidos; sin perjuicio de la posibilidad de establecer un estándar de referencia para su remisión a las Administraciones Públicas.

El cuarto es la interconexión, para que cada usuario sólo necesite conectarse a una plataforma ya que las plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas tienen la obligación de interconectarse con cualquier otra que se lo solicite siempre que estas últimas cumplan con unos requisitos mínimos;

El quinto es la información, pues se intercambiará, además de la factura electrónica, la información de la fecha de pago efectivo entre las partes y a la Administración Pública para su seguimiento. (

El sexto está la tutela, con especial apoyo para el uso por parte de PYMEs y profesionales, a través de periodos transitorios más amplios, formularios gratuitos, facilidades en el intercambio de facturas electrónicas a través del sistema público de intercambio y ayudas del kit digital.

La disposición adicional única impone a la Agencia Estatal de Administración Tributaria el desarrollo de una aplicación o formulario gratuito, que pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir a estos operadores la generación de facturas electrónicas.

El último principio es la transparencia, que potencia la claridad como arma frente a los abusos en plazos de pago.

Entrada en vigor

El futuro Real Decreto entrará en vigor a los doce meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado. No obstante, será su aprobación la que iniciará el cómputo de plazos fijados en la disposición final octava de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre.

Las empresas que, de acuerdo con la disposición final octava de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

Por su parte, la obligación de informar sobre los estados de la factura entrará en vigor a los 36 o 48 meses desde la publicación del Real Decreto, en función de que la facturación sea superior o no, a 6 millones de euros se podrá: aceptar o rechazar comercial de la factura y su fecha; realizar pago efectivo completo de la factura y su fecha; aceptar o rechazar el comercial parcial de la factura y su fecha; pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha; y por último, cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

Hasta el transcurso de dicho plazo, esta obligación revestirá carácter voluntario.