La incorporación de aplicaciones tecnológicas a la labor diaria del despacho, independientemente de su tamaño, no es opcional, se ha convertido en una necesidad, no sólo para su crecimiento, sino también, para su propia supervivencia en un contexto cada vez más competitivo, en el que se exige eficiencia y rapidez. 

Y es que como indica la abogada Marta del Moral en el libro Legal Tech. La transformación digital de la abogacía, “El nuevo salto tecnológico ya ha llegado y es necesario estar preparados para aprovechar sus ventajas”. Ventajas imprescindibles para poder competir en el sector de los servicios legales, como “reducir drásticamente el tiempo invertido en tareas no tan jurídicas, permitiendo así asumir un mayor número de expedientes, ofertar unos honorarios más competitivos o, simplemente, disfrutar de un mayor tiempo de ocio” destaca Del Moral.

En primer lugar, hay que aclarar que el concepto anglosajón LegalTech se refiere a la aplicación de soluciones tecnológicas en la prestación de los servicios legales, y partiendo de esta definición, dentro de esas tecnologías hay un amplio abanico de posibilidades disponibles, desde herramientas más sofisticadas y con un mayor coste, a otras más sencillas y asequibles. 

Gestionar expedientes

Una de las soluciones LegalTech más recomendadas para la labor diaria del despacho son los programas de gestión de expedientes, que permiten almacenarlos, incorporando los datos de cada asunto, que servirán como filtros para localizarlos rápidamente. Estos programas ofrecen además la posibilidad de descargar documentos directamente de Lexnet, configurar el calendario, crear alertas para recordar las fechas y plazos de cada asunto, remitir información a los interesados y tener acceso remoto al expediente desde cualquier dispositivo. 

Existen en el mercado distintos gestores de expedientes en función de las necesidades del despacho y de la inversión que se pretenda hacer. Asimismo, como indica Del Moral, un despacho con poca capacidad económica, que no quiera contar con un gestor de expedientes, puede optar por un programa de almacenamiento compartido (como por ejemplo Dropbox) que, aunque cuenta con muchas menos funcionalidades, sí le permitirá guardar la documentación, configurar opciones de acceso y modificación de los archivos y consultarlos desde cualquier lugar y dispositivo con seguridad.

Creación de plantillas

La automatización de procesos repetitivos es otra de las utilidades del LegalTech. Como afirma Del Moral “muchas de las tareas a realizar en el despacho convencional son repetitivas e implican únicamente un cambio de datos de identificación y cuantías”. En estos casos los procesadores de texto como Microssoft Word o en Open Office ofrecen la posibilidad de crear plantillas, que podrán usarse para la elaboración de hojas de encargo de servicios profesionales, la realización de contratos habituales como compraventas o arrendamientos, facturas, comunicaciones a clientes y otros trámites similares.

La tecnología también puede ayudar a agilizar la realización de determinadas tareas que no requieren conocimientos jurídicos y, por tanto, el abogado no aporta ningún valor añadido, pero que sí son imprescindibles para el desarrollo del trabajo del despacho. Es el caso de la facturación, actividad para la que, como apunta Del Moral, el bufete puede emplear el programa de contabilidad integrado en el sistema de gestión de expedientes, o si no dispone de él, recurrir de nuevo a la utilización combinada de cualquier procesador de texto y un programa de hojas de cálculo para configurar plantillas que podrá utilizar siempre que necesite.

Base de datos

Por otro parte, una herramienta básica para facilitar la labor del abogado y que no requiere una gran inversión, es una base de datos de legislación y jurisprudencia completa y actualizada, que le permitirá realizar búsquedas precisas, así como obtener datos relacionados y referencias cruzadas.

Firma electrónica

La firma electrónica es otro recurso tecnológico que sirve para ahorrar en tiempo y desplazamientos a los abogados. Además de que es necesaria para interactuar telemáticamente con la Administración de Justicia, permite “solicitar o presentar documentos por vía telemática, sin tener que desplazarse, ante las distintas administraciones públicas, como la Agencia Tributaria, el Registro Civil o la Oficina Española de Patentes y Marcas” explica Del Moral.

Plataformas profesionales

Tampoco hay que olvidar las posibilidades que Internet ofrece a los profesionales de la abogacía para la captación con los clientes, lo que a su vez provoca que los despachos creen nuevos canales de comunicación y de colaboración. En este sentido, Del Moral señala que es una tendencia creciente que pequeños despachos o profesionales se unan para funcionar bajo una misma apariencia en Internet, aprovechando una única estrategia de marketing y estructura digital para la captación de clientes. De este modo, estas plataformas funcionan como un canal de distribución de expedientes, facilitan el contacto entre abogados de distintos territorios y permiten a los usuarios valorar los servicios prestados.

LegalTech en juzgados y fiscalías

Tal es la generalización del uso del LegalTech, que recientemente el Ministerio de Justicia ha lanzado tres nuevas herramientas tecnológicas para lograr según han declarado “un funcionamiento más ágil y eficiente de juzgados y fiscalías”. Concretamente, se trata de una aplicación para el cálculo automático de acumulación de condenas, un sistema para la textualización de las vistas judiciales y una aplicación de firma digital manuscrita.