Artículo 10 Definición

1. De acuerdo con el artículo 6 apartado g) de esta ley, son documentos de titularidad pública los que producen, reciben o conservan, en el ejercicio de sus funciones:

• a) El Gobierno y la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
• b) El Parlamento de las Illes Balears.
• c) Los consejos insulares.
• d) Las entidades locales.
• e) La Sindicatura de Agravios, la Sindicatura de Cuentas, el Consejo Económico y Social y el Consejo Consultivo y todas las otras instituciones de la comunidad de las Illes Balears no dependientes de su administración.
• f) La Universidad de las Illes Balears.
• g) Cualquier organismo o institución de carácter público radicado en las Illes Balears y desaparecido antes de la constitución de la comunidad de las Illes Balears, a pesar de que se encuentren en poder de particulares.
• h) Las empresas públicas, los consorcios y las fundaciones del sector público de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
• i) Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en lo que se refiere a estas concesiones.
• j) Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que se refiere a estas funciones.

2. También forman parte de esta documentación, sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los documentos generados y reunidos por las instituciones radicadas en las Illes Balears siguientes:

• a) Los órganos de la Administración periférica del Estado.
• b) Los órganos de la Administración de justicia.
• c) Las notarías y los registros públicos.
• d) Las instituciones científicas y culturales y las corporaciones de derecho público con domicilio en las Illes Balears.
• e) Los órganos de la Unión Europea radicados en las Illes Balears, sin perjuicio de la normativa europea que les sea aplicable.
• f) Cualquier entidad pública o entidad dependiente de una entidad pública no incluida en las letras precedentes.

3. Se consideran incluidos en la enumeración del apartado 1 los documentos generados o recibidos por razón de sus cargos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas.

Artículo 11 Responsabilidades de los titulares de documentos públicos

1. Cada una de las administraciones competentes en materia de archivos y/o las entidades titulares de documentos públicos han de poner en práctica un único sistema de gestión documental. La Junta Interinsular de Archivos fijará en todo caso los criterios y los mecanismos de homogeneización en la gestión documental de los archivos de las Illes Balears.

2. Los centros de archivo de titularidad pública dispondrán de personal suficiente y con la calificación adecuada para cumplir con los objetivos de esta ley.

3. Con independencia de las técnicas o los soportes utilizados, todos los documentos públicos tienen que tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, también la conservación y, si es procedente, la confidencialidad.

4. Las administraciones públicas y las entidades titulares de documentos públicos, y específicamente los órganos responsables de custodiarlos, tienen que hacer posible el acceso a estos documentos y tienen que entregar una copia o un certificado de ellos a las personas que en cada caso tengan derecho, de acuerdo con lo que dispone el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. En cualquier caso, hay que garantizar el derecho a la reserva de los datos protegidos por la ley.

Artículo 12 Gestión de los documentos públicos

La organización, la evaluación, la conservación y el acceso a los documentos públicos son responsabilidad directa de sus titulares, según lo que prevé esta ley. En el caso de que las administraciones o las entidades titulares de documentos públicos contraten tareas relativas a estas funciones con empresas privadas, se han de reservar la definición del sistema de gestión documental, la dirección y la supervisión de la actividad contratada. En todo caso, hay que ajustarse a lo que dispone el artículo 11.1 de esta ley y la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Artículo 13 Evaluación de los documentos públicos

1. Una vez concluidas las fases activa y semiactiva, se ha de aplicar a todos los documentos públicos la normativa de evaluación prevista en la gestión documental aplicada por el respectivo subsistema archivístico para los diferentes tipos documentales.

2. Ningún documento público puede ser eliminado fuera de la mencionada normativa.

Artículo 14 Traspaso de funciones entre administraciones y cargos públicos

1. En caso de supresión o traspaso de un ente u organismo público, sus documentos han de incorporarse al archivo de la administración pública que asuma sus funciones. Si no hay ninguna administración que las asuma, los documentos han de incorporarse a un archivo de la administración pública de la cual dependía el organismo suprimido o traspasado. Si no se da ninguna de estas circunstancias, los documentos han de pasar al archivo que determine el servicio de archivos de cada consejo insular o, cuando se trata de un archivo de carácter interinsular, a la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la comisión técnica correspondiente.

2. Los documentos producidos o recibidos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas que, al cesar éstos en sus funciones, no estén en el archivo correspondiente, se han de entregar a quien les suceda en el cargo o se han de ingresar en el archivo de la administración pertinente.

