Es común que muchas empresas compren vehículos para proporcionarlos a sus empleados, como sucede con los comerciales o cualquier trabajador que necesita viajar con frecuencia. Sin embargo, la gestión de estos vehículos, en particular su tratamiento fiscal, plantea numerosas incertidumbres y desafíos para la empresa, ya que los empleados, además de usar el coche para temas laborales, en algunas ocasiones lo tienen a su disposición y es utilizado como vehículo de uso personal, fuera del horario de trabajo.
La fiscalidad del uso mixto de los coches de empresa
Como en otros elementos que son utilizados tanto en el ámbito profesional como personal, el coche de empresa supone un desafío para las empresas ya que la normativa vigente les obliga a considerar el uso personal como una retribución. El desafío surge en el momento de determinar el importe de este mayor salario ya que el mismo se debe únicamente referir al tiempo de disposición particular del mismo.
En la actualidad, la fiscalidad en relación al uso mixto de coches de empresa ha planteado como punto de partida que siempre debemos tener en cuenta, que es norma general en el ámbito tributario, la carga de la prueba corresponde a quien ejercita su derecho. En este caso, la empresa y el trabajador son los encargados de acreditar ante la Administración el uso profesional del vehículo, con esta finalidad, es fundamental que las empresas mantengan registros exhaustivos de los kilómetros recorridos y del propósito de cada viaje realizado con el vehículo. Esto permitirá realizar una revisión adecuada y determinar la proporción de uso personal y profesional del automóvil.
¿Cómo se realiza el cálculo retributivo del uso particular del vehículo por parte del trabajador?
Ahora bien, el cálculo que se debe practicar para determinar el importe de la retribución del trabajador no se realiza, conforme al criterio fijado por la Audiencia Nacional, de acuerdo a su uso efectivo, sino que el mismo viene determinado por el tiempo en el que el vehículo se encuentra disponible para su uso particular.
En función de la forma en que se ponga a disposición el vehículo al trabajador existen varios criterios para fijar cual es el valor de la retribución del trabajador. Así, si lo que se trata es de un vehículo adquirido por la empresa para su entrega al trabajador la base de la retribución en especie será del 20% anual del coste de adquisición del vehículo, sin que se tenga en cuenta su depreciación; si no es propiedad de la empresa (i.e. renting), será el 20% anual del valor de mercado del vehículo si fuera nuevo.
Sobre esa base, se establece un criterio de tiempo en función de la jornada laboral prevista. Habitualmente se aplica la del convenio aplicable para su determinación, de tal manera que el tiempo que el empleando no está en su jornada laboral se considera que está a su disposición particular y, por tanto, se considera una retribución en especie.
"A modo de ejemplo: Si una empresa pone a disposición de un trabajador un vehículo cuyo valor de mercado es de 100 unidades y la jornada laboral es de 1.800 horas, el importe de la retribución será de casi 80 unidades (número de horas total del año 8.760 al que restamos la jornada laboral y el resultado es el que, según este criterio, todo el tiempo en el que no estamos trabajando y el vehículo se encuentra a nuestra disposición" afirma Luis Pérez, socio director de Benow Partners, despacho de abogados de servicios profesionales especializado en el ámbito tributario.
Esta posición supone un criterio muy restrictivo en favor de la Administración ya que muchos trabajadores tienen jornadas laborales a las que destinan mucho más tiempo, sin que este tiempo se tenga en cuenta, salvo que se pueda acreditar de forma muy contundente. Además, para las empresas que optan por este tipo de retribución supone todo un desafío ya que el importe de la retribución se debe tener en cuenta para el cálculo de las retenciones.
"La retribución en especie por la puesta a disposición del vehículo está sujeta a un ingreso a cuenta, que resulta de aplicar el tipo de retención por IRPF correspondiente al salario del trabajador al valor del uso privado del vehículo. El importe total del rendimiento íntegro de la retribución en especie es la suma del valor de la misma más el ingreso a cuenta que realiza la empresa, siempre y cuando no se haya repercutido al empleado" destaca Pérez, de Benow Partners.
"La valoración de este tipo de retribución supone un importante punto de controversia en el ámbito de las comprobaciones tributarias" señala Pérez que considera "imprescindible realizar una adecuada labor de valoración y control que permita en cada momento una adecuada aplicación de los criterios de interpretación vigentes", concluye Ignacio Oroquieta, socio del área fiscal de Benow Partners.
