Irene Ruiz de Valbuena.- La forma de trabajar en los despachos está cambiando. La evolución hacia los métodos de trabajo que siguen las empresas se ha convertido en imprescindible para que cualquier bufete salga adelante en un sector cada vez más competitivo, como es el de los servicios legales. 

Y es que el escenario en el que se mueven los despachos de abogados está condicionado por una gran presión sobre los precios a la baja, un cliente cada vez más informado, y por tanto, más exigente, y una fuerte presión de rentabilidad y de productividad sobre los abogados.

Un sistema de trabajo colaborativo y evaluable

Por todo ello, empieza a implantarse en los bufetes el Legal Project Management, un conjunto de conocimientos, técnicas, herramientas y habilidades propias de la disciplina del project management, adaptada al sector legal para optimizar su funcionamiento. Este sistema de gestión por proyectos está basado en la orientación al cliente, la organización por fases y el trabajo colaborativo, con una evaluación constante de los procesos para poder corregir lo que no funcione. “Se pasa de trabajar de una forma aislada a una forma organizada con planes maestros” destaca Aurea Barco González, Market Manager de Wolters Kluwer.

Un plan maestro basado en tres fases compuestas a su vez de una serie de etapas o actividades, que pueden ajustarse durante su desarrollo en función de los múltiples escenarios que se presenten. La primera fase es la de planificación en la que se define el plan de actuación para conocer la duración de las tareas, así como los posibles riesgos y cómo anticiparse a ellos. Para concluir esta fase en función de las conclusiones obtenidas, se comunicará al cliente si se sigue adelante o no con el caso. Una vez que se decide continuar, se pasa a la fase de ejecución en la que se evalúan los perfiles del despacho para asignar cada tarea a quiénes resulten más eficientes para ella. En esta fase en la que ya se entra a trabajar en el proyecto se evaluará cada etapa por si resulta necesario hacer correcciones en la planificación. Y finalmente se llega a la fase de comunicación y revisión, en la que se realizan comunicaciones periódicas con el cliente para informarle del desarrollo del caso y se corrigen las estimaciones del plan maestro que se consideren para futuros casos.

Aunque algunos despachos son aún reticentes a aplicar este sistema de trabajo por proyectos, Barco asegura que no sólo es posible, sino que además resulta muy beneficioso, ya que permite que para cada proyecto que afronta el bufete se analicen todos los elementos que lo conforman: los aspectos de riesgo económico; los recursos disponibles; los procesos que van a realizarse, su complejidad y duración; el reparto del trabajo; el presupuesto necesario y también la tecnología que se va a usar. De esta manera, el despacho consigue, afirma Barco, ahorrar tiempo y dinero, lo que en definitiva supone una mayor rentabilidad. Una afirmación que José Maria Fernandez Comas, Director de la publicación online Derecho Práctico, refrenda “Aunque ya los grandes despachos no cobran por horas, es importante saber cuánto tiempo se invierte en un caso cuántas personas trabajan en él y en consecuencia cuanto se puede cobrar al cliente por nuestro trabajo” apunta.

Transformación digital

Este sistema de gestión del trabajo requiere además una transformación digital del despacho. En este sentido, uno de los cambios más destacables es pasar, como señala Barco, de almacenar la información de los expedientes en carpetas, cajones o discos duros a guardarla en la nube. Entre las ventajas que supone para el abogado el uso de la nube están: la posibilidad de consultar el estado del caso en cualquier momento y lugar desde un dispositivo móvil, y facilitar la comunicación y envío de documentación inmediata al cliente. 

Según explica Fernández la inversión digital mínima de un despacho debe ser del 4% de su facturación, siendo la seguridad de la información y la eliminación de las tareas más repetitivas y con menor valor añadido, los dos aspectos en los que la inversión resulta más fundamental para cualquier bufete. Sin embargo, advierte Fernandez, el despacho debe ser prudente y no invertir en nuevas tecnologías sin haber hecho previamente un pensamiento propio de la digitalización, es decir, sin valorar que necesita en particular su bufete. Así, dependiendo de las particularidades del despacho: tamaño, competencias, abogados, etc, le resultaran más útiles para mejorar su rentabilidad unas soluciones tecnológicas u otras.