3. Como norma general, los archivos de los organismos públicos suprimidos o traspasados no pueden dividirse. Si sus funciones se separan en diferentes entidades, la Comisión Interinsular de Archivos elaborará un informe sobre la necesidad de traspaso de documentación, sobre cuál debe aplicarse y cómo debe hacerse.

Artículo 15 Privatización de entidades públicas

Cuando un organismo público o un ente que dependa de éste pasa a ser de naturaleza privada o pierde la dependencia pública, la documentación anterior al cambio de naturaleza o de dependencia mantiene la titularidad pública. La mencionada documentación, si es de conservación permanente, se ha de transferir al archivo de la administración pública de la cual dependía el organismo o el ente o al que determine la Junta Interinsular de Archivos, previo informe de la comisión técnica insular de archivos correspondiente, o en el caso de archivos de ámbito pluriinsular, de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, en su caso. Excepcionalmente, la administración titular puede acordar que la documentación continúe siendo custodiada por el organismo o ente que haya sido objeto de privatización.

Artículo 16 Indisponibilidad

1. Los documentos de titularidad pública son inalienables, inembargables, y los derechos de quienes son sus titulares no prescriben.

2. Cuando los titulares de documentos públicos tengan conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros de forma ilegal o ilegítima tienen que adoptar las medidas legales pertinentes para recuperarlos.

Artículo 17 Definición

1. A efectos de esta ley, son documentos privados de titularidad privada todos aquéllos que, reunidos o no en archivos, pertenecen a las personas físicas o jurídicas de derecho privado que ejercen sus funciones básicas y principales en las Illes Balears y/o se encuentran en su ámbito territorial.

2. Han de considerarse documentos privados de carácter histórico todos aquéllos que, incluidos en el apartado anterior, la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, declara como patrimonio documental en los artículos 78 y 79.

3. A tal efecto, tienen que considerarse archivos privados históricos aquéllos que, de acuerdo con el apartado anterior, estén formados por documentación básicamente histórica.

Artículo 18 Responsabilidades de los titulares de documentos privados integrantes del patrimonio documental

1. Los titulares de documentos o de archivos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, además de las establecidas por esta ley, las obligaciones siguientes:

• a) Comunicar su existencia al consejo insular que corresponda o, si procede, a la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears.
• b) Mantenerlos en unas condiciones de instalación y descripción adecuadas.
• c) Entregar una copia del inventario al servicio correspondiente de la administración del consejo insular que corresponda o, en su caso, de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
• d) Conservar los archivos y documentos íntegramente, no desmembrarlos ni disgregarlos, excepto en los supuestos en que por reglamento pueda establecerse; en cualquier caso, por resolución de la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, de la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.
• e) Permitir, previa solicitud razonada, el acceso a la consulta de las personas que acrediten la condición de investigadoras. Con el fin de dar cumplimiento a esta obligación, los titulares de los documentos tienen derecho a depositarlos sin coste en un archivo público del Sistema Archivístico de las Illes Balears, tal como dispone el artículo 52.4 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de patrimonio histórico español.
• f) Comunicar previamente al servicio correspondiente del consejo insular que corresponda o, en su caso, al de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, cualquier cambio en la titularidad o en la posesión de los documentos, así como en su localización física.
• g) Procurar su inclusión en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears y en el de la isla que corresponda.

2. Las administraciones públicas establecerán medidas compensatorias a los titulares de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental, en función del análisis individualizado con respecto a los apartados del punto anterior. En todo caso, se garantizará la prestación de asistencia técnica en las cuestiones relativa a la instalación, la conservación y la descripción de los documentos por parte de la administración competente.

Artículo 19 Depósitos documentales

1. Con la intención de preservar y conservar en las mejores condiciones el patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos que formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, de acuerdo con la capacidad de custodia que tengan, pueden recibir aquellos depósitos de bienes documentales que las administraciones competentes dispongan, mediante la resolución administrativa correspondiente.

2. Respecto de los bienes mencionados en el punto anterior, los archivos receptores tienen que ser seleccionados teniendo en cuenta los factores de conservación, seguridad y capacidad de difusión, sin perjuicio de la aplicación de otros criterios derivados de la gestión, la organización y la descripción documentales.

3. Estos depósitos supondrán la revisión del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

4. En caso de clausura de un centro de los que integran alguno de los subsistemas del Sistema Archivístico de las Illes Balears, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá decidir que los fondos del centro clausurado sean depositados en otro archivo, cuya naturaleza tiene que ser adecuada para el depósito de los bienes del centro clausurado.

Artículo 20 Depósito de documentos privados en archivos públicos

1. Las personas propietarias de documentos privados que formen parte del patrimonio documental de las Illes Balears podrán depositarlos en un archivo público. Si en el acuerdo de depósito no consta nada en contra, el archivo receptor queda autorizado a:

• a) Aplicar las técnicas archivísticas que correspondan, según el sistema de gestión documental.
• b) Facilitar la difusión de los documentos con finalidades culturales.
• c) Facilitar el acceso a los documentos en las condiciones generales aplicables a la documentación pública.

2. Las administraciones públicas pueden establecer sistemas de compensación por el tratamiento archivístico y el depósito de fondos documentales privados, especialmente si el titular del fondo rescinde el depósito.

3. En caso de incumplimiento manifiesto de las obligaciones establecidas en el artículo 18, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá acordar el ingreso temporal de documentos privados en un centro de archivo público, con el fin de garantizar la preservación de sus valores y de asegurar el cumplimiento de su función social. En estos casos, el archivo público puede hacer, sin necesidad de autorización de la persona titular del fondo, las actuaciones establecidas en el apartado 1.

Artículo 21 Movilidad de los fondos

1. El traslado, la salida o la cesión, por cualquier motivo, de fondos o documentos que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears ha de ser autorizado previamente por los organismos competentes de las administraciones en materia de archivos.

2. El traslado, la salida o la cesión de documentos de propiedad privada depositados en archivos del Sistema Archivístico de las Illes Balears ha de tener en cuenta las condiciones particulares estipuladas para el depósito o convenidas con la propiedad en el convenio suscrito entre la propiedad y la administración. En el caso de que no se hayan pactado dichas condiciones, se ha de aplicar lo prescrito en el apartado anterior.

3. En el caso de los archivos públicos, la dirección o las personas responsables informarán a los organismos competentes de manera razonada sobre la conveniencia o no de los traslados, las salidas o las cesiones, de acuerdo con los criterios técnicos o legales que puedan afectar a los documentos propuestos.

Artículo 22 Digitalización y microfilmación

Las administraciones públicas y las instituciones han de promover, dentro del respectivo marco de actuaciones, programas para la digitalización y/o microfilmación del patrimonio documental de las Illes Balears, o cualquiera otra futura técnica con capacidad demostrada para la conservación y la difusión del patrimonio en óptimas condiciones.

Artículo 23 Expurgo de documentos

1. En el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears se ha de hacer constar claramente, en cada caso, aquella documentación que forma parte del patrimonio documental y que, por lo tanto, no puede ser objeto de expurgo. Esta declaración podrá hacerse de forma genérica para partes homogéneas del fondo.

2. Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears pueden hacer expurgos de fondo según los criterios técnicos del órgano responsable de la evaluación documental de su subsistema archivístico, siguiendo las líneas generales acordadas en la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, sin que este hecho afecte al patrimonio documental de las Illes Balears.

Artículo 24 Restauración de documentos

1. Se ha de presentar a la Comisión Técnica Interinsular de Archivos una memoria anual de los documentos restaurados.

2. En todo caso, la restauración de los fondos a que se refiere el apartado anterior ha de ser siempre realizada por profesionales con titulación y experiencia acreditadas bajo la tutela de la dirección o de la persona responsable técnica del archivo o del subsistema archivístico que corresponda.

3. Las administraciones competentes han de promover la creación y el mantenimiento de talleres de restauración en los archivos punteros de los subsistemas respectivos.

4. La restauración de la documentación que forma parte del patrimonio documental de las Illes Balears deberá comunicarse al consejo insular correspondiente. Los consejos insulares deberán remitir anualmente a la Comisión Técnica Interinsular de Archivos una memoria de los documentos restaurados en sus respectivos ámbitos territoriales.

Artículo 25 Reproducciones

1. La realización de copias y reproducciones, por cualquier procedimiento, de los documentos de un archivo integrado en el Sistema Archivístico de las Illes Balears se ha de llevar a cabo teniendo en cuenta las finalidades y las disposiciones siguientes:

• a) Servir a los intereses de la ciudadanía.
• b) Facilitar la investigación científica.
• c) Promover la difusión de estos archivos y de los bienes que se conservan.
• d) Salvaguardar los derechos de propiedad intelectual de los autores del material copiado o reproducido.
• e) Garantizar la conservación de los documentos.
• f) No interferir en la actividad normal del archivo.

2. La administración competente ha de establecer las condiciones para autorizar la copia o reproducción por cualquier procedimiento de los documentos custodiados en los centros mencionados.